Jak vytvořit organizovaný plán produktivity pro rok?
Ať už spravujete malé obchodní operace nebo práce z domova, musíte být produktivní, abyste uspěli. Vysoká produktivita udržuje prodeje tekoucí a zisky válcování. Pomáhá vám dosáhnout svých kariérních cílů při zachování rovnováhy pracovního života. Ale pro mnohé z nás, produktivita je nepolapitelná. Jak se stanete produktivnějším?
Za prvé, je důležité si uvědomit, že je zaneprázdněn, ne vždy se rovná produktivitě. Můžete být zaneprázdněn celý den, aniž byste něco dosáhli. Chcete-li dosáhnout vašich cílů, potřebujete produktivní myšlení. To znamená, že jste:
Jak zvýšit svou produktivitu?
Existuje několik způsobů, jak dosáhnout produktivnějšího myšlení a zvýšit produktivitu. Jednou z metod je vytvořit plán produktivity, ale existují i jiné, jako například:
Měli byste mít na mysli, když vytvoříte plán produktivity. Podívejme se na ně podrobněji.
Mnoho lidí si myslí, že multitasking je činí produktivnějšími. Kontrola e-mailů na schůzce, odpovědi na telefonní hovory při psaní - je to efektivnější, že? Ale multitasking skutečně poškozuje produktivitu.
To trvá průměrdevět a půl minutyChcete-li se vrátit do dobrého pracovního postupu po přepínání úkolů, a ztratíme přibližně 36 minut každý den na přepínání úkolů sám. Snažte se tedy dokončit jeden úkol, než budete pokračovat na další.
Zdroj
Přes50%pracovníků říkají, že utratí méně než 70 procent svého pracovního dne být produktivní. Mnoho z toho je kvůli rozptýlení přerušením jejich pracovního postupu.
Pokud jste příliš často rozptýlení, buď nebudete mít žádnou práci, nebo bude jíst do tvých prostojů. To může být obzvláště těžké udržet rovnováhu dálkového pracovního života, ale to je Možné, pokud naplánujete nějakou nepřerušovanou pracovní dobu.
Zavřete všechna okna prohlížeče, vložte telefon na tichý a vypněte oznámení. Je to úžasné, jak produktivní můžete být s dokonce hodinu nepřerušovaného času.
Pokud máte spoustu práce, je lákavé přeskočit přestávky, ale to je vlastně kontraproduktivní a škodlivý. Zaměstnanec vyhoření je hlavní problém, který ovlivňuje kolem80%pracovníků.
Je to nejen špatné pro zaměstnance, ale i společnosti. Střední až těžké vyhoření může snížit pracovní výkon o více než 20%, jíst do zisku společnosti.
Jak můžete zabránit vyhoření? Během pravidelných přestávek pomáhají vyčistit svou mysl a de-stres. To je dobré pro produktivitu, s87%pracovníků, které by pravidelné přestávky z nich činily produktivnější. Takže se ujistěte, že plánujete pravidelné pitstopy.
Pokud jste perfekcionista, může být obtížné jít dál z úkolu. Nebo možná je těžké zůstat na úkolu. Ať tak či onak, nastavení lhůty vás nutí k dokončení úkolů v určitém časovém rámci.
Jedna metoda pomoci s tím ječasový čas. TimeBox obsahuje plánování, herectví a revize. Můžete například rozdělit 10minutový časový box, jako je tento:
89% pracovníků vyplývá minimálně jednu hodinu každý týden na neproduktivních hovorech a setkáních, takže říká, že "ne" k tomu může být produktivnější.
Například, pokud musíte ukončit přehled, nebojte se odmítnout briefingArchitektura hybridního mraku. Můžete vždy naplánovat nějaký čas, abyste ho dohnali později.
Jaký je plán produktivity a proč ho potřebujete?
Nyní jsme pokryli některé způsoby, jak můžete zvýšit produktivitu, podívejme se, jak vytvořit plán produktivity. Plán produktivity je plán, který zahrnuje vše, co potřebujete udělat tento den nebo týden. To vám může pomoci:
Takže plány produktivity jsou jasně užitečné, ale jak si můžete vytvořit? Podívejme se na to.
Jak vytvořit plán produktivity?
Můžete vytvořit plán produktivity na den, týden, měsíc nebo dokonce rok. Bez ohledu na vaše preference, existuje osm kroků k vytvoření efektivního plánu.
JakoMarketingové plánováníPlánování produktivity začíná s vašimi cíli. Definujte je za rok, pak je rozbít do měsíčního, týdenního nebo dokonce každodenního cíle.
Zdroj
Řekněme, že váš cíl je zdvojnásobit příjmy vaší společnosti do konce roku. Můžete to rozbít do týdenních cílů jako:
Seznam všeho, co musíte udělat, abyste se přiblížili k dosažení vašich cílů. Přidejte další úkoly, které musíte zvládnout i. Pokud pracujete z domova, mohlo by to zahrnovat placení účtů nebo chůze psa. Seznam všech požadavků na váš čas, jak si o nich myslíte - budete je upřednostňovat další.
Dále potřebujete upřednostnit svůj seznam. Které úkoly jsou naléhavé? Který vám pomůže dosáhnout vašich cílů? Který bude mít největší dopad, pokud nejsou hotové? Někdy nejvíce naléhavější úkoly nejsou nejdůležitější, tak co byste se měli zaměřit?
Jedním z řešení je použití Matice Eisenhower, která rozděluje úkoly na základě dvou otázek:
Odpověď na tyto otázky pro každý úkol vám poskytne čtyři kategorie:
Měli byste upřednostnit kvadrantské jedno úkoly a naplánovat nějaký čas konzistentně pro kvadrant dva. Pokud můžete, delegáti kvadrantu tři úkoly někomu jinému; V opačném případě je po kvadrantu jedním úkolům. Můžete být schopni vyloučit některé čtyřnásobné čtyři úkoly úplně.
Můžete také vytvořit, zaostřovací skupiny 'podobných úkolů, které děláte jeden po druhém. Můžete například začít den tím, že vyplněním všech úkolů pro zadání a přejděte na odpověď na e-maily a telefonní hovory.
Nyní chcete uvést jakékoli překážky, které by mohly dostat do způsobu dokončení úkolů. Jako příklad se podívejme na správu pracovní síly v call centru. "Co je to správa pracovních sil v call centru?"Zeptáte se. Řídí vaše agenty Call Center, takže jsou k dispozici v případě potřeby. Dost jednoduché, že?
No ... ne zcela. Existujímnohopotenciálních překážek pro efektivní řízení pracovních sil. Mohlo by dojít k vysokému objemu hovorů nebo zaměstnance off nemocný. Mít plán zavedený k řešení překážek je důležitou součástí vašeho plánu produktivity.
Můžete například vytvořit seznam lidí, kteří by mohli pokrýt posun, pokud je někdo nemocný. Takže příště někdo nemůže udělat do práce, budete přesně vědět, kdo zavolat.
Dále zapište, co děláte v typickém pracovním týdnu.
Porozumění tomu, co je vaše časy, a pokud to zaručuje vaši pozornost, vám může pomoci řídit svůj čas lépe. To může také ukázat jakékoli překážky, které jste přehlédli.
Správce úloh UDNWebový časovač
Nyní víte, jaký váš typický týden vypadá, můžete čas, jak dlouho to trvá každý úkol. Spusťte časovač v telefonu a zastavte jej, když skončíte. Jsou tu takéčasoměřič apps.To může sledovat vaši aktivitu pro vás.
Jakmile jstenačasované činnosti, Budete vědět, co můžete opravdu udělat každý den. Můžete také zjistit, zda nějaký konkrétní úkol trvá déle, než by mělo být, takže můžete podniknout kroky k nápravě.
Dále vyberte strategii produktivity, která vám pomůže zůstat na trati. Populární strategie zahrnují:
Některé úkoly jsou větší a více časově náročné než jiné. V tomto případě zkuste měřit pokrok v15-minutové intervaly .
Například, řekněme, že musíte napsat 3 000-word zprávu pro váš šéfa. Mohli byste se snažit napsat 250 slov každých patnáct minut, dokud to není hotovo. To vám dá pocit úspěchu, abyste pokračovali více motivovaní.
. \ TMetoda Ivy Lee.je jednoduchý:
. \ TPrincip Pareto.je pozorování, že 80 procent našeho výstupu pochází z 20 procent našeho úsilí. Tak se podívej na svůj typický pracovní den a najít 20 procent činností, které produkují většinu vaší práce. Zaměření na ně může být produktivnější.
Konečně ,.1-3-5 pravidlo. Vyberte si jednu velkou věc, tři střední věci a pět malých věcí dokončit. Začněte s nejnáročnějšími úkoly, pak udělejte střední úrovně a dokončete nejmenší. Budete mnohem produktivnější, než když se pokusíte udělat malé a střední úlohy v pozadí.
Například:
Pomocí informací z předchozích kroků vytvořte optimální plán. Přemýšlejte o tom, kdy jste nejproduktivnější a když se vaše zaměření začne fungovat. Naplánujte si své priority, když je vaše koncentrace nejlepší, a ujistěte se, že máte pouze jeden úkol najednou.
Je důležité zanechat nějaký kroutící místnost, pokud něco urgentního přijde. Například říkáte, že jste vytvořiliOrder Management Elektronický obchodplán. Budete potřebovat vyrovnávací paměť v případě, že objednávka dostala zpožděním nebo dodavatel neočekávaný telefonní hovor.
Nebojte se, pokud nemůžete držet tento plán přesně. Použijte jej jako průvodce, který pomůže organizovat svůj pracovní den spíše než tuhý soubor pravidel.
Uspořádejte svůj rok s plánem produktivity
Existuje spousta způsobů, jak se stát produktivnějším, ale jeden z nejlepších metod vytváří plán produktivity. Plány produktivity vám pomohou organizovat svou práci a stali se efektivnějším zaměstnancem.
DONE RIGHT, můžete uspořádat svůj plán po celý rok! Takže, dejte to jít a užívat si svého nejproduktivnějšího roku.
Post By: Grace Lau
Ředitel pro růstový obsah, Dialpad
Grace Lau je ředitelem růstového obsahuDialpad., AI-Powered Cloud Communication Platform pro lepší a jednodušší týmovou spolupráci. Má více než 10 let zkušeností v oblasti psaní a strategie. V současné době je zodpovědná za přední strategie značkových a redakčních obsahových strategií, partnerství se SEO, Cloud PBX řešeními a OPS týmy stavět a výchovy obsahu. Spojit s níLinkedIn. \ t .
