4 maneras de establecer roles y responsabilidades para el éxito del equipo

Resumen

Es un desafío que se adhiere a un plan de proyecto sin roles y responsabilidades claras. Cuando defina los roles de equipo, puede ayudar a los compañeros de equipo colaborar y trabajar a través de proyectos de manera más eficiente. En esta guía, explicaremos cómo establecer roles y responsabilidades y por qué hacerlo beneficiará a su equipo.

¿Sabes que la sensación caótica de administrar un proyecto donde los roles y las responsabilidades no están claros? A medida que un miembro del equipo avanza con el diseño, otro avanza con contenido. Ambos miembros del equipo escriben la copia incluida en las imágenes, asumiendo que esto es parte de su función. Debido a la falta de comunicación y el trabajo duplicado, la copia tarda más en su entrega y debe retrasar el proyecto.

Es un desafío que se adhiere a un plan de proyecto sin roles y responsabilidades claras. Cuando defina los roles de equipo, puede ayudar a los compañeros de equipo colaborar y trabajar a través de proyectos de manera más eficiente. Como gerente, es importante aclarar tareas específicas para cada miembro del equipo desde el principio en un proyecto si espera mejorarProductividad del equipo .

En esta guía, explicaremos cómo establecer roles y responsabilidades y por qué hacerlo beneficiará a su equipo.

1. Determinar qué necesita hacerse.

Puede usar los siguientes pasos al identificar roles y responsabilidades tanto a nivel organizativo como de proyecto. El primer paso al definir.roles de equipoEs para determinar las diversas tareas que necesitan hacerse. Algunas preguntas que puede pedir identificar estas tareas incluyen:

¿Fueron los proyectos anteriores completados con éxito?

Si no, ¿qué se podría haber hecho mejor?

¿Qué tareas siguen en la lista de tareas de tu equipo?

¿Qué tareas completan cada miembro del equipo a diario?

¿Estas tareas son parte de la descripción del trabajo de cada miembro del equipo?

Cuando sepa cuánto trabajo necesita hacer, puede delegar tareas en consecuencia.

2. Identificar las brechas en las responsabilidades.

Si bien este paso es más relevante al definir roles a nivel organizativo, es posible que también tenga brechas en las responsabilidades cuando se trabaja en proyectos.

Despuéscreando tu lista de tareas, compare y contraste estas tareas con lo que están haciendo los miembros del equipo. Esta comparación le ayudará a identificar cualquier brecha en las responsabilidades. Estas brechas pueden ocurrir involuntariamente si las descripciones del trabajo original de los miembros del equipo no están claras o si otras tienen otras tareas.

Cuando identifica las brechas en las responsabilidades, estas brechas se convierten en su punto de partida para la realineación del equipo. Luego, puede mover a los miembros del equipo a sus roles intencionados y averiguar quién debe hacerse cargo de cualquier tarea adicional que estuvieron manejando.

3. Aclare los roles usando una matriz de raci.

A Matriz RaciEs una gran herramienta para aclarar los roles de los miembros del equipo. RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. Puede configurar una matriz RACI, o una tabla, con sus tareas en el eje y y los miembros de su equipo en el eje X.

Asigne una de las cuatro cartas de RACI a cada miembro de la tarea y del equipo. Esto facilita que los miembros del equipo sepan cuál es su función específica para cada tarea.

La leyenda a continuación explica con mayor detalle qué roles del equipo funcionan mejor con cada letra de la carta de raci.

R = responsable. Esta persona realiza el trabajo. Solo debe haber uno responsable por tarea, para que todos en el equipo sepa a quién ir para preguntas y actualizaciones.

A = responsable. Esta persona es responsable de aprobar el trabajo y es probable que sea un gerente.

C = consultado. Esta persona debe dar información sobre el trabajo. Esto podría ser miembro del equipo o alguien en otro equipo.

I = informado. Esta persona debe ser informada del progreso y el resultado del trabajo, pero no le dan información sobre el trabajo, ya que se está realizando.

Consejos adicionales para la matriz de RACI:

Solo debe haber uno responsable por tarea ( R ) Entonces los miembros del equipo saben quién está a cargo del trabajo. Si una tarea tiene más de un responsable, los miembros del equipo pueden confundirse fácilmente.

Si bien solo una persona debe ser responsable de cada tarea ( A ), esa misma persona también puede ser responsable de la tarea (Arkansas ).

También es importante limitar el número de personas que informa, ya que esto puede hacer que su proyecto sea innecesariamente complejo (Sigue siendo bajo ).

Puede usar una matriz RACI para establecer expectativas claras para los miembros de su equipo y como referencia al ejecutar proyectos.

4. Obtenga comentarios de los miembros del equipo

Preguntar a los miembros del equipo por comentarios sinceros después de completar su matriz de raci puede alentarColaboración en equipoy proporcionar información sobre si los roles que has asignado parecen funcional.

Cuando los miembros de su equipo pueden expresar sus opiniones, creas saludable.Dinámica del equipo en el lugar de trabajo.Facilitando la comunicación.

Puede solicitar comentarios de varias maneras, como:

Mantenga una reunión de equipo y pregunte: "¿Alguien tiene una opinión sobre los roles del equipo que he asignado?"

Reuniones 1: 1, por lo que los miembros del equipo tienen un espacio seguro para las preocupaciones de voz.

Apague una encuesta anónima, por lo que los miembros del equipo puedan compartir sus respuestas honestas.

Cuándo aclarar los roles y las responsabilidades.

Hay roles y responsabilidades a nivel organizativo y del proyecto. Como Gerente de Proyecto, su trabajo es definir tanto a su equipo en diferentes momentos. Crear una estructura de equipo sólida a nivel organizacional es crucial y debe abordarse primero si está notando huecos en esta área.

Por ejemplo, si un escritor en su equipo está manejando mucha de la planificación del proyecto, puede ser el momento de reenfocar sus prioridades y tareas. Si un diseñador está respondiendo a los correos electrónicos todo el día, realinea la estructura de su equipo para que tengan más tiempo de cabezas para crear.

Una vez que su equipo conozca sus roles y responsabilidades a nivel organizativo, puede acercarse a cada proyecto individualmente. Un diseñador puede tener deberes generales para su función de trabajo, pero para un proyecto específico, también pueden ser responsables de enviar diseños de ida y vuelta.

Los beneficios de establecer roles y responsabilidades.

Cuando establece roles y responsabilidades, creas unestructura de equipoEso está diseñado para durar. El rendimiento del equipo mejorará cuando los individuos se sientan confiados en los deberes que están asignados.

Cuando los miembros del equipo tienen roles individuales, el equipo también se beneficia de otras formas, incluyendo:

Productividad incrementada:Notarás unAumento de la productividad.Cuando asigna responsabilidades clave a cada miembro del equipo. Cuando los miembros del equipo tienen claridad sobre sus roles y responsabilidades, pueden priorizar el trabajo correcto y hacer su trabajo de mayor impacto.

Mejorar el proceso de contratación:Cuando aclara las responsabilidades de trabajo para diferentes roles, facilita la contratación de los gerentes que cumplan con las necesidades del equipo al buscar nuevas contrataciones. Sin una lista clara de responsabilidades, puede ser difícil para los reclutadores explicar los roles de trabajo a los candidatos.

BOOST TEAM MORALE:Cuando hay una falta de claridad en lo que deben hacer sus miembros del equipo, pueden sentirse inseguros de sus habilidades. Definir roles y responsabilidades puedeBoost Team MoralePorque todos tendrán una tarea para lograr. También puede alinear a los miembros del equipo para que trabajen en tareas que complementen sus habilidades naturales para que se sientan confidentes en lo que están haciendo cada día.

Recursos más eficientes:Su organización desperdiciará menos tiempo y dinero cuando los miembros del equipo realizarán los roles de trabajo correctos. Como se ve en el ejemplo anterior, dos miembros del equipo que no sabían que sus responsabilidades laborales en un proyecto se duplicaron en el trabajo. Este trabajo duplicado desperdició un valioso tiempo de proyecto, y como resultado, también desperdició dinero. Cuanto más eficiente sea su equipo, más lean será el presupuesto y la línea de tiempo.

Con los roles de equipos claros y concretos, los miembros de su equipo deben sentirse confiados y motivados para lograr sus responsabilidades.

Ejemplos de roles y responsabilidades.

Cada rol tiene responsabilidades clave que encajan con esa posición. Cuando se alinean correctamente, los miembros del equipo deben conocer su papel y solo ser responsables de las tareas que se ajustan a su función de trabajo. Eche un vistazo a algunos roles comunes y las responsabilidades que estos roles pueden tener.

Papel:Gerente de proyecto

Responsabilidades:

Planificar y desarrollar el proyecto

Crear y liderar el equipo

MonitorComparte el progreso del proyecto

Papel:Diseñador visual

Responsabilidades:

Producir trabajo visual consistente

Mantener a los miembros del equipo al día conHitos del proyecto

Crear dirección para proyectos y miembros del equipo guía.

Papel:Escritor de contenido

Responsabilidades:

Investigación y copia de escritura

Comunicarse con diseñadores y gerentes en progreso.

Revise la copia después de recibir comentarios de los clientes

Estas responsabilidades pueden cambiar según elcultura organizacional, ambiente de trabajo y habilidades de cada miembro del equipo individual. Puede hacer que su propia plantilla de responsabilidades de trabajo incluye más detalles, como los que informa el miembro del equipo y los requisitos del papel.

Construir un equipo de proyecto fuerte con una clara comunicación y estructura.

Como líder del equipo, es su trabajo preparar a los miembros de su equipo para cada proyecto. La mejor manera de crear una estructura de equipo fuerte es a través de la comunicación abierta. Con el software de comunicación de equipo, puede cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos del equipo asegurándose de que todos sepa sus roles y responsabilidades, cuando se deben las tareas y dónde se encuentra el trabajo.