Vad är intressentanalys och varför är det viktigt?

Tänk på ditt projekt som en Oscar-nominerad film. Du vann, och du måste gå upp och ge ditt stora tal. Vem tackar du?

I projektledning skulle dessa människor vara dina projekt intressenter-människor som har en andel i ditt projekt och har hjälpt dig att komma dit på något sätt. Projektintressenter kan variera från de människor som gör jobbet till folket som godkänner arbetet till de människor du gör jobbet Men de är alla viktiga.

Tro det eller inte, att identifiera projektintressenter kan vara svårare än att förbereda ditt Oscars acceptanstal. Det är där en intressentanalyskart kan komma in. Genom att skapa en intressentanalysskarta kan du enkelt identifiera och hantera projektintressenter. I den här artikeln går vi igenom hur du skapar en intressentanalysskarta och öka projektets inverkan. Här är hur.

Vad är en intressent i projektledning?

Projektintressenter är de personer som kan påverka eller påverkas av det projekt du arbetar med. Intressenter kan komma från alla nivåer av organisationen, från enskilda bidragsgivare till ledande befattningshavare - men om de är involverade i ditt projekt är de viktiga. Även om dina intressenter inte är direkt involverade i ett projekts dagliga arbete, kan de fortfarande påverkas av sitt resultat.

Vad är en intressentanalys karta?

En intressentanalyskarta är ett sätt att identifiera dina projekt intressenter och den inverkan de kan ha på projektet baserat på två viktiga aspekter: intressentpåverkan och intressentränta. En intressentkarta kan hjälpa dig att förstå vilka intressenter som har en hög och låg inverkan på ditt projekt och vilka intressenter har ett högt eller lågt intresse för ditt arbete. På det sättet kan du effektivt kommunicera med alla dina projekt intressenter - i det sätt som fungerar bäst för dem.

Vad är intressentförvaltaren?

När du har skapat en karta är intressentförvaltningen processen att kommunicera med dina projekt intressenter. Med intressenthantering kan du se till att du delar rätt information med dina intressenter vid rätt tidpunkt - om det är uppdateringar av arbetsnivå, regelbundna projektstatusrapporter eller större programöversikter.

En stor del av projektets intressenthantering skapar enkommunikationsplan. Som en del av din kommunikationsplan, klargöra vilken kanal-e-post, meddelanden, arbetshanteringsplattformsaktörer ska använda och när, hur ofta olika detaljer ska kommuniceras, och vem ansvarar för var och en av de olika kanalerna.

Hur man identifierar projektintressenter

I bred mening kan nästan alla påverkas av ditt projekts resultat. Men iprojektledning, dina projekt intressenter är de personer som är involverade i vissa kapacitet i ditt projekts beslutsprocess. Dessa kan vara viktiga intressenter som godkänner projektets leveranser, eller de kan vara lagmedlemmarna som gör jobbet för att komma från punkt A till punkt B. Medlemmar i din målgrupp är också projekt intressenter, eftersom de är mest påverkade av besluten du gör.

I grund och botten kan du identifiera projektintressenter genom att fråga dig en enkel fråga: "Kommer det arbete jag gör påverka den personen?" Om svaret är ja, är de troligt en projekt intressent.

Det är viktigt att notera att inte alla som kommer att påverkas av ditt projekt har ett uttalande i hur det går. , som de vi kommer att diskutera i den här artikeln, är de som har ett uttalande i resultatet av ett projekt. Att veta vem dina viktiga intressenter kan hjälpa dig att förbättra intressenternas relationer och få inköp från de personer som är mest.

De två typerna av intressenter du kan stöta på i ditt projekt

I stort sett finns det två typer av projektintressenter: interna intressenter och externa intressenter. Interna intressenter är förmodligen vem du tänker på när du tänker på intressenter. De inkluderar alla som arbetar i ditt företag - från dina direkta rapporter till ledande ledarskap - som investeras i ditt projekt. Å andra sidan är externa intressenter någon utanför din organisation. Dessa kan vara kunder, en byrå eller entreprenör, användare, investerare, leverantörer eller andra externa bidragsgivare.

Projektledare

Projektgruppsmedlemmar

Projektportföljförvaltareoch / ellerprogramansvarig

Projektets sponsor, om du har en

Verkställande ledare

Andra korsfunktionella interna lag

Kunder

Entreprenörer

Underleverantörer

Användare

Investerare

Leverantörer

Fördelarna med att genomföra en intressentanalys

Bra intressenter ger mycket till ditt projekt. Under projektplaneringsfasen är dina intressenter din guide för att räkna ut där projektet ska gå. Interna intressenter kan stödja dig för att utveckla en budget ellerResurshanteringsplanför projektet. Att veta vem dina externa intressenter kan hjälpa dig att ställa in ditt projektomfattning ochProjektmål. Sedan, när projektet pågår, kan bra projekt intressenter trumma upp stöd, hjälp när saker går fel, och håll ditt lag motiverat.

Att tydligt förstå dina projekt intressenter kan hjälpa dig att få inköp och genomföra ditt projekt mer effektivt. Dessutom kan en intressentanalys hjälpa dig:

Få mer support och resurser

Öka projektets synlighet, särskilt till verkställande intressenter

Förhindra kostsamma vägspärrar senare i projektcykeln

Kommunicera via rätt kanaler vid rätt tidpunkt

Dela rätt informationsnivå med dina intressenter

4 steg för att skapa en intressentanalys karta

Att identifiera och hantera dina projekt intressenter är ett bra sätt att ställa dig upp för ett framgångsrikt projekt. När dina viktiga projekt intressenter köps i, lånar de stöd som kan vara kritiskt under projektets livscykel. Alternativt, utan stödjande parter, kan du hitta dig själv att ställa in intressentförväntningar mellanprojekt, vilket kan leda till förändringar och onödiga projektrisker. För att undvika att här är de fyra stegen du behöver ta för att skapa en effektiv intressentanalysskarta.

Steg 1: Identifiera intressenter

Innan du kan hantera intressenternas förväntningar, behöver du först veta vem dina projekt intressenter är. Var noga med att ta hänsyn till både interna och externa intressenter. Att räkna ut vem dina projekt intressenter är, fråga dig själv:

Vem bryr sig om detta projekt?

Vem kommer att påverkas av detta projekt?

Vem kan påverka det här projektet?

Vem kan godkänna / avslå detta projekt?

Om du behöver hjälp med att spåra dina intressenter, överväga att skapa enRaci diagrameller intressentregistret för att spåra vem alla är, varför de spelar roll, och vad deras inverkan på projektet kommer att vara. Innan du går vidare till steg två, gör en sista sanity check. Fråga dig själv:

Finns det några andra interna intressenter som jag borde vara medveten om, som resursförvaltare eller projektportföljförvaltare?

Har jag inkluderat alla viktiga projektledare och chefer?

Finns det några externa intressenter jag saknar vem som kan påverkas av resultatet av detta projekt?

Steg 2: Bestäm intressentinflytande-räntenivåerna

Högt intressentförlovning kan verkligen ta ditt projekt till nästa nivå. Det bästa sättet att säkerställa högt engagemang är att skapa en tydlig intressentkarta som beskriver varje intressentens inflytande-intresse. Detta rutnät - ibland kallas ett maktintresse-nät eller en räntematris-är det bästa sättet att visualisera dina fyra huvudsakliga intressegrupper.

De fyra huvudsakliga intressentgrupperna är:

Hög inflytande och högt intresse.Dessa är sannolikt dina projekt godkännare och sponsorer. Externt kan det också vara viktiga partners eller kunder. Se till att du kontrollerar med dessa intressenter regelbundet och säkerställer att dina förväntningar är anpassade. Under projektets gång, var noga med att aktivt samarbeta med dessa projekt intressenter - du kan tänka på dem som de viktigaste aktörerna i ditt intressentlag.

Hög inflytande och lågt intresse.Dessa människor Blockera eller stödja ditt projekt, men de är förmodligen inte intresserade av att göra det. De kan vara avlägsna korsfunktionella partners eller verkställande ledarskap hos ditt företag. Se till att dessa intressenter är medvetna om dina grunderna för projekt och ber er högkvalitativa intressenter att hjälpa dig att hantera förhållandet om det behövs. Tänk på att, även om de har ett lågt intresse, kan deras arbete påverkas av ditt arbete - och du vill inte att det faktum att komma som en oväntad överraskning. Under projektets gång, behåll dessa projekt intressenter informerade på en hög nivå för att säkerställa att de är nöjda med projektets framsteg.

Lågt inflytande och högt intresse.Du behöver sannolikt inte godkännande från denna grupp av intressenter, särskilt på tidiga projektdetaljer. Det är viktigare att lovar dessa intressenter i steg 4. Under projektets gång, behåll dessa projekt intressenter informerade.

Lågt inflytande och lågt intresse.Dessa är sekundära intressenter. Beroende på storlek och komplexitet i ditt arbete, kanske du vill slinga dem i semi-regelbundet påProjektstatusrapporter, eller inte slinga dem i alla till slutet. Men under projektets gång, se till att du checkar in med dessa intressenter om de vill bli mer involverade.

Steg 3: Förstå intressentbehov

Verkligheten är att vissa intressenter kan vara oense med vissa delar av projektet. Som projektledare är det ditt ansvar att förstå deras behov och perspektiv och komma till en lösning som inte negativt påverkar projektets framgång. Det är inte ditt jobb att göra allt som dina projekt intressenter frågar-men det är ditt jobb att lyssna och förstå deras behov.

Ibland är det som känns som en "svår intressent", bara någon som har olika prioriteringar än du. Kanske är ditt arbete ens störning av sitt arbete. Om du försöker se saker ur sitt perspektiv, har du en bättre chans att hitta en lösning - och vända situationen till ett win-win-scenario.

När du är i tvivel, sätt dig i den andras skor. Fråga dig själv:

Vad behöver de?

Vilken kommunikationsnivå vill de ha?

Vad är den mest effektiva kommunikationsstrategin?

Finns det några influenser eller influencers för dessa intressenter?

Hur kan du noggrant identifiera intressenternas intressen?

Steg 4: Håll intressenterna i slingan

När du har identifierat dina intressenter och tänkt på deras behov, se till att du bjuder in dem till dina projektplaneringssessioner och kickoffmöte, om du har en. Viktiga intressenter bör också logga ut på dinprojektcharter , projekt plan , Projektmålochprojektets omfattning .

När ditt projekt pågår, var noga med att uppdatera relevanta intressenter om ändringar och framsteg. Förutom att öka synligheten, dokumenterar dina processer tidigt, minskar risken för eventuella felkommunikationer på vägen.

Även om du bör sträva efter att bjuda in en mängd olika intressenter, se alltid till att du prioriterar viktiga intressenter. Du behöver inte godkännande på allt från alla. När du är i tvivel, gå tillbaka till din intressentanalys karta för att identifiera vem som behöver loopas in.

Du kan träffas med några intressenter - dina högkraft och höga intressenter, till exempel, ofta för att diskutera projektet och hantera eventuella oförutsedda utmaningar. Men för att hålla resten av dina intressenter i slingan, skicka ut regelbundetProjektstatusuppdateringarMed nyligen genomförda milstolpar, några blockerare och nästa steg. Vi rekommenderar att du skickar en uppdatering varannan vecka, eller oftare om du hanterar ett komplext initiativ.

Vanliga intressentkartläggning av fallgropar

Det finns ingen perfekt lösning på intressentkommunikation. Men här är de vanligaste fallgroparna och hur du kan undvika dem:

Brist på gränser

Problem:Overeger projekt intressenter orsakarräckvidd kryp .

Lösning:Implementera en ändringskontrollprocess.

Ibland kan övergripande projektintressenter ha en negativ inverkan. Du har spenderat mycket tid på att planera ditt projekt och räkna ut dinleverans-But om alltför många intressenter har idéer för nya leveranser, uppdaterade tidslinjer eller justerade budgetar, kan ditt projekt snabbt vända sig själv.

Det bästa sättet att etablera gränser med dina intressenter är att genomföra en förändringskontrollprocess. Genom att skapa en process för att föreslå, granska och acceptera ändringar i ditt projekts räckvidd, kan du se till att ditt projekt är dynamiskt och aktuellt, utan att oroa dig för räckviddskryp. Det finns fyra element till en förändringskontrollprocess:

Projektets intressenter Skicka en ändringsförfrågan.

Viktiga intressenter granskar begäran.

Godkänn, avvisa eller skjuta upp förändringen.

Justera projektets omfattning eller mål i enlighet med detta.

Glömmer att inkludera intressenter

Problem:Under den ursprungliga intressentidentifieringsfasen glömde du en intressent som har ett högt intresse för detta initiativ.

Lösning:Involvera ditt projektteam under intressentidentifieringsfasen.

Oundvikligen kan du glömma en tvärfunktionell intressent eller tänka på en intressent men glömma att lägga dem till din intressentlista eller beräkna deras inflytningsräntor. Dessa typer av misstag händer - men du vill undvika dem så mycket som möjligt, särskilt för intressenter som har hög påverkan eller intresse.

Det bästa sättet att se till att det inte händer är att involvera ditt projektteam under intressentidentifieringsprocessen. Överväg att hålla ett team brainstorming session för att identifiera och kategorisera varje intressent så ingen blir avstängd listan. Om du fortfarande inte är säker, kör listan med din chef eller projektsponsor för att du inte saknar någon som ska inkluderas. När du är tveksamt - fråga!

Inte föra intressenter i tillräckligt tidigt

Problem:Du har redan sparkat av ditt projekt och startade sedan din intressentanalys.

Lösning:Nästa gång, skapa en intressentanalys karta upp framför.

Den här är en uppenbar, men det är värt att inkludera. Om du glömmer en intressent, använd det som ett lärande tillfälle för ditt nästa projekt. Till exempel, om du glömde att göra din intressentanalys karta till efterprojekt kickoff, gör en anteckning till dig själv för att göra det tvärtom nästa gång.

Nyckeln till hantering av intressenter är klarhet

För att ditt projekt går ut utan hitch, måste du se till att dina intressenternas förväntningar matchar ditt projektleveranser - med andra ord måste du öka och uppmuntra tydlighet över ditt projekt.

Det bästa sättet att göra det är med ett arbetshanteringsverktyg, som UDN Task Manager . Arbetshanteringsverktyghjälper dig att samordna människor och arbeta på alla nivåer i din organisation. För att lära dig mer, läs vårIntroduktion till arbetshantering .