Що таке аналіз зацікавлених сторін і чому це важливо?

Подумайте про свій проект як фільм "Оскар". Ви виграли, і ви повинні йти і дати свою велику мову. Хто ви дякуєте?

У керівництві проекту, ці люди будуть вашим проектом зацікавленими сторонами-людьми, які мають частку у вашому проекті, і допомогли вам отримати там. Проект зацікавлених сторін можуть відрізнятися від людей, які виконують роботу до людей, що затверджують роботу людям, які ви робите роботу Але вони всі важливі.

Повірте це чи ні, ідентифікуючи зацікавлені сторони проекту може бути складніше, ніж підготовка виступу ваших Оскарів. Ось тут карта аналізу зацікавлених сторін може прийти. Створюючи карту аналізу зацікавлених сторін, ви можете легко визначити та керувати зацікавленими сторонами проекту. У цій статті ми пройдемо вас через те, як створити карту аналізу зацікавлених сторін та збільшити вплив вашого проекту. Ось як.

Що таке зацікавленість у сфері управління проектами?

Проект зацікавлених сторін - це люди, які можуть вплинути або впливати на проект, на якому ви працюєте. Зацікавлені сторони можуть прийти з кожного рівня організації, від індивідуальних учасників до старших керівників, але якщо вони беруть участь у вашому проекті, вони важливі. Навіть якщо ваші зацікавлені сторони не задіяні в повсякденній роботі проекту, вони все ще можуть постраждати від його результату.

Що таке карта аналізу зацікавлених сторін?

Карта аналізу зацікавлених сторін є способом виявлення зацікавлених сторін проекту та вплив, який вони можуть мати на проекті, засновані на двох ключових аспектах: вплив зацікавлених сторін та зацікавленість зацікавлених сторін. Карта зацікавлених сторін може допомогти вам зрозуміти, які зацікавлені сторони мають високий рівень та низький вплив на ваш проект, і які зацікавлені сторони мають високий або низький інтерес до вашої роботи. Таким чином, ви можете ефективно спілкуватися з усіма вашими зацікавленими сторонами проекту - таким чином, як це найкраще працює.

Що таке управління зацікавленими сторонами?

Як тільки ви створили карту, управління зацікавленими сторонами є процес спілкування з зацікавленими сторонами вашого проекту. Завдяки керівництву зацікавлених сторін ви можете забезпечити обмін правильним рівнем інформації з вашими зацікавленими сторонами у потрібний час, будь то оновлення завдань, регулярні звіти про стан проекту, або більші огляди програми.

Велика частина управління зацікавленими сторонами проекту створює aПлан зв'язку. Як частина вашого плану комунікації, з'ясовуйте, який канал-електронний лист, обмін повідомленнями, платформи управління роботою повинні використовувати та коли часто слід повідомляти, і хто відповідає за кожен з різних каналів.

Як визначити зацікавлених сторін проекту

У широкому сенсі майже кожен може вплинути на результат вашого проекту. Але вУправління проектами, Ваш проект зацікавлених сторін є людьми, які беруть участь у деяких ємності, у процесі прийняття рішень вашого проекту. Вони можуть бути важливими зацікавленими сторонами, які схвалюють поставки проекту, або вони можуть бути членами команди, що виконують роботу, щоб отримати від точки А до пункту B. Члени вашої цільової аудиторії також є зацікавленими сторонами проекту, оскільки вони найбільше впливають на рішення ти робиш.

В основному, ви можете визначити зацікавлених сторін проекту, запитуючи собі одне просте питання: "Чи буде робота, яку я роблю, вплив на цю людину?" Якщо відповідь - так, вони, ймовірно, зацікавлені сторони проекту.

Важливо відзначити, що не кожен, хто буде впливати на ваш проект, має сказати, як це відбувається. , як і ті, ми обговорюємо в цій статті, є ті, хто має кажуть у результаті проекту. Знаючи, хто ваші ключові зацікавлені сторони можуть допомогти вам поліпшити відносини із зацікавленими сторонами і посилення бай-ін від людей, які мають найбільше значення.

Два типу зацікавлених сторін, які можуть виникнути у вашому проекті

Широко, є два типи Проекту зацікавлені сторони: внутрішні зацікавлені сторони та зовнішні зацікавлені сторони. Внутрішні зацікавлені сторони, мабуть, ви думаєте, коли ви думаєте про зацікавлених сторін. Вони включають всіх, хто працює у вашій компанії - з ваших прямих звітів до виконавчого керівництва, які вкладають у ваш проект. З іншого боку, зовнішні зацікавлені сторони - хто за межами вашої організації. Вони можуть бути клієнтами, агентством або підрядником, користувачами, інвесторами, постачальниками або іншими зовнішніми учасниками.

Керівник проекту

Члени команди проекту

Проектний портфель менеджерта / абоМенеджер програми

Спонсор проекту, якщо у вас є один

Виконавчі лідери

Інші крос-функціональні внутрішні команди

Клієнти

Підрядники

Субпідрядники

Користувачі

Інвестори

Постачальники

Переваги проведення аналізу зацікавлених сторін

Гарні зацікавлені сторони приносять багато до вашого проекту. Під час етапу планування проекту, ваші зацікавлені сторони є вашим керівництвом, щоб з'ясувати, де проект повинен йти. Внутрішні зацікавлені сторони можуть підтримувати вас у розробці бюджету абоПлан управління ресурсамидля проекту. Знаючи, хто ваш зовнішній зацікавлені сторони можуть допомогти вам встановити обсяг проекту таЦілі проекту. Тоді, як тільки проект стає веденням, хороші зацікавлені сторони проекту можуть використовувати підтримку, допомогти, коли справи йдуть не так, і тримати вашу команду мотивовану.

Зрозуміло, що ваш проект зацікавлених сторін може допомогти вам більш ефективно отримати покупку та виконувати свій проект. Крім того, аналіз зацікавлених сторін може допомогти вам:

Отримати більше підтримки та ресурсів

Збільшити видимість проекту, особливо до виконавчих зацікавлених сторін

Запобігти дорогим дорожнім блокам пізніше в циклі проекту

Спілкуватися через правильні канали в потрібний час

Поділіться правильним рівнем інформації з вашими зацікавленими сторонами

4 кроки до створення карта аналізу зацікавлених сторін

Визначення та керування зацікавленими сторонами проекту - це чудовий спосіб встановити успішний проект. Коли ваші ключові зацікавлені сторони купуються, вони надають підтримку, яка може бути критичною під час життєвого циклу проекту. Альтернативно, без підтримки зацікавлених сторін ви могли б виявляти, що ви повинні встановити очікування середнього проекту зацікавлених сторін, що може призвести до змін та непотрібних ризиків проекту. Щоб уникнути того, що тут є чотири кроки, які потрібно вжити, щоб створити ефективну карту аналізу зацікавлених сторін.

Крок 1: Визначте зацікавлених сторін

Перш ніж ви зможете керувати очікуванням зацікавлених сторін, спочатку потрібно знати, хто є зацікавленими сторонами вашого проекту. Обов'язково враховувати як внутрішні, так і зовнішні зацікавлені сторони. Щоб з'ясувати, хто ваш проект зацікавлені сторони, запитайте себе:

Хто піклується про цей проект?

Хто буде впливати на цей проект?

Хто може вплинути на цей проект?

Хто може схвалити / відхилити цей проект?

Якщо вам потрібна допомога відстеження своїх зацікавлених сторін, подумайте про створенняГрафічна діаграмаабо реєстр зацікавлених сторін для відстеження того, хто кожен, чому вони мають значення, і що буде їх вплив на проект. Перш ніж перейти до Крок другий, зробіть одну останню перевірку здорового глузду. Запитайте себе:

Чи існують інші внутрішні зацікавлені сторони, я повинен знати, як керівники ресурсів або керівники портфелів проектів?

Чи включив я всі ключові лідери проекту та менеджери?

Чи існують будь-які зовнішні зацікавлені сторони, які, можливо, вплинуло на результат цього проекту?

Крок 2. Визначте рівень зацікавлених сторін-інтересів

Висока зацікавленість зацікавлених сторін дійсно може прийняти ваш проект на наступний рівень. Найкращий спосіб забезпечити високу зацікавленість, щоб створити чітку карту зацікавлених сторін, яка окреслює рівень впливу кожної зацікавленої сторони. Найкращий спосіб візуалізувати ваші чотири основні групи зацікавлених сторін - це найкращий спосіб візуалізації ваших основних груп зацікавлених сторін.

Чотири основні групи зацікавлених сторін:

Високий вплив і високий інтерес.Вони, ймовірно, ваш проект затверджує та спонсорів. Зовні вони також можуть бути ключовими партнерами або клієнтами. Переконайтеся, що ви регулярно перевіряєте ці зацікавлені сторони та забезпечуєте вирівняні ваші очікування. Під час проекту, обов'язково активно співпрацюйте з цими зацікавленими сторонами проекту - ви можете думати про них як ключових гравців у вашій команді зацікавлених сторін.

Високий вплив і низький інтерес.Ці люди Блок або підтримка проекту, але вони, мабуть, не зацікавлені в цьому. Вони можуть бути віддалені перехресними партнерами або виконавчим керівництвом у вашій компанії. Переконайтеся, що ці зацікавлені сторони знають про ваші основи проекту та попросіть зацікавлених сторін високої енергії та високого відсотка, щоб допомогти вам керувати відносинами, якщо це потрібно. Майте на увазі, що, навіть якщо вони мають низький інтерес, їхня робота може вплинути на вашу роботу, і ви не хочете, щоб цей факт прийти як несподіваний сюрприз. У ході проекту зберігайте ці зацікавлені сторони проекту на високому рівні, щоб вони були задоволені прогресом проекту.

Низький вплив і високий інтерес.Можливо, ви не потребуєте схвалення цієї групи зацікавлених сторін, особливо на деталях раннього проекту. Більш важливо підтримувати ці зацікавлені сторони на під час кроку 4. Під час проекту зберігайте ці зацікавлені сторони проекту.

Низький вплив і низький інтерес.Це вторинні зацікавлені сторони. Залежно від розміру та складності вашої роботи, ви, можливо, захочете цитувати їх у напівфабрикатіЗвіти про стан проекту, або не циклу їх взагалі до кінця. Однак під час ходу проекту переконайтеся, що ви перевіряєте ці зацікавлені сторони у випадку, якщо вони хочуть стати більше залученими.

Крок 3: Зрозуміти потреби зацікавлених сторін

Реальність полягає в тому, що деякі зацікавлені сторони можуть не погодитися з певними елементами проекту. Як менеджер проекту, це ваша відповідальність за розуміння їхніх потреб та перспектив і прийти до рішення, яке не негативно впливає на успіх проекту. Це не ваша робота, щоб зробити все, що ваш проект запитують, - але це ваша робота, щоб слухати і зрозуміти їхні потреби.

Іноді, що відчуває, як "важкий зацікавленість" - це просто той, хто має різні пріоритети, ніж ви. Можливо, ваша робота навіть порушує якусь свою роботу. Якщо ви намагаєтеся побачити речі з їхньої точки зору, у вас є кращі шанси знайти рішення - і перетворити ситуацію в сценарій виграшу.

Коли ви сумніваєтеся, покладіть себе в туфлі іншої людини. Запитайте себе:

Що їм потрібно?

Який рівень комунікації вони хочуть?

Яка найбільш ефективна стратегія комунікації?

Чи є якісь впливи або вплив на ці зацікавлені сторони?

Як ви можете визначити інтереси зацікавлених сторін?

Крок 4: Зберігайте зацікавлені сторони в петлі

Після того, як ви визначили свої зацікавлені сторони та подумали про свої потреби, переконайтеся, що ви запрошуєте їх на ваш план планування проекту та засідання Kickoff, якщо у вас є один. Основні зацікавлені сторони повинні також підписатись на вашомуСтатут проекту , План проекту , Цілі проекту і Обсяг проекту .

Оскільки ваш проект підтримує, обов'язково оновлюйте будь-які відповідні зацікавлені сторони щодо змін та прогресу. На додаток до збільшення видимості, документуючи свої процеси рано знижує ризик будь-якого неправильного спілкування по дорозі.

Хоча ви повинні прагнути запросити різноманітні різними зацікавленими сторонами, завжди переконайтеся, що ви визначаєте пріоритетні ключові зацікавлені сторони. Вам не потрібно схвалення на все, від усіх. Коли ви сумніваєтеся, поверніться на карту аналізу зацікавлених сторін, щоб визначити, хто повинен бути петлі.

Ви можете зустрітися з деякими зацікавленими сторонами - ваша висока потужність та зацікавлені сторони, наприклад, часто обговорювати проект та справу з будь-якими непередбачуваними проблемами. Але зберегти решту своїх зацікавлених сторін у петлі, відправить регулярноОновлення статусу проектуЗ нещодавно завершеними віхами будь-яких блокаторів та наступних кроків. Ми рекомендуємо надсилати оновлення кожні два тижні, або частіше, якщо ви керуєте складною ініціативою.

Спільна зацікавлена ​​сторона відображення підводних каменів

Немає досконалого рішення для спілкування зацікавлених сторін. Але ось найпоширеніші підводні камені і як ви можете уникнути їх:

Відсутність кордонів

Проблема:Зазначення надмірного проекту викликаютьСфера повзучість .

Рішення:Впровадити процес керування змінами.

Іноді, зацікавлені сторони за проектом можуть мати негативний вплив. Ви витратили багато часу, плануючи ваш проект і з'ясувавши свійпоєднання-Бут, якщо занадто багато зацікавлених сторін мають ідеї для нових результатів, оновлені терміни або скориговані бюджети, ваш проект може швидко відірвати курс.

Найкращим способом встановлення кордонів з вашими зацікавленими сторонами є здійснення процесу управління змінами. Створюючи процес для пропозиції, перегляду та прийняття змін до сфери вашого проекту, ви можете забезпечити, щоб ваш проект є динамічним та сучасним, не турбуючись про обсяг повзучості. Є чотири елементи для процесу керування змінами:

Зацікавлені сторони проекту Надіслати запит на зміну.

Основні зацікавлені сторони переглядають запит.

Схвалити, відхилити або відкласти зміни.

Відповідно відповідно налаштувати масштаби проекту.

Забуваючи включити зацікавлених сторін

Проблема:Під час первинної фази ідентифікації зацікавлених сторін ви забули про зацікавлену сторону, який має високий інтерес до цієї ініціативи.

Рішення:Залучайте команду проекту під час фази ідентифікації зацікавлених сторін.

Неминуче, ви можете забути про перехресну функціональну зацікавлену сторону або подумати про зацікавлену сторону, але забудьте додати їх до свого списку зацікавлених сторін або розрахувати рівень їхнього впливу. Ці типи помилок відбуваються - але ви хочете, щоб уникнути їх якомога більше, особливо для зацікавлених сторін, які мають високий вплив або інтерес.

Найкращий спосіб переконатися, що це не відбулося, - залучити команду проекту під час процесу ідентифікації зацікавлених сторін. Розглянемо проведення сеансу мозкового штурму команди, щоб ідентифікувати та класифікувати кожну зацікавлену сторону, тому ніхто не залишиться від списку. Якщо ви все ще не впевнені, запустіть список за допомогою вашого менеджера або спонсором проекту, щоб переконатися, що ви не маєте нікого, хто повинен бути включений. Коли ви сумніваєтеся!

Не приносить зацікавлених сторін рано

Проблема:Ви вже вигнали свій проект, а потім розпочав аналіз зацікавлених сторін.

Рішення:Наступного разу, створіть аналіз зацікавлених сторін на фронт.

Це є очевидним, але це варто включити. Якщо ви забули зацікавленість, скористайтеся можливістю навчання для вашого наступного проекту. Наприклад, якщо ви забули виконувати свою карту аналізу зацікавлених сторін до початкуПроект, Зробіть запис до себе, щоб зробити це іншим способом приблизно наступного разу.

Ключ до управління зацікавленими сторонами є ясність

Щоб переконатися, що ваш проект вимикається без причепу, вам потрібно переконатися, що ваші очікування зацікавлених сторін відповідають вашим проектом, іншими словами, вам потрібно збільшити та заохочувати чіткість у вашому проекті.

Найкращий спосіб зробити це з інструментом управління роботою, як Диспетчер завдань UDN . Інструменти управління роботоюдопоможе вам координувати людей та працювати на всіх рівнях вашої організації. Щоб дізнатися більше, читайте нашВведення в управління роботою .