4 modalități de stabilire a rolurilor și responsabilităților pentru succesul echipei

rezumat

Este o provocare să respectați un plan de proiect fără roluri și responsabilități clare. Când definiți rolurile echipei, puteți ajuta colegii să colaboreze și să lucreze prin proiecte mai eficient. În acest ghid, vom explica cum să stabilim roluri și responsabilități și de ce acest lucru va beneficia de echipa dvs.

Știți că sentimentul haotic de a gestiona un proiect în care rolurile și responsabilitățile sunt neclare? Pe măsură ce un membru al echipei se îndreaptă spre design, altul se mișcă înainte cu conținut. Ambii membri ai echipei scriu copia inclusă în imagini, presupunând că aceasta face parte din rolul lor. Din cauza muncii necorespunzătoare și duplicate, copia necesită mai mult timp și trebuie să întârzieți proiectul.

Este o provocare să respectați un plan de proiect fără roluri și responsabilități clare. Când definiți rolurile echipei, puteți ajuta colegii să colaboreze și să lucreze prin proiecte mai eficient. În calitate de manager, este important să clarificați sarcini specifice pentru fiecare membru al echipei la începutul unui proiect dacă sperați să vă îmbunătățițiProductivitatea echipei .

În acest ghid, vom explica cum să stabilim roluri și responsabilități și de ce acest lucru va beneficia de echipa dvs.

1. Determinați ce trebuie să faceți

Puteți utiliza pașii următori atunci când identificați rolurile și responsabilitățile atât la nivelul organizațional, cât și la nivelul proiectului. Primul pas la definireaRolul echipeieste de a determina diferitele sarcini care trebuie să se facă. Unele întrebări pe care le puteți solicita identificarea acestor sarcini includ:

Au fost finalizate proiectele din trecut cu succes?

Dacă nu, ce s-ar fi putut face mai bine?

Ce sarcini sunt încă în lista de sarcini a echipei dvs.?

Ce sarcini fac fiecare membru al echipei complete zilnic?

Aceste sarcini fac parte din descrierea postului fiecărui membru al fiecărui membru al echipei?

Când știți cât de multă muncă trebuie să se facă, puteți delega sarcini în consecință.

2. Identificați lacunele în responsabilități

În timp ce acest pas este cel mai relevant atunci când definiți rolurile la nivel organizațional, este posibil să aveți, de asemenea, lacune în responsabilități atunci când lucrați la proiecte.

DupăCrearea listei dvs. de sarcini, comparați și contrastează aceste sarcini cu ceea ce fac membrii echipei. Această comparație vă va ajuta să identificați decalajele în responsabilități. Aceste lacune pot apărea neintenționat în cazul în care descrierea originală a membrilor echipei este neclară sau dacă se trase în alte sarcini de către alții.

Când identificați lacunele în responsabilități, aceste lacune devin punctul de plecare pentru realinierea echipei. Apoi, puteți să mutați membrii echipei înapoi la rolurile lor intenționate și să aflați cine ar trebui să preia orice sarcini suplimentare pe care le manipulează.

3. Clarificați rolurile folosind o matrice RACI

A Raci Matrix.este un instrument excelent pentru clarificarea rolurilor membrilor echipei. RACI reprezintă responsabilitate, responsabilă, consultată și informată. Puteți configura o matrice RACI sau o tabletă - cu sarcinile dvs. pe axa Y și membrii echipei dvs. de pe axa X.

Atribuiți una din cele patru scrisori Raci fiecărei sarcini și membrilor echipei. Acest lucru face ca membrii echipei să știe care este rolul lor specific pentru fiecare sarcină.

Legenda de mai jos explică în detaliu ce roluri de echipă funcționează cel mai bine cu fiecare literă din diagrama RACI.

R = responsabili. Această persoană efectuează lucrarea. Ar trebui să fie vreodată unul responsabil per sarcină, astfel încât toată lumea pe echipa știe cine să meargă la întrebări și actualizări.

A = responsabilitate. Această persoană este responsabilă pentru aprobarea muncii și va fi probabil un manager.

C = consultat. Această persoană ar trebui să dea o contribuție pe muncă. Acesta ar putea fi un membru al echipei sau cineva pe o altă echipă.

I = informat. Această persoană ar trebui să fie informată cu privire la progresul și rezultatul lucrării, dar nu dau contribuții cu privire la lucrare așa cum se desfășoară.

Sfaturi suplimentare pentru matricea RACI:

Ar trebui să fie vreodată unul responsabil pe sarcină ( R. ) Deci, membrii echipei știu cine este responsabil de lucrare. Dacă o sarcină are mai mult de un responsabil, membrii echipei pot deveni cu ușurință confuz.

În timp ce o singură persoană ar trebui să fie responsabilă pentru fiecare sarcină ( A ), aceeași persoană poate fi, de asemenea, responsabilă pentru sarcină (AR. ).

De asemenea, este important să se limiteze numărul de persoane pe care le informați, deoarece acest lucru poate face ca proiectul dvs. să fie în mod inutil complex (Păstrați-mă jos ).

Puteți utiliza o matrice RACI pentru a seta așteptări clare pentru membrii echipei dvs. și ca o referință la executarea proiectelor.

4. Obțineți feedback de la membrii echipei

Solicitarea membrilor echipei pentru feedback-ul candidat după ce ați terminat matricea dvs. RACI poate încurajaColaborarea echipeiși să ofere o perspectivă dacă rolurile pe care le-ați atribuit par funcționale.

Când membrii echipei dvs. își pot exprima opiniile, creați sănătoșiDinamica echipei la locul de muncăprin facilitarea comunicării.

Puteți solicita feedback în mai multe moduri, cum ar fi:

Țineți o întâlnire de echipă și întrebați: "Are cineva o opinie cu privire la rolurile echipei pe care le-am atribuit?"

Programul 1: 1 Întâlniri, astfel încât membrii echipei au un spațiu sigur pentru preocupările vocale.

Scoateți un sondaj anonim, astfel încât membrii echipei să își împărtășească răspunsurile oneste.

Când să clarificați rolurile și responsabilitățile

Există roluri și responsabilități la nivel organizațional și de proiect. În calitate de manager de proiect, slujba dvs. este de a defini atât echipa dvs. în momente diferite. Crearea unei structuri solide de echipă la nivel organizațional este crucială și ar trebui abordată mai întâi dacă observați lacune în acest domeniu.

De exemplu, dacă un scriitor din echipa dvs. se ocupă de o mulțime de planificare a proiectului, poate fi timpul de reorientare a priorităților și sarcinilor acestora. Dacă un designer răspunde la e-mailuri toată ziua, realiniați structura echipei dvs., astfel încât acestea să aibă o perioadă mai mare de timp pentru a crea.

Odată ce echipa dvs. cunoaște rolurile și responsabilitățile la nivel organizațional, puteți aborda fiecare proiect individual. Un designer poate avea îndatoriri generale pentru rolul lor de muncă, dar pentru un anumit proiect, aceștia pot fi, de asemenea, responsabili pentru trimiterea de modele înainte și înapoi.

Beneficiile de stabilire a rolurilor și responsabilităților

Când stabiliți roluri și responsabilități, creați aStructura echipeiAsta e construit pentru a dura. Performanța echipei se va îmbunătăți când indivizii se simt încrezători în îndatoririle pe care le sunt alocate.

Când membrii echipei au roluri individuale, echipa beneficiază, de asemenea, în alte moduri, inclusiv:

Productivitate crescuta:Veți observa un ancreșterea productivitățiicând atribuiți responsabilități cheie fiecărui membru al echipei. Când membrii echipei au claritate cu privire la rolurile și responsabilitățile lor, ei pot prioritiza munca corectă și pot obține cele mai mari lucrări de impact.

Îmbunătățiți procesul de angajare:Când clarificați responsabilitățile de locuri de muncă pentru roluri diferite, faceți mai ușor ca managerii de angajare să se întâlnească cu nevoile echipei atunci când caută angajări noi. Fără o listă clară a responsabilităților, poate fi dificil pentru recrutori să explice rolurile de locuri de muncă la candidați.

Boost Team Morale:Când există o lipsă de claritate în ceea ce ar trebui să facă membrii echipei, ei pot să nu se simtă nesigure de abilitățile lor. Definirea rolurilor și responsabilităților poateBoost echipa Morale.Pentru că toată lumea va avea o sarcină de a realiza. De asemenea, puteți alinia membrii echipei pentru a lucra la sarcini care completează abilitățile lor naturale, astfel încât ei se simt încrezători în ceea ce fac în fiecare zi.

Resurse mai eficiente:Organizația dvs. va pierde mai puțin timp și bani atunci când membrii echipei efectuează rolurile corecte de locuri de muncă. După cum se vede în exemplul de mai sus, doi membri ai echipei care nu și-au cunoscut responsabilitățile de locuri de muncă pe un proiect dublate la locul de muncă. Acest lucru duplicat a pierdut timpul de proiect valoros și, ca rezultat, a pierdut, de asemenea, bani. Cu cât este mai eficient echipa dvs., mai slabă, bugetul și cronologia vor fi.

Cu roluri de echipă clare și concrete, membrii echipei dvs. ar trebui să se simtă încrezători și motivați să-și atingă responsabilitățile.

Exemple de roluri și responsabilități

Fiecare rol are responsabilități cheie care se potrivesc cu acea poziție. Când este aliniat corect, membrii echipei ar trebui să-și cunoască rolul și să fie responsabili doar de sarcinile care se potrivesc în cadrul rolului lor de muncă. Aruncați o privire la unele roluri comune și responsabilitățile pe care aceste roluri le pot avea.

Rol:Manager de proiect

Responsabilitati:

Planificați și dezvoltați proiectul

Creați și conduceți echipa

Monitor șiPartajați progresul proiectului

Rol:Designerul vizual

Responsabilitati:

Produce o activitate vizuală consecventă

Păstrați membrii echipei la curent cuetape de proiect

Creați o direcție pentru proiecte și membrii echipei de ghidare

Rol:Scriitor de conținut

Responsabilitati:

Cercetare și scriere copie

Comunicați cu designerii și managerii pe progres

Revizuiți copia după primirea feedback-ului de la clienți

Aceste responsabilități se pot schimba pe bazacultura organizationala, mediul de lucru și abilitățile fiecărui membru al echipei individuale. Puteți să vă faceți propriul șablon de responsabilități de locuri de muncă care să includă mai multe detalii, cum ar fi cine raportează membrul echipei și cerințele rolului.

Construiți o echipă puternică de proiect cu comunicare și o structură clară

În calitate de lider de echipă, este treaba dvs. să vă pregătiți membrii echipei pentru fiecare proiect. Cea mai bună modalitate de a crea o structură puternică a echipei este prin comunicare deschisă. Cu software-ul de comunicare în echipă, puteți îndeplini termenele limită și atingerea obiectivelor echipei, asigurându-vă că toată lumea își cunoaște rolurile și responsabilitățile, când sarcinile sunt datorate și unde funcționează munca.