إدارة مشروع المؤسسات: ما هو وكيفية تطبيقه
المشاريع مثل اللبنات الأساسية لنجاح الشركة. لمساعدتهم على تشغيل بسلاسة وكفاءة، تعتمد الشركات على إدارة المشاريع.
بالنسبة للمنظمات الكبيرة التي لديها مشاريع متعددة تعمل في وقت واحد، ادارة مشروع يمكن تحجيمها حتى مستوى إدارة مشاريع المؤسسة (EPM).
تشرف مدير مشروع المؤسسة على المشاريع المختلفة التي تحدث في وقت واحد عبر الإدارات المختلفة لضمان تلبية توقعات الشركة والأهداف.
من وجهة نظر استراتيجية، يمكن تطبيق هذه الممارسة إحضار عائدات من حيث الربح والإنتاجية وممارسات إدارة المشاريع المحسنة.
يمكن أن يكون الانتقال إلى EPM مهمة كبيرة، لذلك لمساعدتك على فهم العملية بشكل أفضل، يشرح هذا الدليل كيف يعمل EPM، فوائده، وكيف يؤثر على مختلفمراحل إدارة المشاريع،وطرق تنفيذ EPM لتحسين تعاون الفريق.
ما هي إدارة مشروع المؤسسات؟
إدارة مشروع المشاريع هي ممارسة إدارة مشاريع متعددة على نطاق الشركة. يتطلب تطوير عمليات قياسية لتبسيط إدارة المشاريع في جميع أنحاء الشركة.
الغرض من EPM هو ربط أهداف الشركة وأهداف الشركة مع المشاريع الجارية لضمان توجيه الشركة مواردها إلى الأماكن الصحيحة في الوقت المناسب.
وهذا يعني أيضا إدارة العناصر المترابطة بين المشروعات والتأكد من أن المشروعات تصل إلى خط النهاية في الوقت المحدد، وعلى الميزانية.
التسلسل الهرمي للشركة وهيكل الفريقتختلف، لكن مكتب إدارة مشروع المؤسسة (EPMO) يجب أن يجلس فيتخطيط استراتيجيمستوى. قد يشرف EPM من قبل مديري مشاريع المؤسسات أو مديري التسليم. تقارير EPMO إلى قادة جناح C، مثل كبير موظفي التشغيل أو مسؤول مشروع المشروع.
بالإضافة إلى إدارة محافظ المشاريع ، قد EPMO أيضا:
تقديم التوجيه إلى مدراء مشروع
ضمان محاذاة المشاريع بأهداف أعمال رفيعة المستوى
الإشراف وتنسيق جهودمكاتب إدارة المشاريع (PMO)
حل أو تخفيف المشكلات في المشاريع
إجراء مراجعات مشروع منتظمة
وضع مبادئ توجيهية وأفضل الممارسات لفرق إدارة المشاريع
تحسين إدارة الموارد
في جوهرها، فإن الغرض من EPM هو تحسين جودة وفعالية إدارة المشاريع على نطاق واسع وتأكد من تقديم المشروعات قيمة إلى الشركة.
عناصر إدارة مشاريع المؤسسة
هناك سبعة عناصر تشكل نموذج EPM، وفقا لPMI.وبعد يتم اشتقاق بعض العمليات من إدارة المشاريع التقليدية ولكنها تطبق على نطاق أوسع، والبعض الآخر فريد من نوعه EPMO.
1. تحليل المخاطر
يتعلق تحليل المخاطر بتحديد وتقييم التأثير النوعي والكمي للمخاطر المقدمة إلى مشروع بحيث يمكن اتخاذ التدابير المناسبة لتخفيفها.
يمكن أن يكون تحليل المخاطر معقدا لأنه يتطلب تجربة ومعرفة شاملة لمحفظة المشروع والشركة. لتحليل المخاطر أكثر قابلية للإدارة، يمكنك تطبيق معايير EPM، مثل:
الحصول على مدير منتج المؤسسة لعقد مديرو المشاريع المسؤولة عن خطط التخفيف الخاصة بهم.
إنشاء متري لقياس المخاطر المتوقعة والمخاطر الحالية ومحميات الطوارئ.
باستخدام تقنية تقدير المشروع التي تسمح بتخفيف المخاطر من خلالخطط الطوارئوبعد
إن دمج تحليل المخاطر مع عمليات EPM يمكن أن يمنح فريق الإدارة المزيد من السيطرة عند تحديد مقدار الخطر من قبوله عند وزنه مقابل عوائد المشروع.
2. تقدير منظم
تقدير المشروع هو عنصر رئيسي لإدارة المشاريع، والذي يتضمن تقدير تكاليف المشروع أو الموارد أو المدة. EPM يحدد معايير تقدير منظمة لمديرو المشاريع. على سبيل المثال، ستحدد EPMO دورة الحياة القياسية لتسليم المشروع وتوفير أمثلة للمشروعات السابقة لمديرو المشاريع المرجأ.
سيوفر إيبمو أيضا التدريب على PMOS بشأن تقدير الاستراتيجيات، مثلتقدير ثلاث نقاطو الدلفي تقنيةوبعد
3. مشروع تقييم المشروع
نظرة عامة على المشروع نظرة على تقدم المشاريع الحالية وكذلك المخاطر المحتملة. قد تقوم EPMO بإجراء أربعة أنواع من الاستعراضات: التزام المشروع، بدء التشغيل، التقدم، والإغلاق. الغرض من هذه المراجعات هو التحقق من معايير المشروع والحالة والقضايا، وما إذا كانت هناك حاجة إلى تحديثات لخطة تخفيف المخاطر.
يتمثل نهج واحد في إجراء مراجعات المشروع في تعيين الألوان التي تشير إلى مستوى الأهمية (الأحمر / الأصفر / الأخضر) إلى جوانب مختلفة من المشروع، مثل التسليم، إدارة العملاء والفريق والميزانية. وبهذه الطريقة، يمكن طرح معظم القضايا الملحة ومعالجتها في اجتماعات الإدارة.
4. تدريب إدارة المشاريع
يمكن أن تكون إدارة المشاريع وظيفة مرهقة دون تدريب وموارد كافية. EPMOS استثمر في PMOS من خلال توفير التدريب لمساعدة مديرو المشاريع على تطوير المهارات الفنية والإدارية اللازمة لهذا المنصب. يمكن توفير التدريب من قبل خبراء إدارة المشاريع الداخلية أو خارجيا.
بالإضافة إلى ذلك، توفر EPMOS الموجهين لمديري المشاريع لدعمهم أثناء تخطيط المشاريع وإعدام المشاريع،اتخاذ القرار، وحل المشاكلوبعد
5. إدارة القضية المتصاعدة
يتحرك التصعيد في إدارة المشاريع مشكلة إلى مستوى أعلى من الأولوية. قد تتطلب هذه المشكلات تدخل من الفريق التنفيذي. لتحسين نظام إدارة القضايا، فإن EPMO مسؤولة عن تطوير القواعد والعمليات المشتركة للتصعيد المطبقة عبر الإدارات.
يستعرض EPMO قائمة المشكلات المفتوحة المتصاعدة في اجتماعات الإدارة لتحديد الأسباب الشائعة لهذه القضايا واقتراح أي تغييرات ضرورية أو نظامية أو تنظيمية.
6. وقت المحاسبة
يمكن أن يكون الوقت من الجوهر في دورة حياة المشروع. إن وجود نظام تتبع وقت السليم يسمح بالقياسات الدقيقة حيث يتم إنفاق الوقت في مشروع. يمكن ل EPMO استخدام البيانات من أوراق الجدول الزمنية لكل فريق لوضع مبادئ توجيهية لتخطيط المشاريع المستقبلية وتقديرها.
7. نظام المعلومات
نظام المعلومات هو العمود الفقري ل EPM. باستخدام المشاريع القوية برنامج إدارة المشاريع يمكن أن يكون التوقف الزمني الضخم عندما يتعلق الأمر بالتخطيط والإبلاغ وتتبع المشاريع.
علي سبيل المثال، UDN مدير المهام 'س أداة الإبلاغمن المريح لتتبع تقدم المشاريع في الوقت الحقيقي ويوفر المرونة في السماح لك بجمع وتبادل الأفكار عبر فرق المشروع والإدارات.
يمكن استخدام بيانات المشروع التي تم جمعها في هذه الأنواع الأربعة من التقارير:
استخدام الموارد
إستخدام الموارد
تقدم المشروع
نشاط المشروع
مع الأفكار من هذه التقارير، أنت مجهز بشكل أفضل لتمكين فريقك للقيام بأعمال أفضل على طول الطريق.
كيفية تنفيذ إدارة مشروع المؤسسة
إذا تواجه فرقك صعوبة في تتبع المشروعات الحالية ومراقبة التقدم والنتائج بشكل فعال، EPM هو حل محتمل.
أولا، يجب إعداد هيكل الشركة لدعم نظام EPM، مما قد يؤدي إلى تغييرات على الشركة. قبل الانتقال إلى EPM، يحتاج فريق الإدارة إلى تحليل هيكل الشركة الحالي، وتحديد الحواجز المحتملة من وجهة نظر تشغيلية، وتقرر ما إذا كانت استراتيجية جيدة طويلة الأجل.
بمجرد أن تكون شركتك جاهزة لتنفيذ EPM، اتبع هذه الخطوات للبدء:
1. حدد كيف سيتم استخدام EPM
تتضمن الخطوة الأولية تحديد كيفية استخدام EPM من خلال مراجعة العمليات الحالية وتحديد المشكلات. النظر في أسئلة مثل:
ما هي مسؤوليات EPMO؟
ما هي الموارد اللازمة لجعل هذه الخطوة؟
كيف سيسهم EPM في الأهداف الاستراتيجية للشركة؟
من سيتخذ دور (دور) جديد؟
ستساعدك كل هذه الأسئلة في تنفيذ عملية EPM ناجحة.
2. تورط أصحاب المصلحة
تنطوي المرحلة التالية على نقل خطتك لأصحاب المصلحة أو أعضاء مجلس الإدارة. اشرح فوائد الانتقال إلى EPM وكيف سيتم تنفيذها.
3. عمليات ROLLOUT EPM
للحصول على EPM وتشغيلها، تحتاج إلى إنشاء قائمة بالمتطلبات والمراحل الخاصة بكخطة التنفيذوبعد ستقوم هذه القائمة بالتفصيل التغييرات في الفرق والتقنيات الحالية والتدريب التي اتفق عليها أصحاب المصلحة. يمكن التخلص التدريجي من المطالبة مع مرور الوقت أو لديك تاريخ محدد.
4. تحقق في تنفيذ EPM
إجراء الاستعراضات الدورية على تقدم ROLAUT EPM. تحقق في كيفية قيام EPMO الجديد، كيف تبدو جيدة مع PMOs الأخرى، وتحديد التحديات المحتملة مع استمرار الانتقال. هذا هو الوقت المناسب لإظهار أي مشاكل في فريق الإدارة وإجراء تعديلات على خطة الردغة حسب الحاجة.
مع تحول الفريق، قد تحتاج إدارة الموارد البشرية أيضا إلى تعديل العمليات لدعم نموذج EPM الجديد. قد يتطلب أعضاء فريق EPMO أيضا موارد إضافية مثل المعدات وبرامج EPM والتدريب ذي الصلة.
منهجيات إدارة المشاريع
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع إلى EPM لأنه يعتمد على موارد شركتك وعملياتك وأهدافك. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن دمجها EPM مع عمليات إدارة المشاريع الحالية.
اختيار المشروع
هذه هي عملية تقييم أفكار المشروع وتحديد أولويات الأفكار التي تدعم الهدف التنظيمي العام. يجب الموافقة على المشاريع وتساهم في النجاح التنظيمي، وإلا فقد تضيع موارد الشركة.
تخطيط المشروع
قبل القفز إلى مشروع، من المهم أن تبدأ بوضوح خطة المشروع مع المراحل المعينة خارج. هذا أمر حاسم بشكل خاص للمشاريع المعقدة التي لديها زمنية أطول أو تفاعل مع أقسام متعددة. عند التخطيط، قد يكون من المفيد استخدامهمخططات غانت أو لوحات Kanban.لكسر ومحدث المهام. يجب على إيبمو أن تحدد معايير إنشاء خطط المشروع وتنبؤ الميزانية.
إنهاء المشروع
لن تكون جميع المشاريع المحددة ناجحة أو تسليم النتائج المتوقعة. يجب أن يكون مديرو مشروع المؤسسات قادرين على التعرف على المشاريع التي لديها القدرة على تقديم العائدات الموعودة والمشاريع التي يجب أن يتم إنهاءها مبكرا. يجب على EPMO أيضا تصميم خطط إنهاء المشروعات الناجحة وغير الناجحة.
ضوابط المشروع
ضوابط المشروع هي عمليات لجمع بيانات المشروع وتتبع التقدم المحرز. قد تشمل الأنشطة تكاليف المراقبة، وخلق انهيار الهيكل العمللتصور النواتج، والخروج باستراتيجيات لتحسين أداء المشروع.
سيقوم بتوصية عمليات إدارة المشاريع بمساعدة EPM بتبسيط دورة حياة المشروع المستقبلية، والتي تستفيد من كل من PMOs والشركة نفسها.
EPMO VS PMO.
إدارة المشاريع المشاريع والتقليدية ادارة مشروع لديهم مسؤوليات متداخلة، لكنها تختلف في الغرض والنطاق. فيما يلي مقارنة أكثر تفصيلا للأنظمة.
إدارة المشاريع التقليدية
مراكز إدارة المشاريع حول مسألة كيفية الحصول على مشروع القيام به "بفعالية وكفاءة،" وفقا لبول dinsmore.من معهد إدارة المشاريع (PMI).
كيف تعمل:مسؤول إدارة المشاريع (PMO) مسؤول عن تخطيط المشاريع وإدارتها وتنفيذها لتلبية المتطلبات دون التركيز بالضرورة على أهداف الشركة رفيعة المستوى. تعمل PMOS على مستوى تكتيكي وتشغيلي، وتقديم تقرير إلى EPMOS.
ما يتطلبه الدور:يجب أن يكون مديرو المشاريع يتقنون في قيادة وتواصل وحل المشكلات. يجب أن يكون مديرو المشاريع ضلقا مشروع الطريق والتخطيط وإدارة المهام. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكونوا على دراية أنماط الإدارة المختلفة مثل رشيقة،سكروموالشلال.
إدارة المشاريع المشاريع (EPM)
أكثر تركيز EPM على مسألة كيفية جعل الأعمال التجارية "أكثر تكيفا واستجابة، وبالتالي أكثر ربحية في بيئة متغيرة بسرعة متعددة المشروعات"، وفقا لدينسمور.
كيف تعمل:يتمتع EPMOS بمسؤوليات مماثلة باسم PMOS، مع المهمة الإضافية للمحاذاةمحافظ المشاريعمع أهداف على مستوى الشركة. تعمل EPMOS أيضا على مستوى استراتيجي.
ما يتطلبه الدور:يجب أن تكون مديري المشاريع المؤسسة من اليقظة بالتفصيل، وتكون قادرة على تحقيق التوازن بين التبعيات في مشاريع مختلفة، والحصول على فهم عميق للشركة والصناعة. قد تتطلب الوظيفة تدريبا متخصصا لمهارات تقنية إضافية.
بغض النظر عن اختلافاتهم، يمكن ل PMOs و EPMOS العمل جنبا إلى جنب لتحقيق الرؤية للمشاريع التي تعمل عبر الشركة بأكملها.
فوائد إدارة مشروع المؤسسات
الهدف الأكبر لجلب EPM إلى شركة هو أنه يمكن أن يحسن بشكل كبير ممارسات إدارة المشاريع الحالية إلى محاذاة أفضل مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
إليك انهيار كيف يمكن ل EPM مساعدتك وفريقك.
يزودك بالموارد التي تحتاجها
الاتحاد EPMO تهمةتخصيص المواردللتأكد من أنك تحصل على الموارد التي تحتاجها لمشاريعك. يمكن أن تتعرف EPMO أيضا على إيلاء الاهتمام للمشاريع التي تم توفيعها التي لديها إمكانات. وعلى العكس من ذلك، يمكنهم تحديد مشاريع الأداء الإضافية والتوصية بالتغييرات اللازمة لخفض الخسائر.
يوفر دعما إضافيا لفريقك
إذا كنت تواجه مشكلات تتجاوز نطاق دورك، فيمكنك طلب المساعدة من EPMO. سيكونون قادرين على تقديم إرشادات حول كيفية حل المشكلات أو اطلب من فريق القيادة أن يتخطى إذا لزم الأمر. يمكن ل EPMO أيضا توفير التوجيه والتدريب لدعم نموك المهني.
يحسن معدلات نجاح المشروع
الفرق تنفق30٪ مرة أخرى على العمل المكرركل اسبوع. يساعد EPM في معالجة هذه المشكلة وتحسين الكفاءة من خلال تحليل بيانات خدمة ضبط الوقت في فريقك وتحديد طرق تبسيطسير عمل المشروعللتأكد من أن وقتك تنفق بشكل جيد.
يحسن إجمالي معايير إدارة المشاريع
EPM ينطوي على إنشاء إطار ثابت للإبلاغ، العملياتإدارة المخاطروتركز إدارة المشاريع والمهمة. فيما يلي هذه الإرشادات تساعدك على البقاء نظمت كما تقوم بتنسيق المشاريع والإبلاغ عن EPMO.
أحضر إدارة المشروع إلى مستوى المؤسسة
الانتقال إلى EPM هو خطوة كبيرة لشركة منذ أن تنطوي على بعض إعادة الهيكلة، ولكنها ستحسن إدارة المشروع في جميع اللوحة على المدى الطويل.
عند تحديد عمليات إدارة المشاريع الجديدة، استفد من أدوات EPM مثل برنامج إدارة المشاريع للحصول على تخطيط المشروع أكثر ملاءمة وإعداد التقارير.
وبعد
