Co je analýza zúčastněných stran a proč je to důležité?
Přemýšlejte o svém projektu jako film pro nominovaný Oscar. Vyhrál jsi, a musíš jít nahoru a dát svůj velký projev. Kdo děkuji?
V projektovém řízení by tito lidé byli vaším projektem projektu - lidé, kteří mají podíl ve vašem projektu a pomohli vám dostat se nějakým způsobem. Zúčastněné strany projektu se mohou lišit od lidí, kteří dělají práci lidem, kteří schvalují práci lidem, které děláte práci Ale jsou to všechno důležité.
Věřte tomu nebo ne, identifikaci zúčastněných stran projektu mohou být těžší než připravit vaše oscars přijaté řeči. To je místo, kde může přijít mapa analýzy zúčastněných stran. Vytvořením mapy analýzy zúčastněných stran můžete snadno identifikovat a spravovat zainteresované strany projektu. V tomto článku vás budeme chodit, jak vytvořit mapu analýzy zúčastněných stran a zvýšit dopad vašeho projektu. Tady je to, jak.
Co je zúčastněnými stranami v projektovém řízení?
Zúčastněné strany projektu jsou lidé, kteří mohou ovlivnit nebo ovlivnit projekt, na kterém pracujete. Zúčastněné strany mohou pocházet z každé úrovně organizace, od jednotlivých přispěvatelů do vedoucích vedoucích pracovníků, ale pokud jsou zapojeni do vašeho projektu, jsou důležité. I když se vaše zúčastněné strany nejsou přímo zapojeny do každodenní práce projektu, mohou být stále ovlivněny jeho výsledkem.
Co je mapa analýzy zúčastněných stran?
Mapa analýzy zúčastněných stran je způsob, jak identifikovat zúčastněné strany projektu a dopad, který by mohli mít na projektu na základě dvou klíčových aspektů: dopad zúčastněných stran a zájem zúčastněných stran. Mapa zúčastněných stran může pomoci pochopit, které zúčastněné strany mají vysoký a nízký dopad na váš projekt a které zúčastněné strany mají vysoký nebo nízký zájem o vaši práci. Tímto způsobem můžete efektivně komunikovat se všemi zúčastněnými stranami projektu - ve způsobu, jakým pro ně funguje.
Co je správa zúčastněných stran?
Po vytvoření mapy, správa zúčastněných stran je procesem komunikace se zúčastněnými stranami projektu. S managementem zúčastněných stran můžete zajistit, abyste sdíleli správnou úroveň informací se svými zainteresovanými stranami ve správný čas - ať už se jedná o aktualizace na úrovni úkolů, pravidelné zprávy o stavu projektu nebo větší přehledy programu.
Velká část projektu projektu projektu se vytváří aKomunikační plán. Jako součást vašeho komunikačního plánu objasnit, který kanál-e-mail, zasílání zpráv, zainteresované strany pro správu práce by měly používat a kdy by měly být sdělovány různé detaily, a kdo je zodpovědný za každou z různých kanálů.
Jak identifikovat zainteresované strany projektu
V širokém smyslu může být téměř každý ovlivněn výsledkem vašeho projektu. Ale vprojektový management, Zúčastněné strany projektu jsou lidé, kteří jsou zapojeni do určité kapacity v rozhodovacím procesu vašeho projektu. Ty by mohly být důležitými zúčastněnými stranami, kteří schválit projekty projektu, nebo by mohly být členové týmu, kteří dělají práci, aby se dostali z bodu A do bodu B. Členové vaší cílové publikum jsou také zúčastněnými stranami projektu, protože jsou nejvíce ovlivněna rozhodnutími děláš.
V podstatě můžete identifikovat zainteresované strany projektu tím, že se ptáte na jednu jednoduchou otázku: "Budu práce ovlivnit tuto osobu?" Pokud je odpověď ano, jsou pravděpodobně zúčastněnou stranou projektu.
Je důležité poznamenat, že ne každý, kdo bude váš projekt ovlivněn, má říci, jak to jde. Stejně jako ty, které budeme v tomto článku diskutovat, jsou ti, kteří mají slovo v výsledku projektu. Vědět, kdo vaše klíčové zúčastněné strany vám mohou pomoci zlepšit vztahy zúčastněných stran a získat buy-in od lidí, kteří záleží na většině.
Dva typy zúčastněných stran se můžete setkat ve vašem projektu
Široce, existují dva typy Zúčastněných stran projektu: Interní zúčastněné strany a externí zúčastněné strany. Vnitřní zúčastněné strany jsou pravděpodobně, kdo si myslíte, když si myslíte, že se domníváte. Zahrnují každého, kdo pracuje ve vaší společnosti - od svých přímých zpráv výkonných vedení - kdo je investován do vašeho projektu. Na druhé straně, externí zúčastněné strany jsou někteří mimo vaši organizaci. Ty by mohly být zákazníci, agenturou nebo dodavatelem, uživatelům, investory, dodavateli nebo jinými externími přispěvateli.
Projektový manažer
Projektové členy týmu
Project Portfolio Managera / neboprogramový manažer
Sponzor projektu, pokud máte jeden
Výkonný vůdci
Ostatní cross-funkční interní týmy
Zákazníci
Dodavatelé
Subdodavatelé
Uživatelé
Investoři
Dodavatelé
Výhody provádění analýzy zúčastněných stran
Dobré zúčastněné strany přinášejí hodně do vašeho projektu. Během fáze projektové plánování jsou vaše zainteresované strany příručkou pro zjištění, kde by měl projekt jít. Interní zúčastněné strany vás mohou podporovat při rozvoji rozpočtu neboPlán řízení zdrojůpro projekt. Vědět, kdo je vaše externí zúčastněné strany vám pomohou nastavit rozsah projektu acíle projektu. Poté, jakmile se projekt dostane probíhá, dobré zainteresované strany projektu mohou bubnout podporu, pomoci, když se věci pokazí, a udržet váš tým motivovaný.
Jasně pochopení vašich projektů zainteresovaných stran vám pomůže získat další nákup a efektivněji provést váš projekt. Kromě toho vám může analýza zúčastněných stran pomoci:
Získat více podpory a zdrojů
Zvyšte viditelnost projektu, zejména pro začínající subjekty
Zabránit nákladným vozovám později v projektu
Sdělte správné kanály ve správný čas
Sdílejte správnou úroveň informací se svými zainteresovanými stranami
4 kroky k vytvoření mapy analýzy zúčastněných stran
Identifikace a správa zúčastněných stran projektu je skvělý způsob, jak se nastavit pro úspěšný projekt. Když jsou zakoupeny klíčové zúčastněné strany projektu, půjčují podporu, která mohou být kritická během životního cyklu projektu. Alternativně, bez podpůrných zúčastněných stran, můžete se najít, že musíte nastavit očekávání zúčastněných stran Mid-Project, což může vést ke změnám a zbytečným rizikům projektu. Aby se zabránilo tomu, zde jsou čtyři kroky, které potřebujete k vytvoření efektivní mapy analýzy zúčastněných stran.
Krok 1: Identifikujte zúčastněné strany
Než budete moci spravovat očekávání zúčastněných stran, musíte nejprve vědět, kdo je váš projekt zainteresované strany. Ujistěte se, že budete účtovat jak interní i externí zúčastněné strany. Chcete-li zjistit, kdo jsou zúčastněné strany projektu, zeptejte se sami sebe:
Kdo se stará o tento projekt?
Kdo bude tento projekt ovlivněn?
Kdo může tento projekt ovlivnit?
Kdo může schválit / odmítnout tento projekt?
Pokud potřebujete pomoci sledování zúčastněných stran, zvažte vytvoření aRACI Grafnebo zaregistru zainteresovaných stran, aby sledoval, kdo je každý, proč záleží na tom, a jaký je jejich dopad na projekt bude. Než se přesunete na dva kroky, proveďte poslední kontrolu zdravého rozumu. Zeptejte se sami sebe:
Existují nějaké další interní zúčastněné strany, které bych měl být vědom, jako jsou manažery zdrojů nebo manažerů portfolia projektu?
Zahrnuli jsem všechny klíčové vedoucí projekty a manažery?
Existují nějaké externí zúčastněné strany, které mi chybí, kdo by mohl ovlivnit výsledek tohoto projektu?
Krok 2: Určete hladiny vlivu zúčastněných stran
Vysoká angažovanost zúčastněných stran může skutečně vzít váš projekt na další úroveň. Nejlepším způsobem, jak zajistit vysokou angažovanost, je vytvořit jasnou mapu zúčastněných stran, která nastiňuje každou úroveň vlivu zúčastněných stran. Tato mřížka - někdy nazývá mřížka power-zájem nebo zájem Matrix - je nejlepší způsob, jak si představit čtyři hlavní skupiny zúčastněných stran.
Čtyři hlavní skupiny zúčastněných stran jsou:
Vysoký vliv a vysoký zájem.Ty jsou pravděpodobně vaše schvalovatele projektu a sponzorů. Externě mohou být také klíčovými partnery nebo zákazníky. Ujistěte se, že pravidelně kontrolujete s těmito zúčastněnými stranami a zajistěte, aby vaše očekávání byla zarovnána. V průběhu projektu se jistě aktivně spolupracovat s těmito zúčastněnými stranami projektu - můžete si na ně myslet jako klíčoví hráče ve vašem týmu zainteresovaných stran.
Vysoký vliv a nízký zájem.Tihle lidé Blokovat nebo podporovat svůj projekt, ale pravděpodobně nemají zájem. Mohou být vzdálenými křížovými funkčními partnery nebo výkonným vedením ve vaší společnosti. Ujistěte se, že tyto zúčastněné strany si jsou vědomy vašich projektů projektu a zeptejte se zúčastněných stran s vysokým výkonem a vysokým zájmem, které vám pomohou spravovat vztah, pokud je to nutné. Mějte na paměti, že i když mají nízký zájem, jejich práce by mohla být ovlivněna vaší prací - a nechcete, aby tato skutečnost byla nečekaná překvapení. V průběhu projektu udržet tyto zúčastněné strany projektu na vysoké úrovni, aby bylo zajištěno, že budou spokojeni s pokrokem projektu.
Nízký vliv a vysoký zájem.Pravděpodobně nepotřebujete schválení z této skupiny zúčastněných stran, zejména na detaily včasného projektu. Je to důležitější smyčky těchto zúčastněných stran v kroku 4. Během průběhu projektu udržet tyto zúčastněné strany projektu.
Nízký vliv a nízký zájem.Jedná se o sekundární zúčastněné strany. V závislosti na velikosti a složitosti vaší práce, možná budete chtít smyčku v polo-pravidelněZprávy o stavu projektunebo ne, až do konce. Nicméně, v průběhu projektu, ujistěte se, že kontrolujete s těmito zúčastněnými stranami v případě, že chtějí být více zapojeny.
Krok 3: Rozumět potřebám zúčastněných stran
Skutečnost je, některé zúčastněné strany mohou nesouhlasit s určitými prvky projektu. Jako projektový manažer, je vaše odpovědnost pochopit jejich potřeby a perspektivy a přijít na řešení, které negativně nemá vliv na úspěch projektu. Není to vaše práce dělat vše, co vaše zúčastněné strany se zeptat - ale je to vaše práce poslouchat a pochopit jejich potřeby.
Někdy, co cítí jako "těžké zúčastněné strany", je jen někdo, kdo má jiné priority než ty. Možná, že vaše práce dokonce narušuje některé z jejich práce. Pokud se pokusíte vidět věci z jejich pohledu, máte lepší šanci na nalezení řešení - a otočit situaci do scénáře Win-win.
V případě pochybností se umístí do obuvi druhé osoby. Zeptejte se sami sebe:
Co potřebují?
Jakou úroveň komunikace chtějí?
Jaká je nejúčinnější komunikační strategie?
Jsou pro tyto zúčastněné strany nějaké vlivy nebo ovlivňovače?
Jak můžete přesně identifikovat zájmy zúčastněných stran?
Krok 4: Zajistěte zúčastněné strany ve smyčce
Jakmile identifikujete své zainteresované strany a přemýšleli o svých potřebách, ujistěte se, že je zveme na své projektové plánování a schůzku výkopu, pokud máte jeden. Klíčové zúčastněné strany by se také měly odhlásit na vašemProject Charter. , plán projektu , cíle projektu, arozsah projektu .
Jak váš projekt probíhá, nezapomeňte aktualizovat všechny příslušné zúčastněné strany na změny a pokrok. Kromě zvyšování viditelnosti, dokumentování vašich procesů brzy snižuje riziko jakékoli nedorazování po silnici.
I když byste měli za cíl pozvat různé zúčastněné strany, vždy se ujistěte, že jste upřednostňovali klíčové zúčastněné strany. Nepotřebujete schválení ze všeho od každého. V případě pochybností se vraťte zpět do mapy analýzy zúčastněných stran, abyste identifikovali, kdo je třeba se smyknout.
Můžete se setkat s některými zúčastněnými stranami - vaše zúčastněné strany s vysokým výkonem a vysokým zájmem, například-často diskutovat o projektu a řešení jakýchkoliv neočekávaných výzev. Ale udržet zbytek zúčastněných stran ve smyčce, vyslat pravidelnýAktualizace stavu projektuS nedávno dokončené milníky, všechny blokátory a další kroky. Doporučujeme zasílat aktualizaci každé dva týdny nebo častěji, pokud spravujete složitou iniciativu.
Běžné zúčastněné strany Mapování nástrah
Neexistuje žádné dokonalé řešení pro komunikaci zúčastněných stran. Ale tady jsou nejčastější úskalí a jak se jim můžete vyhnout:
Nedostatek hranic
Problém:Zajišťovací strany projektuOblast působnosti Creep. .
Řešení:Implementovat proces regulace změny.
Někdy mohou mít zúčastněné strany projektu negativní dopad. Strávili jste spoustu času plánováním vašeho projektu a zjistit vašeDodávky-But Pokud příliš mnoho zúčastněných stran má nápady na nové výstupy, aktualizované časové lhůty, nebo upravené rozpočty, váš projekt by se mohl rychle otáčet vypnout.
Nejlepší způsob, jak vytvořit hranice se svými zainteresovanými stranami, je implementovat proces regulace změny. Vytvořením procesu navrhování, přezkoumání a přijímání změn do oblasti působnosti vašeho projektu, můžete zajistit, aby váš projekt byl dynamický a aktuální, aniž by se staral o obavy o rozsahu Creep. Existují čtyři prvky procesu řízení změny:
Zúčastněné strany projektu předloží žádost o změnu.
Klíčové zúčastněné strany Zkontrolujte žádost.
Schvalovat, odmítnout nebo odložit změnu.
Odpovídajícím způsobem upravte rozsah nebo objekty.
Zapomenutí zahrnout zúčastněné strany
Problém:Během počáteční fáze identifikace zúčastněných stran jste zapomněli na zúčastněné strany, který má vysoký zájem o tuto iniciativu.
Řešení:Zahrnujte svůj projektový tým během fáze identifikace zúčastněných stran.
Nevyhnutelně byste mohli zapomenout na cross-funkčního zúčastněných stran nebo přemýšlet o zúčastněných stranách, ale zapomeňte je přidat do seznamu zúčastněných stran nebo vypočítat jejich vlivu vlivu. Tyto typy chyb se dějí - ale chcete je vyhnout co nejvíce, zejména pro zúčastněné strany, kteří mají vysoký vliv nebo zájem.
Nejlepší způsob, jak se ujistit, že se to nestane, je zapojit váš projektový tým během procesu identifikace zúčastněných stran. Zvažte, že drží tým brainstorming relace identifikovat a kategorizovat každého zúčastněných stran, takže nikdo nezůstane odešle ze seznamu. Pokud si stále nejste jisti, spusťte seznam podle svého manažera nebo sponzora projektu, abyste se ujistili, že nechcete chybět nikoho, kdo by měl být zahrnut. V případě pochybností se zeptejte!
Nepřináší zúčastněných stran včas
Problém:Už jste vyhozen svůj projekt a pak začal analýzu zúčastněných stran.
Řešení:Příště vytvoříte mapu analýzy zúčastněných stran.
Tenhle je zřejmý, ale stojí za to včetně. Pokud zapomenete zúčastněné strany, použijte to jako příležitost učení pro váš další projekt. Například, pokud jste zapomněli provést mapu analýzy zúčastněných stran až poProject Kickoff., Udělejte si poznámku, abyste to udělali na druhém místě.
Klíčem k řízení zúčastněných stran je jasnost
Abyste zajistili, že váš projekt zhasne bez závodu, musíte se ujistit, že očekávání zúčastněných stran odpovídají vašim projektovým výstupům - jinými slovy, je třeba zvýšit a podporovat jasnost v celém projektu.
Nejlepší způsob, jak to udělat, je to s nástrojem pro správu práce, jako je Správce úloh UDN . Nástroje pro správu prácePomůže vám koordinovat lidi a pracovat na všech úrovních vaší organizace. Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si našeÚvod do managementu práce .
