7 kritických věcí, které je třeba zvážit při budování plánu projektu

Právě jste byl pověřen velkým, cross-Functionalprojekt. Dohlížíte se na různé týmy, komplexní úkoly a zdroje, a mnoho termínů - to se cítíte jako budování domu karet.

Věci se začíná jen a lidé již přicházejí s otázkami, obavami a nápady.

Co potřebují? Kdy potřebují mít své kusy provedeny? Bude tento projekt uspokojit cíle vlastního týmu? Nebylo by lepší, kdyby to dělali věci tímto způsobem?

Už můžete cítit projekt spirálkování do chaosu, a víte, že musíte představit nějakou strukturu a objednávku - rychle. To, co potřebujete, je projektový plán.

7 Úvahy při budování plánu projektu

Sedí do napsat komplexní plán, který pokrývá každý detail vašeho projektu, cítí se v tomto bodě zcela ohromující. Vaše hlava se točí se všemi zúčastněnými lidmi a vše, co je třeba udělat.

Nezačínejte to roztrhávání vlasů. Jako projektový plánovač, nejjednodušší místo pro zahájení je identifikací jádrových prvků, které musí váš plán pokrývat. Odtud je můžete spojit společně způsobem, který dává smysl a pak vyplnit mezery.

Jaké jsou tyto základní prvky, které potřebujete zahrnout? Zde je 7 důležité úvahy při sestavování dokumentu pro projektový plán.

Úvaha č. 1: Cíle projektu

Než se hašte nitty-gritty detaily vašeho projektového plánu představovat, musíte nejprve pochopit "co" a "proč" Co je projekt apročDěláš to? To je nezbytné pro dobréRámec pro správu projektů .

Předpokládejme, že jste spearheading vytvoření nového webináře s cílem přidat více vyhlídek na váš e-mailový seznam.

To je užitečný výchozí bod - a nastíní akce a zamýšlený výsledek. Ale skutečně ovlivněným cílem bude kopat hlouběji, aby zajistil, že všichni hráči projektu jsou na stejné stránce, než začne ve skutečnosti práce.

Podle výkonných vůdcůNedostatek jasných cílů představuje 37% neúspěchů projektů. Takže, spíše než usazování pro něco obecného jako výše uvedené, přidejte podrobnější a učinit to kvantifikovatelný. Tímto způsobem můžete sledovat pokrok a okamžitě místo, kdy je něco vypnuto.

S ohledem na to, váš celkový projekt projektu může vypadat něco jako:

Hostujte webinář během prvního čtvrtletí na téma angažovanosti zaměstnanců, s cílem přidat alespoň 500 kvalifikovaných vyhlídek na náš e-mailový seznam.

To je poměrně přímočarý příklad. Mějte na paměti, že projekty mohou mít menší cíle, které spadají do zastřešujícího cíle - a tyto cíle by mohly být dokonce odlišné v závislosti na tom, co se zapojují zúčastněné strany.

Například prodej a marketing mohou mít cíl přidávat nové vyhlídky, zatímco PR tým směřuje k získání některých médií a produktový tým doufá, že pro některé cenné zpětné vazby zákazníků.

Nastínit každý z těchto cílů (ty velké a menší) právě teď, takže je můžete udržet na paměti, jak si mapujete zbytek svéhoProjektový pracovní plán .

Insider Tip:Trvá nějakou práci k řemeslnému cíli, který je vlastně účinný. PoužijteSmart Grafe Framework.Abyste zajistili, že zkontrolujete všechny potřebné krabice, protože tento cíl načrtnete.

Úvaha č. 2: Role a povinnosti

Zejména na velkých projektech budete mít mnoho lidí účastnících. I když to umožňuje mnoho nápadů a inovací, příliš mnoho kuchařů v kuchyni může být také matoucí.

Jasně podrobně popisující, kdo je zodpovědný za to, co pomáhá vyhnout se překříženým drátům nebo chaosem. Je také užitečné pro zvýšení transparentnosti napříč týmem o tom, kdo dělá to, co dělá, a je důležité informace pro vás, protože nastavujete termíny a správu pracovních zatížení a zdrojů.

Udělej to explicitně jasné, kdo je zacházení s tím, co porce projektu, stejně jako kdo je bodová osoba, takže lidé vědí, kdo se přiblíží, pokud běží do problémů.

Lepení s příkladem webináře, váš projektový plán by měl obsahovat něco, co vypadá takto:

Pokud je váš projekt zvláště velký, v tomto bodě nemusíte být schopni získat jako granulární. To je OK - přinejmenším detail, na co každý tým nebo oddělení pracuje tak, že všichni chápe, kdo je zodpovědný za to, co kus projektu. A Scrum nebo Kanban Project Plan Boardmohou pomoci jednotlivým zúčastněným stranám sledovat své povinnosti.

Úvaha # 3: Zdroje

Projektplánovánía realizace projektu vyžaduje spoustu různých zdrojů - věcí, jako jsou materiály, vybavení, nástroje a samozřejmě lidé.

V jednomPrůzkum prováděný institutem pro řízení projektů, chudýPlánování zdrojůbyl citován jako druhá nejčastější příčinou selhání projektu.

Takže identifikaci požadovaných zdrojů projektu UP Forter umožňuje je lépe řídit a optimalizovat, stejně jako vyhnout se zběsilému mizernu, aby je zajistil jedenáctá hodina.

Chcete-li udržet tento poměrně jednoduchý, pojďme rozbít zdroje, které potřebujete, velké i malé, do dvou širokých kategorií:

Pojďme se nalepit s naším příkladem webináře a začněte nejprve kategorii zařízení. Přemýšlíte přes celou životnost projektu, víte, že budete potřebovat:

Teď, colidé? To je místo, kde se zdroje mohou skutečně split tenký. Ujistěte se, že nejste přetíženi jednu osobu nebo tým s velkou částí práce.

Výpis rolí a odpovědností, jako jste vy výše, pomůže vám určit, kdo je třeba zajistit, takže je můžete zajistit jako prostředky od svých manažerů před svým projektem.

Je také užitečné znovu zopakovat, že zde - a také přemýšlet prostřednictvím jakékoli jiné "pracovní síla", možná budete muset učinit váš projekt úspěch (jako je to osoba, aby se věci dostaly v den webináře, nebo na volné noze, který jde Chcete-li vytvořit grafy, zatímco návrhový tým se zaměřuje na skutečné snímky).

Insider Tip: Správce úloh UDNZdrojDává snadné získat viditelnost v reálném čase do všech vašich zdrojů, takže je můžete řídit a přidělovat je efektivněji.

Úvaha # 4: Rozpočet

Plánování projektového řízení není snadné - zejména pokud jde o peněžní stranu věcí.

Pravděpodobně jste slyšeli varování, která, statisticky, většina projektů jde o rozpočet.Hlášeno McKinsey.To rozsáhlé IT projekty, jako jen jeden příklad, provozuje 45% v průměru o rozpočet.

Hodně z toho je proto, že je to náročné, aby určil přesnýnákladyprojektu, než jste dokonce začali. Plus, překvapení a neočekávané překážky mají způsob oříznutí a vytváření těchto číslic.

Ale i tak musíte začít dělat nějaký výzkum apřibližná cenaPro různé zdroje budete potřebovat, jak budete stavět svůj projektový plán.

Co bude mít náklady na záznam videa? A co mikrofon? Bude marketingový tým potřebovat rozpočet na sociální mediální reklamy na podporu webináře? Pokud potřebujete najmout smluvní pomoc, jaký je jejich projekt nebo hodinová sazba?

Zablokovat ty ceny do vašeho projektového plánu a pak přidat nepředvídání, abyste zajistili, že nebudete řezat příliš blízko kosti. Neexistuje žádná žádná metoda spolehlivosti, kolik byste měli přidat, ale nafouknutí odhadovaného rozpočtu o 10-20% je obvykle bezpečná sázka.

Úvaha # 5: Závislosti

Projekty se mohou často cítit jako jeden velký dominový trik. To nemůže udělat, dokud nebude tato jiná věc dokončena, a tak dále a tak dále.

Je inteligentní identifikovat ty druhy závislostí ve vašich fázích plánování projektu, takže můžete mapovat rozvrh, který dává smysl a nevytvoří žádné zbytečné překážky.

Například marketing nemůže začít propagační akce, dokud nebudete mít datum a čas zavřel. Nebo návrhový tým nemůže pracovat na tlačítkách Webinar, dokud není obsah připraven.

. \ Tmetoda kritické cesty(CPM) vám může pomoci určit ty spojení jednoduchým způsobem vytvořením modelu projektu, který obsahuje:

Děláte to předtím, než se přesunete na mapování na váš plán pomáhá vám dát věci v praktickém pořadí, a zároveň jsou realistické s termíny pro různé milníky, stejně jakomilníkCeny.

Úvaha # 6: Rozvrh

Je čas začít přiřazení dat do věcí. Pokušení jen hodit šipku v kalendáři vybrat různé termíny? Dostaneme to - Tato část plánování pro projektový management stačí, aby vás křížovýý.

Naštěstí je snadnější způsob, jak vytvořit realistický plán: pracovat dozadu. Identifikujte datum, kdy musí být absolutně dokončen a pak se z toho zjistí, abyste identifikovali jednotlivceúkolmilníky.

Jak to děláte, viz zpět na závislosti, které jste identifikovali, abyste potvrdili, že dáváte věci v senzibilním pořadí.

A moc se s vaším rozpočtem nebolí stavět v trochu vyrovnávací paměti, takže nejste řezat věci příliš blízko. Všichni máme tendenci být příliš optimistický o tom, jak dlouho budou mít věci (vážně, nazývá seplánování omyl), takže si oceníte, že přidané dýchací místnost pronáhradní plán, Pokud je potřeba.

S ohledem na to, co je to, co by mohlo vypadat hrubý obrys vašeho webinarového plánu:

Úvaha # 7: Komunikace

Mající plán komunikace v projektovém řízení je klíčový.Studie ukazujíže 57% projektů selhává kvůli poruchám v sdělení, takže je lepší být explicitní o vašich očekáváních.

Váš projektový plán by měl nastavit některá pozemní pravidla pro komunikaci, například jak často komunikujete a jakým způsobem budete používat.

Ideálně, váš arzenálNástroje pro plánování projektubude obsahovat určitý druh platformy pro správu spolupráce, která umožňuje centralizovanou komunikaci. Ale měli byste také podrobněji podrobněji:

Mohlo by to vypadat jako přehled, ale pokud jde o projektové řízení a plánování, je lepší být příliš podrobný, než nechat věci otevřené pro interpretaci.

Začněte se základy a procesem plánování projektu

Když nejprve zjistíteJak napsat plán projektuCelá věc se může zdát ohromující. Ale je to mnohem snazší, pokud začnete budováním obrysu s těmito důležitými prvky a pak vyplňte mezery.

Pokud chcete, aby začali být ještě bezbolestnější, zvažte se při pohledu do platformy pro správu spolupráce Správce úloh UDN .

Mít centralizovanou komunikaci, spolupráci v reálném čase,Projekt Sledování projektůa zvýšila viditelnost do vašich zdrojů a pracovních zátěží, v kombinaci s užitečnými nástroji, jako je Gantt grafy a výhledy kalendáře, je to mnohem snazší vybudovat si vlastníŠablona plánu projektu .

Než to víte, vykopnete jakékoli potenciální chaos a zmatek na obrubník.