Jaké jsou zúčastněné strany v projektovém řízení?

Evan Gerdisch.

Obsah strategist

Projekt je jako velký velký bufet.

Aktivně se jedná o tuny kuchařů.

Ne, ne zkazit vývar, ale nezbytný pro jeho dokončení.

A stejně jako speciální kuchaři, všichni zúčastněné strany projektu mají svůj vlastní výklenek.

Ale otázkou je, kdo jsou zúčastněnými stranami v projektu? Co je jejich dohoda? Dělají pečivo? 🍰.

Spoiler Alert - Některé zúčastněné strany projektu dělají!

V tomto článku se učíme, kdo jsou zúčastněnými stranami v projektu řízení, typy zúčastněných stran projektu, příklady a jak je analyzovat. Budeme se také naučitNejúčinnějším způsobem, jak provést správu zainteresovaných stran .

Dobře, pojďme zjistit vše o zúčastněných stranách projektu. 🔍.

Jaké jsou zúčastněné strany projektu?

Zúčastněný strana projektu je individuální, organizace nebo skupina, která:

V podstatě,zúčastněné stranyJsou lidé nebo skupiny, kteří mají z projektu něco, co získat (nebo prohrát).

Pokud tedy projekty dobře dělají, budou z nich těžit zúčastněné strany.

Nicméně, pokud projekt jde z kopce, pak se zúčastněné strany s ní jedou ... 😅

Kdo jsou zúčastněné strany projektu?

Zúčastněné strany můžete klasifikovat vprojektový managementdo dvou typů:vnitřní a externízúčastněné strany.

Tyto dva typy zúčastněných stran v projektovém řízení jsou založeny na zúčastněném vztahu s organizací:

Interní zúčastněné strany

Vzhledem k tomu, že název napovídá, interní zúčastněné strany je odv rámciorganizace nebo podnikání. Zaměřují se na rizika projektu a jsou přímo zapojeny v průběhu procesu projektu. Členové týmu společnosti obvykle mají hluboké znalosti o svém publiku, klientů a společnosti, a - jsou často považovány za autoritu, často drží vysoké úrovni vedoucí pozice, které pracují přímo s různými úrovněmi operací k dosažení požadovaných výsledků.

Externí zúčastněné strany

Externí zúčastněné strany na druhé straně nepatří do vaší organizace nebo podnikání. Tyto zúčastněné strany pro řízení projektů jsououtsiders.Stejně jako zákazníci nebo koncoví uživatelé. Jinými slovy, je vaše povinností řídit tyto komunikace se základními zúčastněnými stranami a externími zákazníky, přičemž kritické informace soukromé, dokud nebude nezbytné definovat všem stranám.

Splnění očekávání různých druhů vlivných zúčastněných stran, což jim dává viditelnost a udržování různých zúčastněných stran je polovina plánu řízení zainteresovaných stran. Ale jako projektové manažery, musíte nejprve moci pojmenovat tyto zúčastněné strany a také pochopit potřeby sponzorů projektu. Nejdůležitější věc, kterou je třeba mít na paměti, je jasně sdělit prostor projektu a řídit očekávání zúčastněných stran a někdy dlouhé seznamy požadavků od vedení.

To je skvělé. Ale kdo jsou zúčastněnými stranami v projektu?Jako projektový manažer je důležité, abyste identifikovali zúčastněné strany projektu hned od začátku a zůstaňte se zaměřovat na realizaci projektu. Manažeři zdrojů, funkční manažeři a další vrcholový management mohou být zaměřeni na plánování projektu projektu a životního cyklu projektu, zatímco podpůrné zainteresované strany zachází s všemi členy projektového týmu, jako kdyby jsou na stejné úrovni a chtěli zůstat aktuální informace o pokroku projektu jako zpětná vazba zákazníků.

Příklady zúčastněných stran v projektu

Protože žádný projekt není stejný, zúčastněné strany se také liší.

Jedna věc však zůstává.

Ať už je to projekt vývoje aplikace nebokonstrukční projektSpráva zúčastněných stran je vždy rozhodující a je nezbytné, abyste analyzovali zúčastněné strany, zájem zúčastněných stran a jak se týkají úspěchu projektu.

Jako projektový manažer, zde jsou některé společnéInterní zúčastněné stranyMůžete se vypořádat s:

Zde jsou některé společné externí zúčastněné strany :

Seznam zde však nekončí. Projektoví manažeři jsou zodpovědní za efektivně správu a upřednostňování programových postupů, komunikující dobré a špatné zprávy obou a spolupracovat a podporovat různé zúčastněné strany zapojené do projektu. Toto není malý výkon.

Musíte zjistit, kdo jsou všechny klíčové zúčastněné strany. Pro to musíte provést analýzu zúčastněných stran.

Jak udělat analýzu zúčastněných stran?

Analýza zúčastněných stran nebo jak některé mohou nazývat, mapování zúčastněných stran je důležité, protože to:

Nejlepší cesta k úspěchu projektu je jasně definovat očekávání projektu příslušným zúčastněným stranám, identifikovat rizika a poskytovat zpětnou vazbu pro správu zúčastněných stran projektu a jejich

Budování silného týmu, který obsahuje klíčové zainteresované strany projektu, je jediným způsobem, jak uspět v projektu.

Příklad kontextového diagramu analýzy zúčastněných stran:

Dodatečně,Identifikace vzoryv Zapojení zúčastněných stran vám pomůže vyhnout se negativnímu vlivu zúčastněných stran v budoucnu. Vysoký zájem, s vysokým vlivem zúčastněných stran, vlastníků a dalších manažerů z jiných týmů a / nebo jiných oddělení mohou mít skryté agendy nebo prostě nemusí být na stejné stránce jako vy a váš tým.

Pozitivní nebo negativní, je to důležité, že děláte vše, co můžete zajistit, abyste zajistili, že komunikujete nápady, obrysy, přehledy a že investoři a klíčové zúčastněné strany jsou spokojeni s časovými lhůtami projektu, procesy a korporací členů týmu.

Pojďme přestat analýzu zúčastněných stran do tří kroků:

1. Identifikujte potenciální zúčastněné strany

Krok jeden je identifikace zúčastněných stran.

Musíte identifikovat vaše interní i externí zúčastněné strany.

A dostaneme to. Někdy je to docela zřejmé.

Klíčovými zúčastněnými stranami jsou samozřejmě vaše klientské SPOC a projektové týmu.

Ale je tu více příběhu?

Pro to budete potřebovatProject Charter.a další důležité projektové dokumenty. Před. Projekt začíná, by měla být vytvořena a předložena projektu projektu a předloženo všem těmto zúčastněným stranám. Měli byste informovat důležité zúčastněné strany o případných případných rizik, včetně environmentálních faktorů, které mohou ovlivnit výsledek projektu.

Identifikace některých obtížných zúčastněných stran vám mohou trvat hodiny brainstormingu a přezkoumání dokumentace.

Data, kterou shromažďujete z těchto položek, by vám mohla pomoci seznam všech vašich zúčastněných stran.

Můžete začít tuto analýzu pomocí nejvyšší hodnotitelných nástrojů pro správu na světě na světě; Ukažme vám, jak!

Ahoj to Správce úloh UDN .

Můžeš použít Správce úloh UDNDokumentyChcete-li vytvořit seznam zúčastněných stranRůzné úpravy textu, včetně bannerů, záhlaví, písma atd. Zajímavosti!

Dokumenty jsou organizovány podle kategorie: vše, přiřazeno mi, sdílené a soukromé

Použijte dokumenty dokumentace dokumentů docs a funkce wiki pro přístup ke všem dokumentům projektu. Vyhledávání podle slov nebo fráze a najít jména všech vašich zúčastněných stran!

Nejlepší je, že můžete rozdělit celý " identifikovat proces zúčastněných stran " mezi členy projektového týmu.

Všichni můžete udržet identifikaci zúčastněných stran, přidat je do dokumentu docs v reálném čase a vytvořit registr projektu projektu.

Registrace zúčastněných stran projektu bude obsahovat všechna jména, role, síla a zájem různých zúčastněných stran.

Týmová spolupráce, ftw!

2. Víte, jak upřednostňovat zainteresované strany jako projektový manažer

Institut projektového řízení (Pmi.) uvádí, že "být klasifikován jako zainteresovaný subjekt, osoba nebo skupina musí mít určitý zájem nebo úroveň vlivu, který může projekt ovlivnit."

Ne každý zjištěný zúčastněný subjekt je roven v projektu.

Některé jsou důležitější kvůli jejich vlivu.

Druhým krokem je tedy upřednostnit své zainteresované strany.

Zde jsou některé otázky, které vám pomohou váš projektový tým rozlišovat primární zúčastněné strany ze sekundárních zúčastněných stran:

Pokud je odpověď na tyto otázky "Ano,", pak jsou to primární zúčastněné strany.

Váš primární a sekundární seznam zúčastněných stran by měl pomoci vytvořit aMapa zúčastněných stran .

Pro to budete potřebovat Správce úloh UDNMapy mysli .

Vytvořte tolik uzlů, kolik chcete pro referenční bodySprávce úloh UDNMyšlenkové mapy

Nakreslete své zúčastněné strany pomocíPrázdný režimvizualizovat všechny lidi, kteří mohou ovlivnit váš projekt nebo jak jsou připojeny.

3. Zapojte se zúčastněné strany

Nyní, když znáte všechny důležité zúčastněné strany a kdo bude upřednostnit, je čas pro angažovanost zúčastněných stran.

Na rozdíl od dřívějších kroků je zapojení zúčastněných stran pokračující proces v průběhu vašeho projektu. Musíte identifikovat očekávání zúčastněných stran a řešit jejich obavy.

A Správce úloh UDNJe tady držet ruku každý krok cesty.

Jak provádět management zúčastněných stran?

Řízení očekávání zúčastněných stran je většinou o udržení šťastných.

Takže bude navíc dezert na oběd ta trik?

Možná! Jídlo nikdy selže, pokud jde o řízení zúčastněných stran, ale to určitě ne všechno!

Zúčastněné strany jsou však hladové.

Potřebují informace prostřednictvím transparentní komunikace zúčastněných stran.

A my vám pomůžeme vybudovat proces správy zúčastněných stran kolem tohoto.

1. Ukažte jim svůj projektový plán

Přemýšlejte o zúčastněných stranách jako host v restauraci.

Jaká je první věc, kterou děláte?Ukažte jim, co je dnes v menu.

Stejně tak, že správa zúčastněných stran by měly začít s vámi ukazovatplán projektukterý obsahuje vaše:

Dnešní specialita? Sdělení!

Ale jako první, musíte vytvořit projektový plán.

Správce úloh UDNGanttový grafje ideální pro projektové plánování, a to trvá jen tři jednoduché kroky k vytvoření.

A je to. Máš si krásný ganttový graf.

Odmítnout všechny obsažené spuštění úkolů

. \ TGanttův diagramUmožňuje naplánovatúkoly, spravovatZávislosti, sledovat procenta projektu Project Progress, vytvořitMilníky, vypočítatkritická cestaa mnohem víc.

A nejlepší způsob, jak nechat své zainteresované strany vizualizovat váš projektový plán je sdílení.

Jak?

Pokud chcete sdílet svůj ganttový graf s interními zúčastněnými stranami, dejte jimPovolenípřístup k němu.

Pro externí zúčastněné strany, jen sdíletveřejný odkaz .

Snadno sdílet názory s veřejným odkazem

Poznámka : Příliš mnoho informací je tak špatné jako příliš málo. Omezte přetížení informací s oprávněními a sdílením veřejnosti. Tímto způsobem se vaše zúčastněné strany uvidí jen věci, které jim záleží.

Chcete organizovat vaše úkoly, takže vaši zúčastněné strany mohou vidět, co souvisí s tím, co?

PoužitíÚkolové vztahypropojit tyto povinnosti a hodnotit úspěch.

Je to tak skvělý způsob, jak se skupinovým aktivitám.

Rychlé propojení úkolů přes celý pracovní plocha

2. Nastavte komunikační plán, který bude sladit, objasnit a vytvořit úspěšný a pozitivní, kde každý může colaborite jako tým.

Pro klíčové zúčastněné strany je projekt řízení o těchto včasných aktualizacích.

Musíte udržet každou skupinu zúčastněných stran a jednotlivec informováni, a to vyžaduje komunikační plán.

Bude to prostřednictvím e-mailů,schůzky výkopu, videokonference a banánové hovory?

Skvělé pro snack čas. Ne tolik pro komunikaci!

Tady je nápad.

Jako vSprávce úloh UDN"S.Výhled chatu. Můžete mluvit o něčem a všem, aniž byste museli opustit platformu pro správu projektů.

Není to vhodné?

Nebudete muset plýtvat časem přepínání mezi aplikacemi nebo dokonce kartami pro komunikaci.

PřidatHosté(externí zúčastněné strany) na vaše chaty a rozhodnout, zda mohou vytvořit zobrazení chatu nebo ne.

Je vaše věc?

Hostitele a připojit se ke schůzkám zoomu přímo odSprávce úloh UDN, díkyZvětšeníintegrace.

Začněte zoom setkání přímo zSprávce úloh UDNúkol

A pokud jste jeden z těch lidí, kteří se nemohou usilovat s e-maily, máme pro vás také řešení.

Můžete odeslat a přijímat e-maily přímo zSprávce úloh UDNpoužitímE-mail CountApp. .

Proveďte akci okamžitě odesláním a přijímáním e-mailůSprávce úloh UDNúkoly

Můžete dokonce vytvořit e-mailové šablony, aby se rychle komunikovat s lidmi.

Když už mluvíme o e-mailech, pokud potřebujete odeslat jakékoli právní dokumenty nebo smlouvy, které potřebují některé změny, nebudete muset hledat jinde.

Naše korigační funkce nabízejíAnotace pdf.také.

3. Podělte se o rozložení pracovní zátěže

Sdílení distribuce pracovní zátěže je důležitou součástí plánu řízení zainteresovaných stran, protože ukazuje jim:

Je to trochu jako nechat vaši restauraci hosty navštívit kuchyni. Dostanou se, jak děláte jídlo v hygienických podmínkách, a možná dokonce kompliment kuchař!

Nechcete, aby to sladká, sladká chvála taky?!

Pak zobrazte své zúčastněné strany, co pracujete sPracovní výhled .

Tato funkce umožňuje organizovat svůj projekt způsobem, který dosahuje nejvíce výsledků bez vypalování vašeho týmu.

Získejte vhled do týmových kapacit s pracovní zátěžiSprávce úloh UDN

A voila!

Zúčastněné strany již nebudou ponechány ve tmě.

Kromě toho se v případě více času, zdrojů nebo odborných znalostí záleží na distribuci pracovní zátěže.

4. Nechte vedení a klíčové zainteresované strany zobrazují odpovědnost a získat vhled

Kdo nechce vidět jehlou pohyb?Vedoucí projektů a další zúčastněné strany budou mít vždy zájem o pokrok projektu, a zejména se účastnit jeho úspěšného dokončení.

Zúčastněné strany projektu chtějí vědět, jak dobře dělá projekt a jak daleko je z cílové čáry. A co je lepší než projektová panelová deska, která vám a vaše zúčastněné strany poskytne vhled do pokroku projektu.

Přemýšlíte o vytváření řídicího panelu od nuly? Možná na Excelu?

Prvním krokem je pokus Správce úloh UDN'S Dashboards.namísto.

Je to ideálníSprint a Zdrojřízení.

Použijte přizpůsobitelné widgety pro vytvoření centra řízení mise vSprávce úloh UDNPalubní desky

Chcete-li přinést vhled projektu na přístrojovou desku, můžete přidat widgety, například:

A více!

Správce úloh UDNWidgety Sprint vám tyto užitečnéSpráva projektů grafyChcete-li vizualizovat pokrok projektu:

Pro interní zúčastněné strany sdílejte přístup k zobrazení nebo úpravy pomocíOprávnění .

Zavoláte.

Pro externí zúčastněné strany můžete vždy exportovat data z vašehoPalubní deskyWidgety ve více formátech, včetně PDF, JPEG, CSV atd.

Kompletní správa zúčastněných stran pod jednou střechou

Vliv zúčastněných stran může provádět nebo porušit výsledek projektu. To může být také pozitivní nebo negativní vliv na vztahy zúčastněných stran.

To je to, jak moc mohou být.

Musíte uspokojit potřeby zúčastněných stran, udržet je ve smyčce a dělat úvahy pro další klíčové hráče ve všech organizacích.

A jediný způsob, jak udělat vše, co je s pevnou strategií pro řízení zainteresovaných stran a výkonným nástrojem pro správu projektů.

To je tam kdeSprávce úloh UDNpřichází v.

Je to nástroj All-in-one pro správu úkolů projektu,přiřazeníjim,Doba sledování a dokonce i zapojení zúčastněných stran projektu!

DostatSprávce úloh UDNZDARMA DNESTakže vy a vaše zúčastněné strany mohou vyrábět jeden úspěšný projekt po druhém!