Làm thế nào để tạo một kế hoạch năng suất có tổ chức trong năm?
Cho dù bạn quản lý các hoạt động kinh doanh nhỏ hoặc làm việc tại nhà, bạn cần phải làm việc hiệu quả để thành công. Năng suất cao giữ doanh số bán hàng và lợi nhuận lăn vào. Nó giúp bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong khi duy trì sự cân bằng giữa cuộc sống làm việc. Nhưng đối với nhiều người trong chúng ta, năng suất là khó nắm bắt. Vì vậy, làm thế nào để bạn trở nên hiệu quả hơn?
Đầu tiên, điều quan trọng là phải nhận ra rằng bận rộn không phải lúc nào cũng có năng suất bình đẳng. Bạn có thể bận rộn cả ngày mà không thực sự đạt được bất cứ điều gì. Để đạt được mục tiêu của bạn, bạn cần một tư duy sản xuất. Điều này có nghĩa là bạn:
Làm thế nào để tăng năng suất của bạn?
Có một số cách để đạt được một tư duy năng suất cao hơn và tăng năng suất của bạn. Một phương pháp là tạo ra một kế hoạch năng suất, nhưng cũng có những thứ khác, chẳng hạn như:
Bạn nên ghi nhớ những điều này khi bạn tạo kế hoạch năng suất của mình. Hãy nhìn họ chi tiết hơn.
Nhiều người nghĩ đa nhiệm làm cho họ năng suất cao hơn. Kiểm tra email trong một cuộc họp, trả lời các cuộc gọi điện thoại trong khi gõ - nó hiệu quả hơn, phải không? Nhưng đa nhiệm thực sự gây hại năng suất.
Phải mất trung bình chín phút rưỡi Để lấy lại một quy trình làm việc tốt sau khi chuyển đổi các nhiệm vụ và chúng tôi lãng phí khoảng 36 phút mỗi ngày để chuyển nhiệm vụ một mình. Vì vậy, hãy cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang tiếp theo.
Nguồn
Kết thúc 50 phần trăm của công nhân nói rằng họ dành ít hơn 70 phần trăm ngày làm việc của họ là năng suất. Rất nhiều điều này là do phiền nhiễu làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.
Nếu bạn bị phân tâm quá thường xuyên, bạn sẽ không hoàn thành công việc hoặc nó sẽ ăn vào thời gian chết của bạn. Nó có thể đặc biệt khó để duy trì cân bằng cuộc sống từ xa, nhưng nó Là có thể nếu bạn lên lịch một số thời gian làm việc không bị gián đoạn.
Đóng tất cả các cửa sổ trình duyệt của bạn, đặt điện thoại của bạn vào im lặng và tắt thông báo. Thật đáng kinh ngạc khi bạn có hiệu quả như thế nào với ngay cả một giờ thời gian không bị gián đoạn.
Nếu bạn có nhiều việc phải làm, nhưng thật hấp dẫn để bỏ qua các giờ nghỉ, nhưng điều này thực sự phản tác dụng và có hại. Burnout của nhân viên là một vấn đề lớn ảnh hưởng xung quanh 80 phần trăm của công nhân.
Nó không chỉ tệ cho nhân viên mà các công ty cũng vậy. Burnout vừa đến nặng có thể giảm sản lượng công việc hơn 20%, ăn vào lợi nhuận của công ty.
Làm thế nào bạn có thể ngăn chặn kiệt sức? Bằng cách nghỉ ngơi thường xuyên để giúp giải tỏa tâm trí và giảm căng thẳng của bạn. Điều này là tốt cho năng suất, với 87 phần trăm của công nhân báo cáo rằng việc nghỉ ngơi thường xuyên khiến họ năng suất hơn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn lên lịch các pitstops thông thường.
Nếu bạn là người cầu toàn, có thể rất khó để chuyển từ một nhiệm vụ. Hoặc có thể bạn thấy khó ở trong nhiệm vụ. Dù bằng cách nào, việc đặt thời hạn buộc bạn phải hoàn thành các nhiệm vụ trong một khung thời gian nhất định.
Một phương pháp để giúp với điều này là TimeBoxing. . Timebox bao gồm một kế hoạch, diễn xuất và đánh giá sân khấu. Ví dụ: bạn có thể chia thời gian 10 phút như thế này:
89 phần trăm công nhân lãng phí ít nhất một giờ mỗi tuần vào các cuộc gọi và cuộc họp không hiệu quả, vì vậy hãy nói 'không' với những thứ này có thể khiến bạn hiệu quả hơn.
Chẳng hạn, nếu bạn phải hoàn thành một báo cáo, đừng ngại từ chối một cuộc họp giao ban trên Kiến trúc đám mây lai . Bạn luôn có thể sắp xếp một thời gian để bắt kịp nó sau.
Kế hoạch năng suất là gì và tại sao bạn cần một?
Bây giờ chúng tôi đã bao gồm một số cách bạn có thể tăng năng suất của mình, hãy xem cách tạo gói năng suất. Kế hoạch năng suất là một lịch trình bao gồm mọi thứ bạn cần để làm ngày hoặc tuần đó. Nó có thể giúp bạn:
Vì vậy, kế hoạch năng suất rõ ràng là hữu ích, nhưng làm thế nào để bạn tạo một? Hãy xem xét.
Làm thế nào để tạo một kế hoạch năng suất?
Bạn có thể tạo một kế hoạch năng suất trong một ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí năm. Dù sở thích của bạn là gì, có tám bước để tạo một kế hoạch hiệu quả.
Như lập kế hoạch marketing , quy hoạch năng suất bắt đầu với mục tiêu của bạn. Xác định những thứ này trong năm, sau đó phá vỡ chúng thành các mục tiêu hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày.
Nguồn
Giả sử mục đích của bạn là tăng gấp đôi doanh thu của công ty bạn vào cuối năm nay. Bạn có thể phá vỡ điều này thành các mục tiêu hàng tuần như:
Sau đó, liệt kê tất cả mọi thứ bạn cần làm để đạt được gần hơn để đạt được mục tiêu của mình. Thêm bất kỳ nhiệm vụ khác bạn phải xử lý quá. Nếu bạn làm việc tại nhà, điều này có thể bao gồm các hóa đơn thanh toán hoặc đi bộ cho chó. Liệt kê tất cả các yêu cầu vào thời gian của bạn khi bạn nghĩ về họ - bạn sẽ ưu tiên chúng tiếp theo.
Tiếp theo, bạn cần ưu tiên danh sách của bạn. Nhiệm vụ nào là khẩn cấp? Mà sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình? Điều nào sẽ có tác động lớn nhất nếu họ không làm được? Đôi khi các nhiệm vụ khẩn cấp nhất không quan trọng nhất, vậy bạn nên tập trung vào những gì?
Một giải pháp là sử dụng ma trận EISEENHOWER, phân chia các tác vụ dựa trên hai câu hỏi:
Trả lời những câu hỏi này cho mỗi tác vụ cung cấp cho bạn bốn loại:
Bạn nên ưu tiên một phần tư một nhiệm vụ và lên lịch một thời gian một cách nhất quán cho hai phần tư hai. Nếu bạn có thể, hãy ủy thác ba nhiệm vụ ba nhiệm vụ cho người khác; Nếu không, hãy làm chúng sau một phần tư một nhiệm vụ. Bạn có thể loại bỏ một số góc phần tư bốn nhiệm vụ hoàn toàn.
Bạn cũng có thể tạo 'Nhóm tập trung' của các nhiệm vụ tương tự mà bạn thực hiện lần lượt. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu một ngày bằng cách hoàn thành tất cả các tác vụ cho bài tập của mình sau đó chuyển sang trả lời email và thực hiện các cuộc gọi điện thoại.
Bây giờ bạn muốn liệt kê bất kỳ trở ngại nào có thể cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Ví dụ, hãy xem xét việc quản lý lực lượng lao động trong một trung tâm cuộc gọi. " Quản lý lực lượng lao động trong một trung tâm cuộc gọi là gì? ", bạn hỏi. Nó đang quản lý các đại lý trung tâm cuộc gọi của bạn để chúng có sẵn khi cần thiết. Đủ đơn giản, phải không?
Chà ... không hoàn toàn. Có nhiều về những trở ngại tiềm năng để quản lý lực lượng lao động hiệu quả. Có thể có một lượng lớn các cuộc gọi hoặc một nhân viên bị bệnh. Có một kế hoạch tại chỗ để đối phó với các trở ngại là một phần quan trọng trong kế hoạch năng suất của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách những người có thể bao gồm một ca nếu ai đó bị bệnh. Vì vậy, lần sau ai đó không thể làm việc, bạn sẽ biết chính xác những người gọi.
Tiếp theo, viết ra những gì bạn làm trong một tuần làm việc điển hình.
Hiểu những gì đang chiếm thời gian của bạn, và nếu nó bảo đảm sự chú ý của bạn, có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nó cũng có thể hiển thị bất kỳ trở ngại nào bạn đã bỏ qua.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]Hẹn giờ web
Bây giờ bạn biết tuần điển hình của bạn trông như thế nào, bạn có thể mất thời gian để thực hiện mỗi nhiệm vụ. Bắt đầu một bộ hẹn giờ trên điện thoại của bạn và dừng nó khi bạn hoàn thành. Cũng có ứng dụng máy chấm công Điều đó có thể theo dõi hoạt động của bạn cho bạn.
Một khi bạn hẹn giờ mỗi hoạt động , bạn sẽ biết những gì bạn thực sự có thể làm mỗi ngày. Bạn cũng có thể xem nếu bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào đang mất nhiều thời gian hơn nó, vì vậy bạn có thể thực hiện các bước để khắc phục điều này.
Tiếp theo, chọn chiến lược năng suất để giúp bạn theo dõi. Các chiến lược phổ biến bao gồm:
Một số nhiệm vụ lớn hơn và tốn thời gian hơn những nhiệm vụ khác. Trong trường hợp này, hãy thử đo lường sự tiến bộ trong Khoảng thời gian 15 phút .
Chẳng hạn, nói rằng bạn phải viết một báo cáo 3.000 từ cho sếp của bạn. Bạn có thể nhằm mục đích viết 250 từ mỗi mười lăm phút cho đến khi hoàn thành. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cảm giác thành tích để bạn có động lực hơn để tiếp tục.
Các Phương pháp Ivy Lee. Thì đơn giản:
Các Nguyên tắc Pareto là một quan sát là 80 phần trăm sản lượng của chúng tôi đến từ 20 phần trăm nỗ lực của chúng tôi. Vì vậy, hãy nhìn vào ngày làm việc điển hình của bạn và tìm 20 phần trăm các hoạt động tạo ra hầu hết các công việc của bạn. Tập trung vào họ có thể làm cho bạn năng suất hơn.
cuối cùng Quy tắc 1-3-5 . Chọn một điều lớn, ba điều vừa và năm thứ nhỏ để hoàn thành. Bắt đầu với các nhiệm vụ thử thách nhất, sau đó thực hiện các nhiệm vụ cấp trung bình và kết thúc với nhỏ nhất. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều so với nếu bạn cố gắng thực hiện các nhiệm vụ vừa và nhỏ trong nền.
Ví dụ:
Sử dụng thông tin từ các bước trước, tạo lịch trình tối ưu của bạn. Hãy suy nghĩ về khi bạn là người sản xuất nhiều nhất và khi trọng tâm của bạn bắt đầu làm suy yếu. Lên lịch các ưu tiên của bạn khi sự tập trung của bạn là tốt nhất, và đảm bảo bạn chỉ lên lịch một nhiệm vụ tại một thời điểm.
Điều quan trọng là phải để một số phòng luồn lách nếu một cái gì đó khẩn cấp xuất hiện. Ví dụ, nói rằng bạn đang tạo ra một Quản lý đơn hàng Thương mại điện tử. lịch trình. Bạn cần một bộ đệm trong trường hợp một đơn hàng bị trì hoãn hoặc một nhà cung cấp đã thực hiện một cuộc gọi điện thoại bất ngờ.
Đừng lo lắng nếu bạn không thể tuân theo lịch trình này chính xác. Sử dụng nó như một hướng dẫn để giúp tổ chức ngày làm việc của bạn hơn là một tập hợp các quy tắc cứng nhắc.
Tổ chức năm của bạn với một kế hoạch năng suất
Có rất nhiều cách để trở nên năng suất hơn, nhưng một trong những phương pháp tốt nhất đang tạo ra một kế hoạch năng suất. Kế hoạch năng suất giúp bạn tổ chức công việc của mình và trở thành một nhân viên hiệu quả hơn.
Làm đúng, bạn có thể sắp xếp lịch trình của bạn trong cả năm! Vì vậy, hãy cho nó một đi và tận hưởng năm làm việc hiệu quả nhất của bạn.
Bài đăng của: Grace Lau
Giám đốc nội dung tăng trưởng, Dialpad
Grace Lau là giám đốc của nội dung tăng trưởng tại Dialpad. , một nền tảng truyền thông đám mây được hỗ trợ cho sự hợp tác tốt hơn và dễ dàng hơn. Cô có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc viết và chiến lược nội dung. Hiện tại, cô chịu trách nhiệm về các chiến lược nội dung có thương hiệu và biên tập hàng đầu, hợp tác với SEO, các giải pháp PBX Cloud và các nhóm OPS để xây dựng và nuôi dưỡng nội dung. Kết nối với cô ấy trên LinkedIn. .
