Konečným průvodcem pro řízení projektového řízení

Co nejvíce z vašehoprojektový managementNástroje pro časové osy nejsou o připojení všeho a doufat v to nejlepší. VášprojektČasová osa by měla být řídicím centrem a znalostním rozbočovačem pro vše, co souvisí s projektovými výstupy a splatnými daty.

Bez optimalizovaného procesuSledování práce, očekávání získávají vykolejení, překážkám potlačující produktivitu a vaše fantazie, novéČasová osa projektuzastaralé. Objevte vše, co potřebujete vědět o správě časové osy projektu, včetně toho, co jsou, jak vytvořit jeden, a běžné chyby, které můžete snadno vyhnout používání našich tipů.

Co je časová osa projektu?

Časová osa projektuje definovaná doba, která označuje začátek a konec projektu. Časové lhůty projektu jsou rozděleny do fází, úkolů a podtaskaktů, které musí být vyplněny mezi těmito dvěma daty.

Jaké jsou výhody časových časových řízení pro řízení projektů?

Hlavními výhodami časových lhůt projektu zahrnují:

Kdo vytváří a spravuje časové lhůty projektu?

Projektové manažeřijsou zodpovědní za vytváření časových lhůt projektu a dohlížet na pokrok prostřednictvím platformy sdílené projektové řízení. Členové týmu spravují své úkoly tím, že aktualizují jednotlivé stavy, což usnadňuje zobrazení svých projektů na první pohled. Je odpovědností každého týmu, aby sdílel překážky s projektovým manažerem, jak se přicházejí, ale jen v případě, že něco zmeškaných, projektoví manažeři musí zůstat ostražitý.

Časová osa projektu vs. Gantt grafy: Jaké jsou rozdíly?

Časové lhůty projektu a.Gantt grafymůže vypadat přesně stejně a často slouží podobnému účelu. Proto jsou názvy často používány zaměnitelně. Oba poskytují vizuální reprezentaci časové osy projektu, úkolů, závislostí a zdrojů.

Jak vytvořit časovou osu projektu

Takže jste úspěšně naboardovali svůj tým na nový software pro projektový management (doufejme,Správce úloh UDN) a jste připraveni začítplánováníváš první projekt. Než začnete přiřazení dat a výstupy, víte, jak si zobrazí časová osa správy projektů? Kdo bude zodpovědný za ujistit, že časová osa je aktuální? A jak se budete sdílet tuto časovou osu napříč vaším týmem, nebo dokonce napříč více týmy?

Nejlepší postupy pro použití časové osy v softwaru pro správu projektů

Zde je návod, jak co nejlépe využít své časové osy projektu Project Management Software:

1. Ujistěte se, že je to vždy aktuální

Plány získávají vykolejení. Vaše produktivita by neměla muset. Pokud trávíte čas nastavení každého jednotlivéhodoručitelnýA datum splatnosti ve vaší časové ose Když se něco změní, může být čas získat lepší software pro správu projektů. Nemluvě o přesnost a distribuci vaší časové osy je ohrožena při přesunu dat ručně. Co když jsi něco opustil? Jak upozorníte všem, takže si jsou vědomi nových termínů?

Vaše časová osa by měla být interaktivní, takže časová osa se automaticky posouvá, aby odrážely nové datum v případě změny plánů.Správce úloh UDNGanttové diagramy automaticky upraví vše kolem vašich změn. Přetáhněte úkoly přímo do data splatnosti a všechny úpravy jsou automaticky sdíleny se svým týmem.

2. Komunikujte neustále

A ne, nemáme na mysli prostřednictvím setkání. Ve skutečnosti zrušíte ty nesnesitelné stavové schůzky, které plánujete s vaším týmem každý týden. Je to obrovský čas sát, a je těžké stanovit odpovědnost přes další kroky. Ale jak sdělujete pravidelně sans setkání?

S správným projektovým řízením časové osy, akční položky jsou zřejmé ze start a červené příznaky jsou okamžitě viditelné. Časová osa je sdílena, takže každý může jasně vidět, jaké úkoly jsou zodpovědné za, a není tam žádný zmatek kolem toho, kdo dělá co. Pokud se něco nevypadá vpravo, jednoduše @ samecion majitele tohoto úkolu a okamžitě zeptejte se na stav uvnitř nástroje.

Věřte mi, že tyto schůzky nebudete chybět - plus, budete hrdinou, že budete mít svůj tým, že hodina zpět.

3. Identifikujte kritickou cestu

Při pohledu na časovou osu projektu je těžké přesně vědět, jak zpoždění v jednom úkolu bude mít vliv na ostatní. I když malé zpoždění nebude mít žádný dopad na konečnou lhůtu, jaké jsou omezení? Co lze posunout, a jak víte, kdy jste dosáhli limitu? Jak pozdní může být jeden výstup, než je celá lhůta projektu ohrožena?

Kritická cestaMetoda (CPM) je založena na myšlence omezených zdrojů neboomezení. Jinými slovy, každý projekt zahrnuje základní úkoly, které jsou klíčové pro zobrazení projektu.

Workamajig dává skvělý příklad toho v podobě výroby omeletu. Existují tři základní kroky k vytvoření omeletu:

Existují i ​​další kroky, aby se vynikající omeletu, která není uvedena, jako je sezónní vejce, olejování pánve a přidávání požadovaných složek. Tyto kroky jsou však kromě tří hlavních kroků výše. Pokud přeskočíte jeden z těch tří, nebudete mít vůbec omeletu.

Tato metoda je kritická, když vaše časová osa řízení projektu klesne za harmonogram. Identifikace, které úkoly mohou být znehodnoceny a které jsou naprosto musí stát, aby váš tým byl zaměřen na správné cíle a váš projekt pohybující se správným směrem.

4. Nastavte závislosti

Některé úkoly nelze dokonce provádět, dokud není dokončen jiný úkol. Jak si můžete zachytit, že v časové ose? Pomocí závislostí!

Závislosti určují vztah mezi úkoly. Použití příkladu omeletu znovu nemůžete vařit vejce, pokud nejprve zahřejte pánev. Každý z těchto úkolů závisí na sobě a cíl je získán pouze při dokončení v konkrétním pořadí.

v Správce úloh UDN'S Project Management Timeline Tool, Existují čtyři typy závislostí, které můžete vytvořit:

Když přesuíte splatné termíny jednoho úkolu, ostatní se s ním pohybují.

Mít závislosti na straně je jasné, že jinými týmy a zúčastněnými stranami, proč je třeba určité úkoly dokončeny jako první, takže můžete efektivně upřednostnit.

Proč je časová osa projektu nepřesná (a jak ji opravit)

Pojďme pokrýt některé časté chyby, které projektoví manažeři dělajíplánovánía jak je opravit.

1. Pracujete dozadu

Kdykoliv máte nový projekt na teslati týmu, tady je to, co vaše aktuální proces časové osy vypadá jako: zjistíte, jaký projekt zahrnuje (například vypracování a spouštění nové ebook) a pak nastavíte termín.

Co se stane po tom? Pracujete z této lhůty, děláte to nejlepší pro CRAM ve všech úkolech amilníkypřed tímto libovolným datem.

Je to běžný způsob, jak dělat věci, ale je také kontraproduktivní. Pravděpodobně nastavujete svůj tým na selhání od samého počátku.

Zde je dobré zprávy: Je zde lepší přístup a zahrnuje vytvoření aStruktura poruch práce. Začněte se podívat na celkový projekt a pak jej rozdělte do menších výstupů. S naším příkladem eKnihy by mohlo zahrnovat:

S tím, že se rozhodnou, můžete nyní začít vylomit, jaké úkoly jsou zapojeny do každého z dodávek, takže můžete odhadnout čas potřebný pro ně. Například, možná obsahový tým potřebuje dva týdny, aby napsal návrh a další týden upravit jej.

Jakmile to uděláte pro všechny úkoly, můžete přidat ty odhady, abyste získali realističtější pochopení, jak dlouho bude celý projekt přijmout a používat, aby bylo možné nastavit termín, který je dosažitelný, ale stále motivující.

2. Nejste včetně dost milšků

Představte si, že jste plánovali itinerář pro nadcházející konferenci. Uvažovali byste o kompletní plán pro denní akce?

Uhh ... pravděpodobně ne, že? V tomto kontextu se zdá být zřejmé, ale příliš mnoho jednoduchých časových časových světel spadají do této pasti. Týmy určují datum zahájení a termín a pak předpokládají, že je to dost nazvat pravou časovou osou.

Užitečná časová osa projektu musí zahrnovat mnohem více než jen výkop a datum go-živé. Koneckonců, je to všechno ve věcech uprostřed, které vás mohou vykolejit.

Tyto milníky nebo dodávky, které jste identifikovali při vytváření struktury poruchy práce, by měly být vyneseny na časové ose s termíny vázanými na ně.

Tato data slouží jako odbavovací body, které hodnotí váš pokrok a učinit nezbytné úpravy - před posledním lhůtou dýchá krk. To je mnohem lepší než alternativa hádání, kde byste měli být v tomto bodě v projektu.

3. Jste příliš optimističtí s odhadem času

Lepení na časové ose projektu je snadná, pokud vše jde přesně podle plánu. Ale kdy je naposledy, co se vlastně stalo?

To je místo, kde se projektoví manažeři skutečně dostanou do potíží s nepřesnými časovými timely - když nechají plánování klam a optimismus zkreslení a učinit je vážně podcenit čas potřebný k dokončení určitých úkolů.

Nastavení agresivních termínů lze motivovat. Pokud však nastavujete nereálné koncové datum, to znamená, že nastavujete svůj tým pro selhání hned od začátku.

Odhady času jsou těžké, zejména pokud nejste vlastně v plevelech dělat práci. Pokud se cítíte nejistě, jak dlouho bude úkol přijmout, spojit s osobou nebo týmem zodpovědným za to, kolik času potřebovali k dokončení něčeho podobného.

Nebo můžete přidat aNástroj pro sledování časudo Arzenálu vašeho týmu přihlásit čas strávený na různých činnostech. AProjektový čas sledování aplikaceMůže vám poskytnout cenné údaje, které můžete zkontrolovat a implementovat, abyste provedli přesnější předpovědi pro další projekt.

Je také chytrý používatMetoda kritické cesty (CPM)Identifikovat nejdelší úsek závislých aktivit a měřit je od začátku do konce. Nejen, že vám to dává větší pocit, jak dlouho bude celý projekt trvat dokončit, ale také umožňuje rozeznat, jaké aktivity mohou být zpožděny, aniž by celý projekt trvá déle.

4. Zapomínáš na závislosti

Projektový management by byl vánek, pokud váš projekt byl vždy lineární, ne? Ale to je těžko způsob, jak to funguje.

Některé úkoly jsou závislé na sobě. Týmy čekají na druhém, aby dokončili různé kusy. Zdroje jsou nataženy a musí být rozděleny strategicky.

Je to, když se projektoví manažeři nedokáží identifikovat tyto závislosti a složitosti, které kola opravdu odpadají. Měli byste vědět, jak předcházející úkoly dopad úspěšným úkolům nebo kolik členů týmu Bandwidth musejí čelit své přidělené práci.

Vyjádřete všechny jednotlivé úkoly a týmy (nebo jednotlivé členy týmu) týkající se vašeho projektu a pak zdůrazňují nebo zakrýt všechny, které jsou závislé na sobě. Designový tým například nemůže s touto ebookem dělat moc, dokud nebudou mít návrh z tohoto obsahového týmu. Nebo tento obsah spisovatele nelze psát ebookový návrh a kopírování přistávací stránky na přesně stejnou dobu.

Vědět, kde se tyto překrývání nebo zátarety mohou vyskytnout, vám umožní odpovídat za ně při mapování časové osy projektu a v důsledku toho vytvořit něco, co je mnohem přesnější.

5. Zjednodušte přepojení projektu

Jak mapujete časovou osu, se celý projektový proces se zdá být bezešvý. Úkoly proudění tam a zpět mezi různými týmy. Váš obsahový tým zabalí a návrhový tým vstane a vybere věci, aniž by chybí rytmus.

Ve skutečnosti jsou odporování často dalším hlavním úzkým místem v běžných projektech. Pro vaši časovou osu, která má být tak realističtější, je třeba vysvětlit čas na zpoždění často spojené s těmito převody.

To znamená, že tyto přechody by měly být skutečně vyneseny na časové ose (i jeden den je dostačující). To dává vašemu týmu Wiggle místnost, kterou potřebují k poskytnutí kontextu, odpovědět na otázky a získat další týmy až do rychlosti na to, co bylo děláno - aniž by byly nevyhnutelně padající za sebou na jiných úkolech nebo krocích.

Samozřejmě, že tyto odpory se stávají ještě jednodušší a více zefektivněným, pokud váš tým komunikuje a zdůrazňují transparentnost v celém projektu. Proto je software pro správu projektů takový přínos, protože komunikační pobyty centralizované a každý má viditelnost v průběhu projektu - ať už jsou v současné době na netopýr nebo ne.

6. Začínáš každý čas od nuly

Ano, každý projekt je jiný. Ale pokud znovu obnovíte kolo při každém spuštění nového, nejenže ztrácí jen drahocenný čas, ale také zvyšujete své šance na nepřesnosti nebo zmeškané kroky.

Jakmile přistanete na něco, co funguje pro vás a váš tým, vytvoříte a uložte šablonu časové osy projektu, na kterou se můžete vrátit, kdykoli plánujete jiný projekt. Tímto způsobem můžete zefektivnit proces a dosáhnout opakovatelnéhokvalitnía úspěch.

Software pro správu projektů usnadňuje vytváření časové osy projektu online, stejně jako uložit šablony, takže můžete začít s kostrou na místě pro budoucí projekty.

Další výhodou vytváření časové osy prostřednictvím platformy pro správu projektů než ručně? Když se s projektovým projektem nevyhnutelně změní, časová osa se automaticky upraví na účet pro ty posuny nebo zpoždění.

To znamená, že budete mít vždy přesný zobrazení toho, co se vlastně děje s vaším projektem, spíše než brutální připomínkou vašich počátečních záměrů.

Vyhněte se těmto chybám a vytvořte přesnější časovou osu pro váš projekt

Vaše časová osa doručení projektu by měla být užitečným zdrojem pro vás a váš projektový tým - ne něco, co vás odradí nebo se zaměňuje. Projektové časové lhůty jsou však jen výhodou, když jsou přesné, a to se necítí vždycky tak snadné.

Naštěstí máte v této situaci více kontroly, než si myslíte. Můžete dělat některé běžné chyby, které se sabotuje vaši dobře míněnou časovou osu a upevnění je může způsobit rozdíl.

Použijte tyto myšlenky časové osy projektu a vyhněte se těmto chybám a budete mít harmonogram, který vás udržuje a váš tým se pohybuje správným směrem. Postavěme tyto tipy ještě jednou:

Údržba přesné časové osy projektu se může zdát komplikovaná, ale nemusí to být. Vyzkoušejte zkušební verzi zdarmaSprávce úloh UDNZačněte budovat jediný zdroj spolehlivých a citlivých projektových plánů, časových látek a vše mezi nimi.

PředstaveníSprávce úloh UDNŠablona pro správu projektů

Správce úloh UDN"S.Šablona plánování projektůpomáhá týmůmTimelines Dodávka na nehty. Na základě vyzkoušených a opravdových pracovních postupů se v průběhu času vyznamenal, toto provedené řešení se sníží o dohady při ukládání času v procesu. Při se zaměřením na časové lhůty, podívejte se na vytvoření aČas a materiály(T & amp; m) smluvní šablona pro zefektivnění vašeho řízení zdrojů.

Co nejvíce z časové osy projektu

Nyní, když víte, jak vytvořit úspěšný časový časová osa, je čas přemýšlet o tom, jaké nástroje budete používat, abyste si práci provedli. Obchod s více kartami pro all-in-one řešení jakoSprávce úloh UDNkterý umožňuje uživatelům komunikovat, spolupracovat a dokončit časové časy rychleji než kdy jindy. Vyšetřte nášdvoutýdenní zkušební verze zdarmaZahájení časových lhůt projektu.