Comment créer un plan de productivité organisé pour l'année?
Que vous gérez des opérations de petite entreprise ou que vous travailliez à la maison, vous devez être productif pour réussir. La productivité élevée maintient les ventes fluides et les profits roulant. Cela vous aide à atteindre vos objectifs de carrière tout en maintenant un équilibre travail-vie personnelle. Mais pour beaucoup d'entre nous, la productivité est insaisissable. Alors, comment deviens-tu plus productif?
Premièrement, il est important de réaliser qu'être occupé ne pas toujours égaler la productivité. Vous pouvez être occupé toute la journée sans rien réaliser. Pour atteindre vos objectifs, vous avez besoin d'un état d'esprit productif. Cela signifie que vous êtes:
Comment renforcer votre productivité?
Il existe plusieurs façons d'obtenir une mentalité plus productive et de renforcer votre productivité. Une méthode consiste à créer un plan de productivité, mais il y en a d'autres aussi, tels que:
Vous devez garder cela à l'esprit lorsque vous créez votre plan de productivité. Regardons-les plus en détail.
Beaucoup de gens pensent que le multitâche les rend plus productifs. Vérification des courriels lors d'une réunion, répondant aux appels téléphoniques tout en tapant - il est plus efficace, non? Mais le multitâche nuit réellement à la productivité.
Il faut une moyenne de neuf minutes et demie Pour revenir dans un bon flux de travail après avoir commuté des tâches et nous perdons environ 36 minutes chaque jour sur la commutation de tâche seule. Alors, essayez de compléter une tâche avant de passer à la suivante.
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Plus de 50 pourcent des travailleurs disent qu'ils dépensent moins de 70% de leur journée de travail. Beaucoup de cela est dû à des distractions interrompant leur flux de travail.
Si vous êtes distrait trop souvent, vous n'obtiendrez pas de travail ou que vous mangeez dans votre temps d'arrêt. Il peut être particulièrement difficile de maintenir une balance de travail à distance, mais elle est possible si vous planifiez un temps de travail ininterrompu.
Fermez toutes vos fenêtres de navigateur, mettez votre téléphone sur silencieux et désactivez les notifications. C'est incroyable à quel point vous pouvez être productif, même une heure de temps ininterrompu.
Si vous avez beaucoup de travail à faire, il est tentant de sauter des pauses, mais cela est réellement contre-productif et nuisible. L'épuisement professionnel est un problème majeur qui affecte autour de 80 pourcent des travailleurs.
Ce n'est pas seulement mauvais pour les employés mais aussi les entreprises. L'épuisement professionnel modéré à sévère peut réduire la production de travail de plus de 20%, à manger dans les bénéfices de la société.
Comment pouvez-vous éviter l'épuisement? En prenant des pauses régulières pour aider à clarifier votre esprit et votre désespoir. C'est bon pour la productivité, avec 87% des travailleurs déclarant que prendre des pauses régulières les rend plus productifs. Alors, assurez-vous de planifier des pitons réguliers.
Si vous êtes perfectionniste, il peut être difficile de passer d'une tâche. Ou peut-être que vous avez du mal à rester sur la tâche. Quoi qu'il en soit, la définition d'une date limite vous oblige à effectuer des tâches dans un certain délai.
Une méthode pour aider à cela est temporisation . Timebox comprend une étape de planification, d'acteur et d'examen. Par exemple, vous pourriez diviser un abri de 10 minutes comme celui-ci:
89% des travailleurs gaspillent au moins une heure chaque semaine sur des appels et des réunions improductifs, en disant «non» à ceux-ci peuvent vous rendre plus productif.
Par exemple, si vous devez terminer un rapport, n'ayez pas peur de refuser un briefing sur Architecture de nuage hybride . Vous pouvez toujours planifier un certain temps pour le rattraper plus tard.
Qu'est-ce qu'un plan de productivité et pourquoi en avez-vous besoin d'un?
Nous avons maintenant couvert certains des moyens de stimuler votre productivité, voyons comment créer un plan de productivité. Un plan de productivité est un horaire qui comprend tout ce dont vous avez besoin pour faire ce jour-là ou une semaine. Cela peut vous aider à:
Ainsi, les plans de productivité sont clairement utiles, mais comment en créer un? Nous allons jeter un coup d'oeil.
Comment créer un plan de productivité?
Vous pouvez créer un plan de productivité pendant une journée, une semaine, une année ou une année même. Quelle que soit votre préférence, il y a huit étapes pour créer un plan efficace.
Comme Planning marketing , la planification de la productivité commence avec vos objectifs. Définissez celles-ci pour l'année, puis les enfreignez dans des objectifs mensuels, hebdomadaires ou même quotidiens.
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Disons que votre objectif est de doubler les revenus de votre entreprise d'ici la fin de l'année. Vous pouvez rompre cela dans des objectifs hebdomadaires comme:
Ensuite, énumérez tout ce que vous devez faire pour vous rapprocher de la réalisation de vos objectifs. Ajoutez toutes les autres tâches que vous devez gérer aussi. Si vous travaillez à la maison, cela pourrait inclure des factures payantes ou de marcher sur le chien. Énumérez toutes les demandes de votre temps pendant que vous les pensez - vous les hiérarchez ensuite.
Ensuite, vous devez hiérarchiser votre liste. Quelles tâches sont urgentes? Qui vous aidera à atteindre vos objectifs? Qui aura le plus grand impact s'ils n'auront pas fait? Parfois, les tâches les plus urgentes ne sont pas les plus importantes, alors que devriez-vous vous concentrer sur?
Une solution consiste à utiliser la matrice Eisenhower, qui divise les tâches basées sur deux questions:
Répondre à ces questions pour chaque tâche vous donne quatre catégories:
Vous devez hiérarchiser le quadrant une tâches et planifier quelque temps de manière cohérente pour le quadrant deux aussi. Si vous le pouvez, délégez quadrant trois tâches à quelqu'un d'autre; Sinon, faites-les après quadrant une tâche. Vous pourriez être capable d'éliminer de quatre tâches quadrant entièrement.
Vous pouvez également créer des «groupes de discussion» de tâches similaires que vous faites l'une après l'autre. Par exemple, vous pouvez commencer la journée en remplissant toutes les tâches de votre affectation, puis passez à la réponse aux courriels et à faire des appels téléphoniques.
Vous souhaitez maintenant énumérer des obstacles qui pourraient avoir la possibilité de terminer vos tâches. Par exemple, regardons la gestion de la main-d'œuvre dans un centre d'appels. " Qu'est-ce que la gestion des effectifs dans un centre d'appels? ", tu demandes. Il gère les agents de votre centre d'appels afin qu'ils soient disponibles en cas de besoin. Assez simple, non?
Eh bien ... pas entièrement. Il y a beaucoup d'obstacles potentiels à la gestion efficace de la main-d'œuvre. Il pourrait y avoir un grand volume d'appels ou d'un employé de malade. Avoir un plan en place pour faire face aux obstacles est une partie importante de votre plan de productivité.
Par exemple, vous pouvez créer une liste de personnes pouvant couvrir un quart de travail si quelqu'un est malade. Donc, la prochaine fois que quelqu'un ne peut pas faire fonctionner, vous saurez exactement qui à appeler.
Ensuite, écrivez ce que vous faites dans une semaine de travail typique.
Comprendre ce qui prend votre temps, et s'il mérite votre attention, peut vous aider à mieux gérer votre temps. Cela peut également présenter tous les obstacles que vous avez négligés.
Gestionnaire de tâches UDN Minuteur
Vous savez maintenant à quoi ressemble votre semaine typique, vous pouvez faire du temps pendant combien de temps il faut pour faire chaque tâche. Commencez une minuterie sur votre téléphone et arrêtez-le lorsque vous avez terminé. Il y a aussi Applications de chronométrage Cela peut suivre votre activité pour vous.
Une fois que vous avez chronométré chaque activité , vous saurez ce que vous pouvez vraiment faire chaque jour. Vous pouvez également voir si une tâche particulière prend plus de temps que nécessaire. Vous pouvez donc prendre des mesures pour remédier à cela.
Ensuite, choisissez une stratégie de productivité pour vous aider à rester sur la bonne voie. Les stratégies populaires incluent:
Certaines tâches sont plus grandes et plus prises de temps que d'autres. Dans ce cas, essayez de mesurer les progrès dans Intervalles de 15 minutes .
Par exemple, disons que vous devez écrire un rapport de 3 000 mots pour votre patron. Vous pourriez visant à écrire 250 mots tous les quinze minutes jusqu'à ce que ce soit fait. Cela vous donnera un sentiment de réussite afin que vous soyez plus motivé à continuer.
le Ivy Lee Méthode est simple:
le Pareto principe est une observation que 80% de notre production provient de 20% de nos efforts. Ainsi, regardez votre journée de travail typique et trouvez les 20% des activités qui produisent la plupart de votre travail. Se concentrer sur eux peut vous rendre plus productif.
Finalement, le 1-3-5 . Choisissez une grosse chose, trois choses moyennes et cinq petites choses à compléter. Commencez par les tâches les plus difficiles, alors faites-les à moyen et finissez avec le plus petit. Vous serez beaucoup plus productif que si vous essayez de faire les tâches de petite et moyenne niveau en arrière-plan.
Par exemple:
Utilisation des informations des étapes précédentes, créez votre horaire optimal. Pensez à quand vous êtes le plus productif et lorsque votre objectif commence à se produire. Planifiez vos priorités lorsque votre concentration est la meilleure et assurez-vous de planifier une seule tâche à la fois.
Il est important de laisser une certaine salle de tortilleuse si quelque chose d'urgent se pose. Par exemple, dites que vous créiez un Gestion des commandes Ecommerce programme. Vous auriez besoin d'un tampon au cas où une commande a été retardée ou qu'un fournisseur a apporté un appel téléphonique inattendu.
Ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas coller à cette planification exactement. Utilisez-le comme guide pour vous aider à organiser votre journée de travail plutôt qu'un ensemble rigide de règles.
Organiser votre année avec un plan de productivité
Il y a beaucoup de façons de devenir plus productifs, mais l'une des meilleures méthodes consiste à créer un plan de productivité. Les plans de productivité vous aident à organiser votre travail et à devenir un employé plus efficace.
Fait à droite, vous pouvez organiser votre emploi du temps pour toute l'année! Alors, donnez-lui une allée et profitez de votre année la plus productive encore.
Poste de: Grace Lau
Directeur du contenu de la croissance, DIALPAD
Grace Lau est le directeur du contenu de la croissance à Pavé numérique , une plate-forme de communication en nuage à moteur AI pour une collaboration animée meilleure et plus facile. Elle a plus de 10 ans d'expérience dans la rédaction de contenu et la stratégie. À l'heure actuelle, elle est responsable des principales stratégies de contenu de marque et de rédaction, en partenariat avec le SEO, le cloud PBX Solutions et les équipes OPS pour créer et nourrir le contenu. Connectez-vous avec elle sur LinkedIn .
