4 måder at måle ROI af arbejdshåndteringsværktøjer på

Billede scenen. Det er en lang, lang tid siden i en galakse langt langt væk. Du er chef for operationer for en top offentlige våbenorganisation. Ditopgave? Byg det ultimative våben størrelsen af ​​en måne, der er i stand til at ødelægge en planet. Men der er problemer omkring hvert hjørne: utilstrækkeligprojektkrav, svigt fra lederskab til at genkenderisiko, ledere, der sætter dårlige samarbejdsprocesser, aggressiv konkurrence rettet mod dig og så meget mere. I sidste ende blæser dit projekt op. Bogstaveligt talt.

Hvis du ikke har regnet ud,Dette "projekt" er dødsstjerneog studerende på Lehigh UniversityAnslået det ville koste $ 852.000.000.000.000.000 til at bygge... og det er bare detkosteaf stålproduktion. Det er en ganske dyrt projektfejl.

Selvom et out-of-this-world-eksempel, kan omkostningerne ved dårlig arbejdshåndtering i din virksomhed være lige så skadeligt, hvis det ikke er ukontrolleret. Det kan være svært at spore Fiscal Impact Work Management har på dine daglige joboperationer, men omkostningerne ved et dårligt system kan være lige så skadeligt, hvis det ikke er ukontrolleret.

Disse statistikker kan virke som skræmmende som en truende stjerne destroyer, men der er et "nyt håb". (Okay, vi stopper.) Indtast en samarbejdsvilligelsesplatform (CWM).

IfølgeProject Management Institute, organisationer, der bruger enhver form for projektstyringsmetodeer bedre til at møde budgetter; opholder sig på skema; og møde.Omfanget Vi kvalitetstandarder og forventede fordele. Faktisk,deres 2017 puls af erhvervsundersøgelsenfandt ud af, at virksomheder med stærkeprojektledelseInitiativer sparer 28 gange flere penge på projekter.

Din voksende organisation skal optimere produktivitet, synlighed og samarbejde for at maksimere indtægter - men hvordan kender du en arbejdshåndteringsplatform er den rigtige løsning?

Uanset om du forsøger at bestemme, hvilken løsning der er værd at investeringen, skal du bevise investeringen til nøgleinteressenter, eller vise ROI for en løsning, du allerede har, her er nogle vigtige måder, som du kan måle ROI af dinArbejdsstyringsværktøj .

Lad os dykke ind i hver metode.

4 måder at måle ROI af arbejdshåndteringsværktøjer på

1. ROI for at tage på flere projekter med mindre antal ansatte

De fleste af os har set den berømteSaas Landscape Supergraphic.Før.

Det overvældende antal logoer illustrerer perfekt de konkurrencedygtige miljømærker - i alle brancher - ansigt i dag. Mærkerne skal forny sig for at overgå deres konkurrence. Mens ledere beskattes for ressourcer og arbejde for at optimere produktiviteten, føler de indre hold presset af stigende arbejde og krævendeOkrs.. Men hvad hvis et værktøj kunne hjælpe dit hold med at fuldføre flere projekter uden ekstra hovedtælling? Eller endnu mindre!

Hvad er den største ressource afløb til dit hold? For mange søger den efter information, dokumenter, interessenter, feedback, statusopdateringer - listen fortsætter. Faktisk fandt en undersøgelse, at holdAffald 21,8 timer om ugen søger dokumenter og projektoplysningereller 54,5% af deres tid i en 40-timers arbejdsuge. Lad os sige, at du betaler en medarbejder $ 1.000 om ugen. I dette scenario mister du $ 545 om ugen - $ 28.340 om året til aktiviteter, der hindrer produktiviteten.

Det er ikke, at dine medarbejdere enten spilder tid; De arbejder så hårdt og hurtigt, som de kan med de værktøjer og processer, de har på plads. Men hvad hvis du kunne låse op på deres produktivitet?

Collaborative Work Management platforme (CWM), ligesomUDN Task Manager, Hjælp Teams Mitigate Time Wasted Waited eller søger efter oplysninger. En CWM centraliserer projekttidslinjer, opgaver, kommunikation og dokumentation til en enkelt sandhedskilde. UDN Task Manager, for eksempel integrerer med 400+ værktøjerDet gør det nemt for hold for at finde de oplysninger, de har brug for på ét sted.

På grund af disse funktioner kan alle få adgang til projektoplysninger til enhver tid. Uden en CWM ses projektinformation i IMS eller e-mail-kæder og er utrolig tidskrævende at vade igennem.UDN Task ManagerHar også funktioner som Workflow Statuses, der automatisk opdaterer projektmedlemmer på opgaver, hvilket sikrer, at alle ved, hvor et projekt står uden at skulle spilde tidskontrol.

En CWM hjælper dit hold, ikke kun spare tid og penge med synlighed i deres arbejde, men ogsåEmpower teams til virkelig at vedtage agile metoderog projektledelsesrammer. Dette hjælper dem med at blive endnu mere produktive. At kunne standardisere processer og centralisere projektkommunikation gør det muligt for hold at gøre mere arbejde på mindre tid.

For eksempel,UDN Task ManagerCustomer Chad Borenz, direktør for markedsføring i Professional Services CompanyIdéer og indtægtsløsninger, Aktier, "Jeg kan se tilbage to år efter gennemførelsenUDN Task ManagerOg mængden af ​​projekter, som vi har været i stand til at angribe og blive gennemført inden for en tidsperiode, har stort set firedoblet. Vi gik fra i gennemsnit arbejdet på 20-50 projekter på én gang, og nu er vi i 200 + -området, og vi har ikke tilføjet yderligere antal ansatte i vores gruppe. At haveUDN Task Managerhar betydeligt forbedret vores effektivitet. "

Uanset om du allerede har implementeret en løsning eller stadig finder den rigtige, måler de projekter, du kan udfylde før og efter din CWM. For at få en finanspolitisk korrelation af din øgede produktivitet, tilføj numeriske datapunkter, der giver mening til din virksomhed. For eksempel kan du tilføje medarbejderelønninger og gennemsnitlig projektværdi til ligningen. Hold måling og forbedring! Især som dit team tilføjer agile metoder eller nye projektstyringsrammer.

(Projekter Team afsluttet før i givet tidsramme) / (antal holdmedlemmer) = Sammenlignet med = (Projekter Team kan udfylde nu i givet tidsramme) / (antallet af holdmedlemmer)

Husk på, at reformerende projektprocesser tager tid! Giv dine hold en chance for at slå sig ind med værktøjet. SomSean Carty,UDN Task ManagerSr. Product Marketing Manager, observerer: "Denne metriske handler om muligheden for at koste og være i stand til at fokusere dine begrænsede ressourcer på projekterne med den højeste effekt."

2. ROI af tid eller omkostningsbesparelser pr. Projekt

I voresProfessionel service industri projektledelse undersøgelse, 97% af projekterne forsinkes i en vis grad, og projekter, der går over tidslinjen og budgettet, er den første årsag til klientchurn. Faktisk kan mange hold på tværs af industrier relatere. ICapterras liste over den øverste projektstyringsstatistik, Håndtering af projektomkostninger var det største problem, som Manufacturing Project Managers stod overfor, efterfulgt af at ramme deadlines og dele information på tværs af hold. Omsætningstabet fra forsinkelser kommer fra alle retninger:

Der er en iboende ROI, der kommer med optimeret arbejde drevet af en CWM. Men ud over at udføre flere projekter med samme antal ressourcer ser vi på omkostningsbesparelserne for at maksimere pålideligheden og hastigheden af ​​færdige projekter.

UDN Task ManagerKunde Celene Curry, Event Operations på Goodwood Group, rammer denne følelse perfekt: "Vi sparer penge, fordi vi forudser problemer, før vi selv kommer derhen, mens for at løse det på begivenhed tager det mand-timer og koordinering af forskellige leverandører, der kommer ind på forskellige tidspunkter. Vi har helt sikkert sparet os penge der, såvel som tid og kræfter. "

En CWM hjælper hold med at få en fugleperspektiv af projektets tidslinje, status og afhængigheder, så de nemt kan visualisere, hvor flaskehalse kan forekomme. Dette hjælper ledere bedre til at tildele ressourcer, planlægge arbejdskraft og fjerne Roadblocks. Værktøjer somUDN Task ManagerHjælp teams ikke kun se deres arbejde, men prioriterer det.

For eksempel,Sean Amster, Frontline Education's Digital Strategy and Operations Manager, Aktier, "medUDN Task Manager, projekter, der plejede at tage os otte dage, tager os nu kun fem. Vi har også været i stand til at håndtere omkring 80 flere projekter pr. Kvartal siden gennemførelsenUDN Task Manager. Det er en 20% stigning i arbejdsbyrden, at markedsføring kan påtage sig på grund afUDN Task Manager. "

Hvert hold og projekt er anderledes! Det kan være komplekst at vende tid, der er gemt i en ægte dollarbeløb - trods alt er medarbejder og kundes lykke uvurderlig, ikke? Men vores produktMarketing Team.Har en ligning til at hjælpe dig med at dechiffrere afkastet af tid og omkostningsbesparelser.

Ligning:

Sammenlign dine numre før og efter at have implementeret din CWM for at finde omkostningsbesparelserne!

3. ROI af flere samarbejdsvillige, produktive og lykkere medarbejdere

Det er rigtigt, at teammedlemmerne for at opnå hypervækst som virksomhed skal udfordres til at forny. Men alt for ofte, at positiv udfordring bryder sammen i for meget stress.UDN Task ManagerS undersøgelse af virkningen af ​​stress på arbejdspladsen fandt det94% af arbejdstagerne oplever stress på arbejdspladsen, og næsten 1 ud af 3 arbejdere sagde, at deres stress er høj til uholdbart højt. Respondenterne sagde også, at høje niveauer af stress førte dem til:

Det er ikke overraskende, at forskning ved Kronos og den fremtidige arbejdsplads afslørede87% af HR-lederne overvejer medarbejderretention en primær bekymring. Når medarbejderne forlader, skal du tjekke ud, tage uplanlagte fridage, eller bare ikke kan fungere godt, det forårsager flaskehalse i projekter og påvirker holdets moral. Andre holdmedlemmer kan efterlades at vente på andre for at handle, projekter bliver til venstre i limbo og frustration ryster.

Denne krusningseffekt kan føre til en betydelig uptick i frakoblede medarbejdere iHvilken undersøgelse afslørede det koster U.S. virksomheder op til 550 milliarder dollar om året i tabt produktivitet. Plus, rekruttering af det bedste talent har udviklet sig til et stærkt konkurrencedygtigt og dyrt marked,Costing U.S. Virksomheder $ 160 milliarder om året .

Men der er et lys i slutningen af ​​denne tunnel.Ifølge vores undersøgelse, 63% af CWM-brugere identificerer enten for det meste lykkelige eller elaterede sammenlignet med kun 34% af ikke-CWM-brugere. Glade medarbejdere begår 26% færre klare fejl, demonstrerer 79% lavere udbrændthed og har en 61% lavere sandsynlighed for at churning i forhold til ulykkelige medarbejdere.

Der er en stor ROI-mulighed forbundet med medarbejderens lykke, og en CWM-platform vil hjælpe dig. Hvordan hjælper en CWM-platform?

Et godt eksempel påMåling af medarbejderens lykke med CWM kommer fraUDN Task ManagerkundeAirbnb. FørUDN Task Manager, Airbnb's Creative Team brugte et massivt online-regneark, der simpelthen ikke var skalerbar. Det kunne ikke understøtte de hurtige ændringer og versionering, der blev oprettet af hundredvis af samtidige brugere eller styrer de detaljerede arbejdsgange og håndoffer. Efter implementeringUDN Task Manager, de så store forbedringer i deres produktivitet. Men de ønskede at grave dybere. De sendte en undersøgelse til teammedlemmer til at måle deres erfaring før og efterUDN Task Manager. Her er resultaterne:

4. ROI af strømlinet integration og automatisering

Det tager næsten 30 minutter at refocus, når du bliver distraheret. Lad det synke ind. Selvom en medarbejder du betalte $ 100.000, blev kun distraheret to gange om dagen, ville det stadig være næsten $ 50 en dag med uproduktiv tid - $ 13.000 om året pr. Medarbejder.

Mellem e-mails, IMS, skifteværktøjer, søger efter dokumenter, indsamling af information, møder og kontorchat - distraktioner er overalt. Den gode nyhed er, en cwm ligesomUDN Task ManagerKan hjælpe dig med at negere de fleste af disse distraktioner, hvilket sparer dig tid og penge. Den hemmelige sauce? Integration og automatisering.

I vores Professional Services Industry Survey, 3 i 10 af de undersøgte, sagde, at de kunne opnå 30-39% mere meningsfuldt arbejde, hvis de gentagne, administrative dele af deres job blev automatiseret. Ca. 1 ud af 5 (22%) sagde, at de kunne opnå 50% eller mere arbejde. En cwm like.UDN Task ManagerAutomatiserer tidskrævende, gentagne administrative arbejde som Oprettelse af Oprettelse, Arbejdsopgave, Projektmeddelelser, Rapportering og Mere.

For eksempel, UDN Task ManagerSkabelonerer en måde, at mange af vores kunder og hold strømmerer deres arbejde med automatisering.UDN Task ManagerKunde Arvig rapporterede, at de var i stand til at spare 900 + timer om året ombord på nye medarbejdere medUDN Task ManagerFormularer,UDN Task ManagerSkabeloner, og.UDN Task ManagerIntegrere. Multiplicer disse timer efter medarbejderløn, og du har et stort Fiscal ROI-datapunkt!

Automatisering og integration arbejder også vidundere om at reducere kommunikationsfriktionen.

Uanset om det er statusopdateringer, deling af oplysninger, rapportering eller mere, er e-mail en udfordring for hold til at arbejde ud af. Fergus Adam,Håndteringspartner hos Creative Agency, tør, ekko denne følelse: "Ingen her har skrevet en status rapportI 18 måneder, fordi det er alt automatiseret, og det er en massiv tidsbesparelse, og det har været en enorm stigning for projektets nøjagtighed. " Begge disse kan måles efter tid gemt på medarbejderaktiviteter og minimeres omkostninger på grund af færre fejl.

Ifølge Symantec,Den gennemsnitlige Enterprise Company bruger over 900 cloud applikationer til at styre sine processer. En anden undersøgelse rapporterede det68% af arbejdstagerne switch apps 10 gange en time og spilder en hel time om dagen skifte apps. Dagens hold bruger en overflod af værktøjer, og en CWMs evne til at integrere kan hjælpe med at strømline både din værktøjsstak og projektproces.

Et godt eksempel er OSF Healthcare's udnyttelse af UDN Task Manager'S integration med Adobe Photoshop. MedUDN Task ManagerSom deres CWM kan OSF Healthcares kreative team nemt uploade dokumenter tilUDN Task ManagerBevis for at indsamle handlingsfri feedback fra interessenter lige på billedet, alle centraliserede på ét sted. Andrea Bonk, programleder for markedsundersøgelser, aktier, "Tid til værdi i vores team er helt sikkert øget. Vi samarbejder mere, end vi nogensinde har før, og vi har også skåret den tid, det tager at revidere og godkende aktiver med 50%, hvis ikke mere. "

Der er så mange eksempler at se ROI, at din CWMs integrationsfunktioner kan bringe til bordet. At dykke dybere ind iUDN Task Manager'S integrationer, tjek vores blog, "Bedre sammen:UDN Task ManagerIntegrationer, der inspirerer højt produktivt hold. "

Hvert hold har forskellige udfordringer, værktøjer og mål. For nogle, der har et enkelt sted for at få feedback og godkendelser på aktiver, kan være den største tidsbesparende. For andre tager det samarbejdet ud af e-mails og til et enkelt sted. For eksempel målte esurance deres ROI med tiden gemt fra e-mails.

Sabrina wong, esurance's associerede indhold projektleder, siger: "FørUDN Task Manager, et særligt krævende projekt blev håndteret 100% via e-mail. Jeg vil sige, at vi fik måske 400 e-mails en måned pr. Holdmedlem - det er hvor mange e-mailsUDN Task Managerhar reddet mig. Nu hvor alle brugerUDN Task Manager, Alle feedback er sporet i værktøjet, så det er super nemt at gå tilbage og besvare vores egne spørgsmål. Vi behøver ikke at gå gennem 3.000 e-mails. "

Måle ROI her for tiden gemt ved at måle opgavetiden før og efterUDN Task Manager. Hvis du bruger din CWM til at konsolidere værktøjer, skal du tilføje gemte omkostninger i din ligning.

Klar til at maksimere dit ROI fra din samarbejdsvilligelsesplatform?

Sparer tid og penge, optimering af ressourcer, forbedring af medarbejderens arbejdskvalitet og videre. Fordelene ved en CWM er uvurderlig, men her påUDN Task ManagerVi handler om at måle fremskridt og vise resultaterne af projektledelse bedste praksis.

Når man overvejer den rigtige måde at måle ROI til dit team, er der et par spørgsmål til at hjælpe dig med at komme i gang:

Fra UDN Task ManagerøkonomistyringtilUDN Task Manager's samarbejde og proofing funktioner, vores software kan maksimere dit ROI ved hver tur. Men lad os gå dybere! Ønsker at få en ide om det rigtige ROIUDN Task Managerkan have til din virksomhed?

Prøv vores UDN Task ManagerBesparelser Roi.lommeregner! Måle hvor meget tid og pengeUDN Task Managersparer dig.