Como criar um plano de produtividade organizado para o ano?
Se você gerencia operações de pequenas empresas ou trabalha em casa, você precisa ser produtivo para ter sucesso. A alta produtividade mantém o fluxo de vendas e os lucros rolando. Isso ajuda você a atingir suas metas de carreira, mantendo um equilíbrio entre vida e trabalho. Mas para muitos de nós, a produtividade é elusiva. Então, como você se torna mais produtivo?
Primeiro, é importante perceber que ser ocupado nem sempre é igual à produtividade. Você pode estar ocupado o dia todo sem realmente alcançar nada. Para alcançar seus objetivos, você precisa de uma mentalidade produtiva. Isso significa que você é:
Como aumentar sua produtividade?
Existem várias maneiras de obter uma mentalidade mais produtiva e aumentar sua produtividade. Um método é criar um plano de produtividade, mas há outros também, como:
Você deve levar isso em mente enquanto cria seu plano de produtividade. Vamos olhar para eles com mais detalhes.
Muitas pessoas acham que a multitarefa os torna mais produtiva. Verificando e-mails em uma reunião, respondendo telefonemas enquanto digitando - é mais eficiente, certo? Mas a multitarefa realmente prejudica a produtividade.
Demora uma média denove minutos e meioPara voltar a um bom fluxo de trabalho depois de trocar de tarefas, e desperdiçamos cerca de 36 minutos a cada dia em troca de tarefa sozinho. Então, tente completar uma tarefa antes de passar para a próxima.
Fonte
Sobre50 por centode trabalhadores dizem que gastam menos de 70% do seu dia de trabalho sendo produtivo. Muito disso é devido a distrações interrompendo seu fluxo de trabalho.
Se você está distraído com muita frequência, você não receberá nenhum trabalho ou ele vai comer no seu tempo de inatividade. Pode ser especialmente difícil manter um equilíbrio remoto ao trabalho de trabalho, mas é possível se você agendar algum tempo de trabalho ininterrupto.
Feche todas as janelas do seu navegador, coloque seu telefone em silêncio e desative as notificações. É incrível como produtivo você pode ser com até uma hora de tempo ininterrupto.
Se você tem muito trabalho para fazer, é tentador pular pausas, mas isso é realmente contraproducente e prejudicial. Burnout de funcionários é uma questão importante que afeta80 por centode trabalhadores.
Não é apenas ruim para os funcionários, mas as empresas também. O burnout moderado a grave pode reduzir a produção de trabalho em mais de 20%, comendo os lucros da empresa.
Como você pode evitar o burnout? Ao tomar intervalos regulares para ajudar a limpar sua mente e desestressar. Isso é bom para a produtividade, com87%de trabalhadores que reportam que a tomada de intervalos regulares os torna mais produtivos. Então, certifique-se de agendar pitstops regulares.
Se você é um perfeccionista, pode ser difícil passar de uma tarefa. Ou talvez você ache difícil ficar na tarefa. De qualquer forma, definir um prazo força você a concluir tarefas em um determinado período de tempo.
Um método para ajudar com isso éTimeBoxing.. O timebox inclui um estágio de planejamento, atuação e revisão. Por exemplo, você pode dividir um intervalo de 10 minutos como este:
89% dos trabalhadores desperdiçam pelo menos uma hora por semana em chamadas e reuniões improdutivas, portanto, "não" para estes podem torná-lo mais produtivo.
Por exemplo, se você tiver que terminar um relatório, não tenha medo de recusar um briefing emArquitetura de nuvem híbrida. Você sempre pode agendar algum tempo para recuperar isso mais tarde.
O que é um plano de produtividade e por que você precisa de um?
Agora, cobrimos algumas das maneiras que você pode impulsionar sua produtividade, vamos ver como criar um plano de produtividade. Um plano de produtividade é um cronograma que inclui tudo o que você precisa fazer naquele dia ou semana. Pode ajudá-lo a:
Então, os planos de produtividade são claramente úteis, mas como você cria um? Vamos dar uma olhada.
Como criar um plano de produtividade?
Você pode criar um plano de produtividade por um dia, semana, mês ou mesmo ano. Seja qual for sua preferência, existem oito passos para criar um plano eficaz.
Comoplanejamento de marketing, o planejamento de produtividade começa com seus objetivos. Defina-os para o ano e, em seguida, divida-os em metas mensais, semanais ou até mesmo diárias.
Fonte
Digamos que seu objetivo seja dobrar a receita da sua empresa até o final do ano. Você pode quebrar isso em metas semanais como:
Em seguida, coloque tudo o que você precisa fazer para se aproximar de alcançar seus objetivos. Adicione qualquer outra tarefa que você deve manipular também. Se você trabalha em casa, isso pode incluir contas pagas ou andar no cachorro. Listar todas as demandas no seu tempo como você pensa deles - você priorizará os próximos.
Em seguida, você precisa priorizar sua lista. Quais tarefas são urgentes? Qual ajudará você a atingir seus objetivos? Que terá o maior impacto se não forem feito? Às vezes, as tarefas mais urgentes não são as mais importantes, então o que você deve se concentrar?
Uma solução é usar a matriz Eisenhower, que divide tarefas com base em duas questões:
Responder estas perguntas para cada tarefa fornece quatro categorias:
Você deve priorizar o quadrante uma tarefa e agendar algum tempo consistentemente para o quadrante dois também. Se puder, delegar quadrantes três tarefas para outra pessoa; Caso contrário, faça-os após o quadrante uma tarefa. Você pode eliminar alguns quadrantes quatro tarefas inteiramente.
Você também pode criar 'grupos de foco' de tarefas semelhantes que você faz um após o outro. Por exemplo, você pode iniciar o dia concluindo todas as tarefas para sua tarefa, em seguida, passando para responder e-mails e fazer chamadas telefônicas.
Agora você quer listar todos os obstáculos que possam obter na maneira de completar suas tarefas. Como exemplo, vamos analisar o gerenciamento da força de trabalho em um call center. "O que é o gerenciamento de força de trabalho em um call center?", você pergunta. É gerenciar seus agentes de call center para que estejam disponíveis quando necessário. Simples o suficiente, certo?
Bem ... não inteiramente. tembastantede potenciais obstáculos à gestão eficaz da força de trabalho. Pode haver um alto volume de chamadas ou um funcionário doente. Ter um plano para lidar com obstáculos é uma parte importante do seu plano de produtividade.
Por exemplo, você pode criar uma lista de pessoas que poderiam cobrir uma mudança se alguém estiver doente. Então, a próxima vez que alguém não puder fazer isso funcionar, você saberá exatamente quem ligar.
Em seguida, anote o que você faz em uma típica semana de trabalho.
Compreender o que está ocupando seu tempo, e se ele garante sua atenção, pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo melhor. Também pode aparecer quaisquer obstáculos que você esqueceu.
Gerenciador de tarefas UDN.Timer da Web.
Agora você sabe como é sua semana típica, você pode tempo quanto tempo leva para fazer cada tarefa. Inicie um temporizador no seu telefone e pare quando terminar. Há tambémAplicativos TimeKeeper.que pode rastrear sua atividade para você.
Depois de vocêcronometrado cada atividade, você saberá o que você pode realmente fazer a cada dia. Você também pode ver se alguma tarefa específica está demorando mais do que deveria, para que você possa tomar medidas para remediar isso.
Em seguida, escolha uma estratégia de produtividade para ajudá-lo a ficar no caminho certo. Estratégias populares incluem:
Algumas tarefas são maiores e mais demoradas do que outras. Neste caso, tente medir o progresso emIntervalos de 15 minutos .
Por exemplo, digamos que você tenha que escrever um relatório de 3.000 palavras para o seu chefe. Você poderia apontar para escrever 250 palavras a cada quinze minutos até que seja feito. Isso lhe dará uma sensação de realização para que você esteja mais motivado para continuar.
O Método Ivy Lee.é simples:
O Princípio de Paretoé uma observação de que 80% de nossa saída vem de 20% do nosso esforço. Então, olhe para o seu dia típico e encontre 20% das atividades que produzem a maior parte do seu trabalho. Concentrando-se neles pode torná-lo mais produtivo.
finalmente, o1-3-5 Regra.. Escolha uma coisa grande, três coisas médias e cinco pequenas coisas para completar. Comece com as tarefas mais desafiadoras, depois faça os médios e termine com o menor. Você será muito mais produtivo do que se tentar fazer as tarefas pequenas e médias no fundo.
Por exemplo:
Usando as informações das etapas anteriores, crie sua programação ideal. Pense em quando você é o mais produtivo e quando seu foco começa a diminuir. Agende suas prioridades para quando sua concentração é melhor, e certifique-se de agendar uma tarefa por vez.
É importante deixar um quarto de torção para se algo urgente aparecer. Por exemplo, digamos que você estava criando umEcommerce de gerenciamento de pedidosagendar. Você precisaria de um buffer no caso de um pedido ter sido atrasado ou um fornecedor fez uma chamada telefônica inesperada.
Não se preocupe se você não pode ficar com essa agenda exatamente. Use-o como um guia para ajudar a organizar seu dia de trabalho, em vez de um conjunto rígido de regras.
Organize seu ano com um plano de produtividade
Há muitas maneiras de se tornar mais produtivo, mas um dos melhores métodos é criar um plano de produtividade. Os planos de produtividade ajudam você a organizar seu trabalho e se tornam um funcionário mais eficiente.
Feito bem, você pode organizar sua agenda durante todo o ano! Então, dê uma mensagem e aproveite seu ano mais produtivo.
Publicar por: Grace Lau
Diretor de conteúdo de crescimento, Dialpad
Grace Lau é o diretor de conteúdo de crescimento emTeclado de discagem, uma plataforma de comunicação em nuvem movida a Ai para melhor e mais fácil colaboração em equipe. Ela tem mais de 10 anos de experiência em redação e estratégia de conteúdo. Atualmente, ela é responsável por liderar estratégias de conteúdo e conteúdo editorial, parceria com SEO, soluções de PBX da nuvem e operações ops para construir e nutrir conteúdo. Conecte-se com elaLinkedIn. .
