การจัดการโครงการระดับองค์กร: มันคืออะไรและวิธีการใช้มัน

โครงการเป็นเหมือนการสร้างบล็อกเพื่อความสำเร็จของ บริษัท เพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บริษัท พึ่งพาการบริหารโครงการ

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายโครงการที่ทำงานในครั้งเดียวการจัดการโครงการสามารถปรับขนาดได้ถึงระดับการจัดการโครงการระดับองค์กร (EPM)

ผู้จัดการโครงการองค์กรดูแลโครงการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นพร้อมกันในแผนกต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีความคาดหวังและเป้าหมายของ บริษัท

จากมุมมองเชิงกลยุทธ์การใช้การปฏิบัตินี้สามารถนำผลตอบแทนในแง่ของผลกำไรเพิ่มผลผลิตและแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

การเปลี่ยนไปใช้ EPM สามารถดำเนินการได้อย่างมีนัยสำคัญเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการได้ดียิ่งขึ้นคู่มือนี้อธิบายว่า EPM ทำงานอย่างไรผลประโยชน์ที่แตกต่างกันอย่างไรขั้นตอนการจัดการโครงการและวิธีการใช้ EPM เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

การจัดการโครงการระดับองค์กรคืออะไร?

การจัดการโครงการระดับองค์กรเป็นการฝึกฝนการจัดการหลายโครงการในระดับ บริษัท ต้องมีการพัฒนากระบวนการมาตรฐานเพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการทั่วทั้ง บริษัท

จุดประสงค์ของ EPM คือการเชื่อมโยงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ บริษัท กับโครงการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท กำลังนำทรัพยากรไปยังสถานที่ที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

นอกจากนี้ยังหมายถึงการจัดการองค์ประกอบที่พึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการถึงเส้นชัยตรงเวลาและในงบประมาณ

ลำดับชั้นของ บริษัท และโครงสร้างทีมแตกต่างกันไป แต่สำนักงานการจัดการโครงการองค์กร (EPMO) ควรนั่งที่การวางแผนเชิงกลยุทธ์ระดับ. EPM อาจดูแลโดยผู้จัดการโครงการองค์กรหรือผู้จัดการการส่งมอบ EPMO รายงานต่อผู้นำ C-Suite เช่นประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการหรือหัวหน้าเจ้าหน้าที่โครงการ

นอกจากการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการEPMO อาจ:

ให้การให้คำปรึกษาแก่ผู้จัดการโครงการ

ให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจระดับสูง

ดูแลและประสานงานความพยายามของสำนักงานการจัดการโครงการ (PMOS)

แก้ไขปัญหาหรือบรรเทาปัญหาในโครงการ

ความคิดเห็นโครงการปกติ

สร้างแนวทางและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมการจัดการโครงการ

ปรับปรุงการจัดการทรัพยากร

ในสาระสำคัญวัตถุประสงค์ของ EPM คือการปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิผลของการจัดการโครงการในขนาดใหญ่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการกำลังส่งมอบมูลค่าให้กับ บริษัท

องค์ประกอบของการจัดการโครงการระดับองค์กร

มีเจ็ดองค์ประกอบที่ประกอบขึ้นเป็นโมเดล EPM ตามที่PMI. กระบวนการบางอย่างมาจากการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม แต่นำไปใช้กับขนาดที่ใหญ่ขึ้นและอื่น ๆ ที่มีเอกลักษณ์ของ EPMO

1. การวิเคราะห์ความเสี่ยง

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเกี่ยวข้องกับการระบุและประเมินผลกระทบเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณของความเสี่ยงต่อโครงการเพื่อให้สามารถดำเนินมาตรการที่เหมาะสมเพื่อบรรเทาได้

การวิเคราะห์ความเสี่ยงสามารถซับซ้อนได้เนื่องจากต้องมีประสบการณ์และความรู้อย่างละเอียดเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอและ บริษัท เพื่อให้การวิเคราะห์ความเสี่ยงสามารถจัดการได้มากขึ้นคุณสามารถใช้มาตรฐาน EPM เช่น:

การรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์ขององค์กรเพื่อจัดการผู้จัดการโครงการรับผิดชอบแผนการบรรเทาผลกระทบ

การสร้างเมตริกเพื่อวัดความเสี่ยงที่คาดการณ์ความเสี่ยงในปัจจุบันและสำรองฉุกเฉิน

ใช้เทคนิคการประมาณราคาโครงการที่ช่วยให้การบรรเทาความเสี่ยงผ่านแผนฉุกเฉิน .

การบูรณาการการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้วยกระบวนการ EPM สามารถให้ทีมผู้บริหารควบคุมได้มากขึ้นเมื่อตัดสินใจว่ามีความเสี่ยงมากเพียงใดในการชั่งน้ำหนักเมื่อเทียบกับผลตอบแทนของโครงการ

2. การประเมินโครงสร้าง

การประเมินโครงการเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการโครงการซึ่งรวมถึงการประเมินต้นทุนโครงการทรัพยากรหรือระยะเวลา EPM กำหนดมาตรฐานสำหรับการประเมินโครงสร้างสำหรับผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่น EPMO จะกำหนดวงจรชีวิตมาตรฐานสำหรับการจัดส่งโครงการและให้ตัวอย่างของโครงการก่อนหน้านี้สำหรับผู้จัดการโครงการเพื่ออ้างอิง

EPMO จะให้การฝึกอบรม PMOs เกี่ยวกับกลยุทธ์การประเมินเช่นการประมาณสามจุดและเทคนิค Delphi .

3. ความคิดเห็นโครงการ

บทวิจารณ์โครงการเป็นระยะ ๆ ดูความคืบหน้าของโครงการปัจจุบันรวมถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น EPMO อาจดำเนินการรีวิวสี่ประเภท: ความมุ่งมั่นของโครงการการเริ่มต้นความคืบหน้าและระยะใกล้ วัตถุประสงค์ของความคิดเห็นเหล่านี้คือการตรวจสอบมาตรฐานโครงการสถานะและปัญหาและไม่ว่าจะจำเป็นต้องมีการอัปเดตสำหรับแผนบรรเทาความเสี่ยง

วิธีหนึ่งในการทำรีวิวโครงการคือการกำหนดสีที่บ่งบอกถึงระดับความสำคัญ (สีแดง / เหลือง / เขียว) ไปยังด้านต่าง ๆ ของโครงการเช่นการจัดส่งการจัดการลูกค้า, ทีมและงบประมาณ ด้วยวิธีนี้ปัญหาเร่งด่วนที่สุดสามารถนำขึ้นมาและแก้ไขได้ในการประชุมการจัดการ

4. การฝึกสอนการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการอาจเป็นงานที่เครียดโดยไม่มีการฝึกอบรมและทรัพยากรที่เพียงพอ Epmos ลงทุนใน PMOS โดยให้การฝึกอบรมเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการพัฒนาทักษะด้านเทคนิคและการจัดการที่จำเป็นสำหรับงาน การฝึกอบรมสามารถให้บริการโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการในบ้านหรือภายนอก

นอกจากนี้ EPMOS ยังให้ผู้ให้คำปรึกษาแก่ผู้จัดการโครงการเพื่อสนับสนุนพวกเขาในระหว่างการวางแผนโครงการการประหารชีวิตโครงการการตัดสินใจ, และการแก้ปัญหา .

5. การจัดการปัญหาที่เพิ่มขึ้น

การเลื่อนระดับในการบริหารโครงการย้ายปัญหาไปสู่ระดับความสำคัญที่สูงขึ้น ปัญหาเหล่านี้อาจต้องมีการแทรกแซงจากทีมผู้บริหาร เพื่อปรับปรุงระบบการจัดการปัญหา EPMO มีหน้าที่ในการพัฒนากฎและกระบวนการทั่วไปสำหรับการเลื่อนระดับที่ใช้กับแผนก

EPMO ทบทวนรายการปัญหาที่เพิ่มขึ้นที่เพิ่มขึ้นในการประชุมผู้บริหารเพื่อระบุสาเหตุทั่วไปสำหรับปัญหาเหล่านี้และเสนอการเปลี่ยนแปลงของแผนกที่จำเป็นระบบหรือองค์กรที่จำเป็น

6. การบัญชีเวลา

เวลาสามารถเป็นสาระสำคัญในวงจรชีวิตของโครงการ การมีระบบติดตามเวลาเสียงช่วยให้การวัดที่แม่นยำของเวลาที่ใช้ในโครงการ EPMO สามารถใช้ข้อมูลจาก Timesheets ของแต่ละทีมเพื่อพัฒนาแนวทางในการวางแผนโครงการในอนาคตและการประเมิน

7. ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นกระดูกสันหลังของ EPM ใช้ Enterprise ที่แข็งแกร่งซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถประหยัดเวลาได้มากเมื่อพูดถึงการวางแผนการรายงานและการติดตามโครงการ

ตัวอย่างเช่น,ผู้จัดการงาน UDNแล้วเครื่องมือการรายงานมีความสะดวกในการติดตามความคืบหน้าของโครงการแบบเรียลไทม์และให้ความยืดหยุ่นในการอนุญาตให้คุณรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกในทีมโครงการและแผนก

ข้อมูลโครงการที่รวบรวมอาจใช้ในรายงานทั้งสี่ประเภทนี้:

การใช้ทรัพยากร

การใช้ทรัพยากร

ความคืบหน้าของโครงการ

กิจกรรมโครงการ

ด้วยข้อมูลเชิงลึกจากรายงานเหล่านี้คุณมีความพร้อมที่จะช่วยให้ทีมงานของคุณทำงานได้ดีขึ้นตลอดทาง

วิธีการใช้การจัดการโครงการระดับองค์กร

หากทีมของคุณมีปัญหาในการติดตามโครงการปัจจุบันและการตรวจสอบความคืบหน้าและผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพ EPM เป็นโซลูชั่นที่มีศักยภาพ

ครั้งแรกที่โครงสร้างของ บริษัท ควรได้รับการตั้งค่าให้สนับสนุนระบบ EPM ซึ่งอาจนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงของ บริษัท ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็น EPM ทีมผู้บริหารจำเป็นต้องวิเคราะห์โครงสร้าง บริษัท ปัจจุบันระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นจากมุมมองการดำเนินงานและตัดสินใจว่าเป็นกลยุทธ์ที่ดีในระยะยาว

เมื่อ บริษัท ของคุณพร้อมที่จะใช้ EPM แล้วให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มต้น:

1. กำหนดว่าจะใช้ EPM อย่างไร

ขั้นตอนแรกเกี่ยวข้องกับการพิจารณาว่าจะใช้ EPM ผ่านการตรวจสอบกระบวนการปัจจุบันและการระบุปัญหา พิจารณาคำถามเช่น:

ความรับผิดชอบของ EPMO คืออะไร?

จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างเพื่อให้การเคลื่อนไหวนี้

EPM จะมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของ บริษัท อย่างไร

ใครจะเป็นใครในบทบาทใหม่?

คำถามเหล่านี้แต่ละข้อจะช่วยให้คุณดำเนินการตามขั้นตอน EPM ที่ประสบความสำเร็จ

2. การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ระยะต่อไปเกี่ยวข้องกับการถ่ายทอดแผนของคุณไปยังผู้มีส่วนได้เสียหรือสมาชิกคณะกรรมการ อธิบายถึงประโยชน์ของการย้ายไปยัง EPM และวิธีการดำเนินการ

3. กระบวนการเปิดตัว EPM

ในการรับ EPM ขึ้นและทำงานคุณต้องสร้างรายการข้อกำหนดและขั้นตอนสำหรับคุณแผนการดำเนินงาน. รายการนี้จะแสดงรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงของทีมปัจจุบันเทคโนโลยีและการฝึกอบรมที่ผู้มีส่วนได้เสียตกลงกัน การเปิดตัวสามารถค่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไปหรือมีวันที่ตั้งค่า

4. ตรวจสอบการใช้งาน EPM

ดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะ ๆ เกี่ยวกับความคืบหน้าของการเปิดตัว EPM เช็คอินว่า EPMO ใหม่กำลังทำอยู่ได้ดีแค่ไหนที่พวกเขาตาข่ายกับ PMOS อื่น ๆ และระบุความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นเมื่อการเปลี่ยนแปลงดำเนินต่อไป นี่เป็นเวลาที่จะนำปัญหาใด ๆ ให้กับทีมผู้บริหารและทำการปรับเปลี่ยนแผนการเปิดตัวตามต้องการ

ในฐานะที่เป็นทีมเปลี่ยนไปรอบ ๆ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจต้องแก้ไขกระบวนการเพื่อสนับสนุนโมเดล EPM ใหม่ สมาชิกในทีม EPMO อาจต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมเช่นอุปกรณ์ซอฟต์แวร์ EPM และการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง

วิธีการจัดการโครงการระดับองค์กร

ไม่มีวิธีการหนึ่งที่เหมาะกับ EPM ตั้งแต่ขึ้นอยู่กับทรัพยากรกระบวนการและเป้าหมายของ บริษัท ของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ EPM สามารถรวมเข้ากับกระบวนการจัดการโครงการปัจจุบัน

การเลือกโครงการ

นี่คือกระบวนการประเมินแนวคิดของโครงการและจัดลำดับความสำคัญที่สนับสนุนเป้าหมายองค์กรโดยรวม โครงการจะต้องได้รับการอนุมัติและมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรมิฉะนั้นพวกเขาอาจเสียทรัพยากรของ บริษัท

การวางแผนโครงการ

ก่อนที่จะกระโดดเข้าสู่โครงการเป็นสิ่งสำคัญที่จะเริ่มต้นด้วยความชัดเจนแผนโครงการด้วยขั้นตอนที่แมปออกมา สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ซับซ้อนที่มีระยะเวลานานขึ้นหรือมีปฏิสัมพันธ์กับหลายแผนก เมื่อวางแผนอาจเป็นประโยชน์ในการใช้งานแผนภูมิ GanttหรือKanban Boardsเพื่อทำลายและกำหนดเวลางาน EPMO ควรกำหนดมาตรฐานในการสร้างแผนโครงการและการพยากรณ์งบประมาณ

การยกเลิกโครงการ

โครงการที่เลือกไม่ทั้งหมดจะประสบความสำเร็จหรือส่งผลให้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ผู้จัดการโครงการระดับองค์กรควรสามารถรับรู้โครงการที่มีศักยภาพในการส่งคืนสัญญาและโครงการที่ต่ำกว่าที่ควรยกเลิกก่อนกำหนด EPMO ควรออกแบบแผนการเลิกจ้างสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จและไม่สำเร็จ

การควบคุมโครงการ

การควบคุมโครงการเป็นกระบวนการในการรวบรวมข้อมูลโครงการและความคืบหน้าการติดตาม กิจกรรมอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบการสร้างโครงสร้างการสลายการทำงานเพื่อแสดงให้เห็นถึงการส่งมอบส่งมอบและขึ้นกับกลยุทธ์ในการปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ

การกำหนดมาตรฐานกระบวนการจัดการโครงการด้วยความช่วยเหลือของ EPM จะปรับปรุงวงจรชีวิตในอนาคตซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้ง PMOS และ บริษัท เอง

EPMO VS PMO

การจัดการโครงการระดับองค์กรและแบบดั้งเดิมการจัดการโครงการ มีความรับผิดชอบที่ทับซ้อนกัน แต่มีวัตถุประสงค์และขอบเขตที่แตกต่างกัน ด้านล่างนี้เป็นการเปรียบเทียบรายละเอียดเพิ่มเติมของทั้งสองระบบ

การจัดการโครงการแบบดั้งเดิม

ศูนย์จัดการโครงการรอบ ๆ คำถามเกี่ยวกับวิธีการทำโครงการทำ "อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ," ตามPaul Dinsmoreจากสถาบันการจัดการโครงการ (PMI)

วิธีการทำงาน:สำนักงานการจัดการโครงการ (PMO) มีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนการจัดการและการดำเนินโครงการเพื่อตอบสนองความต้องการโดยไม่จำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระดับสูงของ บริษัท PMOS ดำเนินงานในระดับยุทธวิธีและการปฏิบัติงานและรายงานต่อ EPMOS

บทบาทที่ต้องการ:ผู้จัดการโครงการควรมีความเชี่ยวชาญในการนำไปสู่การสื่อสารและการแก้ปัญหา ผู้จัดการโครงการควรมีความเชี่ยวชาญในการทำแผนที่โครงการการวางแผนและการจัดการงาน นอกจากนี้พวกเขาควรคุ้นเคยกับรูปแบบการจัดการที่แตกต่างกันเช่นเปรียวการต่อสู้และน้ำตก

การจัดการโครงการระดับองค์กร (EPM)

EPM มุ่งเน้นไปที่คำถามของวิธีการสร้างธุรกิจ "ปรับตัวมากขึ้นตอบสนองมากขึ้นและผลกำไรมากขึ้นในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วหลายโครงการ" ตามที่ Dinsmore

วิธีการทำงาน:EPMOS มีความรับผิดชอบคล้ายคลึงกับ PMOS พร้อมกับงานที่เพิ่มเข้ามาพอร์ตการลงทุนโครงการด้วยเป้าหมายที่กว้างขวางของ บริษัท EPMOS ยังทำงานในระดับยุทธศาสตร์

บทบาทที่ต้องการ:ผู้จัดการโครงการระดับองค์กรต้องใส่ใจในรายละเอียดสามารถปรับสมดุลการพึ่งพาของโครงการที่แตกต่างกันและมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับ บริษัท และอุตสาหกรรม งานอาจต้องใช้การฝึกอบรมเฉพาะทางสำหรับทักษะด้านเทคนิคเพิ่มเติม

โดยไม่คำนึงถึงความแตกต่างของพวกเขา PMOS และ EPMOS สามารถทำงานควบคู่ไปกับการมองเห็นโครงการที่ทำงานทั่วทั้ง บริษัท

ประโยชน์ของการจัดการโครงการระดับองค์กร

ข้อดีที่สุดของการนำ EPM ไปยัง บริษัท คือการปรับปรุงแนวทางการจัดการโครงการในปัจจุบันอย่างมีนัยสำคัญเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของ บริษัท

นี่คือการแยกแยะว่า EPM สามารถช่วยคุณและทีมของคุณได้อย่างไร

ช่วยให้คุณมีทรัพยากรที่คุณต้องการ

EPMO ใช้ค่าใช้จ่ายการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับทรัพยากรที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณ EPMO ยังสามารถจดจำและนำความสนใจไปที่โครงการที่ได้รับทุนที่มีศักยภาพ ในทางกลับกันพวกเขาสามารถระบุโครงการที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่าและแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อลดการสูญเสีย

ให้การสนับสนุนเพิ่มเติมสำหรับทีมของคุณ

หากคุณเคยพบปัญหาที่เกินขอบเขตของบทบาทของคุณคุณสามารถขอความช่วยเหลือจาก EPMO พวกเขาจะสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาหรือถามทีมผู้นำเพื่อก้าวเข้ามาหากต้องการ EPMO ยังสามารถให้การให้คำปรึกษาและการฝึกอบรมเพื่อสนับสนุนการเติบโตอย่างมืออาชีพของคุณ

ปรับปรุงอัตราความสำเร็จของโครงการ

ทีมใช้จ่ายเพิ่มอีก 30% ในการทำงานซ้ำกันทุกสัปดาห์. EPM ช่วยแก้ไขปัญหานั้นและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการวิเคราะห์ข้อมูลการจับเวลาของทีมและระบุวิธีการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โครงการเพื่อให้แน่ใจว่าเวลาของคุณใช้ไปอย่างดี

ปรับปรุงมาตรฐานการจัดการโครงการโดยรวม

EPM เกี่ยวข้องกับการสร้างกรอบการทำงานที่สอดคล้องกันสำหรับการรายงานกระบวนการสำหรับการบริหารความเสี่ยงและการรวมศูนย์โครงการและการจัดการงาน ปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบในขณะที่คุณประสานงานโครงการและการรายงานไปยัง EPMO

นำการบริหารโครงการของคุณไปสู่ระดับองค์กร

การย้ายไปยัง EPM เป็นการย้ายที่ยิ่งใหญ่สำหรับ บริษัท เนื่องจากอาจเกี่ยวข้องกับการปรับโครงสร้างบางอย่าง แต่มันจะปรับปรุงการจัดการโครงการทั่วกระดานในระยะยาว

เมื่อกำหนดกระบวนการจัดการโครงการใหม่ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ EPM เช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับการวางแผนโครงการและการรายงานที่สะดวกยิ่งขึ้น

.