4 cách để đo lường ROI của các công cụ quản lý công việc

Hình ảnh cảnh. Đó là một thời gian dài từ lâu trong một thiên hà xa, rất xa. Bạn là người đứng đầu các hoạt động cho một tổ chức vũ khí chính phủ hàng đầu. Của bạnbài tậpTrong Xây dựng vũ khí tối thượng Kích thước của một mặt trăng, có khả năng phá hủy một hành tinh. Nhưng có những vấn đề xung quanh mọi góc: không đủdự ányêu cầu, thất bại từ lãnh đạo để nhận biếtrủi ro, các nhà quản lý thiết lập các quá trình cộng tác kém, cạnh tranh tích cực nhắm vào bạn, và nhiều hơn nữa. Cuối cùng, dự án của bạn nổ tung. Theo đúng nghĩa đen.

Nếu bạn không tìm ra,"Dự án" này là ngôi sao tử thầnvà sinh viên tại Đại học Lehighước tính nó sẽ có giá 852.000.000.000.000.000.000 đô la để xây dựng... và đó chỉ làGiá cảsản xuất thép. Đó là một dự án khá tốn kém.

Mặc dù một ví dụ ngoài thế giới ngoài thế giới, chi phí quản lý công việc kém trong công ty của bạn có thể gây bất lợi nếu không được kiểm tra. Có thể khó theo dõi việc quản lý công việc tác động tài khóa có trong các hoạt động việc làm hàng ngày của bạn, nhưng chi phí của một hệ thống kém có thể gây bất lợi nếu không được kiểm tra.

Những thống kê đó có vẻ khó khăn như một kẻ hủy diệt ngôi sao ngớ ngẩn, nhưng có một "hy vọng mới". (Được rồi, chúng tôi sẽ dừng lại.) Nhập một nền tảng quản lý công việc hợp tác (CWM).

TheoViện quản lý dự án, tổ chức sử dụng bất kỳ loại phương pháp quản lý dự án nàotốt hơn trong việc đáp ứng ngân sách; theo dõi lịch trình; và cuộc họpphạm viCái gìphẩm chấttiêu chuẩn, và lợi ích dự kiến. Trên thực tế,Mạch 2017 của họ về nghiên cứu nghề nghiệpthấy rằng các công ty có mạnh mẽquản lý dự ánCác sáng kiến ​​tiết kiệm thêm 28 lần tiền vào các dự án.

Tổ chức phát triển của bạn cần tối ưu hóa năng suất, khả năng hiển thị và hợp tác để tối đa hóa doanh thu - nhưng làm thế nào để bạn biết một nền tảng quản lý công việc là giải pháp phù hợp?

Cho dù bạn đang cố gắng quyết định những giải pháp nào đáng để đầu tư, chứng minh khoản đầu tư cho các bên liên quan chính, hoặc hiển thị ROI cho một giải pháp bạn đã có, đây là một số cách chính bạn có thể đo ROI của bạnCông cụ quản lý công việc .

Hãy đi sâu vào từng phương pháp.

4 cách để đo lường ROI của các công cụ quản lý công việc

1. ROI của việc đảm nhận nhiều dự án với ít nhân viên hơn

Hầu hết chúng ta đã thấy nổi tiếngPhong cảnh SaaS SuperGraphic.trước.

Số lượng logo áp đảo minh họa một cách hoàn hảo các thương hiệu môi trường cạnh tranh - trong tất cả các ngành công nghiệp - đối mặt ngày nay. Thương hiệu cần đổi mới để vượt trội so với đối thủ cạnh tranh của họ. Trong khi các nhà lãnh đạo bị đánh thuế tài nguyên và công việc để tối ưu hóa năng suất, các đội nội bộ cảm thấy áp lực tăng công việc và yêu cầuOkrs.. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một công cụ có thể giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiều dự án hơn mà không có thêm số lượng đầu? Hoặc thậm chí ít hơn!

Các cống tài nguyên lớn nhất cho nhóm của bạn là gì? Đối với nhiều người, nó đang tìm kiếm thông tin, tài liệu, các bên liên quan, phản hồi, cập nhật trạng thái - danh sách sẽ diễn ra. Trong thực tế, một nghiên cứu tìm thấy các độiLãng phí 21,8 giờ một tuần Tìm kiếm tài liệu và thông tin dự án, hoặc 54,5% thời gian của họ trong một tuần làm việc 40 giờ. Giả sử bạn phải trả một nhân viên trị giá 1.000 đô la một tuần. Trong kịch bản này, bạn sẽ mất 545 đô la một tuần - 28.340 đô la một năm cho các hoạt động cản trở năng suất.

Không phải là nhân viên của bạn cũng đang lãng phí thời gian; Chúng đang làm việc chăm chỉ và nhanh nhất có thể với các công cụ và quy trình mà chúng có tại chỗ. Nhưng nếu bạn có thể mở khóa năng suất của họ thì sao?

Nền tảng quản lý công việc hợp tác (CWM), nhưQuản lý tác vụ UDN, Giúp các đội giảm thiểu thời gian lãng phí chờ đợi hoặc tìm kiếm thông tin. CWM tập trung các mốc thời gian, nhiệm vụ, giao tiếp và tài liệu dự án vào một nguồn sự thật. Quản lý tác vụ UDN, ví dụ, tích hợp với hơn 400 công cụĐiều đó giúp các đội dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần ở một nơi.

Do các tính năng này, mọi người đều có thể truy cập thông tin dự án bất cứ lúc nào. Không có CWM, thông tin dự án bị săm trong các chuỗi IM hoặc email và cực kỳ tốn thời gian để lội qua.Quản lý tác vụ UDNCũng có các tính năng như các trạng thái quy trình làm việc tự động cập nhật các thành viên dự án về các tác vụ, đảm bảo rằng mọi người đều biết nơi một dự án đứng mà không phải lãng phí thời gian kiểm tra.

CWM giúp nhóm của bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và tiền bạc với khả năng hiển thị vào công việc của họ mà còntrao quyền cho các đội để thực sự áp dụng các phương pháp nhanh chóngvà khung quản lý dự án. Điều này giúp họ trở nên hiệu quả hơn. Có thể chuẩn hóa các quy trình và tập trung vào giao tiếp dự án cho phép các nhóm làm việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.

Ví dụ,Quản lý tác vụ UDNKhách hàng Chad Borenz, Giám đốc Điều hành Tiếp thị tại Công ty Dịch vụ Chuyên nghiệpÝ tưởng và giải pháp doanh thu, cổ phiếu, "Tôi có thể nhìn lại hai năm sau khi thực hiệnQuản lý tác vụ UDNVà khối lượng dự án mà chúng tôi đã có thể tấn công và hoàn thành trong vòng một khoảng thời gian về cơ bản đã tăng gấp bốn lần. Chúng tôi đã đi từ, trung bình, làm việc trên 20-50 dự án cùng một lúc và bây giờ chúng tôi đang ở trong phạm vi 200+ và chúng tôi chưa thêm bất kỳ nhân viên bổ sung nào trong nhóm của chúng tôi. Đang cóQuản lý tác vụ UDNđã cải thiện đáng kể hiệu quả của chúng tôi.

Cho dù bạn đã thực hiện một giải pháp hoặc vẫn đang tìm một giải pháp, đo lường các dự án bạn có thể hoàn thành trước và sau CWM của bạn. Để có được mối tương quan tài khóa về năng suất gia tăng của bạn, hãy thêm các điểm dữ liệu số có ý nghĩa với công ty của bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm tiền lương của nhân viên và giá trị dự án trung bình vào phương trình. Tiếp tục đo lường và cải thiện! Đặc biệt là khi nhóm của bạn thêm các phương pháp nhanh hoặc khung quản lý dự án mới.

(Nhóm dự án đã hoàn thành trước khi vào khung thời gian nhất định) / (số lượng thành viên trong nhóm) = so với = (Nhóm dự án có thể hoàn tất ngay bây giờ trong khung thời gian nhất định) / (số lượng thành viên trong nhóm)

Hãy nhớ rằng các quá trình cải cách dự án cần có thời gian! Cung cấp cho các nhóm của bạn một cơ hội để giải quyết với công cụ. BằngSean carty,Quản lý tác vụ UDNGiám đốc tiếp thị sản phẩm Sr., Quan sát, "Số liệu này là tất cả về chi phí cơ hội và có thể tập trung các nguồn lực hạn chế của bạn vào các dự án với tác động cao nhất."

2. ROI của thời gian hoặc tiết kiệm chi phí cho mỗi dự án

Trong chúng taKhảo sát quản lý dự án dịch vụ chuyên nghiệp, 97% các dự án bị trì hoãn ở một mức độ nào đó, và các dự án sẽ vượt qua dòng thời gian và ngân sách là lý do số một cho khuấy khách của khách hàng. Trên thực tế, nhiều đội xuyên các ngành công nghiệp có thể liên quan. Ở trongDanh sách các thống kê quản lý dự án hàng đầu của Capterra, Quản lý chi phí dự án là vấn đề lớn nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt, sau đó là đánh vào thời hạn và chia sẻ thông tin trên các đội. Khoản tổn thất doanh thu từ sự chậm trễ đến từ tất cả các hướng:

Có một ROI vốn có đi kèm với công việc được tối ưu hóa được cung cấp bởi một CWM. Nhưng ngoài việc hoàn thành nhiều dự án hơn với cùng một lượng tài nguyên, chúng tôi xem xét tiết kiệm chi phí tối đa hóa độ tin cậy và tốc độ của các dự án đã hoàn thành.

Quản lý tác vụ UDNKhách hàng Celene Curry, Hoạt động sự kiện tại Goodwood Group, khung hình tình cảm này một cách hoàn hảo: "Chúng tôi đang tiết kiệm tiền vì chúng tôi thấy trước bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng tôi đến đó, trong khi giải quyết nó trong sự kiện, phải mất hàng giờ và phối hợp các nhà cung cấp khác nhau vào các thời điểm khác nhau. Chúng tôi chắc chắn đã tiết kiệm tiền của mình ở đó, cũng như thời gian và công sức. "

CWM giúp các đội có được tầm nhìn của chim về dòng thời gian dự án, trạng thái và phụ thuộc để chúng có thể dễ dàng trực quan hóa nơi có thể xảy ra tắc nghẽn. Điều này giúp các nhà lãnh đạo phân bổ tài nguyên tốt hơn, lên kế hoạch lao động và loại bỏ các rào cản. Công cụ nhưQuản lý tác vụ UDNGiúp các đội không chỉ nhìn thấy công việc của họ mà còn ưu tiên nó.

Ví dụ,Sean Amster, Giám đốc điều hành và chiến lược kỹ thuật số của Giáo dục Frontline, cổ phiếu, "vớiQuản lý tác vụ UDN, các dự án đã từng mất chúng tôi tám ngày bây giờ chỉ có năm người Mỹ. Chúng tôi cũng đã có thể xử lý thêm khoảng 80 dự án mỗi phần tư kể từ khi triển khaiQuản lý tác vụ UDN. Đó là sự gia tăng 20% ​​khối lượng công việc mà tiếp thị có thể đảm nhận vìQuản lý tác vụ UDN. "

Mỗi đội và dự án đều khác nhau! Nó có thể phức tạp để bật thời gian tiết kiệm thành một số tiền thực sự - sau tất cả, nhân viên và hạnh phúc của khách hàng là vô giá, phải không? Nhưng sản phẩm của chúng tôiĐội ngũ tiếp thịCó một phương trình để giúp bạn giải mã ROI của thời gian và tiết kiệm chi phí.

Phương trình:

So sánh số của bạn trước và sau khi thực hiện CWM của bạn để tìm tiết kiệm chi phí!

3. ROI của nhân viên hợp tác, năng suất và hạnh phúc hơn

Đúng là để đạt được sự tăng trưởng siêu tăng trưởng như một công ty, các thành viên trong nhóm cần được thử thách để đổi mới. Nhưng tất cả quá thường xuyên rằng thử thách tích cực phá vỡ quá nhiều căng thẳng.Quản lý tác vụ UDNNghiên cứu về tác động của căng thẳng trong nơi làm việc thấy rằng94% công nhân trải nghiệm căng thẳng trong công việc và gần 1 trong số 3 công nhân cho biết sự căng thẳng của họ cao đến mức cao không bền vững. Những người được hỏi cũng nói rằng mức độ căng thẳng cao dẫn họ đến:

Không có gì ngạc nhiên khi nghiên cứu của KRONOS và nơi làm việc trong tương lai được tiết lộ87% các nhà lãnh đạo nhân sự xem xét việc giữ lại nhân viên một mối quan tâm chính. Khi nhân viên rời đi, hãy kiểm tra, nghỉ ngơi ngoài trời hoặc chỉ đơn giản là không thể thực hiện tốt, nó gây ra tắc nghẽn trong các dự án và tác động đến tinh thần của đội. Các thành viên khác trong nhóm có thể bị chờ đợi trên những người khác để hành động, các dự án bị bỏ lại trong limbo và sự thất vọng khuấy động.

Hiệu ứng gợn này có thể dẫn đến một sự gia tăng đáng kể trong các nhân viên thảnh thơi, trongNghiên cứu nào tiết lộ chi phí của Hoa Kỳ. Các công ty lên tới 550 tỷ đô la một năm trong năng suất bị mất. Thêm vào đó, tuyển dụng tài năng tốt nhất đã phát triển thành một thị trường cạnh tranh và tốn kém cao,Chi phí cho các công ty Hoa Kỳ 160 tỷ đô la một năm .

Nhưng có một ánh sáng ở cuối đường hầm này.Theo nghiên cứu của chúng tôi, 63% người dùng CWM xác định là chủ yếu là hạnh phúc hoặc phấn chấn so với chỉ 34% người dùng không phải CWM. Nhân viên hạnh phúc cam kết ít hơn 26% các lỗi văn thư, chứng minh kiệt sức thấp hơn 79% và có khả năng khuấy động thấp hơn 61% so với nhân viên không hạnh phúc.

Có một cơ hội ROI khổng lồ được kết nối với Hạnh phúc của nhân viên và một nền tảng CWM sẽ giúp bạn. Làm thế nào để một nền tảng CWM giúp?

Một ví dụ tuyệt vời vềĐo lường hạnh phúc nhân viên với CWM đến từQuản lý tác vụ UDNkhách hàngAirbnb. TrướcQuản lý tác vụ UDN, Đội ngũ sáng tạo của Airbnb đã sử dụng một bảng tính trực tuyến lớn đơn giản là không thể mở rộng. Nó không thể hỗ trợ các thay đổi và phiên bản nhanh chóng được tạo bởi hàng trăm người dùng đồng thời hoặc quản lý các quy trình công việc chi tiết và giao hàng. Sau khi thực hiệnQuản lý tác vụ UDN, họ đã thấy những cải tiến lớn trong năng suất của họ. Nhưng họ muốn đào sâu hơn. Họ đã gửi một cuộc khảo sát cho các thành viên trong nhóm để đo lường kinh nghiệm của họ trước và sauQuản lý tác vụ UDN. Dưới đây là kết quả:

4. ROI của tích hợp và tự động hóa hợp lý

Phải mất gần 30 phút để tập trung lại sau khi bạn bị phân tâm. Hãy để nó chìm vào. Ngay cả khi một nhân viên bạn đang trả 100.000 đô la chỉ bị phân tâm hai lần một ngày, nó vẫn sẽ gần 50 đô la một ngày kể từ thời điểm không hiệu quả - 13.000 đô la một năm mỗi nhân viên.

Giữa các email, IMS, công cụ chuyển mạch, tìm kiếm tài liệu, thu thập thông tin, cuộc họp và trò chuyện văn phòng - phiền nhiễu ở khắp mọi nơi. Tin tốt là, một CWM nhưQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp bạn phủ nhận hầu hết những phiền nhiễu này, tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn. Sốt bí mật? Tích hợp và tự động hóa.

Trong khảo sát ngành dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi, 3 trong 10 trong số những người được khảo sát cho biết họ có thể đạt được 30-39% công việc có ý nghĩa hơn nếu các phần lặp đi lặp lại, hành chính trong công việc của họ đã được tự động hóa. Khoảng 1 trong 5 (22%) cho biết họ có thể đạt được 50% công việc trở lên. Một cwm như thếQuản lý tác vụ UDNTự động hóa công việc hành chính tốn thời gian, lặp đi lặp lại như tạo nhiệm vụ, phân công công việc, thông báo dự án, báo cáo và hơn thế nữa.

Ví dụ, Quản lý tác vụ UDNMẫulà một cách nhiều trong số các khách hàng và đội của chúng tôi hợp lý hóa công việc của họ với sự tự động hóa.Quản lý tác vụ UDNKhách hàng Arvig báo cáo rằng họ đã có thể tiết kiệm hơn 900 giờ một năm trên tàu mới trên tàu vớiQuản lý tác vụ UDNCác hình thức,Quản lý tác vụ UDNMẫu, vàQuản lý tác vụ UDNTích hợp. Nhân số giờ đó bằng tiền lương của nhân viên và bạn có một điểm dữ liệu ROI tài chính khổng lồ!

Tự động hóa và tích hợp cũng làm việc kỳ diệu về việc giảm ma sát giao tiếp.

Cho dù đó là cập nhật trạng thái, chia sẻ thông tin, báo cáo hoặc nhiều hơn nữa, email là một thách thức đối với các đội để làm việc. Fergus Adam,Quản lý đối tác tại Cơ quan Creative, dám, echoes tình cảm này: "Không ai ở đây đã viết một báo cáoTrong 18 tháng, vì tất cả đều tự động và đó là một tiết kiệm thời gian lớn và đó là sự gia tăng rất lớn đối với độ chính xác của dự án. " Cả hai đều có thể được đo theo thời gian được lưu vào các hoạt động của nhân viên và chi phí giảm thiểu do ít lỗi hơn.

Theo Symantec,Công ty doanh nghiệp trung bình sử dụng hơn 900 ứng dụng đám mây để quản lý các quy trình của mình. Một cuộc khảo sát khác báo cáo rằng68% công nhân chuyển đổi ứng dụng 10 lần một giờ và lãng phí toàn bộ ứng dụng chuyển đổi một giờ một giờ. Các nhóm ngày nay sử dụng rất nhiều công cụ và khả năng tích hợp của CWM có thể giúp hợp lý hóa cả ngăn xếp công cụ và quy trình dự án của bạn.

Một ví dụ tuyệt vời là việc sử dụng của OSF chăm sóc sức khỏe Quản lý tác vụ UDNTích hợp với Adobe Photoshop. VớiQuản lý tác vụ UDNnhư CWM của họ, đội ngũ sáng tạo của OSF chăm sóc sức khỏe có thể dễ dàng tải lên tài liệu vàoQuản lý tác vụ UDNBằng chứng để thu thập phản hồi có thể hành động từ các bên liên quan ngay trên hình ảnh, tất cả tập trung ở một nơi. Andrea Bonk, Giám đốc chương trình nghiên cứu thị trường, cổ phiếu, thời gian để giá trị trong nhóm của chúng tôi chắc chắn đã tăng lên. Chúng tôi sẽ hợp tác nhiều hơn những gì chúng tôi từng có trước đây và chúng tôi cũng đã cắt thời gian để sửa đổi và phê duyệt 50% tài sản, nếu không nhiều hơn. "

Có rất nhiều ví dụ để xem ROI mà khả năng tích hợp CWM của bạn có thể mang đến bảng. Lặn sâu hơn vàoQuản lý tác vụ UDNTích hợp, kiểm tra blog của chúng tôi, "Tốt hơn khi ở bên nhau:Quản lý tác vụ UDNTích hợp truyền cảm hứng cho đội ngũ năng suất cao. "

Mỗi đội có những thách thức, công cụ và mục tiêu khác nhau. Đối với một số người, có một địa điểm duy nhất để nhận phản hồi và phê duyệt tài sản có thể là tiết kiệm thời gian lớn nhất. Đối với những người khác, nó đang phối hợp ra khỏi email và vào một địa điểm duy nhất. Ví dụ, Esuran đo ROI của họ với thời gian được lưu từ email.

Sabrina Wong, Giám đốc dự án nội dung liên kết của Esurance, tiểu bang, trước khiQuản lý tác vụ UDN, một dự án đặc biệt đòi hỏi đã được xử lý 100% qua email. Tôi sẽ nói rằng chúng tôi đã nhận được 400 email mỗi tháng mỗi thành viên trong nhóm - đó là bao nhiêu emailQuản lý tác vụ UDNđã cứu tôi. Bây giờ tất cả mọi người đang sử dụngQuản lý tác vụ UDN, Tất cả các phản hồi được theo dõi trong công cụ để nó siêu dễ dàng để quay lại và trả lời các câu hỏi của chúng ta. Chúng tôi không phải trải qua 3.000 email.

Đo ROI ở đây để tiết kiệm bằng cách đo thời gian nhiệm vụ trước và sauQuản lý tác vụ UDN. Nếu bạn sử dụng CWM của mình để hợp nhất các công cụ, hãy thêm chi phí đã lưu vào phương trình của bạn.

Sẵn sàng để tối đa hóa ROI của bạn từ nền tảng quản lý công việc hợp tác của bạn?

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tối ưu hóa tài nguyên, cải thiện chất lượng công việc của nhân viên, và hơn thế nữa. Những lợi ích của một CWM là vô giá, nhưng ở đây tạiQuản lý tác vụ UDN, tất cả chúng ta đều về tiến độ đo lường và hiển thị kết quả quản lý dự án thực hành tốt nhất.

Khi xem xét đúng cách để đo lường ROI cho đội của bạn, đây là một vài câu hỏi để giúp bạn bắt đầu:

Từ Quản lý tác vụ UDNquản lý tài chínhđếnQuản lý tác vụ UDNCác tính năng hợp tác và chứng minh, phần mềm của chúng tôi có thể tối đa hóa ROI của bạn ở mỗi lượt. Nhưng hãy đi sâu hơn! Muốn có được một ý tưởng về ROI thực sựQuản lý tác vụ UDNcó thể có cho doanh nghiệp của bạn?

Cố gắng của chúng tôi Quản lý tác vụ UDNTiết kiệm ROI.máy tính! Đo lường bao nhiêu thời gian và tiền bạcQuản lý tác vụ UDNTiết kiệm cho bạn.