7 cosas críticas de la misión a considerar al construir su plan de proyecto

Acaba de ser puesto a cargo de un gran, multifuncional proyecto . Estás supervisando a diferentes equipos, tareas complejas y recursos, y numerosos plazos, se siente como si estuvieras construyendo una casa de cartas.

Las cosas solo están empezando, y las personas ya están llegando a usted con preguntas, inquietudes e ideas.

¿Qué necesitan hacer? ¿Cuándo necesitan hacer sus piezas? ¿Este proyecto satisfará los objetivos de su propio equipo? ¿No sería mejor si hicieran cosas de esta manera, en lugar de de esa manera?

Ya puede sentir el proyecto en espiral en el caos, y usted sabe que necesita introducir algunas estructuras y orden, rápido. Lo que necesitas es un plan de proyecto.

7 consideraciones al construir su plan de proyecto[dieciséis]

Sentado para escribir un plan integral que cubra cada detalle de su proyecto se siente completamente abrumador en este punto. Su cabeza está girando con todas las personas involucradas y todo lo que debe hacerse.

No empieces a desgarrar tu cabello todavía. Como planificador de proyectos, el lugar más fácil de comenzar es identificando los elementos centrales que su plan necesita para cubrir. A partir de ahí, puede verlos juntos de una manera que tenga sentido y luego complete cualquier hueco.

Entonces, ¿cuáles son esos elementos principales que necesitas para incluir? Aquí hay 7 consideraciones importantes al armar el documento de plan de su proyecto.

Consideración # 1: Objetivos del proyecto[dieciséis]

Antes de detujar los detalles de Nitty-Gritty del esquema del plan de su proyecto, debe comprender primero el "qué" y el "por qué". Qué es el proyecto y por qué ¿Lo estás haciendo? Esto es esencial para un buen Marco de gestión de proyectos .

Supongamos que está encabezando la creación de un nuevo seminario web con el objetivo de agregar más perspectivas a su lista de correo electrónico.

Ese es un punto de partida útil, y describe la acción y el resultado previsto. Pero, un objetivo verdaderamente impactante profundizará para garantizar que todos los jugadores del proyecto estén en la misma página antes de que comience realmente cualquier trabajo.

Según los líderes ejecutivos. , la falta de objetivos claros representa el 37% de las fallas del proyecto. Entonces, en lugar de establecerse para algo general como lo anterior, agregue más detalle y hágalo cuantificable. De esa manera, puede monitorear el progreso e inmediatamente a punto cuando algo está fuera de la pista.

Con eso en mente, su objetivo general del proyecto podría parecer algo así:

Alberga un seminario web durante el segundo puesto sobre el tema del compromiso de los empleados, con el objetivo de agregar al menos 500 perspectivas calificadas a nuestra lista de correo electrónico.

Ese es un ejemplo bastante sencillo. Tenga en cuenta que los proyectos pueden tener objetivos más pequeños que caen bajo el objetivo general, y esos objetivos podrían incluso ser diferentes dependiendo de qué partes interesadas están involucradas.

Por ejemplo, las ventas y la comercialización pueden tener el objetivo de agregar nuevas perspectivas, mientras que el equipo de PR está apuntando a obtener algunos medios de comunicación, y el equipo del producto está esperando algunos comentarios valiosos de los clientes.

Describe cada uno de esos objetivos (los grandes y los más pequeños) en este momento, para que pueda tenerse en cuenta a medida que múltiples el resto de su Plan de trabajo del proyecto .

Consejo de información privilegiada: Se necesita un trabajo para elaborar un objetivo que es realmente efectivo. Utilizar el Marco de objetivo inteligente Para asegurarse de que revise todas las casillas necesarias, ya que está dibujando ese objetivo.

Consideración # 2: Roles y responsabilidades.[dieciséis]

Especialmente en grandes proyectos, tendrás numerosas personas que participan. Si bien eso permite muchas ideas e innovación, demasiados cocineros en la cocina también pueden ser confusos.

Detallando claramente quién es responsable de lo que ayuda a evitar cualquier cable o caos cruzados. También es útil para aumentar la transparencia en todo el equipo sobre quién está haciendo qué, y es información importante para que usted tenga a medida que esté estableciendo plazos y administrando las cargas de trabajo y los recursos.

Hazlo explícitamente claro quién está manejando las partes del proyecto, así como de quién es la persona del punto, para que la gente sepa a quienes se acercan si se encuentran con problemas.

Pegado con el ejemplo del seminario web, su plan de proyecto debe incluir algo que se vea así:

Si su proyecto es particularmente grande, es posible que no pueda obtener tan granular en este punto. Está bien, al menos, detalle lo que está trabajando cada equipo o departamento para que todos entiendan quién es responsable de qué pieza del proyecto. A Junta de Plan de Proyectos Scrum o Kanban Puede ayudar a las partes interesadas individuales a mantener un seguimiento de sus responsabilidades.

Consideración # 3: Recursos[dieciséis]

Proyecto planificación Y la ejecución del proyecto requiere muchos recursos diferentes, cosas como materiales, equipos, herramientas y, por supuesto, personas.

En uno Encuesta realizada por el Instituto de Gestión de Proyectos. , pobre planeación de recursos Fue citado como la segunda causa más frecuente del fracaso del proyecto.

Así que identifique que los recursos requeridos de su proyecto en el frente le permiten administrarlos y optimizarlos mejor, así como evitar esa lucha frenética para asegurarlos en la undécima hora.

Para mantener esto relativamente sencillo, rompemos los recursos que necesitará, tanto grandes como pequeños, en dos categorías amplias:

Vamos a seguir con nuestro ejemplo webinar y comenzar con la categoría del equipo primero. Pensando en toda la vida útil del proyecto, sabes que necesitarás:

Ahora, que tal gente ? Aquí es donde los recursos realmente pueden comenzar a propagarse. Asegúrese de que no está sobrecargando a ninguna persona o equipo con la mayor parte del trabajo.

Enumerar los roles y responsabilidades como lo hicieron anteriormente, lo ayudará a determinar quién necesita para reclutar, para que pueda asegurarlos como recursos de sus gerentes antes de su proyecto.

También es útil reiterar que aquí, y también piense a través de cualquier otra "mano de obra", es posible que tenga que hacer que su proyecto sea un éxito (como una persona de TI para obtener las cosas establecidas en el día del webinar, o el diseñador independiente que va para crear los gráficos mientras el equipo de diseño se centra en las diapositivas reales).

Consejo de información privilegiada: Gestor de tareas UDN Recurso hace que sea fácil obtener una visibilidad en tiempo real en todos sus recursos, para que pueda administrarlos y asignarlos de manera más efectiva.

Consideración # 4: Presupuesto[dieciséis]

La planificación en la gestión de proyectos no es fácil, especialmente cuando se trata del lado del dinero de las cosas.

Probablemente haya escuchado las advertencias que, estadísticamente, la mayoría de los proyectos pasan por encima del presupuesto. McKinsey informó Que los proyectos de TI a gran escala, como un solo ejemplo, administran un 45% sobre el presupuesto en promedio.

Gran parte de esto se debe a que es difícil señalar exactamente. costo de un proyecto antes de que haya comenzado realmente. Además, las sorpresas y los obstáculos inesperados tienen una forma de cultivar y hacer que esos dígitos aumenten.

Pero, aun así, debes comenzar a hacer una investigación y estimación de costos Para los diversos recursos, necesitará ya que está construyendo su plan de proyecto.

¿Cuánto costará la herramienta de grabación de video? ¿Qué pasa con el micrófono? ¿Necesitará el equipo de marketing algún presupuesto para los anuncios de redes sociales para promover el seminario web? Si necesita contratar ayuda contratada, ¿cuál es su proyecto o tarifa por hora?

Anuce a esos precios en su plan de proyecto y luego agregue una contingencia para asegurarse de que no lo está completamente cerca del hueso. No hay un método infalible para cuánto debe agregar, pero inflar su presupuesto estimado en un 10-20% suele ser una apuesta segura.

Consideración # 5: Dependencias[dieciséis]

Los proyectos a menudo pueden sentirse como un gran truco dominó. Esto no se puede hacer hasta que esta otra cosa esté terminada, y así sucesivamente.

Es inteligente identificar aquellos tipos de dependencias en las etapas de planificación de su proyecto, para que pueda asignar un horario que tenga sentido y no crea ningún cuello de botella innecesario.

Por ejemplo, el marketing no puede comenzar las promociones hasta que tenga la fecha y la hora firmada. O, el equipo de diseño no puede trabajar en las diapositivas del webinar hasta que el contenido esté listo.

los método del camino crítico (CPM) puede ayudarlo a identificar esas conexiones de manera directa al construir un modelo del proyecto que incluye:

Hacer esto, antes de pasar a la asignación de su horario, le ayuda a poner las cosas en un orden práctico, mientras que también es realista con sus plazos para diferentes hitos, así como hito precios.

Consideración # 6: Horario[dieciséis]

Es hora de comenzar a asignar fechas a las cosas. ¿Tentado a simplemente lanzar un dardo en un calendario para seleccionar diferentes plazos? Lo conseguimos, esta parte de la planificación para la gestión de proyectos es suficiente para hacer que usted sea de ojos cruzados.

Afortunadamente, hay una forma más fácil de crear un horario realista: trabajar hacia atrás. Identifique la fecha en que el proyecto debe completarse absolutamente y luego volver a funcionar desde allí para identificar a la persona tarea hitos.

Al hacerlo, refiérase a las dependencias que identificó para confirmar que está poniendo cosas en un orden senstro.

Y, como con su presupuesto, no duele construir un poco de un búfer, por lo que no está cortando las cosas demasiado cerca. Todos tenemos una tendencia a ser demasiado optimista sobre cuánto tiempo tomarán las cosas (en serio, se llama el planificación de la falacia ), así que apreciará que se agregó la sala de respiración para un plan de contingencia , si necesario.

Con todo eso en mente, aquí es lo que podría ser un esquema aproximado de su horario de seminario web:

Consideración # 7: Comunicación[dieciséis]

Tener un plan de comunicación en la gestión de proyectos es crucial. Estudios muestran Que el 57% de los proyectos fallan debido a las averías en la comunicación, por lo que es mejor ser explícito sobre sus expectativas.

Su plan de proyecto debe establecer algunas reglas básicas para la comunicación, como la frecuencia con la que se comunicará y qué métodos usará.

Idealmente, tu arsenal de Herramientas de planificación del proyecto Incluirá algún tipo de plataforma de gestión de trabajo colaborativa que permita la comunicación centralizada. Pero, también deberías detallar cosas como:

Puede parecer una sobremejne, pero cuando se trata de la gestión y la planificación de proyectos, es mejor ser demasiado detallado que dejar las cosas abiertas a la interpretación.

Comience con los conceptos básicos y el proceso de planificación del proyecto.[dieciséis]

Cuando estas averiguas Cómo escribir un plan de proyecto , todo el asunto puede parecer abrumador. Pero, es mucho más fácil si comienza al construir un esquema con estos elementos importantes y luego complete las brechas.

Si desea comenzar a comenzar aún más sin dolor, considere mirar una plataforma de gestión de trabajo de colaboración como Gestor de tareas UDN .

Tener esa comunicación centralizada, colaboración en tiempo real, Progreso de seguimiento de la gestión de proyectos , y una mayor visibilidad en sus recursos y cargas de trabajo, combinadas con herramientas útiles como gráficos de Gantt y vistas al calendario, lo hace que sea mucho más fácil construir su propio Plantilla de plan de proyecto .

Antes de que sepa, pateará cualquier caos potencial y confusión al bordillo.