7 أشياء مهمة مهمة يجب مراعاتها عند بناء خطة مشروعك
لقد وضعت للتو مسؤولة عن كبير، عبر وظيفي المشروع وبعد أنت تشرف على فرق مختلفة والمهام والموارد المعقدة والعديد من المواعيد النهائية - تشعر وكأنك تقوم ببناء منزل من البطاقات.
يتم بدء الأمور فقط، والناس يأتون بالفعل إليك بالأسئلة والاهتمامات والأفكار.
ماذا يحتاجون أن يفعلوا؟ متى يحتاجون إلى القيام بألواحهم؟ هل سيضع هذا المشروع أهداف فريقهم الخاصة؟ لن يكون من الأفضل إذا فعلوا أشياء بهذه الطريقة، بدلا من بهذه الطريقة؟
يمكنك بالفعل أن تشعر بالتعامل مع المشروع في الفوضى، وأنت تعلم أنك بحاجة إلى تقديم بعض الهيكل والنظام - بسرعة. ما تحتاجه هو خطة مشروع.
7 اعتبارات عند بناء خطة مشروعك
يجلس لكتابة خطة شاملة تغطي كل تفاصيل واحدة لمشروعك تشعر بالسجن تماما في هذه المرحلة. رأسك يدور مع جميع الأشخاص المعنيين وكل ما يجب القيام به.
لا تبدأ تمزيق شعرك حتى الآن. نظرا لأن مخطط المشروع، فإن أسهل مكان للبدء هو تحديد العناصر الأساسية التي تحتاج خطتك إلى تغطيةها. من هناك، يمكنك تناولها معا بطريقة منطقية ثم ملء أي فجوات.
لذلك، ما هي هذه العناصر الأساسية التي تحتاجها لتضمينها؟ فيما يلي 7 اعتبارات مهمة عند وضع وثيقة خطة المشروع الخاصة بك.
الاعتبار # 1: أهداف المشروع
قبل تجزئة تفاصيل Nitty-Gritty من مخطط خطة المشروع الخاصة بك، تحتاج إلى فهم أولا "ما" و "السبب".ماذاهو المشروع ولماذاتفعلين ذلك؟ هذا ضروري لجيدةإطار إدارة المشاريعوبعد
دعنا نفترض أنك تقود إنشاء ندوة ندوة جديدة بهدف إضافة المزيد من الآفاق إلى قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
هذه نقطة انطلاق مفيدة - وهي تخطيط الإجراء والنتيجة المقصودة. ولكن، فإن الهدف المؤثر حقا سيحفر أعمق للتأكد من أن جميع مشغلات المشروع في نفس الصفحة قبل أن يبدأ أي عمل فعلا.
وفقا للقادة التنفيذيين، فإن الافتقار إلى أهداف واضحة يمثل 37٪ من فشل المشروع. لذلك، بدلا من الاستقرار لشيء عام مثل ما ورد أعلاه، أضف المزيد من التفاصيل وجعلها قابلة للقياس الكمي. وبهذه الطريقة يمكنك مراقبة التقدم والطرق على الفور عندما يكون هناك شيء خارج المسار.
مع وضع ذلك في الاعتبار، قد يبدو هدف المشروع الخاص بك إجمالي شيء مثل:
استضافة ندوة ندوة خلال Q2 حول موضوع مشاركة الموظفين، بهدف إضافة ما لا يقل عن 500 فرصة مؤهلة إلى قائمة البريد الإلكتروني لدينا.
هذا مثال واضح إلى حد ما. ضع في اعتبارك أن المشروعات يمكن أن يكون لها أهداف أصغر تندرج تحت الهدف الشامل - وقد تكون هذه الأهداف مختلفة اعتمادا على ما يشارك أصحاب المصلحة.
على سبيل المثال، قد يكون للمبيعات والتسويق هدف إضافة آفاق جديدة، في حين أن فريق العلاقات العامة يهدف إلى كسب بعض الوسائط، ويأمل فريق المنتج في بعض ملاحظات العملاء القيمة.
حدد كل من هذه الأهداف (الأهداف الكبيرة والأخرى الأصغر) في الوقت الحالي، حتى تتمكن من إبعادهم في الاعتبار أثناء خرائطك بقيةخطة عمل المشروعوبعد
نصيحة داخلية:يستغرق الأمر بعض العمل للحصول على هدف فعال في الواقع. استخدم الإطار الهدف الذكيللتأكد من أنك تحقق من جميع المربعات اللازمة كما كنت تخطط لهذا الهدف.
الاعتبار # 2: الأدوار والمسؤوليات
خاصة في المشاريع الكبيرة، سيكون لديك العديد من الأشخاص المشاركين. في حين أن هذا يسمح بالكثير من الأفكار والابتكار، إلا أن الكثير من الطهاة في المطبخ يمكن أن يكون مربكا أيضا.
بالتفصيل بوضوح من المسؤول عن ما يساعد على تجنب أي أسلاك أو فوضى متقاطعة. من المفيد أيضا على زيادة الشفافية في جميع أنحاء الفريق حول من يفعل ما، وهي معلومات مهمة بالنسبة لك لأنك تحدد المواعيد النهائية وإدارة عبء العمل والموارد.
اجعل الأمر واضحا صراحة من يتعامل مع أجزاء من المشروع، وكذلك منظمة الصحة العالمية هي أن الشخص الذي يعاني منه هو، لذلك يعرف الناس من يتعامل معهم إذا واجهوا مشاكل.
التمسك بمثال Webinar، يجب أن تتضمن خطة مشروعك شيئا يشبه هذا:
إذا كان مشروعك كبيرا بشكل خاص، فقد لا تتمكن من الحصول على حبيبتي في هذه المرحلة. هذا جيد - على الأقل، يفصل ما يعمل كل فريق أو قسم بحيث يفهم الجميع من المسؤول عن أي قطعة من المشروع. أScrum أو خطة مشروع مشروع Kanbanيمكن أن تساعد أصحاب المصلحة الفرديين في تتبع مسؤولياتهم.
الاعتبار # 3: الموارد
المشروعتخطيطوتتطلب تنفيذ المشروع الكثير من الموارد المختلفة - أشياء مثل المواد والمعدات والأدوات، وبالطبع الناس.
في واحدمسح أجرته معهد إدارة المشاريع، مسكينتخطيط المواردتم الاستشهاد بأنه السبب الثاني الأكثر شيوعا في فشل المشروع.
لذلك، فإن تحديد الموارد المطلوبة للمشروع الخاص بك يسمح لك بإدارة وتحسينها بشكل أفضل، وكذلك تجنب هذا التدافع المحمومة لتأمينها في الساعة الحادية عشرة.
للحفاظ على هذا الأمر واضحة نسبيا، دعنا نقطع الموارد التي ستحتاج إليها، كبيرة وصغيرة، إلى فئتين عريضتين:
دعونا تلتصق بمثالي Webinar لدينا والبدء في فئة المعدات أولا. التفكير من خلال العمر بأكمله من المشروع، كما تعلم أنك ستطلب:
الآن، ماذا عناشخاصب هذا هو المكان الذي يمكن أن تبدأ فيه الموارد حقا في نشر رقيقة. تأكد من أنك لا تنفذ أي شخص أو فريق واحد مع الجزء الأكبر من العمل.
سرد الأدوار والمسؤوليات مثلك أعلاه سيساعدك في تحديد من تحتاج إلى التجنيد، بحيث يمكنك تأمينها كموارد من مديريها قبل مشروعك.
من المفيد أيضا أن تؤكد التأكيد على ذلك هنا - وفكر أيضا في أي "القوى العاملة" الأخرى، قد تحتاج إلى جعل مشروعك نجاحا (مثل شخص ما لجعل الأمور التي تم إعدادها في يوم Webinar، أو المصمم المستقل الذي يحدث لإنشاء الرسوم البيانية بينما يركز فريق التصميم على الشرائح الفعلية).
نصيحة داخلية: UDN مدير المهام موارديجعل من السهل الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لجميع مواردك، حتى تتمكن من إدارة وتخصيصها بشكل أكثر فعالية.
الاعتبار # 4: الميزانية
التخطيط في إدارة المشاريع ليس بالأمر السهل - خاصة عندما يتعلق الأمر بالجانب المال للأشياء.
ربما سمعت التحذيرات، إحصائيا، معظم المشاريع تذهب إلى الميزانية.ذكر ماكينزيإن مشاريع تكنولوجيا المعلومات على نطاق واسع، مثال واحد فقط، تشغيل 45٪ على الميزانية في المتوسط.
الكثير من هذا لأنه يتحدى تحديد الدقةكلفةمن مشروع قبل أن تبدأ حتى حقا. بالإضافة إلى ذلك، والمفاجآت والعقبات غير المتوقعة لها طريقة لاقتصاصي وزيادة تلك الأرقام.
ولكن، حتى، تحتاج إلى البدء في القيام ببعض الأبحاث وتقدير التكاليفبالنسبة للموارد المختلفة، ستحتاج إلى إنشاء خطة مشروعك.
ما هي تكلفة أداة تسجيل الفيديو؟ ماذا عن الميكروفون؟ هل سيحتاج فريق التسويق إلى أي ميزانية إعلانات وسائل التواصل الاجتماعي لتعزيز Webinar؟ إذا كنت بحاجة إلى استئجار مساعدة تعاقدت، فما هو مشروعهم أو سعر كل ساعة؟
jot هذه الأسعار في خطة المشروع الخاصة بك ثم تضاف حداثة لضمان عدم قطعها بالقرب من العظام. لا توجد طريقة مضمونة لمقدار ما يجب عليك إضافته، ولكن تضخيم الميزانية المقدرة بنسبة 10-20٪ عادة ما يكون رهانا آمنا.
الاعتبار # 5: التبعيات
يمكن أن تشعر المشروعات غالبا ما تبدو خدعة دومينو كبيرة واحدة. هذا لا يمكن القيام به حتى يتم الانتهاء من هذا الشيء الآخر وما إلى ذلك وما إلى ذلك.
إنها ذكية لتحديد هذه الأنواع من التبعيات في مراحل تخطيط المشروع الخاص بك، حتى تتمكن من تعيين جدول منطقي ولا يخلق أي اختناقات غير ضرورية.
على سبيل المثال، لا يمكن أن يبدأ التسويق الترقيات حتى يكون لديك التاريخ والوقت الثابت. أو، لا يمكن لفريق التصميم العمل على الشرائح Webinar حتى يكون المحتوى جاهزا.
ال طريقة المسار الحرج(CPM) يمكن أن تساعدك على تحديد تلك الاتصالات بطريقة واضحة من خلال إنشاء نموذج للمشروع يتضمن:
القيام بذلك قبل الانتقال إلى رسم الخرائط، يساعدك الجدول الزمني في وضع الأمور في ترتيب عملي، بينما تكون واقعية أيضا مع مواعيدك النهائية لمعالم مختلفة، وكذلكمعلماالأسعار.
الاعتبار # 6: الجدول
حان الوقت للبدء في تعيين التواريخ إلى الأشياء. إغراء فقط رمي DART في التقويم لتحديد المواعيد النهائية المختلفة؟ نحصل عليه - هذا الجزء من التخطيط لإدارة المشاريع يكفي لجعلك عبر العينين.
لحسن الحظ، هناك طريقة أسهل لإنشاء جدول واقعي: العمل للخلف. حدد التاريخ عندما يتعين إكمال المشروع ثم أعود من هناك لتحديد الفردمهمةمعالم.
كما تفعل ذلك، ارجع إلى التبعيات التي حددتها لتأكيد أنك تضع الأمور في ترتيب Sensical.
ومع ذلك، مثل مع ميزانيتك، فإنه لا يضر بالبناء قليلا من المخزن المؤقت حتى لا تقطع الأشياء قريبة جدا. لدينا جميعا ميلا إلى أن تكون متفائلة للغاية حول كم من الوقت ستستغرق الأمور (على محمل الجد، يطلق عليهتخطيط مغالطة) لذلك سوف نقدر أن غرفة التنفس المضافة لخطة طوارئ، اذا كان ضروري.
مع كل ذلك في الاعتبار، إليك ماهية مخطط تفصيلي تقريبي لجدول الويب الخاص بك يمكن أن يبدو:
الاعتبار # 7: الاتصالات
وجود خطة اتصال في إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية.الدراسات تظهرتفشل 57٪ من المشاريع بسبب الأعطال في التواصل، لذلك من الأفضل أن تكون واضحة حول توقعاتك.
يجب أن تحدد خطة المشروع الخاصة بك بعض القواعد الأساسية للاتصال، مثل عدد المرات التي ستواصلها وما هي الأساليب التي ستستخدمها.
من الناحية المثالية، ترسانة الخاص بك أدوات تخطيط المشاريع سيتضمن نوعا من منصة إدارة العمل التعاونية التي تسمح بالاتصال المركزي. ولكن، يجب عليك أيضا التفاصيل أشياء مثل:
قد تبدو وكأنها مبالغة، ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع والتخطيط، من الأفضل أن تكون مفصلة للغاية من ترك الأمور مفتوحة للتفسير.
ابدأ بأساسيات وآس عملية تخطيط المشاريع
عندما تكون أولا معرفة كيفية كتابة خطة مشروع ، كل شيء يمكن أن يبدو ساحقا. ولكن، من الأسهل بكثير إذا بدأت في بناء مخطط مخطط لهذه العناصر المهمة ثم ملء الفجوات.
إذا كنت ترغب في البدء في البدء أكثر مؤلمة، ففكر في النظر في منصة إدارة أعمال تعاونية مثل UDN مدير المهام وبعد
وجود هذا التواصل المركزي، والتعاون في الوقت الحقيقي، تتبع إدارة المشاريع التقدم ، وزيادة الرؤية في الموارد وأعمال العمل الخاصة بك، بالإضافة إلى أدوات مفيدة مثل مخططات Gantt وجهات النظر والتقويم، تجعلها أسهل بكثير بناء خاصة بكقالب خطة المشروعوبعد
قبل أن تعرف ذلك، ستركل أي فوضى محتملة والارتباك في الحد.
