Hvordan opretter du en organiseret produktivitetsplan for året?
Uanset om du styrer små forretningsaktiviteter eller arbejder hjemmefra, skal du være produktiv for at lykkes. Høj produktivitet holder salget flydende og fortjeneste, der ruller ind. Det hjælper dig med at nå dine karrieremål, samtidig med at der opretholdes en balance mellem arbejde og liv. Men for mange af os er produktiviteten undvigende. Så hvordan bliver du mere produktiv?
For det første er det vigtigt at indse, at det er travlt, ikke altid lige produktivitet. Du kan være travlt hele dagen uden at opnå noget. For at nå dine mål har du brug for et produktivt tankegang. Det betyder, at du er:
Hvordan man øger din produktivitet?
Der er flere måder at opnå en mere produktiv tankegang og øge din produktivitet. En metode er at skabe en produktivitetsplan, men der er også andre, såsom:
Du bør huske på, når du opretter din produktivitetsplan. Lad os se på dem mere detaljeret.
Mange mennesker tror, at multitasking gør dem mere produktive. Kontrol af e-mails i et møde, der besvarer telefonopkald, mens du skriver - det er mere effektivt, ikke? Men multitasking skader faktisk produktiviteten.
Det tager et gennemsnit afni og et halvt minutFor at komme tilbage til en god workflow efter at skifte opgaver, og vi spilder omkring 36 minutter hver dag på opgave, der skifter alene. Så prøv at udfylde en opgave, før du går videre til den næste.
Kilde
Over50 procent.af arbejdere siger, at de bruger mindre end 70 procent af deres arbejdsdag, der er produktiv. Meget af dette skyldes forstyrrelser, der afbryder deres arbejdsgang.
Hvis du er distraheret for ofte, vil du heller ikke få noget arbejde, eller det vil spise i din nedetid. Det kan være særligt svært at opretholde en fjernbalance mellem arbejde og liv, men det er muligt, hvis du planlægger lidt uafbrudt arbejdstid.
Luk alle dine browservinduer, sæt din telefon på lydløs, og sluk meddelelser. Det er fantastisk, hvor produktiv du kan være med selv en time af uafbrudt tid.
Hvis du har masser af arbejde at gøre, er det fristende at springe over pauser, men det er faktisk kontraproduktivt og skadeligt. Medarbejder Burnout er et stort problem, der påvirker rundt80 procent.af arbejdere.
Det er ikke kun dårligt for medarbejdere, men også virksomheder. Moderat til svær udbrændthed kan reducere arbejdsproduktionen med over 20 procent, der spiser i virksomhedens overskud.
Hvordan kan du forhindre udbrændthed? Ved at tage regelmæssige pauser for at hjælpe med at rydde dit sind og de-stress. Dette er godt for produktivitet, med87 procent.af arbejdstagere, der rapporterer, at tage regelmæssige pauser gør dem mere produktive. Så sørg for at planlægge regelmæssige pitstops.
Hvis du er en perfektionist, kan det være svært at gå videre fra en opgave. Eller måske finder du det svært at blive på opgave. Uanset hvad, indstilling af en deadline tvinger dig til at fuldføre opgaver i en bestemt tidsramme.
En metode til at hjælpe med dette erTimeboxing.. Timeboks indeholder en planlægning, handler og gennemgang. For eksempel kan du opdele en 10-minutters tidskasse som denne:
89 procent af arbejdstagere spilder mindst en time hver uge på uproduktive opkald og møder, så sige nej 'til disse kan gøre dig mere produktiv.
For eksempel, hvis du skal afslutte en rapport, skal du ikke være bange for at afvise en orientering påHybrid Cloud Architecture. Du kan altid planlægge noget tid for at indhente det senere.
Hvad er en produktivitetsplan, og hvorfor har du brug for en?
Nu har vi dækket nogle af de måder, du kan øge din produktivitet på, lad os se på, hvordan man opretter en produktivitetsplan. En produktivitetsplan er en tidsplan, der indeholder alt, hvad du behøver for at gøre den dag eller uge. Det kan hjælpe dig med at:
Så produktivitetsplaner er klart hjælpsomme, men hvordan skaber du en? Lad os se.
Hvordan opretter du en produktivitetsplan?
Du kan oprette en produktivitetsplan for en dag, uge, måned eller endda år. Uanset din præference er der otte skridt til at skabe en effektiv plan.
Synes godt omMarketingplanlægningProduktivitetsplanlægning starter med dine mål. Definer disse for året, og bryd dem derefter ned i månedlige, ugentlige eller endda daglige mål.
Kilde
Lad os sige, at dit mål er at fordoble virksomhedens omsætning inden årets udgang. Du kan bryde dette i ugentlige mål som:
Derefter skal du liste alt, hvad du behøver for at gøre for at komme tættere på at nå dine mål. Tilføj andre opgaver, du skal håndtere også. Hvis du arbejder hjemmefra, kan dette omfatte betalende regninger eller gå på hunden. Angiv alle krav til din tid, som du tænker på dem - du vil prioritere dem næste.
Dernæst skal du prioritere din liste. Hvilke opgaver er presserende? Hvilket vil hjælpe dig med at nå dine mål? Hvilket vil have den største indvirkning, hvis de ikke er færdige? Nogle gange er de mest presserende opgaver ikke de vigtigste, så hvad skal du fokusere på?
En løsning er at bruge Eisenhower Matrix, som deler opgaver baseret på to spørgsmål:
Besvarelse af disse spørgsmål for hver opgave giver dig fire kategorier:
Du bør prioritere Quadrant One-opgaver, og planlægger nogle tid konsekvent for kvadrant to også. Hvis du kan, delegere kvadrant tre opgaver til en anden; Ellers skal du gøre dem efter kvadrant en opgaver. Du kan muligvis fjerne nogle kvadrant fire opgaver helt.
Du kan også oprette 'fokusgrupper' af lignende opgaver, som du gør en efter den anden. For eksempel kan du starte dagen ved at udfylde alle opgaver for din opgave, så fortsæt til at besvare e-mails og foretage telefonopkald.
Nu vil du liste eventuelle forhindringer, der kunne komme i vejen for at fuldføre dine opgaver. Som et eksempel, lad os se på at styre arbejdsstyrken i et callcenter. "Hvad er Workforce Management i et callcenter?", du spørger. Det styrer dine callcenter agenter, så de er tilgængelige, når de er nødvendige. Simpelt nok, ikke?
Nå ... ikke helt. Der eren masseaf potentielle hindringer for effektiv arbejdsstyring. Der kunne være et stort volumen af opkald eller en medarbejder syg. At have en plan på plads til at håndtere hindringer er en vigtig del af din produktivitetsplan.
For eksempel kan du oprette en liste over personer, der kunne dække et skift, hvis nogen er syg. Så næste gang nogen ikke kan gøre det til at arbejde, vil du vide præcis, hvem der skal ringe.
Næste skriv ned, hvad du gør i en typisk arbejdsuge.
Forstå, hvad der tager din tid, og hvis det garanterer din opmærksomhed, kan du hjælpe dig med at styre din tid bedre. Det kan også vise nogen forhindringer, du har overset.
UDN Task ManagerWeb Timer.
Nu ved du, hvad din typiske uge ser ud, du kan tid, hvor lang tid det tager at lave hver opgave. Start en timer på din telefon, og stop den, når du er færdig. Der er ogsåTimeKeeper Apps.der kan spore din aktivitet for dig.
Når du har visttimet hver aktivitet, Du ved hvad du virkelig kan gøre hver dag. Du kan også se, om en bestemt opgave tager længere tid, end den burde, så du kan tage skridt til at afhjælpe dette.
Vælg derefter en produktivitetsstrategi for at hjælpe dig med at holde dig på rette spor. Populære strategier omfatter:
Nogle opgaver er større og mere tidskrævende end andre. I dette tilfælde skal du prøve at måle fremskridt i15-minutters intervaller .
For eksempel siger du, at du skal skrive en 3.000-ordsrapport for din chef. Du kan sigte mod at skrive 250 ord hver femten minutter, indtil det er færdigt. Dette vil give dig en følelse af præstation, så du er mere motiveret til at fortsætte.
DetIvy Lee metodeer simpelt:
DetPareto-princippet.er en observation, at 80 procent af vores produktion kommer fra 20 procent af vores indsats. Så se på din typiske arbejdsdag og find de 20 procent af de aktiviteter, der producerer det meste af dit arbejde. Fokus på dem kan gøre dig mere produktiv.
Endelig1-3-5 Rule.. Vælg en stor ting, tre mellemstore ting og fem små ting at fuldføre. Start med de mest udfordrende opgaver, så gør mellemniveauet og slutter med det mindste. Du vil være meget mere produktiv, end hvis du forsøger at gøre de små og mellemstore opgaver i baggrunden.
For eksempel:
Brug af oplysningerne fra de foregående trin, opret din optimale tidsplan. Tænk på, når du er den mest produktive, og når dit fokus begynder at WANE. Planlæg dine prioriteter for, når din koncentration er bedst, og sørg for, at du kun planlægger en opgave ad gangen.
Det er vigtigt at forlade noget krigsrum til, hvis noget presserende kommer op. For eksempel sige, at du skabte enBestillingshåndtering E-handeltidsplan. Du ville have brug for en buffer, hvis en ordre blev forsinket, eller en leverandør lavede et uventet telefonopkald.
Bare rolig, hvis du ikke kan holde fast i denne tidsplan nøjagtigt. Brug det som en guide til at hjælpe med at organisere din arbejdsdag snarere end et stift sæt regler.
Organiser dit år med en produktivitetsplan
Der er mange måder at blive mere produktive, men en af de bedste metoder skaber en produktivitetsplan. Produktivitetsplaner hjælper dig med at organisere dit arbejde og blive en mere effektiv medarbejder.
Udført rigtigt, kan du organisere din tidsplan for hele året! Så giv det en tur og nyd dit mest produktive år endnu.
POST AF: GRACE LAU
Direktør for vækstindhold, Dialpad
Grace Lau er direktør for vækstindhold påDialpad., en AI-drevet sky kommunikationsplatform for bedre og lettere holdsamarbejde. Hun har over 10 års erfaring inden for indholdsskrivning og strategi. I øjeblikket er hun ansvarlig for ledende strategier for mærkevarer og redaktionelle indhold, partnerskab med SEO, Cloud PBX Solutions og OPS teams at bygge og pleje indhold. Forbinde med hende påLinkedin. .
