Projektledelsesplan: Formål og eksempler
Uden en projektstyringsplan er du forpligtet til at lægge mange ting i fare. Nogle gange går et projekt gennem hele projektstyringsplanlægningsfasen, men lider på grund af dårlig udførelse.
En konkret plan fungerer som fundamentet for ethvert projekt, uanset dets skala.
Vi har kurateret denne vejledning for at forklare, hvordan man opretter og designer en effektivProjektledelsesplan .
Hvad er en projektstyringsplan?
En projektstyringsplan fremhæver, hvordan projektet vil blive udført, overvåget og kontrolleret, begyndende fra initieringsfasen og går helt til slutproduktet.
Husk på, at din projektplan sigter på at definere den metode, som dit team vil bruge til at udføre den struktureredeLeverancer til tiden .
Med henblik herpå bør projektledelsesplanen også ideelt set indeholde en proces til måling afBaseline Performance Analysis.. Hvis du gør det, hjælper det ikke kun med at identificere de svage områder i et projekts levetid, men det sikrer også langsigtet succes i forbindelse med fremtidige projekter.
Forskel mellem en projektstyringsplan og en projektplan
Forskellen mellem en projektledelsesplan og en projektplan er ikke så klar, som du måske håber.
Forskellen mellem de to kan helt afhænge af den organisation, du arbejder med.
Mange virksomheder er blevet set for at bruge de to vilkår omsorgsfuldt at henvise til samme plan.
På den anden side klassificerer visse virksomheder disse to som forskellige planer helt og holdent.
Hvis du ser på de to planer, er her visse forskelle, som du måske bemærker:
Formålet med en projektledelsesplan
Da du vil bruge en hel del tid og kræfter, der skaber din ledelsesplan, er det vigtigt at forstå nogle få grundlæggende.
Der er forskellige formål til at skabe en ledelsesplan. Nogle af dem er vedhæftet nedenfor. Tag et kig!
Det første formål med at skabe en ledelsesplan er ret indlysende, og det er forPlanlæg dit projekt. Som projektleder, før du kommer ind i udførelsen af et projekt, er det vigtigt at planlægge og forstå projektet i sin helhed, og hvordan det vil udvikle sig gennem sin livscyklus.
Det er også en fordel at oprette en ledelsesplan, som du kan give information og oplyse dit projekt sponsor om, hvordan du planlægger atAdministrer projektet .
Selv om det skal bemærkes, at projektsponsoren til tider er i en anden organisation end den, der arbejder på projektet, og derfor er visse oplysninger i din forvaltningsplan ikke altid gældende for dem.
Forvaltningsplaner bruges også ofte som vejledning til at tage hjælp fra, når der opstår problemer eller problemer. Når et problem opstår i projektets fremskridt, bør du som projektleder konsultere din ledelsesplan.
I det væsentlige bør du have medtaget et sådant problem i din ledelsesplan og diskuteret, hvordan man løser problemet, hvis det skulle opstå.
Hvis det imidlertid ikke er tilfældet, og forvaltningsplanen ikke fremhæver det særlige problem, du står overfor, skal du notere og sikre at inkludere det i enhver fremtidig ledelsesplan, du opretter.
Kernekomponenter i en projektstyringsplan
Alle ledelsesplaner omfatter alle de elementer, der definerer forvaltningen af deres projekt.
Men visse komponenter er temmelig standard for hver sådan plan.
Vi vil diskutere hver af disse elementer igen.
Vi har listet omfanget af rækkevidde som det første element i listen over komponenter til din ledelsesplan for en meget vigtig grund.
Det er en af deKerneansvar for en projektlederAt forstå projektets anvendelsesområde og sikre, at projektet forbliver inden for grænserne for dette omfang.
En af de mest almindelige årsager tilProjektforsinkelserog øgetbudgetter.af projekter er på grund af omfanget kryb.
Du kan bruge S.M.A.R.T tilgang til at definere omfanget for at sikre, at det omfang, du definerer for dit projekt, både er effektivt og passende.
SMARTstår for S. Pecific, M. Easurable, EN tilhånden, R. ealistisk, og. T. imellem.
EN ArbejdsopdelingsstrukturDefinerer "hvilket" aspekt af et projekt.
Arbejdsopdelingsstrukturen fremhæver alle elementer, et projekt er nødvendigt for at opnå at blive anset for en succes og sædvanligvis udføres via et grafisk display organiseret med flere niveauer.
Kritiske succesfaktorerEr disse komponenter i dit projekt, der skal opnås for at anse dit projekt afsluttet og en succes.
Projektledere og hold definerer normalt deres egne kritiske succesfaktorer.
Forskningudført på, hvilke faktorer der anses for at påvirke et projekts succes betydeligt, havde følgende resultater:
Andre faktorer, der ofte er ligestillet som kritiske succesfaktorer, omfatter:
Med ethvert projekt er den mest værdifulde ressource de mennesker, der er involveret i projektet, og dem der udgør dit projektteam, og det erHvorfor ressourceplanlægningI projektledelsen er også afgørende.
Human Resources plan er vigtig, uanset om du planlæggeransættelse.nye medarbejdere eller arbejder med folk, du har gjort det før.
Mens du opretter din ledelsesplan, skal du sørge for, at den menneskelige ressource del indeholder følgende:
5 bedste human resource management certificeringer i 2022
Kommunikation er afgørende forsamarbejdeOg samarbejde er grundlaget for en vellykket projektlevering.
Afhængigt af det projekt, du kører, og de involverede i det, kan din projektledelseskommunikationsplan variere.
Ofte kan dårlig kommunikation føre til savnet deadlines, udvidede budgetter og det frygtede omfang kryber vi fortsætter med at nævne.
En kommunikationsplan er ikke simpelthen rettet mod dine holdmedlemmer, men bør også indarbejde, hvor ofte du skal tale med din klient og interessenter, hvilken tilstand afmeddelelseDu planlægger at bruge og hvor ofte du planlægger at kommunikere.
Et af projektlederens mest imperative ansvar er at styreprojektleverancer., og derfor inklusive dem i din ledelsesplan er også lige så afgørende.
Projektleverancerne er de varer eller tjenesteydelser, der produceres som følge af dit projekt, som du har til hensigt at levere til din klient eller kunde.
Simpelthen at beskrive leverbarne er ofte utilstrækkelig, og derfor bør du forsøge at inkludere detaljer om dine leverancer, herunder:
En interessentliste skal oprettes og udvikles til forvaltningsplanen ikke kun for at holde styr påHvem dine interessenter erog udvikle listen, hvis de ændrer, men det giver dig også mulighed for at holde styr på din kommunikationsplan.
Ingen projekt er givet frie tøjler af monetære ressourcer og dermed skabe et budget og med det i forvaltningsplanen er afgørende.
Budget er også en af de kritiske succesfaktorer, som mange projektledere anser for at fremhæve succesen af et bestemt projekt.
Visse projekter er afsat et budget fra starten, og det er dit job at vise, hvordan du vil afsætte denne ressource, andre gange er du nødt til at give enbudgetplantil kunder eller interessenter og de vil afgøre, om de vil give det budget, du har skitseret.
Afhængigt af dit projekt og din plan, kan du også inkludere din budgetplan i dit Work Breakdown Structure.
Ligesom budgettet, er intet projekt givet en ubegrænset tid til at blive leveret. Det er grunden til at planlægge dit projekt er meget vigtigt.
Ofte er det de eksterne interessenter, der bestemmer de leveringsdatoer for projektet.
Det er helt almindeligt, at der er ændringer i et projekt tidsplan i løbet af livscyklus på grund af visse faktorer, dette er grunden til tidsplanen kræver aktiv forvaltning.
Se lige det her:
6 Bedste Medarbejder Planlægning Software til brug i 2022
Det er almindeligt, at når duigangsætte et projektdu opdager, at du vil kræve underleverandører, konsulenter og leverandører.
Derfor bør du sikre, at din forvaltningsplan skitserer disse:
Forvaltning af eksterne leverandører bliver en vigtig opgave, da de ikke er tilknyttet ditorganisation direkte, Og derfor ikke har den samme drev eller endda forståelsen af forløbet eller tidsplanen for dit projekt.
Risiko registre er de dokumenter, der identificerer risici, herunder risikoanalyse, samt risiko beredskabsplaner.
Risikoen register er vigtigt ikke bare i planlægningsfasen, men bliver brugt dokumentet i hele projektets livscyklus for at overvåge og risici kontrol.
Derfor husk at gøre dinrisikostyringsplan projektlet at forstå, har evnen til at blive tilpasset efter behov, og der refereres til i heleprojektforløb .
Definer betydningen af enhver potentiel risiko om sandsynlighed og effekt på dit projekt.
De fleste organisationer følger en enkel proces for at fremhæve og identificere risici og derefter foretage en risiko registret.
Følgende kriterier er fremhævet i risikoregistre:
Lær om den øverste risikostyring software:
Den 17 Bedste Risk Management Software af 2022
Sådan oprettes en Project Management Plan?
Planen Projektledelsen er skabt gradvist, og som vi har skitseret, at planen består af separate komponent planer og kan derfor ikke oprettes, indtil hver af de enkelte elementer er lavet.
De fleste af komponenterne i forvaltningsplanen er skabt i løbet af markante processer, og derfor indgår forskelligt.
Hvis vi ser på det i henhold til denPMBOK guide, Forvaltningsplanen er et produkt af projektet forvaltningsplan proces.
Brug hvad du allerede har til at indarbejde alle dine oplysninger og materiale ind i din forvaltningsplan.
Så for eksempel, i løbet af indledningen fase af et projekt livscyklus, bør du allerede have kommet op med en oversigt over omfanget, en kort budgetplan, og dine mål tidsplan.
Derfor, når du begynder at udvikle forvaltningsplanen du kan bruge disse udsagn, og yderligere revidere de komponenter, for at skabe en mere detaljeretforståelse af projektet .
Du kan brugeUDN Task ManagerTil dit projekt planlægningsproces | Sådan gør du
UDN Task Manager er et projektstyringsværktøj for smart hold, men ikke kun gør platformen hjælper dig gennem hele projektets livscyklus, men du kan brugeUDN Task Managerat hjælpe dig med at skabe din forvaltningsplan.
UDN Task ManagerS. S.kalendervisninggiver dig et sted for planlægning og planlægning og ressourcestyring.
Detsporingfunktion gør det muligt at indstille en planlagt start- og slutdato for en opgave, før initierende operationer og sammenligne dem med den planlagte tidsplan.
Planlægning funktioner giver dig mulighed for at kortlægge projektdeadlines og spore alt.
Du kan brugeUDN Task Manager 'S møde funktioner at relæere din ledelsesplan for holdmedlemmer, kunder eller interessenter. De kan så notere nede nøglemødereferat, eller skabe opfølgningsaktioner og beslutninger.
UDN Task ManagerGiver også bug og problemsporing evne, der giver dig mulighed for at spore, tildele, prioritere og rette eventuelle problemer medUdstedelsesstyringssoftware .
Gantt-diagrammer kan bruges som et visuelt værktøj til at se fremskridtene i din projektstyring og kan bruges til at uddybe din arbejdsopdelingsstruktur.
Også,UDN Task ManagerKommer snart ud med en funktion til budgetplanlægning, som vil hjælpe dig med at oprette dine planer og se dem igennem.
Dette er bare toppen af bjerget, tjek den komplette liste overfunktionertilgængelig påUDN Task ManagerWebsite, for at se, hvor ubesværet din planlægning bliver.
Konklusion!
Der har du det! Det er bogstaveligt talt kernen af ting, du har brug for at vide om at komme i gang med din ledelsesplan. Processen gælder også for programmer og programforvaltere 'metoder.
Glem ikke at holde et udkig efter opdateringer til dette indlæg. Vi vil fortsætte med at give dig en detaljeret indsigt i alle dine projektledelsesplanlægningskrav fra start til slut.
