7 Mission kriittiset asiat, jotka on otettava huomioon hankesuunnitelman rakentamisen yhteydessä

Olet juuri vastuussa suuresta, ristikkäisestä toiminnastahanke. Voit valvoa erilaisia ​​joukkueita, monimutkaisia ​​tehtäviä ja resursseja ja lukuisia määräaikoja - tuntuu, että rakennat korttitalon.

Asiat ovat vain aloittaneet, ja ihmiset tulevat jo sinulle kysymyksiin, huolenaiheisiin ja ideoihin.

Mitä he tarvitsevat? Milloin heillä on oltava palaset? Onko tämä hanke tyydyttävä omaa tiimin tavoitteitaan? Eikö olisi parempi, jos he tekivät asioita tällä tavalla sijaan näin?

Voit jo tuntea projektin kiertäväksi kaaokseen, ja tiedät, että sinun on esitettävä rakenne ja tilaus - nopea. Mitä tarvitset on hankesuunnitelma.

7 näkökohtaa hankesuunnitelman rakentamisen yhteydessä

Istuminen alas kirjoittaa kattava suunnitelma, joka kattaa jokaisen hankkeen yksityiskohdat, tuntuu täysin ylivoimaiselta tässä vaiheessa. Päänsi pyörii kaikkien mukana olevien ihmisten kanssa ja kaikki, mitä on tehtävä.

Älä aloita hiusten repeämistä vielä. Projektisuunnittelijana helpoin paikka aloittaa on tunnistamalla suunnitelman mukaiset ydinelementit. Sieltä voit palata ne yhteen tavalla, joka on järkevää ja täyttää sitten kaikki aukot.

Joten, mitkä ovat ne ydinelementit, jotka sinun on sisällytettävä? Seuraavassa on 7 tärkeää näkökohdat, kun kootat projektisuunnitelmasi asiakirjan.

Harkitus # 1: Hankkeen tavoitteet

Ennen kuin hakastuu hankkeen suunnitelman mukaisista nitty-gritty yksityiskohdista, sinun on ensin ymmärrettävä "mitä" ja "miksi".Mitäon hanke jamiksiTeetkö sitä? Tämä on välttämätöntä hyväksiProjektinhallintakehys .

Oletetaan, että olette vihainen uuden webinarin luomiseen tavoitteena lisätä lisää näkymiä sähköpostilistallesi.

Se on hyödyllinen lähtökohta - ja se kuvaa toimintaa ja aiottua tulosta. Mutta todella vaikuttava tavoite kaivaa syvemmälle varmistaakseen, että kaikki projektin pelaajat ovat samalla sivulla ennen kuin kaikki työt todella alkaa.

Toimeenpanevien johtajien mukaan, Puuttuvat selkeät tavoitteet osuus 37% hankkeen epäonnistumisia. Niin, pikemminkin kuin laskeutuu jotain yleistä, kuten edellä mainittu, lisää yksityiskohtaisia ​​yksityiskohtia ja tee se mitattavissa. Näin voit seurata edistymistä ja välittömästi paikalla, kun jotain on pois päältä.

Tämän mielessä yleinen projektin tavoite saattaa näyttää jotain:

Isäntä Webinaria Q2: n aikana työntekijän sitoutumisen aiheessa, tavoitteena lisätä vähintään 500 pätevää näkymää sähköpostilistallemme.

Se on melko suoraviivainen esimerkki. Muista, että hankkeilla voi olla pienempiä tavoitteita, jotka kuuluvat yleiseen tavoitteeseen - ja nämä tavoitteet saattavat jopa olla erilaiset riippuen siitä, mitä sidosryhmät ovat mukana.

Esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin tavoitteena on lisätä uusia näkymiä, kun taas PR-tiimi pyrkii ansaitsemaan jonkin verran mediaa, ja tuotejoukkue toivoo jotain arvokasta asiakaspalautetta.

Kuvaile jokaisen näistä tavoitteista (suuret ja pienemmät) juuri nyt, joten voit pitää ne mielessä, kun karttat loputProjektin työsuunnitelma .

Insider Vihje:Se kestää jonkin verran työtä, joka on tosiasiallisesti tehokas. KäytäSmart TavoiteVarmistaaksesi, että tarkistat kaikki tarvittavat laatikot, kun käytät tätä tavoitetta.

Harkitus # 2: Roolit ja vastuut

Erityisesti suurilla hankkeilla, sinulla on lukuisia ihmisiä. Vaikka se mahdollistaa paljon ideoita ja innovaatioita, myös keittiössä voi olla myös hämmentäviä kokkeja.

Selvästi yksityiskohtaisesti, joka on vastuussa siitä, mikä auttaa välttämään risteyksiä tai kaaoksia. Se on myös hyödyllistä lisätä avoimuutta koko tiimissä siitä, kuka tekee mitä ja on tärkeitä tietoja, kun olet asettanut määräaikoja ja hallita työmäärää ja resursseja.

Tee se selvästi selväksi, kuka käsittelee mitä hankkeen osia, ja kuka asia on, niin ihmiset tietävät, kuka lähestyy, jos ne törmäävät ongelmiin.

Kiinnitys Webinar Esimerkki, hankkeen suunnitelma sisältää jotain, joka näyttää tältä:

Jos projekti on erityisen suuri, et ehkä voi saada rakeisena tässä vaiheessa. Se on hyvin - ainakin yksityiskohtaisesti, mitä jokainen joukkue tai osasto työskentelee niin, että kaikki ymmärtävät kuka on vastuussa siitä, mitä hanketta. A SCRUM tai KANBAN-projektisuunnitelmavoi auttaa yksittäisiä sidosryhmiä seuraamaan velvollisuuksiaan.

Harkitus # 3: Resurssit

HankesuunnitteluJa projektin toteutus edellyttää paljon erilaisia ​​resursseja - kuten materiaalit, laitteet, työkalut ja tietenkin ihmiset.

YhdessäProjektinhallintalaitoksen tekemä tutkimus, huonoresurssien suunnittelumainittiin toiseksi yleisimmin hankkeen epäonnistumisen syy.

Joten hankkeen vaaditut resurssit tunnistetaan, voit hallita paremmin ja optimoida niitä, samoin kuin välttää, että frantic scramble varmistaa ne yhdestoista tunnissa.

Pidä tämä suhteellisen suoraviivainen, rikkoamme tarvitsemasi resurssit sekä suuriksi että pieniksi, kahteen laajaan luokkaan:

Katsotaanpa webinaarista esimerkkinä ja aloita ensin laitteiden luokka. Ajattelu koko projektin koko elinkaaresta, tiedät, että tarvitset:

Mitä nytihmiset? Tässä resurssit voivat todella alkaa levittää ohut. Varmista, että et ole ylikuormitettu mitään henkilöä tai tiimiä suurimman osan työstä.

Listat roolit ja vastuut, kuten edellä, auttavat sinua määrittämään, kuka sinun täytyy hakea, jotta voit turvata ne resursseina johtajilta ennen projektiasi.

On myös hyödyllistä toistaa, että täällä - ja myös ajatella minkä tahansa muun "ManPower" saatat joutua tekemään projektisi menestykseen (kuten IT-henkilö, joka perustuu Webinarin päivänä tai freelance-suunnittelija, joka menee Luo kaaviot, kun suunnittelutiimi keskittyy varsinaisiin dioihin).

Insider Vihje: UDN-tehtävähallintaResurssiOn helppoa saada reaaliaikainen näkyvyys kaikkiin resurssisi, joten voit hallita ja jakaa ne tehokkaammin.

Harkitus # 4: Talousarvio

Projektinhallinnan suunnittelu ei ole helppoa - varsinkin kun kyseessä on asioita.

Olet luultavasti kuullut varoituksia, jotka tilastollisesti useimmat hankkeet menevät budjettiin.McKinsey raportoiTämä laaja-alainen IT-hankkeet, kuten yksi esimerkki, ajetaan keskimäärin 45 prosenttia budjetista.

Suuri osa tästä johtuu siitä, että se on haastavaa määrittää tarkkakustannushankkeen ennen kuin olet jopa todella alkanut. Lisäksi yllätyksillä ja odottamattomilla esteillä on keino rajata ja tehdä näitä numeroita kasvaa.

Mutta niin, sinun täytyy alkaa tehdä tutkimusta jahinta-arvioEri resursseja tarvitset, kun rakennat projektisuunnitelman.

Mitä videotallennustyökalu maksaa? Entä mikrofoni? Markkinointiryhmä tarvitsee budjettia sosiaalisen median mainoksista webinarin edistämiseksi? Jos sinun tarvitsee palkata sopimuksen apua, mikä on heidän projekti tai tuntihinta?

JOT ne hinnat hankesuunnitelmaan ja lisää sitten varaus, jotta et leikkaa sitä liian lähelle luuta. Ei ole typerää menetelmää, kuinka paljon sinun pitäisi lisätä, mutta arvioidun budjetin lisääminen 10-20% on yleensä turvallinen panos.

Harkitus # 5: Riippuvuudet

Hankkeet voivat usein tuntea yhden suuren domino-tempun. Tämä ei voi tehdä, kunnes tämä toinen asia on valmis, ja niin edelleen ja niin edelleen.

Se on älykäs tunnistaa tällaiset riippuvuudet projektisuunnitteluvaiheissasi, jotta voit kartoittaa aikataulun, joka on järkevää ja ei luo tarpeettomia pullonkauloja.

Esimerkiksi markkinointi ei voi aloittaa tarjouksia, ennen kuin sinulla on päivämäärä ja aika vahvistettu. Tai suunnittelutiimi ei voi toimia webinar-diaksilla, kunnes sisältö on valmis.

TheKriittinen polkumenetelmä(CPM) voi auttaa sinua määrittämään nämä yhteydet suoraviivaisesti rakentamalla projektin malli, joka sisältää:

Tehdä tätä ennen siirtymistä aikataulusi avulla voit laittaa asioita käytännön järjestyksessä, kun taas myös realistiset määräajat eri virstanpylväisille sekävirstanpylväsHinnat.

Harkitus # 6: Aikataulu

On aika aloittaa päivämäärät asioihin. Houkutteleva vain heittää tikka kalenteriin valita eri määräajat? Saamme sen - tämä osa projektinhallinnan suunnittelua riittää, jotta saat silmäsi.

Onneksi on helpompi tapa luoda realistinen aikataulu: Työskentele taaksepäin. Tunnista päivämäärä, jolloin projekti on ehdottomasti täytettävä ja sitten toimi sitten sieltä yksilöimiseksitehtävävirstanpylväät.

Kun teet tämän, katso takaisin riippuvuuksiin, jotka olet tunnistanut vahvistaaksesi, että laitat asioita aivohalentoon.

Ja paljon kuin budjettisi kanssa, se ei satuta rakentamaan hieman puskuria, joten et leikkaa asioita liian lähellä. Meillä kaikilla on taipumus olla liian optimistinen siitä, kuinka kauan asiat ottavat (vakavasti, sitä kutsutaanSuunnittelu harhaan), joten arvostat, että lisätty hengityshuone avalmiussuunnitelma, jos välttämätöntä.

Kaiken mielessä, tässä on, mitä Webinar-aikataulun karkea ääriviivat voisivat näyttää:

Harkitus # 7: Viestintä

Projektinhallinnan viestintäsuunnitelma on ratkaisevan tärkeää.Tutkimukset osoittavatettä 57 prosenttia hankkeista epäonnistuu tiedonannossa, joten on parempi olla selkeä odotuksesi.

Projektisuunnitelmasi olisi asetettava jonkin verran kommunikaatiota koskevia sääntöjä, kuten usein kommunikoida ja mitä käytäntöjä käytät.

Ihannetapauksessa, arsenalHankkeen suunnittelutyökalutsisältää jonkinlaisen yhteistoiminnallisen työnhallintaympäristön, joka mahdollistaa keskitetyn viestinnän. Mutta sinun pitäisi myös yksityiskohtaisia ​​asioita, kuten:

Se saattaa tuntua ylikuormitukselta, mutta projektinhallinnan ja suunnittelun osalta on parempi olla liian yksityiskohtainen kuin jättää tulkintaan avoimet asiat.

Aloita perusasiat ja ässä projektisuunnitteluprosessi

Kun olet ensin kuvitellaMiten kirjoittaa hankesuunnitelma, koko asia voi tuntua ylivoimaiselta. Mutta se on paljon helpompaa, jos aloitat rakentamalla ääriviivat näillä tärkeillä elementeillä ja täytä sitten aukot.

Jos haluat tehdä alkoi vielä kivutonta, harkitse yhteistyötä yhteistyöhön, kuten UDN-tehtävähallinta .

Joilla on keskitetty viestintä, reaaliaikainen yhteistyö,Projektinhallinnan seuranta edistyminenja lisäämään näkyvyyttä resursseihisi ja työmäärään yhdistettynä hyödyllisiin työkaluihin, kuten Gantt-kaavioihin ja kalenterinäkymiin, tekee siitä paljon helpompaa rakentaa omasiHankkeen suunnitelma mallipohja .

Ennen kuin tiedät sen, potket mahdolliset kaaokset ja sekaannusta reunalle.