ステークホルダー分析とは何ですか。なぜ重要なのでしょうか。

あなたのプロジェクトをオスカー指名された映画として考えてください。あなたは勝った、そしてあなたは上がってあなたの大きなスピーチをしなければなりません。誰がありがとうございますか？

プロジェクト管理では、これらの人々はあなたのプロジェクトにステークを持っている人々の人々になるでしょう、そして何らかの形でそこに着くのを助けました。プロジェクトの利害関係者は、仕事をしている人々への仕事を承認する人々に仕事をしている人々によって異なりますしかし、それらはすべて重要です。

それを信じるかどうか、プロジェクトの利害関係者を識別することはあなたのOSCARSの受け入れ音声を準備するよりも難しいことがあります。ステークホルダー分析マップが入ってくることができるところです。ステークホルダー分析マップを作成することで、プロジェクトの利害関係者を簡単に識別して管理できます。この記事では、ステークホルダー分析マップを作成し、プロジェクトの影響を増やす方法を踏みます。これがどのようにしています。

プロジェクト管理の利害関係者は何ですか？

プロジェクトの利害関係者は、取り組んでいるプロジェクトに影響を与えることができる、または影響を受けることができる人々です。ステークホルダーは、個々の貢献者から上級幹部へのすべてのレベルから来ることができます - しかし、彼らがあなたのプロジェクトに関わっているならば、彼らは重要です。あなたの利害関係者がプロジェクトの日々の仕事に直接関わっていなくても、彼らはまだその結果の影響を受けているかもしれません。

ステークホルダー分析マップとは何ですか？

ステークホルダー分析マップは、2つの重要な側面に基づいてプロジェクトの利害関係者とそれらがプロジェクトに持つ可能性がある影響を特定する方法です。ステークホルダーの影響と利害関係者の利益。ステークホルダーマップは、どの利害関係者があなたのプロジェクトに高い影響を及ぼし、どの利害関係者があなたの仕事に高いか低い関心を持っているのかを理解するのを助けることができます。そのようにして、あなたは彼らにとって最適な方法であなたのプロジェクトの利害関係者のすべてと効果的にコミュニケーションをとることができます。

ステークホルダー管理とは何ですか？

地図を作成したら、ステークホルダー管理はあなたのプロジェクトの利害関係者と通信するプロセスです。ステークホルダー管理では、タスクレベルの更新、通常のプロジェクトステータスレポート、またはより大きいプログラムの概要であろうと、適切なタイミングで適切なレベルの情報を共有することを確認できます。

プロジェクトの利害関係者管理の大部分が作成している通信計画。あなたのコミュニケーション計画の一環として、どのチャンネルメール、メッセージング、作業管理プラットフォーム - ステークホルダーが使用すべきか、そしてどのようにさまざまな詳細を伝達するべきか、そしてどのようにさまざまなチャネルのそれぞれについて責任があるかを明確にします。

プロジェクトの利害関係者を特定する方法

広義には、ほとんどの人があなたのプロジェクトの結果の影響を受ける可能性があります。しかし、プロジェクト管理、あなたのプロジェクトの利害関係者は、プロジェクトの意思決定プロセスである程度の能力を巻き込んでいる人々です。これらはプロジェクトの成果物を承認する重要な利害関係者であるかもしれません、あるいは彼らは、Point AからPoint Bへの取得に仕事をしているチームメンバーであるかもしれません。あなたが作る。

基本的に、あなたは自分自身を1つの簡単な質問に尋ねることによってプロジェクトの利害関係者を識別することができます：「私がその人に影響を与えている仕事は？」答えがyesの場合、彼らはおそらくプロジェクトの利害関係者です。

あなたのプロジェクトの影響を受ける人は誰でもそれがどのように行くかについて言うわけではないことに注意することが重要です。この記事で議論するものと同様に、プロジェクトの結果に言っている人たちです。あなたの主要な利害関係者が誰であるかを知ることができるのは、あなたがステークホルダーの関係を改善し、最も重要な人々からのバイインを獲得するのを助けます。

あなたがプロジェクトで遭遇するかもしれない2つのタイプのステークホルダー

広くは2つのタイプがありますプロジェクトの利害関係者の研究：内部ステークホルダーと外部ステークホルダー。内部ステークホルダーは、おそらくあなたがステークホルダーを考えるときに考えている人です。彼らはあなたの会社で働いている人があなたのプロジェクトに投資されています。一方、外部のステークホルダーはあなたの組織外の誰かです。これらは顧客、代理店または請負業者、ユーザー、投資家、サプライヤー、またはその他の外部貢献者である可能性があります。

プロジェクトマネージャ

プロジェクトチームメンバー

プロジェクトポートフォリオマネージャーおよび/または/またはプログラムマネージャー

プロジェクト・スポンサー、あなたが持っているならば

エグゼクティブリーダー

他の横断的な内部チーム

お客様のお客様

請負業者

下請け業者

ユーザー

投資家

サプライヤー

ステークホルダー分析を実施することの利点

良いステークホルダーはあなたのプロジェクトに多くをもたらします。プロジェクト計画段階では、あなたの利害関係者はプロジェクトがどこへ行くべきかを把握するためのあなたのガイドです。内部ステークホルダーは予算を発展させるのにあなたを支援することができますリソース管理計画プロジェクトのために。あなたの外部の利害関係者が誰であるかを知ることができるプロジェクトの範囲を設定するのに役立ちますプロジェクトの目的。それから、プロジェクトが進行中になると、良いプロジェクトの利害関係者はサポートを支えることができ、物事がうまくいかないときに助け、チームをやる気にさせ続けます。

あなたのプロジェクトの利害関係者をはっきり理解することができ、あなたがバイインになるのを助け、あなたのプロジェクトをより効果的に実行することができます。さらに、ステークホルダー分析はあなたを助けることができます：

もっとサポートとリソースを得る

プロジェクトの視認性を高め、特にエグゼクティブステークホルダーに

プロジェクトサイクルの後半の費用のかかる障害物を防ぐ

適切な時点で右チャンネルを通して通信します

あなたの利害関係者との正しいレベルの情報を共有します

ステークホルダー分析マップを作成するための4ステップ

プロジェクトの利害関係者を識別し管理することは、成功したプロジェクトのために自分自身を設定するのに最適な方法です。あなたの主要なプロジェクトの利害関係者が入ったとき、彼らはプロジェクトのライフサイクル中に重要なことができるサポートを貸します。あるいは、支援的な利害関係者なしでは、ステークホルダーの期待中のプロジェクトを設定しなければならないことを確認して、変更や不要なプロジェクトリスクにつながる可能性があります。それを回避するために、これは効果的な利害関係者分析マップを作成するためにあなたが取るべき4つのステップです。

ステップ1：利害関係者を特定する

利害関係者の期待を管理する前に、あなたは最初にあなたのプロジェクトの利害関係者が誰であるかを知る必要があります。内部と外部のステークホルダーの両方を勘案してください。あなたのプロジェクトの利害関係者が誰であるかを理解するために、あなた自身に尋ねてください：

誰がこのプロジェクトを気にかけますか？

誰がこのプロジェクトによって影響を受けますか？

誰がこのプロジェクトに影響を与えることができますか？

このプロジェクトを承認/拒否することができますか？

ステークホルダーを追跡する手助けが必要な場合は、登録を検討してください。RACIチャートまたは誰もが誰のものであるか、なぜ彼らが問題、そしてプロジェクトへの影響が何であるかを追跡するために登録します。手順2に進む前に、最後の健全性チェックを1つしてください。自問してみてください：

他の内部ステークホルダーは、リソースマネージャやプロジェクトポートフォリオマネージャなどに注意する必要がありますか？

私はすべての主要プロジェクトのリーダーとマネージャーを含めましたか？

このプロジェクトの結果に影響を与える可能性がある人がいなくて寂しい外部のステークホルダーはありますか？

ステップ2：利害関係者の影響率を決定する

高いステークホルダーエンゲージメントは、本当にあなたのプロジェクトを次のレベルに連れて行くことができます。高いエンゲージメントを確実にするための最良の方法は、各ステークホルダーの影響レベルの概要を概説する明確なステークホルダーマップを作成することです。この格子は、パワー利益グリッドまたは利子行列と呼ばれることがあります。これは、4つの主要な利害関係者グループを視覚化するための最良の方法です。

4つの主要なステークホルダーグループは次のとおりです。

高い影響と高い興味。これらはおそらくあなたのプロジェクト承認者とスポンサーです。外部的には、これらは主要なパートナーや顧客になる可能性があります。あなたが定期的にこれらのステークホルダーにチェックし、あなたの期待が揃っていることを確認してください。プロジェクトの過程で、これらのプロジェクトの利害関係者と積極的に協力してください。

高い影響と低い関心この人達プロジェクトをブロックまたはサポートしていますが、彼らはおそらくそうすることには興味がありません。彼らはあなたの会社の遠い渡航性のあるパートナーやエグゼクティブリーダーシップであるかもしれません。これらのステークホルダーがあなたのプロジェクトの基本を知っていることを確認し、あなたが必要ならばあなたが関係を管理するのを助けるためにあなたの高力と高い関心のあるステークホルダーに尋ねなさい。たとえ彼らが低い関心を持っていたとしても、彼らの仕事はあなたの仕事によって影響を受けているかもしれません - そしてあなたはその事実が予期せぬ驚きとして来ることを望まないでしょう。プロジェクトの過程で、プロジェクトの進捗状況に満足していることを確実にするために、これらのプロジェクトの利害関係者を高水準で通知してください。

低い影響と高い関心が低い。特に初期のプロジェクトの詳細については、このグループの利害関係者の承認を必要としないでしょう。ステップ4の間にこれらの利害関係者をループすることがより重要です。プロジェクトの過程で、これらのプロジェクトの利害関係者を知らさせ続けました。

低い影響と興味が低い。これらは二次的な利害関係者です。あなたの仕事のサイズと複雑さに応じて、あなたはそれらを準定期的にループすることを望むかもしれませんプロジェクトステータスレポート最後までまったくそれらをループしないでください。ただし、プロジェクトの過程では、他の利害関係者がより多くの関与したい場合は、必ずこれらのステークホルダーでチェックインしてください。

ステップ3：ステークホルダーのニーズを理解しています

現実は、いくつかのステークホルダーがプロジェクトの特定の要素に同意するかもしれません。プロジェクトマネージャとして、それは彼らのニーズと視点を理解し、プロジェクトの成功に悪影響を及ぼすソリューションにやって来るのはあなたの責任です。あなたのプロジェクトの利害関係者が尋ねることはすべてをするのはあなたの仕事ではありません - しかしそれは彼らのニーズを聞いて理解するためのあなたの仕事です。

時々、「困難な利害関係者」のような気分は、あなたよりも優れた優先順位を持っている人だけです。多分あなたの仕事は彼らの仕事のいくつかを中断しています。あなたが彼らの視点から物事を見ようとするならば、あなたは解決策を見つけて、状況をwin-winシナリオに変える可能性が高くなります。

疑問があるときは、他の人の靴に身をつけてください。自問してみてください：

彼らは何が必要ですか？

どのレベルのコミュニケーションが欲しいですか？

最も効果的なコミュニケーション戦略は何ですか？

これらのステークホルダーの影響や影響者はありますか？

ステークホルダーの利益を正確に特定できますか？

ステップ4：ステークホルダーをループに保管してください

あなたがあなたの利害関係者を特定し、彼らのニーズについて考えたら、あなたが持っているならば、あなたがあなたのプロジェクト計画とキックオフ会議に彼らを招待してください。主要な利害関係者もあなたの上でサインオフするべきですプロジェクト計画書 又プロジェクト計画又 プロジェクトの目的、とプロジェクト範囲 。

あなたのプロジェクトが進行中になるにつれて、変更と進捗状況に関する関連ステークホルダーを更新してください。視認性の向上に加えて、プロセスを早期に文書化することは、道路の誤解の危険性を低減します。

あなたはさまざまなステークホルダーを招待することを目指すべきですが、常に主要な利害関係者を優先していることを確認してください。あなたは皆からのすべての承認を必要としません。疑問があるときは、ループする必要がある人を特定する必要があるかを特定するには、ステークホルダー分析マップに戻ります。

あなたはいくつかの利害関係者との間で、例えばプロジェクトについて話し合い、予期しない課題に対処するために頻繁に - あなたの高性能と高い関心のあるステークホルダーと会うかもしれません。しかし、残りの利害関係者をループに保つために、定期的に送り出すプロジェクトステータスの更新最近完了したマイルストーン、任意のブロッカー、および次のステップ。複雑なイニシアチブを管理している場合は、2週間ごとに更新を送信することをお勧めします。

一般的なステークホルダーマッピング落とし穴

ステークホルダーコミュニケーションへの完璧な解決策はありません。しかし、ここに最も一般的な落とし穴があり、あなたがそれらを避けることができる方法：

境界の欠如

問題：過大なプロジェクトの利害関係者が原因でありますスコープクリープ 。

解決：変更制御プロセスを実装します。

時々、過酷なプロジェクトの利害関係者は悪影響を与える可能性があります。あなたはあなたのプロジェクトを計画し、あなたを見つけ出す時間をたくさん過ごしました成果物-but多くの利害関係者が新しい成果物、更新されたタイムライン、または調整された予算のためのアイデアを持っているならば、あなたのプロジェクトはすぐにコースオフをすることができます。

あなたの利害関係者との境界を確立するための最良の方法は、変更制御プロセスを実装することです。プロジェクトの範囲への変更を提案、見直し、および受け入れるプロセスを作成することで、スコープクリープを気にせずに、プロジェクトが動的で最新のものであることを確認できます。変更制御プロセスには4つの要素があります。

プロジェクトの利害関係者は変更要求を提出します。

主要な利害関係者は要求を確認します。

変更を承認、却下、または延期します。

それに応じてプロジェクトの範囲や目的を調整してください。

ステークホルダーを含めることを忘れる

問題：最初のステークホルダー識別フェーズの間、あなたはこのイニシアチブにとって高い関心を持っているステークホルダーを忘れました。

解決：ステークホルダー識別フェーズの間にプロジェクトチームを含みます。

必然的に、横断的な利害関係者を忘れることも、ステークホルダーを考えているが、ステークホルダーのリストにそれらを追加することを忘れたり、それらの影響障害レベルを計算することを忘れています。これらのタイプの間違いは起こります - しかし、あなたは特に高い影響や興味を持つステークホルダーのために、できるだけ避けたいと思います。

これが起こらないことを確認するための最良の方法は、利害関係者識別プロセス中にプロジェクトチームを巻き込むことです。チームのブレインストーミングセッションを保持して各ステークホルダーを識別して分類してください。まだわからない場合は、ManagerまたはProject Sponsorでリストを実行して、含める必要がある人がないことを確認してください。疑問があるとき - 尋ねる！