4 cách để thiết lập vai trò và trách nhiệm cho thành công của đội

Tóm lược

Đó là thử thách để gắn bó với một kế hoạch dự án mà không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Khi bạn xác định vai trò của nhóm, bạn có thể giúp các đồng đội hợp tác và hoạt động thông qua các dự án hiệu quả hơn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập vai trò và trách nhiệm và tại sao làm như vậy sẽ có lợi cho nhóm của bạn.

Bạn biết rằng cảm giác hỗn loạn của việc quản lý một dự án nơi các vai trò và trách nhiệm không rõ ràng? Khi một thành viên trong nhóm tiến về phía trước với thiết kế, một thành viên khác di chuyển về phía trước với nội dung. Cả hai thành viên trong nhóm viết bản sao có trong hình ảnh, giả sử đây là một phần của vai trò của họ. Do thông tin sai lệch và công việc trùng lặp, bản sao mất nhiều thời gian để giao hàng và bạn phải trì hoãn dự án.

Đó là thử thách để gắn bó với một kế hoạch dự án mà không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Khi bạn xác định vai trò của nhóm, bạn có thể giúp các đồng đội hợp tác và hoạt động thông qua các dự án hiệu quả hơn. Là người quản lý, điều quan trọng là làm rõ các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi thành viên trong nhóm trong một dự án nếu bạn hy vọng sẽ cải thiện năng suất nhóm .

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập vai trò và trách nhiệm và tại sao làm như vậy sẽ có lợi cho nhóm của bạn.

1. Xác định những gì cần phải hoàn thành

Bạn có thể sử dụng các bước sau đây khi xác định vai trò và trách nhiệm ở cả cấp độ tổ chức và dự án. Bước đầu tiên khi xác định Vai trò của nhóm là để xác định các nhiệm vụ khác nhau cần phải hoàn thành. Một số câu hỏi bạn có thể yêu cầu xác định các nhiệm vụ này bao gồm:

Những nhiệm vụ nào vẫn còn trong danh sách việc cần làm của nhóm bạn?

Các nhiệm vụ này là một phần của mô tả công việc của mỗi thành viên trong nhóm?

Khi bạn biết bao nhiêu công việc cần phải hoàn thành, bạn có thể ủy thác các nhiệm vụ phù hợp.

2. Xác định các khoảng trống trong trách nhiệm

Mặc dù bước này có liên quan nhất khi xác định vai trò ở cấp tổ chức, bạn cũng có thể có những khoảng trống trong trách nhiệm khi làm việc trên các dự án.

Sau Tạo danh sách việc cần làm của bạn , so sánh và tương phản những nhiệm vụ này với những thành viên trong nhóm đang làm. So sánh này sẽ giúp bạn xác định bất kỳ khoảng cách nào trong trách nhiệm. Những khoảng trống này có thể xảy ra vô tình nếu mô tả công việc ban đầu của các thành viên là không rõ ràng hoặc nếu họ bị người khác kéo vào các nhiệm vụ khác.

Khi bạn xác định các khoảng trống trong trách nhiệm, những khoảng trống này trở thành điểm khởi đầu của bạn để sắp xếp lại đội. Sau đó, bạn có thể di chuyển các thành viên trong nhóm trở lại vai trò dự định của họ và tìm ra những người nên đảm nhận bất kỳ nhiệm vụ bổ sung nào mà họ đang xử lý.

3. Làm rõ các vai trò bằng cách sử dụng ma trận Raci

MỘT Ma trận Raci. là một công cụ tuyệt vời để làm rõ vai trò thành viên của nhóm. Raci là viết tắt của trách nhiệm, chịu trách nhiệm, tư vấn và thông báo. Bạn có thể thiết lập Ma trận Raci hoặc bảng với các nhiệm vụ của mình trên trục Y và các thành viên trong nhóm của bạn trên trục X.

Chỉ định một trong bốn chữ cái RACI cho mỗi nhiệm vụ và thành viên trong nhóm. Điều này giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng biết vai trò cụ thể của họ đối với từng nhiệm vụ.

Truyền thuyết dưới đây giải thích chi tiết hơn về các vai trò nhóm nào làm việc tốt nhất với mỗi chữ cái của biểu đồ RACI.

R = chịu trách nhiệm . Người này thực hiện công việc. Chỉ có thể có một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, vì vậy tất cả mọi người trong nhóm biết những người đi cùng với các câu hỏi và cập nhật.

A = TÀI KHOẢN . Người này có trách nhiệm phê duyệt công việc và có thể sẽ là người quản lý.

C = tư vấn . Người này nên đưa ra đầu vào trong công việc. Đây có thể là một thành viên trong nhóm hoặc một người nào đó trên một đội khác.

Tôi = thông báo . Người này nên được thông báo về sự tiến bộ và kết quả của công việc, nhưng họ không đưa ra đầu vào trong công việc vì nó đang được thực hiện.

Chỉ nên có một người chịu trách nhiệm trên mỗi nhiệm vụ ( Ở r ) Vì vậy, các thành viên trong nhóm biết ai chịu trách nhiệm về công việc. Nếu một nhiệm vụ có nhiều hơn một người có trách nhiệm, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng bị nhầm lẫn.

Trong khi chỉ có một người nên chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ ( MỘT ), cùng một người cũng có thể chịu trách nhiệm về nhiệm vụ ( Ar. ).

Điều quan trọng là giới hạn số lượng người bạn thông báo, vì điều này có thể khiến dự án của bạn phức tạp không cần thiết ( giữ cho tôi thấp ).

Bạn có thể sử dụng Ma trận Raci để thiết lập rõ ràng mong đợi cho các thành viên trong nhóm của mình và là một tài liệu tham khảo khi thực hiện các dự án.

4. Nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm

Yêu cầu các thành viên trong nhóm để phản hồi thẳng thắn sau khi bạn hoàn thành Ma trận Raci của mình có thể khuyến khích hợp tác nhóm và cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc các vai trò bạn đã chỉ định có vẻ như là chức năng.

Khi các thành viên trong nhóm của bạn có thể nói lên ý kiến của họ, bạn tạo ra sức khỏe Dinh động đội tại nơi làm việc bằng cách tạo điều kiện giao tiếp.

Giữ một cuộc họp nhóm và hỏi, "Có ai có ý kiến về các vai trò của nhóm tôi đã chỉ định không?"

Lịch họp 1: 1, vì vậy các thành viên trong nhóm có một không gian an toàn cho mối quan tâm bằng giọng nói.

Đưa ra một cuộc khảo sát ẩn danh để các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ các phản ứng trung thực của họ.

Khi nào nên làm rõ vai trò và trách nhiệm

Có vai trò và trách nhiệm tại cấp tổ chức và mức độ dự án. Là người quản lý dự án, công việc của bạn là xác định cả hai cho đội của bạn vào những thời điểm khác nhau. Tạo cấu trúc đội rắn ở cấp tổ chức rất quan trọng và nên được giải quyết trước nếu bạn nhận thấy khoảng trống trong khu vực này.

Ví dụ: nếu một nhà văn trên nhóm của bạn đang xử lý rất nhiều quy hoạch dự án, có thể là lúc để tập trung lại các ưu tiên và nhiệm vụ của họ. Nếu một nhà thiết kế đang phản hồi email cả ngày, hãy sắp xếp lại cấu trúc nhóm của bạn để họ có nhiều thời gian đứng đầu để tạo.

Khi nhóm của bạn biết về vai trò và trách nhiệm của họ ở cấp tổ chức, bạn có thể tiếp cận từng dự án. Một nhà thiết kế có thể có nhiệm vụ chung cho vai trò công việc của họ, nhưng đối với một dự án cụ thể, họ cũng có thể chịu trách nhiệm gửi thiết kế qua lại.

Lợi ích của việc thiết lập vai trò và trách nhiệm

Khi bạn thiết lập vai trò và trách nhiệm, bạn tạo một cấu trúc nhóm đó là xây dựng để cuối cùng. Hiệu suất của đội sẽ cải thiện khi các cá nhân cảm thấy tự tin vào các nhiệm vụ mà họ được giao.

Khi các thành viên trong nhóm có vai trò cá nhân, nhóm cũng được hưởng lợi theo những cách khác, bao gồm:

Tăng năng suất: Bạn sẽ nhận thấy An. tăng năng suất Khi bạn gán trách nhiệm chính cho mỗi thành viên trong nhóm. Khi các thành viên trong nhóm có sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ, họ có thể ưu tiên công việc phù hợp và hoàn thành công việc tác động cao nhất của họ.

Cải thiện quá trình tuyển dụng: Khi bạn làm rõ trách nhiệm công việc cho các vai trò khác nhau, bạn sẽ dễ dàng thuê các nhà quản lý để đáp ứng nhu cầu của nhóm khi tìm kiếm việc thuê mới. Nếu không có một danh sách rõ ràng về trách nhiệm, có thể là khó khăn đối với các nhà tuyển dụng để giải thích vai trò công việc cho các ứng cử viên.

Tăng cường tinh thần nhóm: Khi thiếu sự rõ ràng trong những gì các thành viên trong nhóm của bạn nên làm, họ có thể cảm thấy không chắc chắn về kỹ năng của họ. Xác định vai trò và trách nhiệm có thể Tăng cường nhóm tinh thần Bởi vì mọi người sẽ có một nhiệm vụ để hoàn thành. Bạn cũng có thể căn chỉnh các thành viên trong nhóm làm việc theo nhiệm vụ bổ sung cho khả năng tự nhiên của họ để họ cảm thấy tự tin vào những gì họ đang làm mỗi ngày.

Tài nguyên hiệu quả hơn: Tổ chức của bạn sẽ lãng phí ít thời gian hơn và tiền bạc khi các thành viên trong nhóm thực hiện các vai trò công việc chính xác. Như đã thấy trong ví dụ trên, hai thành viên trong nhóm không biết trách nhiệm công việc của họ trong một dự án tăng gấp đôi trong công việc. Công việc trùng lặp này lãng phí thời gian dự án có giá trị, và kết quả là, nó cũng lãng phí tiền. Nhóm của bạn sẽ hiệu quả hơn, mức độ của ngân sách và dòng thời gian sẽ là.

Với vai trò nhóm rõ ràng và cụ thể, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy tự tin và có động lực để đạt được trách nhiệm của họ.

Ví dụ về vai trò và trách nhiệm

Mỗi vai trò đều có trách nhiệm chính phù hợp với vị trí đó. Khi được căn chỉnh chính xác, các thành viên trong nhóm nên biết vai trò của họ và chỉ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ phù hợp với vai trò công việc của họ. Hãy xem một số vai trò phổ biến và trách nhiệm mà các vai trò này có thể có.

Những trách nhiệm này có thể thay đổi dựa trên Văn hóa tổ chức , Môi trường làm việc và khả năng của từng thành viên trong nhóm. Bạn có thể tạo mẫu trách nhiệm công việc của riêng mình bao gồm nhiều chi tiết hơn như thành viên nhóm báo cáo và yêu cầu của vai trò.

Xây dựng một nhóm dự án mạnh mẽ với giao tiếp và cấu trúc rõ ràng

Là trưởng nhóm, đó là công việc của bạn để chuẩn bị các thành viên trong nhóm của bạn cho mọi dự án. Cách tốt nhất để tạo ra một cấu trúc đội mạnh là thông qua giao tiếp mở. Với phần mềm giao tiếp nhóm, bạn có thể đáp ứng thời hạn và đạt được các mục tiêu của đội bằng cách đảm bảo mọi người biết vai trò và trách nhiệm của họ, khi các nhiệm vụ đến hạn và nơi làm việc đứng.