Hướng dẫn cuối cùng về Timelines quản lý dự án

Tận dụng tối đa của bạn quản lý dự án Công cụ dòng thời gian không phải là về việc cắm mọi thứ vào và hy vọng tốt nhất. Của bạn dự án Dòng thời gian nên là trung tâm kiểm soát và trung tâm kiến thức cho mọi thứ liên quan đến việc cung cấp dự án và ngày đáo hạn.[số 8] Không có quy trình tối ưu hóa cho theo dõi công việc , kỳ vọng sẽ bị trật bánh, nút thắt năng suất ngột ngạt, và ưa thích của bạn, mới Dòng thời gian dự án trở nên lỗi thời. Khám phá mọi thứ bạn cần biết về việc quản lý dòng thời gian dự án của mình, bao gồm cả những gì họ đang có, cách tạo một và những sai lầm phổ biến mà bạn có thể dễ dàng tránh sử dụng các mẹo của chúng tôi.[số 8] Dòng thời gian dự án là gì? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Một dòng thời gian dự án là một khoảng thời gian xác định đánh dấu sự khởi đầu và kết thúc của một dự án. Timelin dự án được chia thành các giai đoạn, nhiệm vụ và các phụ thuộc phải hoàn thành giữa hai ngày này.[số 8] Những lợi ích của các mốc thời gian quản lý dự án là gì? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Lợi ích chính của các mốc thời gian quản lý dự án bao gồm:[số 8] Ai tạo ra và quản lý các mốc thời gian dự án? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Quản lý dự án Chịu trách nhiệm tạo các mốc thời gian dự án và quá trình giám sát thông qua một nền tảng quản lý dự án được chia sẻ. Các thành viên trong nhóm quản lý các nhiệm vụ của họ bằng cách cập nhật các trạng thái riêng lẻ, giúp bạn dễ dàng xem các dự án của họ trong nháy mắt. Chính trách nhiệm của mỗi thành viên trong đội để chia sẻ các rào cản với người quản lý dự án khi chúng xuất hiện nhưng chỉ trong trường hợp có thứ gì đó bị bỏ lỡ, các nhà quản lý dự án phải cảnh giác.[số 8] Dấu thời gian dự án so với biểu đồ Gantt: Sự khác biệt là gì? Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Timelin dự án và Biểu đồ GANTT. có thể trông giống hệt nhau và thường phục vụ một mục đích tương tự. Đó là lý do tại sao các tên thường được sử dụng thay thế cho nhau. Cả hai cung cấp một đại diện trực quan của dòng thời gian, nhiệm vụ, phụ thuộc và tài nguyên của dự án.[số 8] Cách tạo Dòng thời gian dự án Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Vì vậy, bạn đã xuất hiện thành công nhóm của mình cho một phần mềm quản lý dự án mới (hy vọng, Quản lý tác vụ UDN ), và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu lập kế hoạch Dự án đầu tiên của bạn. Trước khi bạn bắt đầu gán ngày đáo hạn và cung cấp, bạn có biết làm thế nào bạn sẽ hình dung dòng thời gian quản lý dự án của bạn? Ai sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dòng thời gian được cập nhật? Và bạn sẽ chia sẻ dòng thời gian này trên nhóm của bạn như thế nào, hoặc thậm chí qua nhiều đội?[số 8] Thực tiễn tốt nhất để sử dụng dòng thời gian trong phần mềm quản lý dự án Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Đây là cách tận dụng tối đa phần mềm quản lý dự án dòng thời gian của bạn:[số 8] 1. Hãy chắc chắn rằng nó luôn cập nhật Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Kế hoạch bị trật bánh. Năng suất của bạn không cần phải. Nếu bạn đang dành thời gian điều chỉnh mỗi một có thể giao hàng Và ngày đáo hạn trong dòng thời gian của bạn khi một cái gì đó thay đổi, nó có thể là thời gian để có được phần mềm quản lý dự án tốt hơn. Chưa kể, độ chính xác và phân phối dòng thời gian của bạn bị xâm phạm khi bạn chuyển ngày qua thủ công. Nếu bạn để lại một cái gì đó? Làm thế nào để bạn thông báo cho tất cả mọi người, vì vậy họ biết về thời hạn mới?[số 8] Dòng thời gian của bạn phải tương tác, do đó, dòng thời gian sẽ tự động chuyển sang phản ánh ngày đáo hạn mới khi kế hoạch thay đổi. Quản lý tác vụ UDN Biểu đồ GANTT tự động điều chỉnh mọi thứ xung quanh những thay đổi của bạn. Kéo và thả Nhiệm vụ ngay vào ngày đáo hạn của họ, và tất cả các điều chỉnh được chia sẻ tự động với nhóm của bạn.[số 8] 2. Giao tiếp liên tục Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Và không, chúng ta không có nghĩa là thông qua các cuộc họp. Trên thực tế, hủy bỏ những cuộc họp tình trạng tuyệt vời mà bạn lên lịch với đội của bạn mỗi tuần. Đó là một thời gian lớn hút, và rất khó để thiết lập trách nhiệm về các bước tiếp theo. Nhưng làm thế nào để bạn giao tiếp các cuộc họp Sans thường xuyên? [số 8] Với công cụ Timeline quản lý dự án phù hợp, các mục hành động rõ ràng từ đầu và cờ đỏ có thể nhìn thấy ngay lập tức. Dòng thời gian được chia sẻ để mọi người có thể thấy rõ những nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm, và không có sự nhầm lẫn nào xung quanh những người đang làm gì. Nếu một cái gì đó không nhìn đúng, chỉ cần @mention chủ sở hữu của nhiệm vụ đó và ngay lập tức hỏi về trạng thái bên trong công cụ.[số 8] Tin tôi đi, bạn sẽ không bỏ lỡ những cuộc họp đó - Plus, bạn sẽ là một anh hùng để đưa đội của bạn trở lại giờ.[số 8] 3. Xác định đường dẫn quan trọng Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Khi nhìn vào dòng thời gian dự án, thật khó để biết chính xác sự chậm trễ trong một nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng đến những người khác như thế nào. Ngay cả khi một sự chậm trễ nhỏ sẽ không có bất kỳ tác động nào đến thời hạn cuối cùng, những hạn chế là gì? Những gì có thể được thay đổi, và làm thế nào để bạn biết khi bạn đạt đến giới hạn? Làm thế nào muộn một có thể có thể có thể được cung cấp trước khi toàn bộ thời hạn dự án bị xâm phạm?[số 8] Con đường quan trọng Phương thức (CPM) dựa trên ý tưởng về nguồn lực hạn chế hoặc hạn chế . Nói cách khác, mọi dự án đều bao gồm các nhiệm vụ cốt lõi rất quan trọng để nhìn thấy dự án thông qua.[số 8] WorkamaJig đưa ra một ví dụ tuyệt vời về điều này dưới hình thức làm ốp la. Có ba bước cốt lõi để tạo Omelet:[số 8] Có những bước khác để tạo một món trứng tráng ngon không được liệt kê, chẳng hạn như gia vị trứng, bôi dầu chảo và thêm các thành phần mong muốn. Tuy nhiên, những bước đó ngoài các bước cốt lõi ở trên. Nếu bạn bỏ qua một trong ba người đó, bạn sẽ không có ốp la nào cả.[số 8] Phương pháp này rất quan trọng khi dòng thời gian quản lý dự án của bạn rơi vào sau lịch trình. Xác định những nhiệm vụ nào có thể bị đối lập và những nhiệm vụ hoàn toàn phải xảy ra giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các mục tiêu phù hợp và dự án của bạn di chuyển theo đúng hướng.[số 8] 4. Thiết lập phụ thuộc Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Một số nhiệm vụ thậm chí không thể được thực hiện cho đến khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Làm thế nào bạn có thể có thể chụp được điều đó trong một dòng thời gian? Bằng cách sử dụng phụ thuộc![số 8] Phụ thuộc chỉ định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Sử dụng ví dụ Omelet một lần nữa, bạn không thể nấu trứng trừ khi bạn làm nóng chảo trước. Mỗi nhiệm vụ đó phụ thuộc vào nhau và mục tiêu chỉ thu được khi hoàn thành theo một thứ tự cụ thể.[số 8] Ở trong Quản lý tác vụ UDN Công cụ Dòng thời gian quản lý dự án của dự án, có bốn loại phụ thuộc bạn có thể tạo:[số 8] Khi bạn di chuyển ngày đáo hạn của một nhiệm vụ, những người khác di chuyển với nó.[số 8] Có những phụ thuộc trên tay làm cho nó rõ ràng với các đội khác và các bên liên quan Tại sao một số nhiệm vụ nhất định cần phải hoàn thành đầu tiên để bạn có thể ưu tiên hiệu quả.[số 8] Tại sao dòng thời gian dự án của bạn không chính xác (và cách khắc phục nó) Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Hãy bao gồm một số sai lầm thường xuyên mà các nhà quản lý dự án thực hiện khi Lên lịch và làm thế nào để sửa chữa chúng.[số 8] 1. Bạn đang làm việc lạc hậu Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Bất cứ khi nào bạn có một dự án mới trên đĩa của nhóm, đây là quy trình dòng thời gian hiện tại của bạn trông như thế nào: bạn xác định những gì dự án đòi hỏi (ví dụ: phác thảo và khởi chạy ebook mới) và sau đó bạn đặt thời hạn.[số 8] Điều gì xảy ra sau đó? Bạn làm việc trở lại từ thời hạn đó, cố gắng hết sức để nhồi nhét vào tất cả các nhiệm vụ và cột mốc trước ngày tùy ý đó.[số 8] Đó là một cách phổ biến để làm những việc, nhưng nó cũng phản tác dụng. Bạn có khả năng thiết lập nhóm của bạn để thất bại ngay từ đầu.[số 8] Đây là tin tốt: Có một cách tiếp cận tốt hơn, và nó liên quan đến việc tạo ra một Cấu trúc phân chia công việc . Bắt đầu bằng cách xem dự án tổng thể, sau đó phá vỡ nó thành các sản phẩm cung cấp nhỏ hơn của nó. Với ví dụ ebook của chúng tôi, có thể bao gồm:[số 8] Với những người được xác định, giờ đây bạn có thể bắt đầu thoát ra những nhiệm vụ nào có liên quan đến mỗi phân phối để bạn có thể ước tính thời gian cần thiết cho họ. Chẳng hạn, có thể nhóm nội dung cần hai tuần để viết dự thảo và một tuần nữa để chỉnh sửa nó.[số 8] Khi bạn đã thực hiện điều đó cho tất cả các nhiệm vụ, bạn có thể cộng các ước tính đó để có được sự nắm bắt thực tế hơn về việc toàn bộ dự án của bạn sẽ thực hiện và sử dụng để đặt thời hạn đạt được nhưng vẫn có thể đạt được nhưng vẫn có động lực. [số 8] 2. Bạn không bao gồm đủ các cột mốc Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Hãy tưởng tượng rằng bạn đang lên kế hoạch ra một hành trình cho một hội nghị sắp tới. Bạn sẽ xem xét các lịch trình dưới đây cho các sự kiện trong ngày?[số 8] Uhh ... có lẽ không, phải không? Có vẻ như rõ ràng trong bối cảnh đó, nhưng quá nhiều thời gian dự án đơn giản rơi vào cái bẫy này. Các đội xác định một ngày bắt đầu và thời hạn và sau đó giả định rằng đủ để gọi đó là một dòng thời gian thực sự.[số 8] Một dòng thời gian dự án hữu ích cần bao gồm nhiều hơn nhiều so với một lần khởi động và một ngày trực tiếp. Rốt cuộc, đó là tất cả những thứ ở giữa có thể làm cho bạn.[số 8] Những cột mốc đó hoặc cung cấp mà bạn đã xác định khi tạo cấu trúc sự cố công việc của bạn nên được vẽ trên dòng thời gian của bạn với thời hạn gắn liền với chúng.[số 8] Những ngày này đóng vai trò là điểm nhận phòng để đánh giá sự tiến bộ của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết - trước thời hạn cuối cùng đang thở xuống cổ của bạn. Điều đó tốt hơn nhiều so với sự thay thế của phỏng đoán nơi bạn nên ở điểm này trong dự án.[số 8] 3. Bạn đang lạc quan quá mức với ước tính thời gian Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Dấu thời gian dự án của bạn dễ dàng nếu mọi thứ diễn ra chính xác theo kế hoạch. Nhưng lần cuối cùng thực sự xảy ra là khi nào?[số 8] Đó là nơi các nhà quản lý dự án thực sự gặp rắc rối với các mốc thời gian không chính xác - khi họ cho phép ngụy biện và sự thiên vị lạc quan creep trong và khiến họ nghiêm trọng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.[số 8] Chắc chắn, thiết lập thời hạn tích cực có thể thúc đẩy. Nhưng nếu bạn đang thiết lập ngày kết thúc không thực tế, điều đó có nghĩa là bạn đang thiết lập nhóm của mình để thất bại ngay từ đầu.[số 8] Ước tính thời gian là khó, đặc biệt nếu bạn không phải là người thực sự trong cỏ dại thực hiện công việc. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về việc nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, hãy kết nối với người hoặc nhóm chịu trách nhiệm để có được họ cần bao nhiêu thời gian để họ cần hoàn thành một cái gì đó tương tự.[số 8] Hoặc bạn có thể thêm một Công cụ theo dõi thời gian đến Arsenal của nhóm bạn để đăng nhập thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. MỘT Ứng dụng theo dõi thời gian dự án Có thể cung cấp cho bạn dữ liệu có giá trị mà bạn có thể xem xét và thực hiện để đưa ra dự đoán chính xác hơn cho dự án tiếp theo.[số 8] Nó cũng thông minh để sử dụng Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) để xác định những hoạt động phụ thuộc lâu dài nhất và đo chúng từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ mang lại cho bạn cảm giác cao hơn về việc toàn bộ dự án sẽ hoàn thành bao lâu, mà nó cũng cho phép bạn phân biệt những hoạt động nào có thể trì hoãn mà không làm cho toàn bộ dự án mất nhiều thời gian hơn.[số 8] 4. Bạn đang quên về các phụ thuộc Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Quản lý dự án sẽ rất dễ dàng nếu dự án của bạn luôn tuyến tính, phải không? Nhưng điều đó hầu như không bao giờ là cách nó hoạt động.[số 8] Một số nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau. Các đội đang chờ đợi một người khác để hoàn thành các mảnh khác nhau. Tài nguyên được kéo dài và cần được phân bổ chiến lược.[số 8] Đó là khi các nhà quản lý dự án không xác định các phụ thuộc và phức tạp này mà các bánh xe thực sự rơi ra. Bạn nên biết làm thế nào trước nhiệm vụ tác động đến các nhiệm vụ thành công hoặc bao nhiêu thành viên trong nhóm băng thông phải giải quyết công việc được giao.[số 8] Liệt kê tất cả các nhiệm vụ và đội riêng lẻ (hoặc các thành viên trong nhóm cá nhân) liên quan đến dự án của bạn và sau đó nhấn mạnh hoặc khoanh tròn bất kỳ thứ gì phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, nhóm thiết kế không thể thực hiện nhiều với Sách điện tử đó cho đến khi họ có bản nháp từ nhóm nội dung đó. Hoặc người viết nội dung đó không thể viết bản nháp ebook và bản sao trang đích tại cùng một lúc.[số 8] Biết những chồng chéo hoặc rào cản này có thể xảy ra ở đâu cho phép bạn tính đến chúng khi vạch ra dòng thời gian dự án của bạn và kết quả là, tạo ra một thứ gì đó chính xác hơn nhiều.[số 8] 5. Bạn đang đơn giản hóa việc xử lý dự án Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Khi bạn đang vạch ra dòng thời gian của mình, toàn bộ quá trình dự án có vẻ liền mạch. Nhiệm vụ chảy qua lại giữa các đội khác nhau. Nhóm nội dung của bạn sẽ kết thúc và nhóm thiết kế sẽ bước vào và chọn mọi thứ mà không bỏ lỡ một nhịp. [số 8] Trong thực tế, việc xử lý thường là một nút cổ chai lớn khác trong các dự án chức năng chéo. Để dòng thời gian của bạn trở nên thực tế nhất có thể, nó cần tính đến thời gian trễ thường liên quan đến các lần chuyển này.[số 8] Điều đó có nghĩa là những chuyển đổi này thực sự nên được vẽ trên dòng thời gian của bạn (thậm chí một ngày là đủ). Điều này cung cấp cho đội của bạn, phòng ngọ nguậy họ cần cung cấp bối cảnh, trả lời các câu hỏi và đưa các đội khác lên đến tốc độ trên những gì đã được thực hiện - mà không gặp phải chắc chắn bị tụt lại phía sau trên các nhiệm vụ hoặc bước khác.[số 8] Tất nhiên, những giao dịch này trở nên đơn giản hơn và sắp xếp hợp lý hơn nếu nhóm của bạn giao tiếp và nhấn mạnh sự minh bạch trong suốt dự án. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý dự án là một lợi ích như vậy bởi vì giao tiếp ở lại tập trung và mọi người đều có khả năng hiển thị vào tiến độ dự án - liệu họ có đang có dơi hay không.[số 8] 6. Bạn đang bắt đầu từ đầu mỗi lần Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Có, mọi dự án đều khác nhau. Nhưng nếu bạn phát minh lại bánh xe mỗi lần bạn bắt đầu một chiếc mới, bạn không chỉ lãng phí thời gian quý báu, mà bạn cũng đang tăng cơ hội không chính xác hoặc các bước bị bỏ lỡ.[số 8] Khi bạn đáp ứng một thứ gì đó phù hợp với bạn và nhóm của bạn, hãy tạo và lưu trữ một mẫu Dòng thời gian dự án mà bạn có thể quay lại bất cứ khi nào bạn đang lên kế hoạch cho một dự án khác. Bằng cách đó, bạn có thể hợp lý hóa quá trình và đạt được lặp lại phẩm chất và thành công.[số 8] Phần mềm quản lý dự án giúp dễ dàng tạo dòng thời gian dự án của bạn trực tuyến, cũng như lưu các mẫu để bạn có thể bắt đầu với bộ xương tại chỗ cho các dự án trong tương lai.[số 8] Một lợi ích khác để tạo dòng thời gian của bạn thông qua một nền tảng quản lý dự án thay vì thủ công? Khi một thứ gì đó chắc chắn thay đổi với dự án của bạn, dòng thời gian của bạn sẽ tự động điều chỉnh để tính đến các dịch chuyển hoặc sự chậm trễ đó.[số 8] Điều đó có nghĩa là bạn sẽ luôn có một mô tả chính xác về những gì thực sự xảy ra với dự án của bạn, thay vì một lời nhắc nhở tàn bạo về ý định ban đầu của bạn.[số 8] Tránh những sai lầm này và tạo ra một dòng thời gian chính xác hơn cho dự án của bạn Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành Dòng thời gian giao hàng dự án của bạn nên là một tài nguyên hữu ích cho bạn và nhóm dự án của bạn - không phải là một thứ nào đó không khuyến khích hoặc gây nhầm lẫn bạn. Nhưng các mốc thời gian dự án chỉ là một lợi ích khi chúng chính xác, và điều đó không phải lúc nào cũng cảm thấy dễ dàng như vậy.[số 8] May mắn thay, bạn có nhiều quyền kiểm soát trong tình huống này hơn bạn nghĩ. Bạn có thể thực hiện một số lỗi phổ biến đang phá hoại dòng thời gian có thiện chí của bạn và sửa chúng có thể tạo ra tất cả sự khác biệt.[số 8] Sử dụng các ý tưởng dòng thời gian dự án này và tránh những sai lầm này và bạn sẽ có một lịch trình giúp bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng. Hãy xem lại những lời khuyên đó một lần nữa:[số 8] Duy trì một dòng thời gian dự án chính xác có vẻ phức tạp, nhưng nó không phải là. Thử dùng thử miễn phí với Quản lý tác vụ UDN Để bắt đầu xây dựng một nguồn duy nhất các gói dự án đáng tin cậy và đáp ứng, các mốc thời gian và mọi thứ ở giữa.[số 8] Giới thiệu. Quản lý tác vụ UDN Mẫu quản lý dự án của dự án Quản lý tác vụ UDN 'S Mẫu lập lịch dự án Giúp các đội Dấu thời gian giao hàng của dự án Nail . Dựa trên các quy trình đã được thử và thực sự được mài giũa theo thời gian, giải pháp được thực hiện cho bạn đã cắt giảm phỏng đoán trong khi tiết kiệm thời gian trong quá trình. Khi tập trung vào các mốc thời gian của bạn, hãy xem việc tạo một thời gian và vật liệu (T & AMP; M) Mẫu hợp đồng để hợp lý hóa quản lý tài nguyên của bạn.[số 8] Tận dụng tối đa dòng thời gian dự án của bạn Bây giờ bạn đã biết cách tạo một dòng thời gian dự án thành công, đã đến lúc nghĩ về những công cụ nào bạn sẽ sử dụng để hoàn thành công việc. Giao dịch nhiều tab cho một giải pháp tất cả trong một như Quản lý tác vụ UDN Mà cho phép người dùng giao tiếp, cộng tác và hoàn thành các mốc thời gian nhanh hơn bao giờ hết. Kiểm tra chúng ta Thử nghiệm miễn phí hai tuần để bắt đầu làm chủ các mốc thời gian dự án.[số 8]

Hướng dẫn cuối cùng về Timelines quản lý dự án

Không có quy trình tối ưu hóa cho theo dõi công việc , kỳ vọng sẽ bị trật bánh, nút thắt năng suất ngột ngạt, và ưa thích của bạn, mới Dòng thời gian dự án trở nên lỗi thời. Khám phá mọi thứ bạn cần biết về việc quản lý dòng thời gian dự án của mình, bao gồm cả những gì họ đang có, cách tạo một và những sai lầm phổ biến mà bạn có thể dễ dàng tránh sử dụng các mẹo của chúng tôi.[số 8]

Dòng thời gian dự án là gì?

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Một dòng thời gian dự án là một khoảng thời gian xác định đánh dấu sự khởi đầu và kết thúc của một dự án. Timelin dự án được chia thành các giai đoạn, nhiệm vụ và các phụ thuộc phải hoàn thành giữa hai ngày này.[số 8]

Những lợi ích của các mốc thời gian quản lý dự án là gì?

Lợi ích chính của các mốc thời gian quản lý dự án bao gồm:[số 8]

Ai tạo ra và quản lý các mốc thời gian dự án?

Quản lý dự án Chịu trách nhiệm tạo các mốc thời gian dự án và quá trình giám sát thông qua một nền tảng quản lý dự án được chia sẻ. Các thành viên trong nhóm quản lý các nhiệm vụ của họ bằng cách cập nhật các trạng thái riêng lẻ, giúp bạn dễ dàng xem các dự án của họ trong nháy mắt. Chính trách nhiệm của mỗi thành viên trong đội để chia sẻ các rào cản với người quản lý dự án khi chúng xuất hiện nhưng chỉ trong trường hợp có thứ gì đó bị bỏ lỡ, các nhà quản lý dự án phải cảnh giác.[số 8]

Dấu thời gian dự án so với biểu đồ Gantt: Sự khác biệt là gì?

Timelin dự án và Biểu đồ GANTT. có thể trông giống hệt nhau và thường phục vụ một mục đích tương tự. Đó là lý do tại sao các tên thường được sử dụng thay thế cho nhau. Cả hai cung cấp một đại diện trực quan của dòng thời gian, nhiệm vụ, phụ thuộc và tài nguyên của dự án.[số 8]

Cách tạo Dòng thời gian dự án

Vì vậy, bạn đã xuất hiện thành công nhóm của mình cho một phần mềm quản lý dự án mới (hy vọng, Quản lý tác vụ UDN ), và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu lập kế hoạch Dự án đầu tiên của bạn. Trước khi bạn bắt đầu gán ngày đáo hạn và cung cấp, bạn có biết làm thế nào bạn sẽ hình dung dòng thời gian quản lý dự án của bạn? Ai sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dòng thời gian được cập nhật? Và bạn sẽ chia sẻ dòng thời gian này trên nhóm của bạn như thế nào, hoặc thậm chí qua nhiều đội?[số 8]

Thực tiễn tốt nhất để sử dụng dòng thời gian trong phần mềm quản lý dự án

Đây là cách tận dụng tối đa phần mềm quản lý dự án dòng thời gian của bạn:[số 8]

1. Hãy chắc chắn rằng nó luôn cập nhật

Kế hoạch bị trật bánh. Năng suất của bạn không cần phải. Nếu bạn đang dành thời gian điều chỉnh mỗi một có thể giao hàng Và ngày đáo hạn trong dòng thời gian của bạn khi một cái gì đó thay đổi, nó có thể là thời gian để có được phần mềm quản lý dự án tốt hơn. Chưa kể, độ chính xác và phân phối dòng thời gian của bạn bị xâm phạm khi bạn chuyển ngày qua thủ công. Nếu bạn để lại một cái gì đó? Làm thế nào để bạn thông báo cho tất cả mọi người, vì vậy họ biết về thời hạn mới?[số 8]

Dòng thời gian của bạn phải tương tác, do đó, dòng thời gian sẽ tự động chuyển sang phản ánh ngày đáo hạn mới khi kế hoạch thay đổi. Quản lý tác vụ UDN Biểu đồ GANTT tự động điều chỉnh mọi thứ xung quanh những thay đổi của bạn. Kéo và thả Nhiệm vụ ngay vào ngày đáo hạn của họ, và tất cả các điều chỉnh được chia sẻ tự động với nhóm của bạn.[số 8]

2. Giao tiếp liên tục

Và không, chúng ta không có nghĩa là thông qua các cuộc họp. Trên thực tế, hủy bỏ những cuộc họp tình trạng tuyệt vời mà bạn lên lịch với đội của bạn mỗi tuần. Đó là một thời gian lớn hút, và rất khó để thiết lập trách nhiệm về các bước tiếp theo. Nhưng làm thế nào để bạn giao tiếp các cuộc họp Sans thường xuyên? [số 8]

Với công cụ Timeline quản lý dự án phù hợp, các mục hành động rõ ràng từ đầu và cờ đỏ có thể nhìn thấy ngay lập tức. Dòng thời gian được chia sẻ để mọi người có thể thấy rõ những nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm, và không có sự nhầm lẫn nào xung quanh những người đang làm gì. Nếu một cái gì đó không nhìn đúng, chỉ cần @mention chủ sở hữu của nhiệm vụ đó và ngay lập tức hỏi về trạng thái bên trong công cụ.[số 8]

Tin tôi đi, bạn sẽ không bỏ lỡ những cuộc họp đó - Plus, bạn sẽ là một anh hùng để đưa đội của bạn trở lại giờ.[số 8]

3. Xác định đường dẫn quan trọng

Khi nhìn vào dòng thời gian dự án, thật khó để biết chính xác sự chậm trễ trong một nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng đến những người khác như thế nào. Ngay cả khi một sự chậm trễ nhỏ sẽ không có bất kỳ tác động nào đến thời hạn cuối cùng, những hạn chế là gì? Những gì có thể được thay đổi, và làm thế nào để bạn biết khi bạn đạt đến giới hạn? Làm thế nào muộn một có thể có thể có thể được cung cấp trước khi toàn bộ thời hạn dự án bị xâm phạm?[số 8]

Con đường quan trọng Phương thức (CPM) dựa trên ý tưởng về nguồn lực hạn chế hoặc hạn chế . Nói cách khác, mọi dự án đều bao gồm các nhiệm vụ cốt lõi rất quan trọng để nhìn thấy dự án thông qua.[số 8]

WorkamaJig đưa ra một ví dụ tuyệt vời về điều này dưới hình thức làm ốp la. Có ba bước cốt lõi để tạo Omelet:[số 8]

Có những bước khác để tạo một món trứng tráng ngon không được liệt kê, chẳng hạn như gia vị trứng, bôi dầu chảo và thêm các thành phần mong muốn. Tuy nhiên, những bước đó ngoài các bước cốt lõi ở trên. Nếu bạn bỏ qua một trong ba người đó, bạn sẽ không có ốp la nào cả.[số 8]

Phương pháp này rất quan trọng khi dòng thời gian quản lý dự án của bạn rơi vào sau lịch trình. Xác định những nhiệm vụ nào có thể bị đối lập và những nhiệm vụ hoàn toàn phải xảy ra giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các mục tiêu phù hợp và dự án của bạn di chuyển theo đúng hướng.[số 8]

4. Thiết lập phụ thuộc

Một số nhiệm vụ thậm chí không thể được thực hiện cho đến khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Làm thế nào bạn có thể có thể chụp được điều đó trong một dòng thời gian? Bằng cách sử dụng phụ thuộc![số 8]

Phụ thuộc chỉ định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Sử dụng ví dụ Omelet một lần nữa, bạn không thể nấu trứng trừ khi bạn làm nóng chảo trước. Mỗi nhiệm vụ đó phụ thuộc vào nhau và mục tiêu chỉ thu được khi hoàn thành theo một thứ tự cụ thể.[số 8]

Ở trong Quản lý tác vụ UDN Công cụ Dòng thời gian quản lý dự án của dự án, có bốn loại phụ thuộc bạn có thể tạo:[số 8]

Khi bạn di chuyển ngày đáo hạn của một nhiệm vụ, những người khác di chuyển với nó.[số 8]

Có những phụ thuộc trên tay làm cho nó rõ ràng với các đội khác và các bên liên quan Tại sao một số nhiệm vụ nhất định cần phải hoàn thành đầu tiên để bạn có thể ưu tiên hiệu quả.[số 8]

Tại sao dòng thời gian dự án của bạn không chính xác (và cách khắc phục nó)

Hãy bao gồm một số sai lầm thường xuyên mà các nhà quản lý dự án thực hiện khi Lên lịch và làm thế nào để sửa chữa chúng.[số 8]

1. Bạn đang làm việc lạc hậu

Bất cứ khi nào bạn có một dự án mới trên đĩa của nhóm, đây là quy trình dòng thời gian hiện tại của bạn trông như thế nào: bạn xác định những gì dự án đòi hỏi (ví dụ: phác thảo và khởi chạy ebook mới) và sau đó bạn đặt thời hạn.[số 8]

Điều gì xảy ra sau đó? Bạn làm việc trở lại từ thời hạn đó, cố gắng hết sức để nhồi nhét vào tất cả các nhiệm vụ và cột mốc trước ngày tùy ý đó.[số 8]

Đó là một cách phổ biến để làm những việc, nhưng nó cũng phản tác dụng. Bạn có khả năng thiết lập nhóm của bạn để thất bại ngay từ đầu.[số 8]

Đây là tin tốt: Có một cách tiếp cận tốt hơn, và nó liên quan đến việc tạo ra một Cấu trúc phân chia công việc . Bắt đầu bằng cách xem dự án tổng thể, sau đó phá vỡ nó thành các sản phẩm cung cấp nhỏ hơn của nó. Với ví dụ ebook của chúng tôi, có thể bao gồm:[số 8]

Với những người được xác định, giờ đây bạn có thể bắt đầu thoát ra những nhiệm vụ nào có liên quan đến mỗi phân phối để bạn có thể ước tính thời gian cần thiết cho họ. Chẳng hạn, có thể nhóm nội dung cần hai tuần để viết dự thảo và một tuần nữa để chỉnh sửa nó.[số 8]

Khi bạn đã thực hiện điều đó cho tất cả các nhiệm vụ, bạn có thể cộng các ước tính đó để có được sự nắm bắt thực tế hơn về việc toàn bộ dự án của bạn sẽ thực hiện và sử dụng để đặt thời hạn đạt được nhưng vẫn có thể đạt được nhưng vẫn có động lực. [số 8]

2. Bạn không bao gồm đủ các cột mốc

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang lên kế hoạch ra một hành trình cho một hội nghị sắp tới. Bạn sẽ xem xét các lịch trình dưới đây cho các sự kiện trong ngày?[số 8]

Uhh ... có lẽ không, phải không? Có vẻ như rõ ràng trong bối cảnh đó, nhưng quá nhiều thời gian dự án đơn giản rơi vào cái bẫy này. Các đội xác định một ngày bắt đầu và thời hạn và sau đó giả định rằng đủ để gọi đó là một dòng thời gian thực sự.[số 8]

Một dòng thời gian dự án hữu ích cần bao gồm nhiều hơn nhiều so với một lần khởi động và một ngày trực tiếp. Rốt cuộc, đó là tất cả những thứ ở giữa có thể làm cho bạn.[số 8]

Những cột mốc đó hoặc cung cấp mà bạn đã xác định khi tạo cấu trúc sự cố công việc của bạn nên được vẽ trên dòng thời gian của bạn với thời hạn gắn liền với chúng.[số 8]

Những ngày này đóng vai trò là điểm nhận phòng để đánh giá sự tiến bộ của bạn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết - trước thời hạn cuối cùng đang thở xuống cổ của bạn. Điều đó tốt hơn nhiều so với sự thay thế của phỏng đoán nơi bạn nên ở điểm này trong dự án.[số 8]

3. Bạn đang lạc quan quá mức với ước tính thời gian

Dấu thời gian dự án của bạn dễ dàng nếu mọi thứ diễn ra chính xác theo kế hoạch. Nhưng lần cuối cùng thực sự xảy ra là khi nào?[số 8]

Đó là nơi các nhà quản lý dự án thực sự gặp rắc rối với các mốc thời gian không chính xác - khi họ cho phép ngụy biện và sự thiên vị lạc quan creep trong và khiến họ nghiêm trọng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.[số 8]

Chắc chắn, thiết lập thời hạn tích cực có thể thúc đẩy. Nhưng nếu bạn đang thiết lập ngày kết thúc không thực tế, điều đó có nghĩa là bạn đang thiết lập nhóm của mình để thất bại ngay từ đầu.[số 8]

Ước tính thời gian là khó, đặc biệt nếu bạn không phải là người thực sự trong cỏ dại thực hiện công việc. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về việc nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, hãy kết nối với người hoặc nhóm chịu trách nhiệm để có được họ cần bao nhiêu thời gian để họ cần hoàn thành một cái gì đó tương tự.[số 8]

Hoặc bạn có thể thêm một Công cụ theo dõi thời gian đến Arsenal của nhóm bạn để đăng nhập thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. MỘT Ứng dụng theo dõi thời gian dự án Có thể cung cấp cho bạn dữ liệu có giá trị mà bạn có thể xem xét và thực hiện để đưa ra dự đoán chính xác hơn cho dự án tiếp theo.[số 8]

Nó cũng thông minh để sử dụng Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) để xác định những hoạt động phụ thuộc lâu dài nhất và đo chúng từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ mang lại cho bạn cảm giác cao hơn về việc toàn bộ dự án sẽ hoàn thành bao lâu, mà nó cũng cho phép bạn phân biệt những hoạt động nào có thể trì hoãn mà không làm cho toàn bộ dự án mất nhiều thời gian hơn.[số 8]

4. Bạn đang quên về các phụ thuộc

Quản lý dự án sẽ rất dễ dàng nếu dự án của bạn luôn tuyến tính, phải không? Nhưng điều đó hầu như không bao giờ là cách nó hoạt động.[số 8]

Một số nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau. Các đội đang chờ đợi một người khác để hoàn thành các mảnh khác nhau. Tài nguyên được kéo dài và cần được phân bổ chiến lược.[số 8]

Đó là khi các nhà quản lý dự án không xác định các phụ thuộc và phức tạp này mà các bánh xe thực sự rơi ra. Bạn nên biết làm thế nào trước nhiệm vụ tác động đến các nhiệm vụ thành công hoặc bao nhiêu thành viên trong nhóm băng thông phải giải quyết công việc được giao.[số 8]

Liệt kê tất cả các nhiệm vụ và đội riêng lẻ (hoặc các thành viên trong nhóm cá nhân) liên quan đến dự án của bạn và sau đó nhấn mạnh hoặc khoanh tròn bất kỳ thứ gì phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, nhóm thiết kế không thể thực hiện nhiều với Sách điện tử đó cho đến khi họ có bản nháp từ nhóm nội dung đó. Hoặc người viết nội dung đó không thể viết bản nháp ebook và bản sao trang đích tại cùng một lúc.[số 8]

Biết những chồng chéo hoặc rào cản này có thể xảy ra ở đâu cho phép bạn tính đến chúng khi vạch ra dòng thời gian dự án của bạn và kết quả là, tạo ra một thứ gì đó chính xác hơn nhiều.[số 8]

5. Bạn đang đơn giản hóa việc xử lý dự án

Khi bạn đang vạch ra dòng thời gian của mình, toàn bộ quá trình dự án có vẻ liền mạch. Nhiệm vụ chảy qua lại giữa các đội khác nhau. Nhóm nội dung của bạn sẽ kết thúc và nhóm thiết kế sẽ bước vào và chọn mọi thứ mà không bỏ lỡ một nhịp. [số 8]

Trong thực tế, việc xử lý thường là một nút cổ chai lớn khác trong các dự án chức năng chéo. Để dòng thời gian của bạn trở nên thực tế nhất có thể, nó cần tính đến thời gian trễ thường liên quan đến các lần chuyển này.[số 8]

Điều đó có nghĩa là những chuyển đổi này thực sự nên được vẽ trên dòng thời gian của bạn (thậm chí một ngày là đủ). Điều này cung cấp cho đội của bạn, phòng ngọ nguậy họ cần cung cấp bối cảnh, trả lời các câu hỏi và đưa các đội khác lên đến tốc độ trên những gì đã được thực hiện - mà không gặp phải chắc chắn bị tụt lại phía sau trên các nhiệm vụ hoặc bước khác.[số 8]

Tất nhiên, những giao dịch này trở nên đơn giản hơn và sắp xếp hợp lý hơn nếu nhóm của bạn giao tiếp và nhấn mạnh sự minh bạch trong suốt dự án. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý dự án là một lợi ích như vậy bởi vì giao tiếp ở lại tập trung và mọi người đều có khả năng hiển thị vào tiến độ dự án - liệu họ có đang có dơi hay không.[số 8]

6. Bạn đang bắt đầu từ đầu mỗi lần

Có, mọi dự án đều khác nhau. Nhưng nếu bạn phát minh lại bánh xe mỗi lần bạn bắt đầu một chiếc mới, bạn không chỉ lãng phí thời gian quý báu, mà bạn cũng đang tăng cơ hội không chính xác hoặc các bước bị bỏ lỡ.[số 8]

Khi bạn đáp ứng một thứ gì đó phù hợp với bạn và nhóm của bạn, hãy tạo và lưu trữ một mẫu Dòng thời gian dự án mà bạn có thể quay lại bất cứ khi nào bạn đang lên kế hoạch cho một dự án khác. Bằng cách đó, bạn có thể hợp lý hóa quá trình và đạt được lặp lại phẩm chất và thành công.[số 8]

Phần mềm quản lý dự án giúp dễ dàng tạo dòng thời gian dự án của bạn trực tuyến, cũng như lưu các mẫu để bạn có thể bắt đầu với bộ xương tại chỗ cho các dự án trong tương lai.[số 8]

Một lợi ích khác để tạo dòng thời gian của bạn thông qua một nền tảng quản lý dự án thay vì thủ công? Khi một thứ gì đó chắc chắn thay đổi với dự án của bạn, dòng thời gian của bạn sẽ tự động điều chỉnh để tính đến các dịch chuyển hoặc sự chậm trễ đó.[số 8]

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ luôn có một mô tả chính xác về những gì thực sự xảy ra với dự án của bạn, thay vì một lời nhắc nhở tàn bạo về ý định ban đầu của bạn.[số 8]

Tránh những sai lầm này và tạo ra một dòng thời gian chính xác hơn cho dự án của bạn

Dòng thời gian giao hàng dự án của bạn nên là một tài nguyên hữu ích cho bạn và nhóm dự án của bạn - không phải là một thứ nào đó không khuyến khích hoặc gây nhầm lẫn bạn. Nhưng các mốc thời gian dự án chỉ là một lợi ích khi chúng chính xác, và điều đó không phải lúc nào cũng cảm thấy dễ dàng như vậy.[số 8]

May mắn thay, bạn có nhiều quyền kiểm soát trong tình huống này hơn bạn nghĩ. Bạn có thể thực hiện một số lỗi phổ biến đang phá hoại dòng thời gian có thiện chí của bạn và sửa chúng có thể tạo ra tất cả sự khác biệt.[số 8]

Sử dụng các ý tưởng dòng thời gian dự án này và tránh những sai lầm này và bạn sẽ có một lịch trình giúp bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng. Hãy xem lại những lời khuyên đó một lần nữa:[số 8]

Duy trì một dòng thời gian dự án chính xác có vẻ phức tạp, nhưng nó không phải là. Thử dùng thử miễn phí với Quản lý tác vụ UDN Để bắt đầu xây dựng một nguồn duy nhất các gói dự án đáng tin cậy và đáp ứng, các mốc thời gian và mọi thứ ở giữa.[số 8]

Giới thiệu. Quản lý tác vụ UDN Mẫu quản lý dự án của dự án

Quản lý tác vụ UDN 'S Mẫu lập lịch dự án Giúp các đội Dấu thời gian giao hàng của dự án Nail . Dựa trên các quy trình đã được thử và thực sự được mài giũa theo thời gian, giải pháp được thực hiện cho bạn đã cắt giảm phỏng đoán trong khi tiết kiệm thời gian trong quá trình. Khi tập trung vào các mốc thời gian của bạn, hãy xem việc tạo một thời gian và vật liệu (T & AMP; M) Mẫu hợp đồng để hợp lý hóa quản lý tài nguyên của bạn.[số 8]

Tận dụng tối đa dòng thời gian dự án của bạn

Bây giờ bạn đã biết cách tạo một dòng thời gian dự án thành công, đã đến lúc nghĩ về những công cụ nào bạn sẽ sử dụng để hoàn thành công việc. Giao dịch nhiều tab cho một giải pháp tất cả trong một như Quản lý tác vụ UDN Mà cho phép người dùng giao tiếp, cộng tác và hoàn thành các mốc thời gian nhanh hơn bao giờ hết. Kiểm tra chúng ta Thử nghiệm miễn phí hai tuần để bắt đầu làm chủ các mốc thời gian dự án.[số 8]