Come creare un piano di produttività organizzato per l'anno?
Sia che tu gestisci le piccole operazioni commerciali o lavora da casa, devi essere produttivo per avere successo. L'elevata produttività mantiene il flusso delle vendite e i profitti che rotolano. Ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera mantenendo un equilibrio della vita lavorativa. Ma per molti di noi, la produttività è sfuggente. Quindi, come diventi più produttivo?
Innanzitutto, è importante rendersi conto che essere occupato non sempre è uguale alla produttività. Puoi essere occupato tutto il giorno senza effettivamente raggiungere qualsiasi cosa. Per raggiungere i tuoi obiettivi, hai bisogno di una mentalità produttiva. Questo significa che sei:
Come aumentare la tua produttività?
Ci sono diversi modi per ottenere una mentalità più produttiva e aumentare la tua produttività. Un metodo è quello di creare un piano di produttività, ma ci sono anche altri, come ad esempio:
Dovresti tenerli in mente mentre crei il tuo piano di produttività. Guardiamoli in modo più dettagliato.
Molte persone pensano che il multitasking li rende più produttivi. Controllo delle e-mail in una riunione, rispondendo alle chiamate telefoniche durante la digitazione - è più efficiente, giusto? Ma il multitasking danneggia effettivamente la produttività.
Ci vuole una media dinove minuti e mezzoPer tornare in un buon flusso di lavoro dopo la commutazione di compiti, e sprechiamo circa 36 minuti ogni giorno sul commutatore del compito da solo. Quindi, prova a completare un compito prima di passare al prossimo.
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Al di sopra di50 percentoDi lavoratori dicono che spendono meno del 70% del loro giorno lavorativo produttivo. Molto di ciò è dovuto alle distrazioni che interrompono il loro flusso di lavoro.
Se sei distratto troppo spesso, o non avrai alcun lavoro fatto o mangerà nei tuoi tempi di fermo. Può essere particolarmente difficile mantenere un equilibrio a remoto lavoro-vita, ma è Possibile se si pianifica alcuni tempi di lavoro ininterrotti.
Chiudi tutte le finestre del browser, inserisci il telefono in silenzio e disattivare le notifiche. È incredibile quanto sia produttivo con persino un'ora di tempo ininterrotto.
Se hai un sacco di lavoro da fare, è allettante saltare le pause, ma questo è effettivamente controproducente e dannoso. Il burnout dei dipendenti è una questione importante che colpisce intorno80 percentodi lavoratori.
Non è solo male per i dipendenti, ma anche le aziende. Burnout da moderato a grave può ridurre la produzione di lavoro di oltre il 20 percento, mangiare nei profitti della Società.
Come puoi prevenire il burnout? Prendendo regolarmente pause per aiutare a cancellare la tua mente e de-stress. Questo è buono per la produttività, con87 percentodei lavoratori che riportano che prendono rotture regolari li rendono più produttivi. Quindi, assicurati di pianificare regolarmente PitStops.
Se sei un perfezionista, può essere difficile passare da un compito. O forse trovi difficile rimanere sul compito. In entrambi i casi, l'impostazione di una scadenza ti costringe a completare le attività in un determinato periodo di tempo.
Un metodo per aiutare con questo èTimeboxing.. TimeBox include una fase di pianificazione, recitazione e revisione. Ad esempio, potresti dividere un timebox di 10 minuti come questo:
L'89% dei lavoratori spreca almeno un'ora ogni settimana su chiamate e incontri improduttivi, quindi dicendo "No" a questi può renderti più produttivo.
Ad esempio, se devi completare un rapporto, non aver paura di rifiutare un briefing suArchitettura ibrida cloud.. Puoi sempre pianificare un po 'di tempo per raggiungerlo in seguito.
Cos'è un piano di produttività e perché ne hai bisogno?
Ora abbiamo coperto alcuni dei modi in cui puoi aumentare la tua produttività, guardiamo come creare un piano di produttività. Un piano di produttività è un programma che include tutto il necessario per fare quel giorno o settimana. Può aiutarti a:
Quindi, i piani di produttività sono chiaramente disponibili, ma come ne crei uno? Diamo un'occhiata.
Come creare un piano di produttività?
È possibile creare un piano di produttività per un giorno, settimana, mese o anche anno. Qualunque sia la tua preferenza, ci sono otto passaggi per creare un piano efficace.
PiacePianificazione del marketing, la pianificazione della produttività inizia con i tuoi obiettivi. Definisci questi per l'anno, poi li rompi in obiettivi mensili, settimanali o anche quotidiani.
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Diciamo che il tuo obiettivo è quello di raddoppiare le entrate della tua azienda entro la fine dell'anno. Puoi rompere questo negli obiettivi settimanali come:
Quindi, elenca tutto ciò che devi fare per avvicinarsi al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Aggiungi altre attività da gestire anche tu. Se lavori da casa, questo potrebbe includere bollette a pagamento o camminare per il cane. Elenca tutte le esigenze sul tuo tempo mentre pensi a loro - le hai dato delle priorità dopo.
Quindi, è necessario dare la priorità alla tua lista. Quali compiti sono urgenti? Quale ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi? Che avrà il più grande impatto se non hanno finito? A volte i compiti più urgenti non sono i più importanti, quindi cosa dovresti concentrarti?
Una soluzione è utilizzare la matrice di Eisenhower, che divide le attività in base a due domande:
Rispondere a queste domande per ogni attività ti dà quattro categorie:
Dovresti dare la priorità alle attività del quadrante e pianificare un po 'di tempo costantemente per il quadrante. Se puoi, delega il quadrante tre compiti a qualcun altro; Altrimenti, fallo dopo il quadrante. Potresti essere in grado di eliminare del tutto il quadrante quattro compiti interamente.
Puoi anche creare "focus groups" di compiti simili che fai uno dopo l'altro. Ad esempio, è possibile avviare il giorno completando tutte le attività per il tuo assegnazione, quindi passare a rispondere alle e-mail e a creare telefonate.
Ora vuoi elencare eventuali ostacoli che potrebbero ostacolare il completamento dei compiti. Ad esempio, guardiamo a gestire la forza lavoro in un call center. "Qual è la gestione della forza lavoro in un call center?", tu chiedi. Gestione dei tuoi agenti di call center quindi sono disponibili quando necessario. Abbastanza semplice, giusto?
Bene ... non interamente. Ci sonoUn saccodi potenziali ostacoli alla gestione efficace della forza lavoro. Potrebbe esserci un volume elevato di chiamate o un dipendente fuori male. Avere un piano in atto per affrontare gli ostacoli è una parte importante del piano di produttività.
Ad esempio, potresti creare un elenco di persone che potrebbero coprire uno spostamento se qualcuno è malato. Quindi, la prossima volta che qualcuno non può farcela lavorare, saprai esattamente chi chiamare.
Quindi, scrivi cosa fai in una tipica settimana lavorativa.
Capire cosa sta prendendo il tuo tempo, e se garantisce la tua attenzione, puoi aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. Può anche presentarsi ostacoli che hai trascurato.
UDN Task Manager.Timer Web
Ora sai come appare la tua settimana tipica, puoi ora per quanto tempo ci vuole per fare ogni compito. Avvia un timer sul tuo telefono e fermarlo quando finisci. Ci sono ancheTimekeeper Apps.Questo può tenere traccia della tua attività per te.
Una volta che haicronometrato ogni attività, saprai cosa puoi davvero fare ogni giorno. Puoi anche vedere se un determinato compito richiede più tempo di quanto dovrebbe, in modo da poter prendere provvedimenti per rimediare.
Quindi, scegli una strategia di produttività per aiutarti a rimanere in pista. Le strategie popolari includono:
Alcuni compiti sono più grandi e più richiedenti a tempo di altri. In questo caso, prova a misurare i progressi inIntervalli di 15 minuti .
Ad esempio, dì che devi scrivere un rapporto di 3.000 parole per il tuo capo. Potresti lo scopo di scrivere 250 parole ogni quindici minuti finché non è finita. Questo ti darà un senso di realizzazione, quindi sei più motivato a continuare.
Il Metodo Ivy Lee.è semplice:
Il Principio di Pareto.È un'osservazione che l'80% della nostra produzione proviene dal 20 percento del nostro sforzo. Quindi, guarda il tuo normale giorno lavorativo e trova il 20% delle attività che producono la maggior parte del tuo lavoro. Concentrandosi su di loro può renderti più produttivo.
Infine, The.1-3-5 regola. Scegli una cosa importante, tre cose medie e cinque piccole cose da completare. Inizia con i compiti più impegnativi, quindi fanno quelli di medio livello e finisci con il più piccolo. Sarai molto più produttivo di se provi a fare i compiti di piccole e medio livello sullo sfondo.
Per esempio:
Usando le informazioni dai passaggi precedenti, creare il tuo programma ottimale. Pensa a quando sei il più produttivo e quando il tuo obiettivo inizia a calare. Pianifica le tue priorità per quando la tua concentrazione è la migliore e assicurati di pianificare solo un compito alla volta.
È importante lasciare alcuni wriglel room per se qualcosa di urgente arriva. Ad esempio, dì che stai creando unGestione degli ordini ECOMMERCE.orario. Avresti bisogno di un buffer nel caso in cui un ordine sia stato ritardato o un fornitore ha effettuato una telefonata inaspettata.
Non preoccuparti se non riesci esattamente su questo programma. Usalo come guida per aiutare a organizzare la tua giornata lavorativa piuttosto che una serie rigida di regole.
Organizza il tuo anno con un piano di produttività
Ci sono molti modi per diventare più produttivi, ma uno dei migliori metodi è la creazione di un piano di produttività. I piani di produttività aiutano a organizzare il tuo lavoro e diventare un dipendente più efficiente.
Fatto bene, puoi organizzare il tuo programma per l'intero anno! Quindi, dai un andare e goditi ancora il tuo anno più produttivo.
Pubblica da: Grace Lau
Direttore del contenuto di crescita, DialPad
Grace Lau è il direttore del contenuto di crescita aTastiera, una piattaforma di comunicazione cloud a motore AI per una collaborazione di squadra migliore e più semplice. Ha oltre 10 anni di esperienza nella scrittura di contenuti e nella strategia. Attualmente, è responsabile delle principali strategie di marca e di contenuti editoriali, collaborando con SEO, cloud PBX Solutions e team OPS per costruire e nutrire il contenuto. Connettiti con leiLinkedIn. .
