Enterprise Project Management: Hvad det er, og hvordan man anvender det

Projekter er som byggesten til virksomhedens succes. For at hjælpe dem med at løbe glat og effektivt, er virksomheder afhængige af projektledelse.

For store organisationer, der har flere projekter, der løber på én gang,projektledelsekan skaleres op til niveauet af Enterprise Project Management (EPM).

En Enterprise Project Manager fører tilsyn med de forskellige projekter, der opstår samtidigt på tværs af forskellige afdelinger for at sikre, at de møder virksomhedens forventninger og mål.

Fra et strategisk synspunkt kan anvendelsen af ​​denne praksis bringe afkast med hensyn til fortjeneste, produktivitet og forbedret projektledelsespraksis.

Overgang til EPM kan være en betydelig virksomhed, så for at hjælpe dig med bedre at forstå processen, forklarer denne vejledning, hvordan EPM fungerer, dets fordele, hvordan det påvirker forskelligeProjektstyringsfaser,og måder at implementere EPM på for at forbedre holdsamarbejde.

Hvad er Enterprise Project Management?

Enterprise Project Management er praksis afHåndtering af flere projekterpå en virksomhedsdækkende skala. Det kræver at udvikle standardprocesser til at strømline projektledelsen på tværs af virksomheden.

Formålet med EPM er at forbinde virksomhedens mål og mål med igangværende projekter for at sikre, at virksomheden styrer sine ressourcer til de rigtige steder på det rigtige tidspunkt.

Det betyder også at styre de indbyrdes afhængige elementer mellem projekter og sikre, at projekter når målstregen til tiden og på budgettet.

Firma Hierarchies ogTeam Structure.varierer, men Enterprise Project Management Office (EPMO) skal sidde vedstrategisk planlægningniveau. EPM kan overvåges af Enterprise Project Managers eller Delivery Managers. EPMO rapporterer til C-suite ledere, som f.eks. Chief Operating Officer eller Chief Project Officer.

I tillæg tilProjektporteføljestyring, EPMO kan også:

Give mentorskab tilProjektledere

Sørg for, at projekterne er i overensstemmelse med forretningsmål på højt niveau

Overvåge og koordinere indsatsen fraProjektledelse Kontorer (PMOS)

Løse eller mindske problemer i projekter

Gennemfør regelmæssige projekt anmeldelser

Etablere retningslinjer og bedste praksis for projektledelseshold

Forbedre ressourceforvaltning

I det væsentlige er formålet med EPM at forbedre kvaliteten og effektiviteten af ​​projektledelsen i stor skala og sikre, at projekter leverer værdi for virksomheden.

Elementer af Enterprise Project Management

Der er syv elementer, der udgør EPM-modellen, ifølgePMI.. Nogle processer er afledt af traditionel projektstyring, men anvendes i større målestok, og andre er unikke for EPMO.

1. Risikoanalyse.

Risikoanalyse vedrører at identificere og vurdere de kvalitative og kvantitative virkninger af risikoen for et projekt, således at der kan træffes passende foranstaltninger for at afbøde dem.

Risikoanalyse kan være kompleks, da det kræver erfaring og grundig viden om projektporteføljen og virksomheden. For at gøre risikoanalysen mere håndterbar, kan du anvende EPM-standarder, såsom:

Få Enterprise Product Manager til at holde projektledere ansvarlige for deres afhjælpende planer.

Etablering af en metrisk til måling af forventede risici, aktuelle risici og beredskabsreserver.

Ved hjælp af en projekt estimationsteknik, der giver mulighed for risikoreduktion gennemberedskabsplaner .

Integrering af risikoanalyse med EPM-processer kan give ledelsesteamet mere kontrol, når man beslutter, hvor meget risiko at acceptere, når man vejer mod projektets afkast.

2. Struktureret estimering

Projekt estimering.er en vigtig del af projektledelsen, som omfatter estimering af projektomkostninger, ressourcer eller varighed. EPM fastsætter standarderne for struktureret estimering af projektledere. EPMO'en vil for eksempel definere standardlivscyklusen til projektlevering og give eksempler på tidligere projekter for projektledere til reference.

EPMO'en vil også give uddannelse til PMOS om estimering af strategier, som f.eksTrepunkts estimering og Delphi Technique. .

3. Projekt anmeldelser.

Periodiske projektanmeldelser Se på fremskridtene i de nuværende projekter samt potentielle risici. EPMO'en kan udføre fire typer anmeldelser: projektforpligtelse, opstart, fremskridt og nærbillede. Formålet med disse anmeldelser er at kontrollere projektstandarder, status og problemer, og om der er brug for opdateringer til risikoreduktionsplanen.

En tilgang til at gøre projekt anmeldelser er at tildele farver, der angiver niveauet af betydning (rød / gul / grøn) til forskellige aspekter af projektet, som f.eks. Levering,Klientstyring, team og budget. På den måde kan de mest presserende spørgsmål bringes op og behandles på ledelsesmøder.

4. Projektledelse coaching

Projektledelsen kan være et stressende job uden tilstrækkelig træning og ressourcer. EPMOS investerer i PMOS ved at levere træning til at hjælpe projektledere med at udvikle de tekniske og ledelsesmæssige færdigheder, der kræves til jobbet. Træning kan leveres af internt eller eksternt fremskaffede projektstyringseksperter.

Derudover giver EPMOS mentorer til at projektere ledere til at støtte dem under projektplanlægning, projektudførelse,beslutningstagning, og.problemløsning .

5. ESCALATED ISPECT MANAGEMENT

Escalation i Project Management flytter et problem til et højere niveau af prioritet. Disse spørgsmål kan kræve intervention fra executive-teamet. For at forbedre problemstyringssystemet er EPMO ansvarlig for udvikling af fælles regler og processer til eskalering, der anvendes på tværs af afdelinger.

EPMO'en gennemgår listen over åbne eskalerede problemer på ledelsesmøder for at identificere fælles årsager til disse spørgsmål og foreslå eventuelle nødvendige afdelings-, systemiske eller organisatoriske ændringer.

6. Tid regnskab

Tid kan være af essensen i projektets livscyklus. At have et lydstidsporingssystem muliggør præcise målinger af hvor tiden bruges på et projekt. EPMO'en kan bruge data fra hvert holds tidsskema til at udvikle retningslinjer for fremtidig projektplanlægning og estimering.

7. Informationssystem

Informationssystemet er rygraden i EPM. Ved hjælp af robust virksomhedProjektstyringssoftwarekan være en stor tidsbesparende, når det kommer til planlægning, rapportering og sporingsprojekter.

For eksempel,UDN Task ManagerS. S.RapporteringsværktøjEr praktisk til at spore fremskridtene i projekter i realtid og giver fleksibilitet til at give dig mulighed for at samle og dele indsigt på tværs af projektgrupper og afdelinger.

De indsamlede projektdata kan bruges i disse fire typer rapporter:

Ressourceudnyttelse

Ressource brug

Projekt Progress.

Projektaktivitet.

Med indsigter fra disse rapporter er du bedre rustet til at styrke dit hold til at gøre bedre arbejde undervejs.

Sådan gennemfører du Enterprise Project Management

Hvis dine hold har svært ved at holde styr på de nuværende projekter og effektivt overvåge fremskridt og resultater, er EPM en potentiel løsning.

For det første bør virksomhedens struktur oprettes for at støtte EPM-systemet, hvilket kan medføre ændringer i virksomheden. Før overgang til EPM skal ledelsen analysere den nuværende virksomhedsstruktur, identificere potentielle hindringer fra et operationelt synspunkt og afgøre, om det er en god strategi langsigtet.

Når din virksomhed er klar til at implementere EPM, skal du følge disse trin for at komme i gang:

1. Definer, hvordan EPM vil blive brugt

Det oprindelige trin indebærer at bestemme, hvordan EPM vil blive brugt ved at gennemgå aktuelle processer og identificere problemer. Overveje spørgsmål som:

Hvad er EPMO's ansvar?

Hvilke ressourcer er der forpligtet til at gøre dette skridt?

Hvordan vil EPM bidrage til virksomhedens strategiske mål?

Hvem vil tage den nye rolle (e)?

Hvert af disse spørgsmål hjælper dig med at gennemføre en vellykket EPM-proces.

2. Stakeholder involvering

Den næste fase indebærer at formidle din plan til interessenter eller bestyrelsesmedlemmer. Forklar fordelene ved flytningen til EPM og hvordan det vil blive udført.

3. Rulout EPM-processer

For at få EPM i gang, skal du oprette en liste over krav og faser til dinGennemførelsesplan. Denne liste vil detaljere ændringer i aktuelle teams, teknologier og uddannelse af de interessenter, der er aftalt. Udløbet kan indfases over tid eller har en fastsat dato.

4. Check ind på EPM implementering

Udføre periodiske anmeldelser om fremskridtene i EPM-udrulningen. Afkrydsningsfeltet om, hvordan den nye EPMO gør, hvor godt de mesh med andre PMO'er, og identificere potentielle udfordringer, da overgangen fortsætter. Dette er også på tide at optage problemer til ledelsen og foretage justeringer af udrulningsplanen efter behov.

Som teams skifter rundt, kan Human Resources Department også nødt til at ændre processer til støtte for den nye EPM-model. EPMO Team medlemmer kan også kræve yderligere ressourcer som udstyr, EPM-software og relevant træning.

Enterprise Project Management Methodologies

Der er ingen one-size-fits-all tilgang til EPM, da det afhænger af din virksomheds ressourcer, processer og mål. Her er nogle måder, at EPM kan integreres med aktuelle projektstyringsprocesser.

Projektvalg

Dette er processen med at vurdere projektideer og prioritere ideer, der understøtter det overordnede organisationsmål. Projekter skal godkendes og bidrage til organisatorisk succes, ellers kan de spilde selskabets ressourcer.

Projekt planlægning

Før det hopper ind i et projekt, er det vigtigt at starte med en klarProjektplanmed stadierne kortlagt. Dette er især afgørende for komplekse projekter, der har længere tidslinjer eller interagerer med flere afdelinger. Når du planlægger, kan det være nyttigt at brugeGantt Charts.ellerKanban boards.at nedbryde og planlægge opgaver. EPMO bør fastsætte standarderne for oprettelse af projektplaner og budgetprognoser.

Projektafslutning

Ikke alle udvalgte projekter vil lykkes eller levere forventede resultater. Enterprise Project Managers bør kunne genkende projekter, der har potentiale til at levere lovede afkast og underprægere projekter, der bør opsiges tidligt. EPMO bør også designe opsigelsesplaner for både vellykkede og mislykkede projekter.

Projektkontrol

Projektkontroler processer til indsamling af projektdata og sporing af fremskridt. Aktiviteter kan omfatte overvågningsomkostninger, hvilket skaber enArbejdsopdelingsstrukturAt visualisere leverancer og komme op med strategier for at forbedre projektets ydeevne.

Standardiserende projektstyringsprocesser ved hjælp af EPM vil strømline fremtidige projektlivscykler, som fordele både PMOS og selve virksomheden.

EPMO VS PMO.

Enterprise Project Management og Traditionalprojektledelse har overlappende ansvar, men de adskiller sig i formål og omfang. Nedenfor er en mere detaljeret sammenligning af de to systemer.

Traditionel projektstyring

Projektledelsescentre omkring spørgsmålet om, hvordan man får et projekt udført "effektivt og effektivt," ifølgePaul Dinsmore.fra Project Management Institute (PMI).

Hvordan det opererer:Et projektstyringskontor (PMO) er ansvarlig for planlægning, styring og gennemførelse af projekter for at opfylde kravene uden nødvendigvis at fokusere på selskabets mål på højt plan. PMOS arbejder på et taktisk og operationelt niveau og rapporterer til EPMO'er.

Hvad rollen kræver:Projektledere bør være dygtige ved førende, kommunikation og problemløsning. Projektledere bør være velbevandrede iProjekt Roadmapping., planlægning og opgavehåndtering. Derudover bør de være bekendt med forskellige styringsstile som Agile,Scrum.og vandfald.

Enterprise Project Management (EPM)

EPM er mere fokuseret på spørgsmålet om, hvordan man gør virksomheden "mere adaptiv, lydhør og dermed mere rentabel i et hurtigt skiftende, multi-projektmiljø," ifølge dinmore.

Hvordan det opererer:EPMOS har lignende ansvar som PMOS, med den tilføjede opgave at justereProjektporteføljermed virksomhedsomspændende mål. EPMO'er opererer også på et strategisk niveau.

Hvad rollen kræver:Enterprise Project Managers skal være opmærksomme på detaljer, være i stand til at afbalancere afhængigheden af ​​forskellige projekter og have en dyb forståelse af virksomheden og industrien. Jobbet kan kræve specialuddannelse til yderligere tekniske færdigheder.

Uanset deres forskelle kan PMOS og EPMO'er arbejde i Tandem for at bringe synligheden til projekter, der løber over hele virksomheden.

Fordele ved Enterprise Project Management

Den største fortjeneste at bringe EPM til et firma er, at det kan forbedre den nuværende projektledelsespraksis betydeligt for bedre at tilpasse sig virksomhedens strategiske mål.

Her er en sammenbrud på, hvordan EPM kan hjælpe dig og dit team.

Udstiller dig med de ressourcer, du har brug for

EPMO'en tager ansvaret forressourceallokeringFor at sikre, at du får de ressourcer, du har brug for til dine projekter. EPMO kan også genkende og bringe opmærksomhed på underfinansierede projekter, der har potentiale. Omvendt kan de identificere underperforming projekter og anbefale nødvendige ændringer for at reducere tab.

Giver ekstra støtte til dit hold

Hvis du nogensinde støder på problemer, der overstiger omfanget af din rolle, kan du anmode om hjælp fra EPMO. De vil være i stand til at give vejledning om, hvordan de løser problemer eller bede ledelsesteamet for at træde ind, hvis det er nødvendigt. EPMO kan også give mentorskab og træning for at understøtte din faglige vækst.

Forbedrer projektets succesrate

Hold er udgifter30% mere tid på duplikat arbejdehver uge. EPM hjælper med at tackle det problem og forbedre effektiviteten ved at analysere dit holds timekeeping data og identificere måder at strømline påProjekt Workflow.For at sikre, at din tid er godt brugt.

Forbedrer de samlede projektledelsesstandarder

EPM indebærer at etablere en konsekvent ramme for rapportering, processer tilRisikostyringog centralisering projekt og opgavehåndtering. Efter disse retningslinjer hjælper dig med at blive organiseret, da du koordinerer projekter og rapporterer til EPMO.

Medbring din projektstyring til virksomhedsniveauet

Flytning til EPM er et stort træk for et firma, da det kan indebære en omstrukturering, men det vil forbedre projektledelsen over hele linjen i det lange løb.

Når du definerer nye projektstyringsprocesser, skal du drage fordel af EPM-værktøjer somProjektstyringssoftwareFor mere praktisk projektplanlægning og rapportering.

.