4 způsoby, jak vytvořit role a odpovědnosti za úspěch týmu

souhrn

Je to náročné držet se plánu projektu bez jasných rolí a odpovědností. Když definujete týmové role, můžete pomoci spolupracovat a pracovat prostřednictvím projektů efektivněji. V této příručce vysvětlíme, jak navázat role a povinnosti a proč tak učiní, bude to přínosem pro váš tým.

Víš, že chaotický pocit řízení projektu, kde jsou role a povinnosti nejasné? Vzhledem k tomu, jeden člen týmu se pohybuje vpřed s designem, další se pohybuje vpřed s obsahem. Oba členové týmu napsat kopii obsaženou v obrazech, za předpokladu, že je součástí jejich role. Kvůli chybnému rozkomupování a duplikované práci, kopie trvá déle, než bude dodat a musíte projektu oddálit.

Je to náročné držet se plánu projektu bez jasných rolí a odpovědností. Když definujete týmové role, můžete pomoci spolupracovat a pracovat prostřednictvím projektů efektivněji. Jako manažer je důležité objasnit konkrétní úkoly pro každý člen týmu brzy v projektu, pokud doufáte, že se zlepšujeteProduktivita týmu .

V této příručce vysvětlíme, jak navázat role a povinnosti a proč tak učiní, bude to přínosem pro váš tým.

1. Určete, co je třeba udělat

Při identifikaci rolí a odpovědnosti můžete použít následující kroky při identifikaci rolí a odpovědnosti na úrovni organizační i projektu. První krok při definováníTýmové roleje určit různé úkoly, které je třeba udělat. Některé otázky, které můžete požádat, aby identifikovali tyto úkoly, zahrnují:

Byly úspěšně dokončeny minulé projekty?

Pokud ne, co by mohlo být provedeno lépe?

Jaké úkoly jsou stále na seznamu úkolů vašeho týmu?

Jaké úkoly každý člen týmu každý den denně?

Jsou tyto úkoly součástí popisu práce každého týmu?

Když víte, kolik práce musí udělat, můžete odpovídajícím způsobem delegovat úkoly.

2. Identifikujte mezery v odpovědnosti

I když je tento krok nejrelevantnější při definování rolí na úrovni organizace, můžete mít také mezery v odpovědnosti při práci na projektech.

Po Vytvoření seznamu úkolů, porovnat a kontrastovat tyto úkoly s tím, co členové týmu dělají. Toto srovnání vám pomůže identifikovat mezery v odpovědnosti. Tyto mezery mohou nastat neúmyslně, pokud je původní popis členy týmu nejasný nebo pokud se dostanou do jiných úkolů ostatními.

Když identifikujete mezery v odpovědnosti, tyto mezery se stávají vaším výchozím bodem pro reifikaci týmu. Poté můžete přesunout členy týmu zpět na své zamýšlené role a zjistit, kdo by měl převzít jakékoli další úkoly, které zacházely.

3. Vyjasněte role pomocí RACI MATRIX

A RACI MATRIX.je skvělý nástroj pro objasnění rolí členských členů týmu. RACI stojí za zodpovědný, odpovědný, konzultován a informován. Můžete nastavit RACI MATRIX-nebo tabulku - s úkoly na ose Y a členy týmu na ose X.

Přiřaďte jeden ze čtyř dopisů RACI každému členu úkolu a týmu. Díky tomu je snadné pro členy týmu vědět, jaká je jejich konkrétní role pro každý úkol.

Níže uvedená legenda vysvětluje podrobněji, co týmové role fungují nejlépe s každým písmenem RACI grafu.

R = odpovědný. Tato osoba provádí práci. Za úkol by měl být jen jeden zodpovědný za úkol, takže všichni na týmu ví, kdo jít s otázkami a aktualizací.

A = odpovědný. Tato osoba je zodpovědná za schvalování práce a bude pravděpodobně manažerem.

C = konzultován. Tato osoba by měla poskytnout vstup do práce. To by mohlo být členem týmu nebo někoho na jiném týmu.

I = informovaný. Tato osoba by měla být informována o pokroku a výsledku práce, ale nedávají vstup do práce, jak se provádí.

Další tipy pro RACI MATRIX:

By měl být pouze jeden zodpovědný za úkol ( R. ), Takže členové týmu věděli, kdo má na starosti práci. Pokud má úkol více než jeden odpovědný členové týmu mohou snadno splést.

I když jen jedna osoba by měla být odpovědná za každou úlohu ( A ), Že tatáž osoba může být také odpovědný za úkol ( AR ).

Je také důležité omezit počet osob, které sdělit, jak to může dělat váš projekt zbytečně složité (zachovat já je na nízké úrovni ).

Můžete použít Raci matice stanovit jasná očekávání pro své členy týmu a jako reference při realizaci projektů.

4. Získat zpětnou vazbu od členů týmu

Žádají členy týmu pro upřímný zpětnou vazbu po dokončení váš RACI matice může podpořittýmová spoluprácea poskytnout vhled do zda role, kterou jste přiřadili zdát funkční.

Když se členové týmu vyjádřit své názory, můžete vytvořit zdravédynamika týmu na pracovištiusnadněním komunikace.

Můžete požádat o zpětnou vazbu v několika způsoby, například:

Pořádat setkání týmu a požádat, „má někdo názor na týmových rolí jsem přiřazených?“

Plán 1: 1 setkání, takže členové týmu mají bezpečný prostor, aby vyjádřila obavy.

Vyhánění anonymní průzkum, takže členové týmu mohou sdílet své poctivé odpovědi.

Když se vyjasnit role a povinnosti

Existují role a odpovědnosti na organizační a na úrovni projektů. Jako projektový manažer, vaším úkolem je definovat jak pro svůj tým v různých časech. Vytvoření solidní týmovou strukturu na organizační úrovni je zásadní a je třeba řešit jako první, pokud jste si všiml mezery v této oblasti.

Například v případě, že autor svůj tým zpracovává hodně projektování, to může být čas přeorientovat své priority a úkoly. Je-li projektant reaguje na e-maily po celý den, přestavět svůj tým strukturu, takže mají více času heads-dolů k vytvoření.

Poté, co váš tým ví, že jejich role a odpovědnosti na organizační úrovni, můžete přistupovat ke každému projektu přistupujeme individuálně. Konstruktér může mít obecné povinnosti pro jejich pracovní role, ale pro konkrétní projekt, mohou být také odpovědný za zaslání návrhů dopředu a dozadu.

Výhody založení rolí a odpovědnosti

Po vytvoření role a odpovědnosti, vytvořítestruktura týmukterá je postavena tak, aby poslední. týmový výkon zlepší, když jednotlivci přesvědčeni, v povinnostech, že jsou přiděleny.

Když členové týmu mají individuální role, tým také těží i jinými způsoby, například:

Zvýšená produktivita:Budete všimnetezvýšení produktivitypři přiřazení klíčových úkolů pro každého člena týmu. Když členové týmu mají jasno o svých rolí a odpovědnosti, mohou upřednostňovat tu správnou práci a získat jejich nejvíce high-dopad práci.

Zlepšení procesu přijímání:Když se vyjasnit pracovních povinností pro různé role, ty usnadňují najímání manažerů, aby vyhovují potřebám týmu při hledání nových zaměstnanců. Bez jasného seznam povinností, může být obtížné pro náborářů vysvětlit role pracovní kandidátům.

Zvýšit týmovou morálku:Když tam je nejasnost v tom, co členové týmu by měli dělat, oni mohou cítit jisti svými schopnostmi. Definování rolí a odpovědnosti můžeboost tým morálkaprotože každý bude mít za úkol splnit. Lze také zarovnat členové týmu pracovat na úkolech, které doplňují své přirozené schopnosti, takže se cítí důvěru v to, co dělají každý den.

Účinnější zdroje:Vaše organizace bude ztrácet méně času a peněz, když členové týmu provádět správné pracovní role. Jak je patrné z výše uvedeného příkladu, dva členové týmu, kteří neznali své pracovní povinnosti na projektu zdvojnásobil na práci. Tento duplicitní práce plýtvá drahocenný čas projektu, av důsledku toho také vyhozené peníze. Efektivnější váš tým, tím štíhlejší rozpočet a časový harmonogram bude.

S jasnými a konkrétními týmových rolí, členové týmu by měli cítit jistotu a motivováni k dosažení svých povinností.

Příklady rolí a odpovědnosti

Každá role má klíčové povinnosti, které se hodí s touto pozicí. Je-li správně zarovnán, členové týmu by měli znát svou úlohu a být zodpovědný za úkoly, které zapadají do zaměstnání. Podívejte se na některé běžné role a odpovědnost těchto rolí mohou mít.

Role:Projektový manažer

Odpovědnost:

Plánovat a rozvíjet projekt

Vytvořit a vést tým

Monitor a.Sdílet projekt Project

Role:Visual Designer.

Odpovědnost:

Vyrábět konzistentní vizuální práci

Udržujte členy týmu aktuálníprojektové milníky

Vytvořit směr pro projekty a vedení členů týmu

Role:Obsah spisovatele

Odpovědnost:

Výzkum a zápis kopie

Komunikujte s projektanti a manažery na pokroku

Revidovat kopii po obdržení zpětné vazby od klientů

Tyto povinnosti se mohou změnit na základěOrganizační kultura, pracovní prostředí a schopnosti každého jednotlivého člena týmu. Můžete si vytvořit vlastní šablonu odpovědnosti za úkol, která obsahuje podrobnější informace, jako je, kdo člen týmu hlásí a požadavky této role.

Vybudovat silný projektový tým s jasnou komunikací a strukturou

Jako vedoucí týmu je to vaše práce připravit členy týmu pro každý projekt. Nejlepší způsob, jak vytvořit silnou strukturu týmu, je otevřenou komunikaci. S týmovým komunikačním softwarem, můžete splnit termíny a dosáhnout cílů týmu tím, že se ujistí, že každý zná své role a odpovědnosti, kdy jsou úkoly splatné, a kde pracovní stojany.