Ultimate Guide Project Management Aikataulut

HyödyntäenProjektinhallintaAikajana-työkalut eivät koske kaikkea kaikkea ja toivoen parasta. SinunhankeAikajanalla pitäisi olla ohjauskeskus ja osaamiskeskus kaikesta projektin toimituksiin ja erääntyneisiin päivämääriin.

Ilman optimoitua prosessiaSeurantatyö, odotukset saavat poistetut, pullonkaulat tukahduttavat tuottavuutta ja fancy, uusiHankkeen aikajanatulee vanhentuneeksi. Tutustu kaikkiin, mitä sinun tarvitsee tietää projektin aikajanalla, mukaan lukien mitä he ovat, miten luoda yksi ja yhteiset virheet, voit helposti välttää vinkkejä.

Mikä on projektin aikajana?

Hankkeen aikajanaon määräaika, joka merkitsee projektin alkua ja loppua. Projektin aikataulut on jaettu vaiheittain, tehtäviin ja alakantoihin, jotka on täytettävä näiden kahden päivämäärän välillä.

Mitkä ovat projektinhallinnan aikataulujen edut?

Projektinhallinnan aikataulujen tärkeimmät edut ovat:

Kuka luo ja hallinnoi projektien aikatauluja?

Hankkeen johtajatovat vastuussa projektin aikataulujen luomisesta ja edistymisen valvonnasta jaetun projektinhallintaympäristön kautta. Tiimin jäsenet hallitsevat tehtäviään päivittämällä yksittäisiä tilat, mikä helpottaa hankkeidensa katselua yhdellä silmäyksellä. Jokaisen joukkueen jäsenen vastuulla on jakaa etenemissulku projektipäällikön kanssa, kun he tulevat, mutta vain siinä tapauksessa, että jotain on jäänyt, projektipäälliköiden on pysyttävä valppaana.

Projektin aikajana vs. Gantt Charts: Mitkä ovat erot?

Projektin aikataulut jaGantt Chartsvoi näyttää täsmälleen samalta ja usein palvelee samanlaista tarkoitusta. Siksi nimet käytetään usein vaihdettavasti. Molemmat tarjoavat hankkeen aikataulun, tehtävien, riippuvuuden ja resurssien visuaalisen esityksen.

Hankkeen aikajanan luominen

Joten olet menestyksekkäästi tiimisi uuteen projektinhallintaohjelmaan (toivottavasti,UDN-tehtävähallinta), ja olet valmis aloittamaansuunnitteluensimmäinen projekti. Ennen kuin aloitat päivämäärät ja toimitukset, tiedätkö, miten aiot visualisoida projektinhallinnan aikajana? Kuka tulee olemaan vastuussa siitä, että aikajana on ajan tasalla? Ja miten aiot jakaa tämän aikajanan tiimisi tai jopa useiden ryhmien yli?

Parhaat käytännöt aikajanan käyttämiseksi projektinhallintaohjelmistossa

Näin voit hyödyntää aikajana-projektinhallintaohjelmistonne:

1. Varmista, että se on aina ajan tasalla

Suunnitelmat poistetaan. Tuottavuuden ei pitäisi olla. Jos vietät aikaa säätääkseen jokaisentoimittavaJa eräpäivä aikajana, kun jotain muuttuu, saattaa olla aika saada parempia projektinhallintaohjelmistoja. Puhumattakaan, aikajanan tarkkuus ja jakelu vaarantuu, kun siirrät päivämäärät manuaalisesti. Entä jos jätit jotain ulos? Kuinka ilmoitat kaikille, joten he ovat tietoisia uusista määräajoista?

Aikajana pitäisi olla vuorovaikutteinen, joten aikajana siirtyy automaattisesti heijastamaan uusia päivämääriä, kun suunnitelmat muuttuvat.UDN-tehtävähallintaGantt Charts säätää kaikki muutokset automaattisesti. Vedä ja pudota tehtävät suoraan eräpäivään, ja kaikki muutokset jaetaan automaattisesti tiimisi kanssa.

2. Kommunikoi jatkuvasti

Ja ei, emme tarkoita kokouksia. Itse asiassa peruuta nämä häikäilemättömät tilakokoukset, jotka ajoittaisit tiimisi kanssa joka viikko. Se on valtava aika imeä, ja on vaikea perustaa vastuuta seuraavissa vaiheissa. Mutta miten kommunikoida säännöllisesti SANS-kokouksia?

Oikean projektinhallinnan aikajana-työkalu, toiminta-asiat ovat selkeitä alusta alkaen ja punaiset liput näkyvät välittömästi. Aikajana jaetaan, jotta kaikki voivat selvästi nähdä, mitkä tehtävät he ovat vastuussa, eikä siinä ole sekaannusta, kuka tekee mitä. Jos jotain ei näytä oikealta, yksinkertaisesti @ amention tämän tehtävän omistaja ja tiedustele välittömästi työkalun sisätilasta.

Luota minuun, et menetä näitä kokouksia - plus, olet sankari antaa tiimisi, joka tunti.

3. Tunnista kriittinen polku

Kun tarkastelet projektin aikataulua, on vaikea tietää tarkalleen, kuinka viivästyminen yhdessä tehtävässä vaikuttaa muihin. Vaikka pienellä viiveellä ei ole vaikutusta lopulliseen määräaikaan, mitkä ovat rajoitukset? Mitä voidaan siirtää ja miten tiedät, kun olet saavuttanut rajan? Kuinka myöhään voi olla ennen koko projektin määräaika vaarantaa?

Kriittinen polkuMenetelmä (CPM) perustuu ajatukseen rajoitetuista resursseista tairajoitukset. Toisin sanoen jokainen hanke sisältää ydintehtäviä, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä hankkeen näkemisen kautta.

Workamajig tarjoaa erinomaisen esimerkin tästä omeleen muodossa. Omelian tekemiseen on kolme keskeistä vaihetta:

Muita toimia on olemassa herkullinen omelet, jotka eivät ole luettelossa, kuten munajen mausteet, öljyminen pannulla ja lisäämällä haluttuja ainesosia. Nämä vaiheet ovat kuitenkin edellä mainittujen kolmen ydinvaiheen lisäksi. Jos ohitat yhden näistä kolmesta, sinulla ei ole lainkaan omelia.

Tämä menetelmä on kriittinen, kun projektinhallinnan aikajana kuuluu aikataulun takana. Tunnistaminen, mitkä tehtävät voidaan riittää ja mitkä ehdottomasti on tapahduttava, pitää tiimisi keskittynyt oikeaan tavoitteeseen ja projektisi liikkuu oikeaan suuntaan.

4. Aseta riippuvuudet

Joitakin tehtäviä ei voi edes tehdä, ennen kuin toinen tehtävä on valmis. Kuinka voit ottaa käyttöön, että aikajanalla? Käyttämällä riippuvuuksia!

Riippuvuudet Määritä tehtävien välinen suhde. Käyttämällä Omeletesimerkkiä uudelleen, et voi kokata munia, ellet lämmitä pannua ensin. Jokainen näistä tehtävistä riippuu toisistaan ​​ja tavoite saadaan vain, kun se valmistuu tiettyyn järjestykseen.

SisäänUDN-tehtävähallintaProjektinhallinnan aikajana-työkalu, voit luoda neljä erilaista riippuvuutta:

Kun siirrät yhden tehtävän päivämäärät, muut liikkuvat sen kanssa.

Ottaa riippuvuudet kädestä tekee selväksi muille joukkueille ja sidosryhmille, miksi tiettyjä tehtäviä on ensin täytettävä, jotta voit priorisoida tehokkaasti.

Miksi projektin aikajana on epätarkka (ja miten se korjataan)

Katsotaanpa joitakin usein virheitä, jotka projektipäälliköt tekevät kunaikataulutusja miten ne korjataan.

1. Työskentelet taaksepäin

Aina kun sinulla on uusi projekti tiimin lautasellasi, tässä nykyisessä aikajana-prosessisi näyttää: määrittää, mitä projekti edellyttää (esimerkiksi uuden eBookin laatiminen ja käynnistäminen) ja sitten asetat määräajan.

Mitä tapahtuu sen jälkeen? Työskentelet takaisin kyseisestä määräajoista, tekemällä parhaiten kramaa kaikissa tehtävissä javirstanpylväätennen mielivaltaista päivämäärää.

Se on tavallinen tapa tehdä asioita, mutta se on myös haitallista. Olet todennäköisesti asettanut tiimisi epäonnistumiseen heti alusta alkaen.

Tässä on hyvä uutinen: siellä on parempi lähestymistapa, ja siihen liittyy aTyön hajoamisrakenne. Aloita tarkastelemalla kokonaisprojektia ja rikkomalla se pienempiin toimituksiinsa. Ebook-esimerkin kanssa, joka voi sisältää:

Näillä määritettynä voit nyt aloittaa murtamisen, mitä tehtäviä osallistuu jokaiseen toimituksiin, jotta voit arvioida heille tarvittavaa aikaa. Esimerkiksi ehkä sisältötiimi tarvitsee kaksi viikkoa kirjoittamaan luonnos ja toinen viikko muokkaamaan sitä.

Kun olet tehnyt kaiken tehtäviin, voit lisätä nämä arviot saada realistisempi tarttuja siitä, kuinka kauan koko projekti ottaa ja käyttää sitä asettamaan määräaika, joka on saavutettavissa, mutta silti motivoiva.

2. Et myöskään riittävästi virstanpylväitä

Kuvittele, että suunnittelet ulos tulevaa konferenssia. Pidätkö alle päivän tapahtumien täydellisen aikataulun?

Uhh ... luultavasti ole, eikö? Vaikuttaa siltä, ​​että tässä yhteydessä on selvää, mutta liian monet yksinkertaiset projektin aikataulut kuuluvat tähän ansaan. Joukkueet määrittävät aloituspäivämäärän ja määräajan ja oletetaan, että se riittää kutsumaan sitä todellisena aikajana.

Hyödyllinen projektin aikataulun on sisällytettävä paljon muutakin kuin vain scotion ja go-live-päivämäärä. Loppujen lopuksi se on kaikki tavaraa keskellä, joka voi sietää sinua.

Ne virstanpylväät tai toimitukset, jotka olet tunnistanut työn jakautumisrakenteen luomisessa, olisi piirrettävä aikajanalle, jossa määräajat sidotaan niihin.

Nämä päivämäärät toimivat sisäänkirjautumispisteinä arvioimaan edistymistäsi ja tekemään tarvittavat muutokset - ennen kuin lopullinen määräaika hengittää kaulasi alas. Se on paljon parempi kuin vaihtoehto arvailun, jossa sinun pitäisi olla tässä vaiheessa hankkeessa.

3. Olet liian optimistinen ajan arvioiden kanssa

Kiinnitä projektin aikajana on helppoa, jos kaikki menee täsmälleen suunnitelman mukaan. Mutta milloin viimeinen kerta, kun se on todella tapahtunut?

Siellä projektipäälliköt todella joutuvat vaikeuksiin epätarkka-aikojen kanssa - kun he antavat suunnittelun harhaluusta ja optimismia puolustavat ja tekevät ne vakavasti aliarvioimaan tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittava aika.

Toki, aggressiivisten määräaikojen asettaminen voi olla motivoiva. Mutta jos asetat epärealistisia loppupäiviä, se tarkoittaa, että asetat tiimisi epäonnistumiseen heti alusta alkaen.

Aikaennusteet ovat vaikeita, varsinkin jos et ole tosiasiassa rikkaruohoissa tekemässä työtä. Jos tunnet epävarmaa siitä, kuinka kauan tehtävä kestää, yhdistää henkilön tai tiimin, joka on vastuussa ottamaan heidän ottavansa, kuinka paljon aikaa he ovat tarpeen suorittaa jotain vastaavaa.

Tai voit lisätä aAjan seurantatyökaluTeidän tiimisi Arsenalille kirjautua eri toimintoihin käytetyn ajan. AProject Time Tracking Appvoi antaa sinulle arvokkaita tietoja, joita voit tarkastella ja toteuttaa tarkempia ennusteita seuraavaan hankkeelle.

Se on myös älykäs käyttääKriittinen polkumenetelmä (CPM)tunnistaa riippuvaisen toiminnan pisin venytys ja mitata ne alusta loppuun. Tämä ei ainoastaan ​​anna sinulle suurempi tunne siitä, kuinka kauan koko projekti kestää, mutta sen avulla voit myös havaita, mitä toiminta voi viivästyä tekemättä koko hanketta pidempään.

4. Olet unohtamatta riippuvuuksia

Projektinhallinta olisi tuulta, jos projekti olisi aina lineaarinen, eikö olekin? Mutta se on tuskin koskaan tapaa, jolla se toimii.

Tietyt tehtävät ovat riippuvaisia ​​toisistaan. Joukkueet odottavat toisiaan loppuun eri kappaleita. Resurssit venytetään ja ne on varattava strategisesti.

Se, kun projektipäälliköt eivät tunnista näitä riippuvuuksia ja monimutkaisuutta, että pyörät todella putoavat. Sinun pitäisi tietää, kuinka edeltävät tehtävät vaikuttavat onnistuneisiin tehtäviin tai kuinka paljon kaistanleveysryhmän jäsenten on puuttava niiden osoitettua työtä.

Lista pois kaikki yksittäiset tehtävät ja tiimien (tai yksittäisten jäsenten) liittyvät projektin ja korosta tai piirin tahansa, jotka ovat riippuvaisia toisistaan. Esimerkiksi suunnittelutiimi ei voi tehdä paljon kyseisen eBookin kanssa, kunnes heillä on luonnos kyseisestä sisällöryhmästä. Tai että sisällön kirjoittaja ei voi kirjoittaa eBook-luonnosta ja aloitussivun kopioi täsmälleen samanaikaisesti.

Tietäen, missä nämä päällekkäiset tai etenemiset voivat ilmetä, voit ottaa huomioon ne, kun kartoitettaisiin projektin aikajana ja tuloksena luodaan jotain, joka on paljon tarkempaa.

5. Olet ylimääräinen hankkeen kanavanvaihto

Kun olet kartoitettu aikajana, koko projektiprosessi näyttää saumattomalta. Tehtävät virtaa edestakaisin eri ryhmien välillä. Sisältöryhmäsi kääri ylös ja suunnittelutiimi astuu sisään ja poimia asioita ilman puuttumista.

Todellisuudessa kanavanvaihto on usein toinen tärkeä pullonkaula ristikkäisissä projekteissa. Aikajanalle on mahdollisimman realistista, sen on otettava huomioon näihin siirtoihin liittyvän viiveajan.

Tämä tarkoittaa, että nämä siirtymät tulisi todella piirtää aikajanalla (jopa yksi päivä riittää). Tämä antaa tiimisi Wiggle-huoneelle, jonka he tarvitsevat kontekstia, vastata kysymyksiin ja saada muita ryhmiä nopeuttamaan, mitä on tehty - ilman väistämättä putoavat muissa tehtävissä tai vaiheissa.

Tietenkin nämä kanavanvaihdot ovat jopa yksinkertaisempia ja virtaviivaisempia, jos tiimisi kommunikoi ja korostaa avoimuutta koko projektissa. Siksi projektinhallintaohjelmisto on tällainen hyöty, koska viestintä pysyy keskitettynä ja jokaisella on näkyvyys projektien edistymisessä - onko he parhaillaan lepakossa vai ei.

6. Olet alkanut tyhjästä joka kerta

Kyllä, jokainen projekti on erilainen. Mutta jos vedät pyörän uudelleen aina, kun aloitat uuden, et vain tuhlata arvokasta aikaa, mutta lisää myös mahdollisuuksiasi epätarkkuuksista tai jääneistä vaiheista.

Kun laskeudut jotain, joka toimii sinulle ja tiimisi, luo ja tallenna projektin aikajanalla malli, jonka voit palata aina, kun suunnittelet toista projektia. Näin voit tehostaa prosessia ja saavuttaa toistettavissalaatuja menestys.

Projektinhallintaohjelmistolla on helppo luoda projektin aikajana verkossa sekä tallentaa malleja niin, että voit aloittaa luurankoon tulevissa projekteissa.

Toinen hyöty aikajanan luomisesta projektinhallintaympäristön sijasta manuaalisesti? Kun jotain väistämättä muuttuu projektisi kanssa, aikajana säätyy automaattisesti näihin siirtymiseen tai viivästyksiin.

Tämä tarkoittaa, että sinulla on aina tarkka kuva, mitä projektin kanssa todella tapahtuu, eikä julma muistutus alkuperäisistä aikomuksistasi.

Vältä näitä virheitä ja luo tarkemman aikataulun projektisi

Projektin toimituksen aikajana pitäisi olla hyödyllinen resurssi sinulle ja projektitiimille - ei jotain, joka estää tai sekoittaa sinua. Mutta projektin aikataulut ovat vain etuja, kun he ovat tarkkoja, ja se ei aina tunne niin helppoa.

Onneksi sinulla on enemmän valvontaa tässä tilanteessa kuin luulet. Saatat tehdä joitakin yleisiä virheitä, jotka sabotoivat hyvin tarkoittavan aikataulunne, ja niiden vahvistaminen voi tehdä kaiken eron.

Käytä näitä projektin aikajanajoja ja vältä näitä virheitä, ja sinulla on aikataulu, joka pitää sinut ja tiimisi liikkuu oikeaan suuntaan. Tarkastellaan nämä vinkit vielä kerran:

Tarkka projektin ylläpitäminen voi tuntua monimutkaiselta, mutta sen ei tarvitse olla. Kokeile ilmainen kokeiluUDN-tehtävähallintaAloita yksi luotettavien ja reagoivien projektisuunnitelmien, aikataulujen ja kaiken välillä.

EsittelyssäUDN-tehtävähallintaProjektinhallintamalli

UDN-tehtävähallinta "S Hankkeen aikataulutusmalliauttaa joukkueitaNail Project Delivery Aikataulut. Perustuu kokeiltuihin ja todellisiin työnkulkuihin, jotka on hoidettu ajan myötä, tämä teki--ratkaisu leikkaa arvailua samalla kun säästää aikaa prosessissa. Kun keskitytään aika ajoin, katso luoAika ja materiaalit(T & amp; m) Sopimusmalli resurssien hallinnan tehostamiseksi.

Tee eniten hankkeen aikajana

Nyt tiedät, miten voit luoda onnistuneen projektin aikajanalla on aika miettiä, mitä työkaluja käytät saada työtä. Kaupan useita välilehtiä all-in-one-ratkaisulleUDN-tehtävähallintajonka avulla käyttäjät voivat kommunikoida, tehdä yhteistyötä ja täydentää aikataulua nopeammin kuin koskaan. Testaa meidänKahden viikon ilmainen kokeilualoittaa projektin aikataulut.