7 nhiệm vụ quan trọng để xem xét khi xây dựng kế hoạch dự án của bạn
Bạn vừa mới chịu trách nhiệm về một chức năng lớn, chéodự án. Bạn đang giám sát các đội khác nhau, các nhiệm vụ và tài nguyên phức tạp, và nhiều thời hạn - cảm giác như bạn đang xây dựng một ngôi nhà của thẻ.
Mọi thứ chỉ được bắt đầu, và mọi người đã đến với bạn với những câu hỏi, mối quan tâm và ý tưởng.
Họ cần làm gì? Khi nào họ cần phải có những mảnh của họ được thực hiện bởi? Dự án này sẽ đáp ứng mục tiêu của đội của họ? Sẽ không tốt hơn nếu họ làm mọi thứ theo cách này, thay vì cách đó?
Bạn đã có thể cảm thấy dự án xoay vòng vào Chaos, và bạn biết bạn cần giới thiệu một số cấu trúc và trật tự - nhanh chóng. Những gì bạn cần là một kế hoạch dự án.
7 cân nhắc khi xây dựng kế hoạch dự án của bạn
Ngồi xuống để viết một kế hoạch toàn diện bao gồm mọi chi tiết duy nhất của dự án của bạn cảm thấy hoàn toàn áp đảo vào thời điểm này. Đầu của bạn đang quay với tất cả những người liên quan và mọi thứ cần phải được thực hiện.
Đừng bắt đầu xé tóc của bạn. Là người lập kế hoạch dự án, nơi dễ nhất để bắt đầu là bằng cách xác định các yếu tố cốt lõi mà kế hoạch của bạn cần phải bao gồm. Từ đó, bạn có thể ghép chúng lại với nhau theo cách có ý nghĩa và sau đó điền vào bất kỳ khoảng trống nào.
Vì vậy, những yếu tố cốt lõi đó bạn cần bao gồm những gì? Dưới đây là 7 cân nhắc quan trọng khi kết hợp tài liệu kế hoạch dự án của bạn.
Cân nhắc số 1: Mục tiêu của dự án
Trước khi đưa các chi tiết Nitty-Gritty của phác thảo kế hoạch dự án của bạn, trước tiên bạn cần phải hiểu "những gì" và "tại sao". Gì là dự án vàtại saoBạn đang làm nó? Điều này là điều cần thiết để tốtKhung quản lý dự án .
Giả sử rằng bạn đang dẫn đầu việc tạo một hội thảo trên web mới với mục tiêu thêm nhiều triển vọng vào danh sách email của bạn.
Đó là một điểm khởi đầu hữu ích - và nó thực hiện phác thảo hành động và kết quả dự định. Nhưng, một mục tiêu thực sự có tác động sẽ đào sâu hơn để đảm bảo rằng tất cả các trình phát dự án nằm trên cùng một trang trước khi bất kỳ công việc nào thực sự bắt đầu.
Theo các nhà lãnh đạo điều hành, thiếu mục tiêu rõ ràng chiếm 37% lỗi dự án. Vì vậy, thay vì giải quyết cho một cái gì đó chung như trên, hãy thêm chi tiết và làm cho nó có thể định lượng. Bằng cách đó, bạn có thể theo dõi tiến trình và ngay lập tức ngay lập tức khi một cái gì đó tắt theo dõi.
Với ý nghĩ đó, mục tiêu dự án tổng thể của bạn có thể trông giống như:
Lưu trữ một đoạn hội thảo trên web trong quý 2 về chủ đề tham gia của nhân viên, với mục tiêu thêm ít nhất 500 triển vọng đủ điều kiện vào danh sách email của chúng tôi.
Đó là một ví dụ khá đơn giản. Hãy nhớ rằng các dự án có thể có những mục tiêu nhỏ hơn thuộc về mục tiêu bao trùm - và những mục tiêu đó thậm chí có thể khác nhau tùy thuộc vào những gì các bên liên quan.
Ví dụ, bán hàng và tiếp thị có thể có mục tiêu thêm triển vọng mới, trong khi nhóm PR đang hướng tới việc kiếm một số phương tiện truyền thông và nhóm sản phẩm đang hy vọng đối với một số phản hồi của khách hàng có giá trị.
Phác thảo từng mục tiêu đó (những mục lớn và những mục nhỏ) ngay bây giờ, vì vậy bạn có thể giữ chúng trong tâm trí khi bạn lập bản đồ phần còn lại của bạnKế hoạch công việc dự án .
Mẹo nội bộ:Phải mất một số công việc để tạo ra một mục tiêu thực sự hiệu quả. Sử dụngKhung mục tiêu thông minhĐể đảm bảo rằng bạn kiểm tra tất cả các ô cần thiết khi bạn phác thảo mục tiêu đó.
Cân nhắc số 2: Vai trò và trách nhiệm
Đặc biệt về các dự án lớn, bạn sẽ có nhiều người tham gia. Mặc dù điều đó cho phép rất nhiều ý tưởng và đổi mới, quá nhiều đầu bếp trong bếp cũng có thể gây nhầm lẫn.
Rõ ràng chi tiết ai chịu trách nhiệm cho những gì giúp tránh bất kỳ dây hoặc sự hỗn loạn chéo. Nó cũng hữu ích để tăng tính minh bạch trên toàn đội về việc đang làm những gì, và là thông tin quan trọng để bạn có khi bạn đặt thời hạn và quản lý khối lượng công việc và tài nguyên.
Làm cho nó rõ ràng rõ ràng là người xử lý những phần của dự án, cũng như ai là người, vì vậy mọi người biết cách tiếp cận nếu họ gặp vấn đề.
Gắn bó với ví dụ trên webinar, gói dự án của bạn nên bao gồm một cái gì đó trông như thế này:
Nếu dự án của bạn đặc biệt lớn, bạn có thể không thể nhận được dạng hạt tại thời điểm này. Điều đó ổn - ít nhất, ít nhất, chi tiết những gì mỗi đội hoặc bộ phận đang làm việc để mọi người hiểu ai chịu trách nhiệm cho những gì của dự án. MỘT Bảng kế hoạch dự án Scrum hoặc Kanbancó thể giúp các bên liên quan cá nhân theo dõi trách nhiệm của họ.
Cân nhắc số 3: Tài nguyên
Dự ánlập kế hoạchVà thực hiện dự án đòi hỏi rất nhiều tài nguyên khác nhau - những thứ như vật liệu, thiết bị, công cụ, và tất nhiên, mọi người.
Trong mộtKhảo sát được thực hiện bởi Viện quản lý dự án, nghèoKế hoạch tài nguyênđã được trích dẫn là nguyên nhân thường xuyên thứ hai của thất bại dự án.
Vì vậy, việc xác định các tài nguyên yêu cầu của dự án của bạn ở phía trước cho phép bạn quản lý và tối ưu hóa tốt hơn về chúng, cũng như tránh sự tranh giành điên cuồng đó để bảo vệ chúng trong giờ thứ mười một.
Để giữ điều này tương đối đơn giản, hãy phá vỡ các tài nguyên bạn sẽ cần, cả lớn và nhỏ, thành hai loại rộng:
Hãy gắn bó với ví dụ trên webinar của chúng tôi và bắt đầu với danh mục thiết bị đầu tiên. Suy nghĩ thông qua toàn bộ tuổi thọ của dự án, bạn biết rằng bạn sẽ yêu cầu:
Bây giờ, những gì vềMọi ngườiTrong Đây là nơi tài nguyên thực sự có thể bắt đầu lây lan mỏng. Hãy chắc chắn rằng bạn không quá tải bất kỳ một người hoặc đội nào với phần lớn công việc.
Liệt kê các vai trò và trách nhiệm như bạn đã làm ở trên sẽ giúp bạn xác định người bạn cần tranh thủ, để bạn có thể bảo mật họ là tài nguyên từ các nhà quản lý của họ trước dự án của bạn.
Nó cũng hữu ích để nhắc lại rằng ở đây - và cũng nghĩ thông qua bất kỳ "nhân lực" nào khác, bạn có thể cần phải thực hiện dự án của mình thành công (chẳng hạn như một người CNTT để có được những thứ được thiết lập vào ngày của hội thảo trên web, hoặc nhà thiết kế tự do đang diễn ra Để tạo biểu đồ trong khi nhóm thiết kế tập trung vào các slide thực tế).
Mẹo nội bộ: Quản lý tác vụ UDNNguồnLàm cho nó dễ dàng để có được khả năng hiển thị thời gian thực vào tất cả các tài nguyên của bạn, để bạn có thể quản lý và phân bổ chúng hiệu quả hơn.
Cân nhắc số 4: Ngân sách
Lập kế hoạch trong quản lý dự án không dễ dàng - đặc biệt là khi nói đến khía cạnh tiền của mọi thứ.
Bạn có thể đã nghe những cảnh báo rằng, thống kê, hầu hết các dự án đều vượt qua ngân sách.McKinsey báo cáoĐó là các dự án CNTT quy mô lớn, như một ví dụ, chạy trung bình ngân sách 45% hơn 45%.
Phần lớn điều này là do nó thách thức để xác định chính xácGiá cảcủa một dự án trước khi bạn thực sự bắt đầu. Thêm vào đó, những bất ngờ và những rào cản bất ngờ có cách cắt xén và làm cho các chữ số đó tăng lên.
Nhưng, ngay cả như vậy, bạn cần bắt đầu thực hiện một số nghiên cứu vàước tính chi phíĐối với các tài nguyên khác nhau, bạn sẽ cần như bạn đang xây dựng kế hoạch dự án của mình.
Công cụ quay video sẽ chi phí bao nhiêu? Còn micro thì sao? Nhóm tiếp thị có cần bất kỳ ngân sách nào cho quảng cáo phương tiện truyền thông xã hội để quảng bá hội thảo trên web? Nếu bạn cần thuê trợ giúp hợp đồng, dự án hoặc tỷ lệ hàng giờ của họ là gì?
Jot những giá đó vào kế hoạch dự án của bạn và sau đó thêm một dự phòng để đảm bảo bạn không cắt nó quá gần với xương. Không có phương pháp nào không thể đánh lừa được bao nhiêu bạn nên thêm, nhưng tăng ngân sách ước tính của bạn lên 10-20% thường là đặt cược an toàn.
Cân nhắc số 5: Phụ thuộc
Các dự án thường có thể cảm thấy như một mánh khóe lớn. Điều này không thể hoàn thành cho đến khi điều này hoàn thành, v.v. và vân vân.
Thật thông minh để xác định các loại phụ thuộc trong giai đoạn lập kế hoạch dự án của bạn, để bạn có thể lập bản đồ lịch trình có ý nghĩa và không tạo ra bất kỳ tắc nghẽn không cần thiết nào.
Ví dụ, tiếp thị không thể bắt đầu khuyến mãi cho đến khi bạn có ngày và thời gian tăng lên. Hoặc, nhóm thiết kế không thể làm việc trên các slide webinar cho đến khi nội dung đã sẵn sàng.
Cácphương pháp đường dẫn quan trọng(CPM) có thể giúp bạn xác định các kết nối đó một cách đơn giản bằng cách xây dựng một mô hình của dự án bao gồm:
Làm điều này trước khi bạn chuyển sang ánh xạ lịch trình của bạn giúp bạn đặt mọi thứ theo thứ tự thực tế, đồng thời thực tế với thời hạn của bạn cho các cột mốc khác nhau, cũng nhưCột mốcGiá cả.
Cân nhắc số 6: Lịch trình
Đã đến lúc bắt đầu gán ngày cho mọi thứ. Cám dỗ để chỉ ném một phi tiêu tại một lịch để chọn thời hạn khác nhau? Chúng tôi nhận được nó - phần này của kế hoạch quản lý dự án là đủ để làm cho bạn liếc mắt.
May mắn thay, có một cách dễ dàng hơn để tạo ra một lịch trình thực tế: làm việc lạc hậu. Xác định ngày mà dự án hoàn toàn phải hoàn thành và sau đó làm việc trở lại từ đó để xác định cá nhânbài tậpcột mốc.
Khi bạn đang làm điều đó, hãy tham khảo lại các phụ thuộc mà bạn xác định để xác nhận rằng bạn đang đặt mọi thứ theo thứ tự gợi ý.
Và, giống như với ngân sách của bạn, nó không bị tổn hại để xây dựng một chút bộ đệm để bạn không cắt mọi thứ quá gần. Tất cả chúng ta đều có xu hướng lạc quan quá mức về việc mọi thứ sẽ mất bao lâu (Nghiêm túc, nó được gọi làLập kế hoạch ngụy biện), vì vậy bạn sẽ đánh giá cao rằng thêm phòng thở cho mộtKế hoạch dự phòng, Nếu cần.
Với tất cả những điều đó trong tâm trí, đây là những gì một phác thảo thô của lịch trình webinar của bạn có thể trông giống như:
Cân nhắc số 7: Giao tiếp
Có một kế hoạch truyền thông trong quản lý dự án là rất quan trọng.Nghiên cứu cho thấy57% dự án bị lỗi do sự cố trong giao tiếp, vì vậy tốt hơn là rõ ràng về sự mong đợi của bạn.
Kế hoạch dự án của bạn sẽ đặt một số quy tắc mặt đất để liên lạc, chẳng hạn như tần suất bạn sẽ giao tiếp và bạn sẽ sử dụng phương pháp nào.
Lý tưởng nhất, kho vũ khí của bạnDụng cụ lập kế hoạch dự ánsẽ bao gồm một số loại nền tảng quản lý công việc hợp tác cho phép giao tiếp tập trung. Nhưng, bạn cũng nên chi tiết những thứ như:
Có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng khi nói đến việc quản lý và lập kế hoạch dự án, tốt hơn là quá chi tiết hơn là để mọi thứ mở để giải thích.
Bắt đầu với những điều cơ bản và ACE Quy trình lập kế hoạch dự án
Khi bạn đầu tiên tìm raLàm thế nào để viết một kế hoạch dự án, toàn bộ điều có vẻ áp đảo. Nhưng, nó dễ dàng hơn nhiều nếu bạn bắt đầu bằng cách xây dựng một phác thảo với các yếu tố quan trọng này và sau đó điền vào các khoảng trống.
Nếu bạn muốn làm cho việc bắt đầu thậm chí còn đau đớn hơn, hãy xem xét xem xét một nền tảng quản lý công việc hợp tác như Quản lý tác vụ UDN .
Có giao tiếp tập trung, hợp tác theo thời gian thực,Tiến độ theo dõi quản lý dự ánvà tăng khả năng hiển thị vào tài nguyên và khối lượng công việc của bạn, kết hợp với các công cụ hữu ích như biểu đồ Gantt và quan điểm lịch, làm cho việc xây dựng của riêng bạn dễ dàng hơn nhiềuMẫu kế hoạch dự án .
Trước khi bạn biết điều đó, bạn sẽ đá bất kỳ sự hỗn loạn nào và sự nhầm lẫn với lề đường.
