Sådan oprettes og styrer en projektkalender for at sætte dit hold op for succes

Gør dine arbejdsdage undertiden at føle dig som om du er i Wild West, hvor Chaos regerer? Her er et par tegn: Arbejdet er sæmet og ukoordineret. Stykker af projekter forbinder ikke, og deadlines bliver ofte savnet. Du har ringe til ingen synlighed i dit holds arbejdsbyrde, hvilket fører til dobbeltarbejde på grund af miscommunication. Den gode nyhed er, at mange af disse problemer kan løses ved brug af en projektkalender.

For det første vær sikker på at du ikke er alene i dine kampe. Data fra2019 Pulse of the Profession SurveyVis organisationer spildt næsten 12 procent af deres investering i projektudgifter sidste år på grund af dårlig præstation. Projektledelsen kan hjælpe dig med at sætte dig tilbage på solid jord, dreje kaos i orden.

Endnu bedre, kan du tæmme din vilde arbejdsdag ved at inkorporere en projektkalender - en kritisk del afProjektledelsesprocesder vil skære tilbage på spildt tid og ressourcer. Uanset om du samler alle dine stykker til en content lineup, en arrangement køreplan eller en produktlancering, vil du føle dig som sheriffen i byen, når du ved, hvad der allerede er sket, og hvad kommer der op næste i dit projekt.

Hvad er en projektkalender?

EN Projektkalendertager alle stykker af dit arbejde og sætter dem sammen i en central, visuel placering, som hele holdet kan få adgang til. Det giver dig en fugleperspektiv af den samlede projektplan, så du kan se, hvornår forskellige stykker skyldes. Og det hjælper individuelle bidragsydere planlægning og organiserer arbejde omkring deres mest afgørende projekter. Med en solid projektplanlægningskalender på plads forbliver du informeret og ved præcis, hvad du laver i dag, næste uge og videre. Og fordi dit hold har adgang til det, kan alle nemt se, hvad der skal udfyldes nu, og hvad er rundt om hjørnet.

Typer af projektkalendere

Hvad er den første ting, der kommer til at tænke på, når du tænker på en projektkalender? Tænker du på et Excel-regneark, formateret til at ligne en kalender? Går dit sind til et kalenderstyringssystem som Google Kalender? Eller måske tænker du uden for boksen og forestiller dig en kalender i et projektstyringsværktøj.

Der er forskellige måder at opbygge en projektkalender på, og en del af dit job som projektleder (selvom det ikke er din officielle titel) er at finde et system, der virker for dit team. Her er et hurtigt eksempel på fordele og ulemper ved de tre vigtigste måder at oprette en projektkalender:

Fordele og ulemper ved at oprette en projektkalender i Excel

Muligvis er den mest traditionelle måde at skabe en projektkalender til at bygge den i Excel. I denne projektkalender for regneark-stilen ændrer du Excel's rækker og kolonner til at ligne en traditionel månedlig kalender.

Fordele:

Dit hold har sandsynligvis allerede adgang til dette værktøj, og ved, hvordan man bruger det.

Excel har projektkalenderskabeloner, så du behøver ikke at starte fra bunden.

Du kan udvide og kollapse celler afhængigt af, hvor meget information du tilføjer til din projektkalender.

Ulemper:

Fordi Excel ikke var specielt bygget til projektkalendere, kan det være svært at fange og spore handlingsbart arbejde med dette værktøj.

Det er svært at medtage detaljer, filer og andet supplerende arbejde, som dit hold kan få brug for at få adgang til.

Når du har oprettet en projektkalender i Excel, kan det være svært at reformatere eller ændre dit visuelle display.

Fordele og ulemper ved at opbygge din projektkalender i Google Kalender

En anden måde at opbygge en projektkalender på er at gøre det inden for dit holds kalenderstyringssystem, som Google Kalender. I denne type projektkalender bruger du kalenderhændelser til at repræsentere kommende arbejde.

Fordele:

Dit hold har sandsynligvis allerede adgang til dette værktøj, og ved, hvordan man bruger det.

Fordi de fleste kalenderstyringssystemer har kapacitet til at vise forskellige kalendere på én gang, kan du se din personlige kalender og din virksomheds arbejdshændelseskalender samtidigt.

Kalenderhændelser har typisk en titel og en beskrivelse, så du kan bruge begivenhedens titel til at repræsentere opgavet titel og tilføje yderligere kontekst i hændelsesbeskrivelsen.

Ulemper:

Kalenderstyringssystemer som Google Kalender blev bygget til at vise begivenheder, ikke opgaver og leverancer.

At have flere opgaver "begivenheder" på en dag kan hurtigt blive overvældende.

Forsøger samtidig at se kommende opgaver i samme værktøj, du bruger til møder, kan føle sig rodet og uorganiseret.

Fordele og ulemper ved at bruge et projektstyringsværktøj til din projektkalender

Projektstyringsværktøjer er bygget med robust funktionalitet for at hjælpe dig og dit holdkoordinere og udføre dine mest ambitiøse projekter. Med et projektstyringsværktøj har dit team flere måder at visualisere projektet på, somKalendere Vi Kanban boards., og.tidslinjer. .

Fordele:

Projektstyringsværktøjer giver en zoomet måde for dig at se alle de opgaver i dit projekt, men også give dig mulighed for at klikke på til hver opgave for flere detaljer, kontekst og relevante vedhæftede filer.

Du kan nemtintegrereDin projektkalender med dine yndlingsværktøjer, så dit hold har alle de filer og kontekst, de har brug for til at gøre deres arbejde på ét sted.

I et projektstyringsværktøj kan du skifte for at se de samme projektoplysninger i flere visninger, som projektkalendere, Kanban Boards, til at lave lister og tidslinjer. På den måde kan interessenter visualisere arbejde på den måde, der fungerer bedst for dem.

Ulemper:

Dit hold er måske ikke bekendt med et projektstyringsværktøj.

Cross-funktionelle interessenter skal have adgang til dette værktøj for at kunne se din projektkalender.

Hvordan opretter jeg en projektkalender?

Lad os komme igang! Vi anbefaler at bruge enProjektstyringsværktøjat opbygge dine projektplanlægningskalendere. Med et projektstyringsværktøj får du en lang række værdifulde evner, så du kan:

Opret og flyt opgaver nemt

Juster due dates.

Tildel opgavejere

Del materialer

Forøg og strømline kommunikationen

Se alle dineholdets arbejdepå ét sted

Skift mellem flere visninger, somKalender, Gantt Chart eller Kanban Board

Hit deadlines.

Udnytteintegrationer

Okay, lad os komme tilbage for at skabe din faktiske kalender. Her er de konkrete handlinger, du vil tage:

Kort ud af trinene.Bestem, hvad der skal ske fra start til slut for at afslutte projektet. Identificere eventuelle afhængigheder. Du skal ikke bekymre dig om timing lige endnu.

Indstil startdatoer og forfaldsdatoer.Nu tager du en holistisk visning af dine trin og tilføj realistiske datoer til hver enkelt.

Identificere interessenter.Tildel hvert trin til det relevante holdmedlem, hvilket gør ansvaret klart.

Juster efter behov.Din projektkalender er et levende dokument. Sørg for at kontrollere det ofte og flytte arbejde, da din projektplan udvikler sig.

Del din projektkalender med interessenter, når den er oprettet, så alle er justeret og forstår, hvad der forventes af dem i dagene, uger eller måneder, der kommer. Opmuntre dit team til at bruge projektkalenderen hver dag for at kommunikere deres fremskridt og dele dokumenter.

10 tips til styring af din projektkalender

Som med alle forretningsværktøjer er der bedste praksis til at bruge en projektkalender. Her er et par tips til at hjælpe dig med at styre din projektkalender mere effektivt:

Ikke overkomplicere det.Vær meget klar og sørg for at tilføje detaljer (ejere, forfaldsdatoer, projektdetaljer, referencematerialer osv.).

Brug farvekodning For nemt visuelt forbrug.

Duplikere opgaver, hvor det er nødvendigt.Mange opgaver og opgavetyper vil gentage; Udnyt disse og duplikere opgaver eller krav frem for at starte fra bunden hver gang.

Sørge for at hold arbejdsbyrde er afbalanceret.Prøv at identificere, hvem der kan være overarbejde, og som kan være underudnyttet, og juster din projektkalender efter behov.

Spor og skær regelmæssigt.Du kan hurtigt identificere, hvilke resultater der ikke gik ud på deres tilsigtede datoer ved at se på din projektkalender.

Tilpas som du går.Projektstyringsværktøjer giver dig mulighed for at trække og slippe for nemt at ændre datoer.

skab Projekttidslinjer. der viser varigheden af ​​hver enkelt opgave eller et stykke arbejde i dit projekt.

Indstil projektmilestoner.Dette vil give dig mulighed for at måle fremskridt og dele succeser.

Del din kalender med interessenter . I stedet for at fylde flere spørgsmål om dit projekts status, kan du henvise alle interessenter til din projektkalendervisning.

skab Projektkalenderskabeloner at du kan genbruge for fremtidigt arbejde.

3 eksempler på en projektkalender

Projektkalendere er uendeligt variabel, der passer til ethvert projekt. Denne fleksibilitet er en stor del af deres appel. Men de kan også genbruges; Hvis du har en projekttype, der har tendens til at gentage sig selv, kan du opbygge en projektkalenderskabelon, som du kan bruge igen, hvilket gemmer tid ned ad vejen.

Her er nogle eksempler på projektkalendere:

1. Editorial Calendar.

En redaktionelt projektkalender arbejder for at holde indholdsproduktionen på sporet ved at styre alt indhold på ét sted og sætte vigtige datoer og deadlines i et visuelt format. Opgaver og forfaldsdatoer er let tilgængelige. Tildel opgaver til interessenter (forfattere, redaktører, designere og endda udgivere) og allokere målrettede udgivelse datoer til hver artikel, så du ved, hvad der kommer ud næste gang.Master hele din indholdsplan med denne skabelon.

2. Marketing Project Plan

Uanset om dit marketingprojekt er omkring en kommende begivenheds- eller kampagnestart, er en projektkalender afgørende for dens succes. Effektiv projektledelse gennem en projektkalender tillader marketingprofessionelle at centralisere kommunikation, samarbejde og skabe gentagelige processer. Kort ud af din marketingplan, herunder datoer, ejere og typer initiativer (uanset om PR, Social Media, osv.). Ændring er konstant i marketingverdenen, og det betyder at skubbe deadlines hurtigt og justere datoer for at holde din marketingplan opdateret.Brug en skabelon til at skabe klarhed og ansvarlighed på tværs af hele marketing teamet.

3. Produktkørsel

Opret og opdater dit produktkørsel på en central beliggenhed: Din projektkalender. Her kan du kommunikere tidslinje og strategi, mens du holder styr på flere produktlinjer på ét sted. Du vil også kunne dele din køreplan for at få feedback og buy-in.Har altid et klart billede af dine forretnings- og produktprioriteter med denne projektkalenderskabelon.

Gør dit arbejdsliv lettere

Det er en klog person, der bruger værktøjer til deres bedste fordel. En projektkalender er kun en enkel måde, du kan gøre dit daglige arbejde med at løbe glattere og mere effektivt. Tjek hvordan redshift af Autodesk hardyrket 30% årligti tre lige år tak for at styre deres redaktionelle indhold og brugeProjektkalendere iUDN Task Manager .