プロジェクト計画を構築する際に考慮すべき任務の重要なこと

あなたは大きく、横断的であることを担当しました 事業 。あなたは異なるチーム、複雑なタスク、そしてリソースを監督しています。

物事は始まったばかりです、そして、人々はすでに質問、懸念、そしてアイデアであなたに来ています。

彼らは何をする必要がありますか？彼らはいつ彼らの作品を作る必要がありますか？このプロジェクトは彼ら自身のチームの目標を満たしますか？彼らがそのようにこのようにして物事をしたのであれば、それほど良くないでしょうか？

あなたはすでにProjectをカオスにらせん状況に感じることができます、そしてあなたがいくつかの構造と注文を紹介する必要があることを知っています - 速いです。あなたが必要とするものはプロジェクト計画です。

あなたのプロジェクト計画を構築するときの考察

あなたのプロジェクトのすべての詳細をカバーする包括的な計画を書くために座って、この時点で完全に圧倒的に感じます。あなたの頭は関与するすべての人々と回転しています。

まだあなたの髪を引き裂くのを始めないでください。プロジェクトプランナーとして、開始する最も簡単な場所は、計画がカバーする必要があるコア要素を識別することです。そこから、あなたは理にかなっているような方法でそれらをまとめることができ、次にギャップを埋めることができます。

それで、あなたが含める必要があるこれらのコア要素は何ですか？これはあなたのプロジェクト計画文書をまとめるときの7つの重要な考慮事項です。

考慮番号1：プロジェクト目標

あなたのプロジェクト計画の概要のニッティ肉の詳細をハッシュアウトする前に、あなたは最初に「何」と「なぜ」を理解する必要があります。 何 プロジェクトですどうしてあなたはそれをやっていますか？これは善に不可欠ですプロジェクト管理フレームワーク 。

あなたのEメールリストにより多くの見込み客を追加することを目的として、新しいウェビナーの作成を訴えていると仮定しましょう。

それは役に立つ出発点です - そしてそれはその行動と意図された結果を概説します。しかし、本当に効果的な目標は、作業が実際に始まる前にすべてのプロジェクトプレーヤーが同じページにあることを確認するために深く掘り下げます。

エグゼクティブリーダーによると明確な目標がないと、プロジェクトの失敗の37％を占めています。それで、上記のような一般的なもののために決済するのではなく、より詳細を追加して定量化可能にしてください。そのように、進歩を監視し、何かがトラックオフのときにすぐに見つけることができます。

それを念頭に置いて、あなたの全体的なプロジェクトの目標は次のように見えるかもしれません：

従業員エンゲージメントのトピックでQ2の間にWebInarをホストし、最低500の資格のある見込み客を私たちのEメールリストに追加することを目的として。

それはかなり簡単な例です。プロジェクトは、包括的な目的の下に該当する目標を小さくすることができることに注意してください - そしてそれらの目標は関係者が関与するのかによって異なります。

たとえば、販売とマーケティングでは、PRチームがいくつかのメディアを稼ぐことを目指していますが、製品チームがいくつかの貴重な顧客のフィードバックを望んでいることを目的としています。

今すぐこれらの目標（大きなものと小さいもの）のそれぞれを概説してください。プロジェクト作業計画 。

インサイダーヒント：実際に効果的な目標を作るためにいくつかの仕事が必要です。使用スマートゴールフレームワークあなたがその目的をスケッチしているときに必要なボックスをすべてチェックすることを確認するために。

考慮番号2：役割と責任

特に大きなプロジェクトでは、あなたは多くの人々が参加しているでしょう。それが多くのアイデアやイノベーションを可能にするが、台所内の料理人が多すぎることも混乱させることができる。

交差するワイヤやカオスを避けるのを助けるものを責任を持っているのは明らかに詳しく説明しています。誰が何をするかについてのチーム全体で透明性を高めるのにも役立ち、あなたが期限切れになってワークロードとリソースの管理としてあなたが持っている重要な情報です。

誰がプロジェクトのどの部分を取り扱うか、そしてポイントの人が誰であるかを取り扱うかを明確に明確にしなさい。

ウェビナーの例に固執すると、プロジェクト計画には次のようなものが含まれるべきです。

あなたのプロジェクトが特に大きい場合は、この時点で粒状になることができないかもしれません。それは大丈夫です - 少なくとも、各チームや部門が各チームや部署が取り組んでいるのか、誰もがプロジェクトのどの部分に責任があるかを理解しています。 a スクラムまたはカンバンプロジェクト計画ボード個々のステークホルダーが彼らの責任を追跡するのを助けることができます。

考慮番号3：リソース

計画 企画 そしてプロジェクトの実行には、材料、機器、ツール、もちろん、人々の人々のようなものが多数必要です。

一つにプロジェクト管理研究所による調査、 貧しい資源計画プロジェクト障害の2番目に頻繁な原因として引用されました。

プロジェクトの必要なリソースを識別する前面を使用すると、それらをよりよく管理し最適化することができます。

これを比較的簡単に保つために、大きくて小さく、2つの幅広いカテゴリに、必要なリソースを破るようにしましょう。

私たちのウェビナーの例に固執し、最初に機器カテゴリーから始めましょう。プロジェクトの寿命全体を通して考えて、あなたはあなたが必要とすることを知っています：

今、どうですか 人 ？これは、リソースが本当に薄く広がり始めることができる場所です。仕事の大部分で一人の人やチームを過負荷にしていないことを確認してください。

上記のような役割と責任をリストすることで、あなたがあなたがあなたのプロジェクトの前に彼らの管理者からのリソースとしてそれらを保護することができるようにあなたが彼らを彼らの管理者から保護することができるようにするのに役立ちます。

それはここにそれを繰り返すことにも役立ちます - そしてまた他の「マンパワー」を通して、あなたのプロジェクトを成功させる必要があるかもしれない（ウェビナーの日、または行き方のフリーランスデザイナーのようなIT人物など）。設計チームが実際のスライドに焦点を当てている間にグラフを作成するため。

インサイダーヒント： UDNタスクマネージャーリソースすべてのリソースにリアルタイムの可視性を簡単に取得できますので、より効果的に管理して割り当てることができます。

検討＃4：予算

プロジェクト管理の計画は簡単ではありません - 特にもののお金側になると。

統計的に、ほとんどのプロジェクトが予算を超える警告を聞いたことがあります。McKinseyが報告しましたその大規模なITプロジェクトは、一例だけで、平均的に予算で45％を稼ぎます。

これの多くは、正確なものを特定することが困難であるためです。 費用 あなたが本当に始まった前にプロジェクトの。さらに、驚きと予想外のハードルはトリップしてそれらの数字を増やす方法があります。

しかし、そうであっても、あなたはいくつかの研究を始める必要があります費用見積もりあなたがあなたのプロジェクト計画を構築するときに必要なさまざまなリソースのために。

ビデオ録画ツールの費用はいくらですか？マイクはどうですか？マーケティングチームは、ウェビナーを宣伝するためのソーシャルメディア広告の予算を必要としますか？あなたが契約ヘルプを雇う必要があるならば、彼らのプロジェクトや毎時率は何ですか？

あなたのプロジェクト計画にそれらの価格を撃ち、それからあなたが骨の近くに近すぎることを確実にすることを確実にするために緊急性を追加します。あなたがどれだけ追加するべきであるかだけのために絶対予防的な方法はありませんが、あなたの推定予算を10-20％にインフルすることは通常安全な賭けです。

考慮番号5：依存関係

プロジェクトはしばしば1つの大きなドミノのトリックのように感じることができます。これは他のことが終わるまでやめられなくなり、その他などができます。

プロジェクト計画ステージでそれらの種類の依存関係を特定するのはスマートです。

たとえば、マーケティングは日付と時刻が上がったまでプロモーションを開始することはできません。または、コンテンツが準備ができるまで、設計チームはWebInarスライドで動作することはできません。

theクリティカルパスメソッド（CPM）は、次のものを含むプロジェクトのモデルを構築することによって、それらの接続を直接的な方法で特定するのに役立ちます。

このスケジュールをマッピングする前にこれをすることで、あなたのスケジュールを実用的な順序で置くのに役立ちます。マイルストーン価格。

検討＃6：スケジュール

物事への日付の割当を始める時が来ました。さまざまな期限を選択するためにカレンダーにダーツを投げることを誘惑しましたか？私たちはそれを得る - プロジェクト管理の計画のこの部分はあなたを交差させるのに十分です。

幸いなことに、現実的なスケジュールを作成するより簡単な方法があります。プロジェクトが絶対に完了し、そこから取り戻して個人を識別する日付を特定するタスクマイルストーン。

あなたがそれをやっているように、あなたが物事を感心的な順序で置くことを確認するために識別された依存関係に戻る。

そして、あなたの予算と同じように、それはちょっとしたバッファーで建設するのがけがではありません私たちは皆、何が時間がかかるかについて過度に楽観的になる傾向があります（真剣に言及されています。旗を計画する）、それには呼吸部屋を追加することに感謝するでしょう。偶発的な計画、 必要であれば。

そのすべてのことを念頭に置いて、ここにあなたのウェビナースケジュールの大まかな概要が次のようになる可能性があります。

検討＃7：通信

プロジェクト管理で通信計画を立てることは非常に重要です。 勉強 コミュニケーションの内訳が原因で、プロジェクトの57％が失敗するため、予想について明示的になることがお勧めします。

あなたのプロジェクト計画は、あなたがコミュニケーションをとる頻度やどのような方法などのコミュニケーションのための地上ルールを設定するべきです。

理想的には、あなたの武器プロジェクト計画ツール集中コミュニケーションを可能にするいくつかの種類の共同作業管理プラットフォームを含みます。しかし、あなたは次のようなものも詳細にもっと詳しくすべきです。

それはオーバーキルのように思えるかもしれませんが、それがプロジェクトの管理と計画に関しては、物事を解釈することよりも細かくなりすぎるほうがよいです。

プロジェクト計画プロセスの基本とACEから始める

あなたが最初に出ているときプロジェクト計画を書く方法、全体が圧倒的に見えることがあります。しかし、これらの重要な要素を持つアウトラインを構築してからギャップを埋めることから始めてもはるかに簡単です。

もっと痛みのないものを始めたい場合は、共同作業管理プラットフォームを見ることを検討してください。 UDNタスクマネージャー 。

その集中コミュニケーション、リアルタイムのコラボレーションを持つプロジェクト管理追跡の進歩そして、Ganttチャートやカレンダービューのような役立つツールと組み合わせるために、あなたのリソースやワークロードへの可視性の向上、あなた自身の構築がはるかに簡単になります。プロジェクト計画テンプレート 。

あなたがそれを知る前に、あなたは潜在的な混乱と縁石への混乱を蹴るでしょう。