4 способи встановлення ролей та обов'язків для успіху команди

Резюме

Це складно дотримуватися плану проекту без чітких ролей та відповідальності. Коли ви визначаєте ролі команди, ви можете допомогти товаришам по команді співпрацювати та працювати над проектами. У цьому посібнику ми пояснимо, як встановити ролі та обов'язки та чому це буде корисним вашим команді.

Ви знаєте, що хаотичне відчуття управління проектом, де ролі та обов'язки незрозумілі? Як один член команди рухається вперед з дизайном, інша рухається вперед з вмістом. Обидва члени команди пишуть копію, включену до зображень, припускаючи, що це є частиною їх ролі. Через неправильне спілкування та дубльована робота, копія займає більше часу, щоб доставити, і ви повинні затримати проект.

Це складно дотримуватися плану проекту без чітких ролей та відповідальності. Коли ви визначаєте ролі команди, ви можете допомогти товаришам по команді співпрацювати та працювати над проектами. Як менеджер, важливо прояснити конкретні завдання для кожного члена команди рано в проекті, якщо ви сподіваєтеся покращитиПродуктивність команди .

У цьому посібнику ми пояснимо, як встановити ролі та обов'язки та чому це буде корисним вашим команді.

1. Визначте, що потрібно зробити

Ви можете використовувати наступні кроки при виявленні ролей та відповідальності як на організаційно-проектному рівні. Перший крок при визначенніРолі командиє визначення різних завдань, які потрібно зробити. Деякі питання, які ви можете попросити визначити ці завдання, включають:

Були успішно завершені проекти?

Якщо ні, то, що могло б зробити краще?

Які завдання все ще перебувають у списку ваших команди?

Які завдання кожного члена команди повна щодня?

Чи є ці завдання частини кожної команди Опис роботи?

Коли ви знаєте, скільки роботи потрібно зробити, ви можете відповідно делегувати завдання.

2. Визначте прогалини в обов'язках

Хоча цей крок найбільш актуальний при визначенні ролей на організаційному рівні, ви також можете мати прогалини відповідальності при роботі над проектами.

ПісляСтворення списку справ, Порівняйте та контрастуйте ці завдання з якою членами команди. Це порівняння допоможе вам визначити будь-які прогалини обов'язків. Ці прогалини можуть відбутися ненавмисно, якщо оригінальні посади членів команди незрозуміло, або якщо вони витягуються в інші завдання іншими.

Коли ви визначаєте прогалини в обов'язках, ці прогалини стають вашою відправною точкою для перебудови команди. Потім ви можете повернути членів команди до запланованих ролей та з'ясувати, хто повинен взяти на себе будь-які додаткові завдання, які вони обробляли.

3. Роз'яснення ролей за допомогою матриці раси

A Рацина матрицяце чудовий інструмент для уточнення ролей членів команди. Raci виступає за відповідальність, відповідальність, консультувана та інформована. Ви можете налаштувати матрицю RACI-або таблицю з вашими завданнями на осі Y та членів вашої команди на осі X.

Призначте одне з чотирьох букв раси до кожного завдання та члена команди. Це робить його легким для членів команди знати, яка їхня конкретна роль для кожного завдання.

Легенда нижче пояснює більш детально, яка команда ролі найкраще працюють з кожною буквою ракетної діаграми.

R = відповідальний. Ця особа виконує роботу. Там повинно бути лише одне відповідальність за завдання, тому кожен з команди знає, хто з питань та оновлень.

A = відповідальність. Ця особа несе відповідальність за затвердження роботи і, ймовірно, буде менеджером.

C = консультації. Ця особа повинна надати введення на роботу. Це може бути членом команди або хтось за іншою командою.

I = повідомив. Ця особа повинна бути поінформована про прогрес та результат роботи, але вони не дають введення на роботу, як це виконується.

Додаткові поради для Matrix Raci:

Там повинно бути лише один відповідальний за завдання ( Г ) Отже, члени команди знають, хто відповідає за роботу. Якщо завдання має більш ніж один відповідальний, члени команди можуть легко заплутатися.

Хоча лише одна особа повинна бути відповідальною за кожне завдання ( A ), однакова людина також може бути відповідальною за завдання ( Ar ).

Важливо також обмежити кількість людей, які ви інформуєте, оскільки це може зробити ваш проект непотрібно складним (тримати я низький ).

Ви можете використовувати RACI MATRIX, щоб встановити чіткі очікування для членів вашої команди та як довідку, коли виконуючи проекти.

4. Отримайте відгук від членів команди

Запитуючи членів команди для відвертого відгуку після завершення вашої матриці RACI може заохочуватиКомандна співпрацяІ забезпечити уявлення про те, чи надані ролі, здається, здається функціональними.

Коли члени вашої команди можуть висловити свої думки, ви створюєте здоровуДинаміка команди на робочому місцішляхом полегшення спілкування.

Ви можете попросити відгук кількох способів, таких як:

Тримайте команду, і запитайте: "Хто-небудь має думку про ролі команди, яку я призначив?"

Розклад 1: 1 Зустрічі, тому члени команди мають безпечний простір для голосу.

Викладіть анонімне опитування, тому члени команди можуть поділитися своїми чесними відповідями.

Коли роз'яснити ролі та обов'язки

На організаційних та проектному рівні існують ролі та обов'язки. Як менеджер проекту, ваша робота полягає у визначенні як для вашої команди в різний час. Створення суцільної структури команд на організаційному рівні має вирішальне значення, і спочатку слід розглядати, якщо ви помічаєте прогалини у цій галузі.

Наприклад, якщо письменник у вашій команді займається великою кількістю планування проекту, може бути час для переорієнтації своїх пріоритетів та завдань. Якщо дизайнер відповідає на електронні листи весь день, перейдіть до своєї структури команди, щоб вони могли створити більше голови.

Після того, як ваша команда знає свої ролі та обов'язки на організаційному рівні, ви можете підійти до кожного проекту окремо. Дизайнер може мати загальні обов'язки щодо ролі роботи, але для конкретного проекту вони також можуть бути відповідальними за відправлення конструкцій вперед і назад.

Переваги встановлення ролей та обов'язків

Коли ви встановлюєте ролі та обов'язки, ви створюєтеструктура командице побудований для останнього. Продуктивність команди покращиться, коли люди відчувають себе впевненими у своїх обов'язках.

Коли члени команди мають індивідуальні ролі, команда також користується іншими способами, у тому числі:

Підвищена продуктивність:Ви помітитепідвищення продуктивностіКоли ви призначаєте ключові обов'язки кожній члену команди. Коли члени команди мають чіткість про свої ролі та обов'язки, вони можуть визначити пріоритету правильної роботи та отримати їх найважливіші роботи.

Поліпшення процесу найму:Коли ви роз'яснюєте обов'язки роботи за різну роль, ви полегшуєте, щоб наймати менеджерів зустрічаються з командою, коли шукаєте нові найпопулярніші. Без чіткого списку обов'язків може бути складним для рекрутера, щоб пояснити робочі ролі кандидатам.

Підвищення команди Мораль:Коли є відсутність ясності в тому, що члени вашої команди повинні робити, вони можуть відчувати себе невпевнені у своїх навичках. Визначення ролей та обов'язків можеПідвищення команди Моральтому що кожен буде виконувати завдання. Ви також можете вирівняти членів команди, щоб працювати над завданнями, які доповнюють свої природні здібності, щоб вони почувати себе впевненими у тому, що вони роблять щодня.

Більш ефективні ресурси:Ваша організація буде витрачати менше часу та грошей, коли члени команди виконують правильні ролі роботи. Як видно з наведеного вище, дві члени команди, які не знали своїх робочих обов'язків за проектом, подвоїлися на роботі. Ця дубльована робота витрачається за розумним часом проекту, і в результаті, він також витратив гроші. Чим ефективніша ваша команда - це менший бюджет та шкала часу.

З чіткими та конкретними командними ролями, ваші члени команди повинні відчувати себе впевненими та мотивованими для досягнення своїх обов'язків.

Приклади ролей та обов'язків

Кожна роль має ключові обов'язки, які відповідають цією позицією. Коли правильно вирівняно, члени команди повинні знати свою роль і відповідають лише за завданням, які підходять під час їхньої роботи. Погляньте на деякі спільні ролі, а відповідальність ці ролі можуть мати.

Роль:Керівник проекту

Обов'язки:

Планування та розробка проекту

Створювати і вести команду

Монітор іПоділіться прогресом проекту

Роль:Візуальний дизайнер

Обов'язки:

Виробляти послідовну візуальну роботу

Зберігайте членів команди в курсіетапи проекту

Створити напрямок для членів проектів та керівництва

Роль:Вміст письменника

Обов'язки:

Дослідження та копіювання запису

Спілкуватися з дизайнерами та керівниками про прогрес

Переглянути копію після отримання зворотного зв'язку від клієнтів

Ці обов'язки можуть змінюватися на основіОрганізаційна культура, робоче середовище та здібності кожного члена команди. Ви можете створювати власні обов'язки обов'язків, яка включає в себе докладніше, наприклад, доповіді члена команди та вимоги до ролі.

Побудувати сильну команду проекту з чітким спілкуванням та структурою

Як керівник команди, це ваша робота, щоб підготувати членів вашої команди для кожного проекту. Найкращий спосіб створити сильну структуру команди - через відкрите спілкування. Завдяки програмному програмному забезпеченню, ви можете задовольнити терміни та досягти цілей команди, переконавшись, що всі знають свої ролі та обов'язки, коли завдання обумовлені, і де працюють робочі.