Najlepszy przewodnik po terminach czasu zarządzania projektami

Jak najlepiej wykorzystaćZarządzanie projektamiNarzędzia osi czasu nie chodzi o podłączenie wszystkiego i mając nadzieję na najlepsze. TwójprojektOś czasu powinna być centrum kontroli i koncentrator wiedzy dla wszystkiego związanego z dostawami projektu i datami.

Bez zoptymalizowanego procesuPraca śledzenia, oczekiwania otrzymują wykolejenie, gardło, dławią produktywność i Twoje fantazyjne, noweOś czasu projektustaje się przestarzały. Odkryj wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu ekranem projektu, w tym to, co są, jak stworzyć jeden, a wspólne błędy, które można łatwo uniknąć korzystania z naszych wskazówek.

Co to jest oś czasu projektu?

Oś czasu projektu.jest określonym okresem, który oznacza początek i koniec projektu. Terminy projektu są podzielone na fazy, zadania i podtask, które należy wypełnić między tymi dwoma datami.

Jakie są korzyści z linii czasu zarządzania projektami?

Główne korzyści z czasów zarządzania projektami obejmują:

Kto tworzy i zarządza terminami projektowymi?

Menadżerowie projektusą odpowiedzialni za tworzenie terminów projektowych i nadzorowanie postępu za pomocą wspólnej platformy zarządzania projektami. Członkowie zespołu zarządzają swoimi zadaniami, aktualizując indywidualne statusy, co ułatwia przeglądanie ich projektów na pierwszy rzut oka. Obowiązkiem każdego członka zespołu jest dzielenie blokadami drogowymi z kierownikiem projektu, jak się pojawiają, ale na wypadek, gdyby coś przegapili, menedżerowie projektu muszą pozostać czujni.

Oś czasu projektu vs. wykresy Gantt: Jakie są różnice?

Terminy projektu i.Wykresy ganttamoże wyglądać dokładnie tak samo i często służyć podobnym celem. Dlatego nazwy są często używane zamiennie. Oba zapewniają wizualną reprezentację oś czasu projektu, zadań, zależności i zasobów.

Jak utworzyć oś czasu projektu

Więc z powodzeniem znajdowałeś swój zespół do nowego oprogramowania do zarządzania projektami (miejmy nadzieję,Menedżer zadań UDN.) i jesteś gotowy do rozpoczęciaplanowanietwój pierwszy projekt. Przed rozpoczęciem przypisywania terminów i rezultatów, czy wiesz, jak zamierzasz wizualizować linię czasu zarządzania projektami? Kto będzie odpowiedzialny za upewnienie się, że osi czasu jest aktualna? A jak zamierzasz podzielić się tym oś czasu w swoim zespole, a nawet w wielu zespołach?

Najlepsze praktyki dla korzystania z osi czasu w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Oto jak w pełni wykorzystać oprogramowanie do zarządzania projektami ":

1. Upewnij się, że zawsze jest na bieżąco

Plany uzyskują się. Twoja wydajność nie powinna mieć. Jeśli spędzasz czas dostosowywania każdego pojedynczegodostarczonyoraz termin na linii czasu, gdy coś się zmienia, może być czas, aby uzyskać lepsze oprogramowanie do zarządzania projektami. Nie wspominając, dokładność i dystrybucja twojej osi czasu jest zagrożona, gdy poruszasz daty ręcznie. Co jeśli coś zostawiłeś? Jak powiadomić wszystkich, więc są świadomi nowych terminów?

Tymeline powinna być interaktywna, więc oś czasu automatycznie przesuwa się, aby odzwierciedlić nowe terminy, gdy planuje się zmienić.Menedżer zadań UDN.Wykresy Gantt automatycznie dostosowują wszystko wokół zmian. Przeciągnij i upuść zadania bezpośrednio do terminu, a wszystkie korekty są automatycznie udostępniane z zespołem.

2. Nieustannie komunikować się

I nie, nie mamy na myśli spotkania. W rzeczywistości anuluj te wymienione spotkania statusowe, które zaplanujesz ze swoim zespołem co tydzień. Jest to ogromny czas ssać i trudno jest ustalić odpowiedzialność na kolejne kroki. Ale jak regularnie komunikujesz spotkania?

Dzięki prawym narzędziu czasu zarządzania projektami, elementy akcji są czyste od rozpoczęcia, a czerwone flagi są natychmiast widoczne. Oś czasu dzieli się, aby każdy mógł wyraźnie zobaczyć, za jakie zadania są odpowiedzialne, a nie ma zamieszania, kto robi co robi. Jeśli coś nie wygląda dobrze, po prostu @ Rozporządzenie właściciela tego zadania i natychmiast zapytaj o status wewnątrz narzędzia.

Zaufaj mi, nie przegapisz tych spotkań - plus, będziesz bohaterem, aby dać zespołowi w tę godzinę.

3. Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną

Patrząc na oś czasu projektu, trudno wiedzieć dokładnie, jak opóźnienie w jednym zadaniu wpłynie na innych. Nawet jeśli niewielkie opóźnienie nie będzie miało wpływu na ostateczny termin, jakie są ograniczenia? Co można przesunięte, a skąd wiesz, kiedy osiągnąłeś limit? Jak spóźniono jeden dostarczony, zanim zostanie naruszony do całego terminu projektu?

Ścieżki krytycznejMetoda (CPM) opiera się na idei ograniczonych zasobów lubograniczenia. Innymi słowy, każdy projekt obejmuje podstawowe zadania, które mają kluczowe znaczenie dla zobaczenia projektu.

Workamaig daje wspaniały przykład tego w formie ometle. Istnieją trzy podstawowe kroki, aby uzyskać omlet:

Istnieją inne kroki, aby zrobić pyszny omlet, który nie jest wymieniony, taki jak przyprawianie jaj, olejując patelnię i dodawanie pożądanych składników. Jednak te kroki są dodatkowo do trzech podstawowych kroków powyżej. Jeśli pominiesz jedną z tych trzech, w ogóle nie będziesz miał omletu.

Ta metoda jest krytyczna, gdy projekt terminu zarządzania projektami spada za harmonogramem. Identyfikacja, które zadania mogą być niedostosowiskowe, a które zupełnie muszą się wydarzyć, utrzymuje twój zespół skoncentrowany na odpowiednich celach, a projekt poruszający się we właściwym kierunku.

4. Skonfiguruj zależności

Niektóre zadania nie mogą być nawet wykonywane, dopóki inne zadanie nie zostanie zakończone. Jak możesz zdobyć to w osi czasu? Używając zależności!

Zależności określają związek między zadaniami. Ponownie za pomocą przykładu omletu nie można gotować jaj, chyba że po raz pierwszy podgrzej się patelnię. Każda z tych zadań zależy od siebie, a cel jest uzyskiwany tylko wtedy, gdy zakończono w określonej kolejności.

w Menedżer zadań UDN.Narzędzie czasu narzędzia do zarządzania projektami, są cztery rodzaje zależności, które możesz tworzyć:

Kiedy przesuniesz należne daty jednego zadania, inni poruszają się z nim.

Posiadanie zależności na dłoni sprawia, że ​​jest jasne dla innych zespołów i zainteresowanych stron, dlaczego niektóre zadania muszą być ukończone najpierw, dzięki czemu możesz skutecznie priorytetyzować.

DLACZEGO TIMELINE Project jest niedokładna (i jak go naprawić)

Przykryjmy kilka częstych błędów, że menedżerowie projektówplanowaniei jak je naprawić.

1. Pracujesz do tyłu

Za każdym razem, gdy masz nowy projekt na talerzu swojego zespołu, oto to, jak wygląda twój obecny proces osi czasu: określasz, co pociąga za sobą projekt (na przykład opracowywanie i uruchomienie nowego ebooka), a następnie ustalasz termin.

Co się stanie po tym? Wracasz z tego terminu, co ma jak najlepiej wbić w wszystkie zadania ikamienie miloweprzed tym arbitralną datą.

Jest to powszechny sposób na robienie rzeczy, ale jest również rządząca. Prawdopodobnie ustawiasz zespół do niepowodzenia od samego początku.

Oto dobra wiadomość: jest lepsze podejście i obejmuje tworzenie aStruktura podziału pracy. Zacznij od przyjrzenia się ogólnego projektu, a następnie złamać go w jego mniejsze rezultaty. Dzięki naszemu przykładowi eBook mógł obejmować:

Wraz z ustalonymi, możesz teraz rozpocząć wyrywać, jakie zadania są zaangażowane w każdym z wyników, dzięki czemu możesz oszacować czas potrzebny dla nich. Na przykład, może zespół treści potrzebuje dwa tygodnie, aby napisać projekt i kolejny tydzień, aby go edytować.

Po wykonaniu tego dla wszystkich zadań można dodać te szacunki, aby uzyskać bardziej realistyczne zrozumienie, jak długo cały projekt podejmie i użyje, aby ustawić termin, który jest osiągalny, ale wciąż motywujący.

2. Nie włączasz wystarczającej ilości kamieni milowych

Wyobraź sobie, że planowałeś trasę na nadchodzącą konferencję. Czy rozważyłbyś poniższy harmonogram na imprezy dnia?

Uhh ... prawdopodobnie nie, prawda? W tym kontekście wydaje się oczywiste, ale zbyt wiele prostych terminów projektowych wpadają w tę pułapkę. Zespoły określają datę rozpoczęcia i termin, a następnie zakładają, że wystarczy, aby nazwać to prawdziwą oś czasu.

Pomocna osi czasu projektu musi uwzględnić znacznie więcej niż tylko kickoff i data Go-Live. W końcu to wszystko w środku, który może Cię wykoleić.

Te kamienie milowe lub dostarczane, które zidentyfikowałeś podczas tworzenia struktury awarii pracy, powinny być wykreślone na swojej osi czasu z podwiązanymi do nich terminami.

Daty te służą jako punkty zameldowania, aby ocenić swoje postępy i dokonać niezbędnych korekt - przed ostatecznym terminem oddychają szyję. To znacznie lepsze niż alternatyway, w której powinieneś być w tym momencie w projekcie.

3. Jesteś zbyt optymistycznie z szacunkami czasu

Trzymanie się czasu projektu jest łatwe, jeśli wszystko pójdzie dokładnie zgodnie z planem. Ale kiedy ostatni raz się wydarzył?

Tam, gdzie menedżerowie projektów naprawdę wpływa na kłopoty z niedokładnymi terminami - gdy pozwalają na upadek planowania i optymizmowi upadek pełzają się i sprawiają, że poważnie nie doceniają czasu wymaganego do wykonania pewnych zadań.

Jasne, ustawianie agresywnych terminów można motywować. Ale jeśli ustawiasz nierealistyczne daty końcowe, oznacza to, że ustawiasz zespół do awarii od samego początku.

Szacunki czasu są trudne, zwłaszcza jeśli nie jesteś tym, który w chwastach wykonują pracę. Jeśli czujesz się niepewny co do tego, jak długo potrwa zadanie, połączyć się z osobą lub zespołem odpowiedzialnym, aby uzyskać swoje podejście, ile czasu potrzebowali, aby ukończyć coś podobnego.

Lub możesz dodaćNarzędzie do śledzenia czasuDo arsenału twojego zespołu, aby zalogować czas spędzony na różnych działaniach. AAplikacja do śledzenia projektuMoże zapewnić Ci cenne dane, które możesz przejrzeć i wdrożyć, aby dokładniejsze prognozy dla następnego projektu.

Jest też mądry, aby użyćMetoda ścieżki krytycznej (CPM)zidentyfikować najdłuższy odcinek działań zależnych i zmierzyć je od początku do końca. Daje to nie tylko większe poczucie, jak długo cały projekt zajmie się kompletnym, ale pozwala również rozpoznać, jakie działania mogą być opóźnione bez dokonania całego projektu trwa dłużej.

4. Zapominasz o zależnościach

Zarządzanie projektem byłoby wiatrem, jeśli twój projekt był zawsze liniowy, prawda? Ale to nie jest tak, jak działa.

Niektóre zadania zależą od siebie nawzajem. Zespoły czekają na siebie nawzajem, aby zakończyć różne elementy. Zasoby są rozciągnięte i muszą być alokowane strategicznie.

Wtedy, gdy menedżerowie projektów nie zidentyfikowali tych zależności i złożoności, że koła naprawdę odpadają. Powinieneś wiedzieć, jak poprzedzające zadania wpływają na kolejne zadania lub ile członków zespołu przepustowości muszą rozwiązać ich przydzieloną pracę.

Wymień wszystkie indywidualne zadania i zespoły (lub poszczególnych członków zespołu) związanych z twoim projektem, a następnie podświetl lub koło wszelkich, które są zależne od siebie. Na przykład zespół Design nie może zrobić wiele z tym ebookem, dopóki nie mają projektu z tego zespołu treści. Lub ten pisarz treści nie może pisać projektu ebooka, a strona docelowa kopia właśnie w tym samym czasie.

Wiedząc, gdzie mogą wystąpić te nakładki lub przelotowe bloki, pozwalają na ich uwzględnienie ich podczas mapowania czasu projektu i, w wyniku tego, stwórz coś, co znacznie dokładniejsze.

5. Uprawiasz profesjonalistę

Jak mapujesz swój czas, cały proces projektu wydaje się płynny. Zadania przepływają tam iz powrotem między różnymi zespołami. Twoja drużyna treści zakończy się, a drużyna projektowa wkroczy i wybierze rzeczy bez braku bicia.

W rzeczywistości cofania są często kolejnym głównym wąskim wąskim w projektach krzyżowych. W celu uzyskania czasu na czas jest jak najbardziej realistyczny, musi wyjaśnić czas opóźnienia często związany z tymi transferami.

Oznacza to, że te przejścia powinny być faktycznie wykreślone na osi czasu (nawet jeden dzień jest wystarczający). Daje to Twojemu zespołowi Pokój Wiggle, muszą podać kontekst, odpowiadać na pytania i uzyskać inne zespoły, aby przyspieszyć, co zostało zrobione - bez nieuchronnie spada na inne zadania lub kroki.

Oczywiście te przekazywanie te stają się jeszcze prostsze i bardziej usprawnione, jeśli zespół komunikuje się i podkreślając przezroczystość w całym projekcie. Dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami jest taką korzyścią, ponieważ komunikacja pozostaje scentralizowana, a każdy ma widoczność w postępach projektowych - niezależnie od tego, czy są obecnie do bat, czy nie.

6. Zaczynasz od zarysowania za każdym razem

Tak, każdy projekt jest inny. Ale jeśli ponownie odkryjesz koło za każdym razem, gdy zaczynasz nowy, nie tylko marnujesz cennego czasu, ale także zwiększasz swoje szanse na niedokładności lub nieodebrane kroki.

Po wylądowaniu na coś, co działa dla Ciebie i Twojej drużyny, utwórz i przechowuj szablon czasu projektu, który można powrócić do kiedy planujesz inny projekt. W ten sposób możesz usprawnić proces i osiągnąć powtarzalnyjakośći sukces.

Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia utworzenie wyświetlacza projektu online, a także oszczędzaj szablony, dzięki czemu można zacząć od szkieletu na miejscu na przyszłe projekty.

Kolejna korzyść z tworzenia linii czasu za pośrednictwem platformy zarządzania projektami, a nie ręcznie? Gdy coś nieuchronnie zmienia się w twoim projekcie, czas automatycznie dostosuje się do konta dla tych zmian lub opóźnień.

Oznacza to, że zawsze będziesz miał dokładny obraz tego, co faktycznie dzieje się ze swoim projektem, a nie brutalnym przypomnieniem twoich początkowego intencji.

Unikaj tych błędów i stworzyć dokładniejszą oś czasu dla swojego projektu

Oś czasu dostawy projektu powinna być pomocnym zasobem dla Ciebie i zespołu projektu - nie coś, co zniechęca lub myli cię. Ale terminy projektu są tylko korzyścią, gdy są dokładne, a to nie zawsze czuje się tak łatwe.

Na szczęście masz większą kontrolę w tej sytuacji niż myślisz. Możesz dokonać pewnych wspólnych błędów, które sabotują twoją intencyjną oś czasu i mocowanie ich może sprawić, że różnica.

Użyj tych pomysłów na terenie projektu i unikaj tych błędów, a będziesz miał harmonogram, który utrzymuje Cię i twój zespół poruszający się we właściwym kierunku. Przejrzyjmy te wskazówki jeszcze raz:

Utrzymanie dokładnej osi czasu projektu może wydawać się skomplikowane, ale nie musi być. Wypróbuj bezpłatną próbęMenedżer zadań UDN.Aby rozpocząć budowanie jednego źródła wiarygodnych i reagujących planów projektów, terminów i wszystko pomiędzy.

WprowadzenieMenedżer zadań UDN.Szablon zarządzania projektami

Menedżer zadań UDN. 's Szablon planowania projektupomaga zespołom.Terminy dostawy projektu paznokci. Na podstawie wypróbowanych i prawdziwych przepływów pracy szlifowanych w czasie, to rozwiązanie dla ciebie rozciąga się na zgadywania podczas oszczędzania czasu w procesie. Podczas skupienia się na swoich obszarach, spójrz na tworzenieCzas i materiały(T & amp; m) szablon kontraktowy do usprawnienia zarządzania zasobami.

Wykorzystaj najwięcej ze swojej linii czasu

Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć udany oś czasu projektu Nadszedł czas, aby pomyśleć o tym, jakie narzędzia, których użyjesz, aby wykonać zadanie. Handluj wiele zakładek dla roztworu wielofunkcyjnegoMenedżer zadań UDN.który pozwala użytkownikom szybciej komunikować się, współpracować i kompletne terminy niż kiedykolwiek. Przetestuj nasząDwukrotnie bezpłatna wersja próbnarozpocząć opanowanie terminów projektowych.