Управління проектами підприємства: що це таке, і як застосувати його

Проекти, як будівельні блоки для успіху компанії. Щоб допомогти їм працювати гладко та ефективно, компанії покладаються на управління проектом.

Для великих організацій, які мають кілька проектів, що працюють відразу,Управління проектамиМоже бути збільшено до рівня управління проектами підприємства (EPM).

Менеджер проекту підприємства контролює різні проекти, що відбуваються одночасно в різних відділах, щоб забезпечити, щоб вони зустрічаються з очікуваннями та цілями компанії.

З стратегічної точки зору, застосовуючи цю практику, може принести прибуток з точки зору прибутку, продуктивності та вдосконалення практики управління проектами.

Перехід до EPM може бути значним завданням, тому допоможе вам краще зрозуміти процес, це посібник пояснює, як працює EPM, її переваги, як це впливає на різніФази управління проектами,і способи реалізації EPM для покращення співпраці команди.

Що таке управління проектами підприємства?

Управління проектами підприємства - це практикаКерування кількома проектамина масштабі компанії. Це вимагає розробки стандартних процесів для оптимізації управління проектами по всій компанії.

Метою EPM полягає в тому, щоб пов'язати цілі та завдання компанії з поточними проектами, щоб забезпечити, щоб компанія керує своїми ресурсами у потрібні місця в потрібний час.

Це також означає керування взаємозалежними елементами між проектами та переконавшись, що проекти досягають фінішу вчасно, а також бюджет.

Ієрархії компанії таструктура командизмінюється, але офіс управління проектами підприємства (EPMO) повинен сидіти настратегічне плануваннярівень. EPM може бути нагляду за керівниками проектів підприємств або менеджерів доставки. ЕНМО повідомляє про лідери C-Suite, такі як головний операційний офіцер або головний проект.

На додаток доКерування портфелем проекту, ЄПМО може також:

Надавати наставМенеджери проекту

Забезпечити вирівнювання проектів з бізнес-цілями високого рівня

Контролювати та координувати зусилляУправління проектами (PMOS)

Вирішувати або пом'якшити питання в проектах

Провести регулярні огляди проекту

Встановити керівні принципи та найкращі практики для керівництва проектів

Покращити управління ресурсами

По суті, метою ЄПМ полягає у підвищенні якості та ефективності управління проектами у великих масштабах та переконань, що проекти є доставляючи цінність компанії.

Елементи управління проектами підприємства

Є сім елементів, які складають модель EPM, відповідно доПрем'єр. Деякі процеси випливають з традиційного управління проектами, але застосовуються до більшого масштабу, а інші унікальні для ЕНМО.

1. Аналіз ризику

Аналіз ризику відноситься до ідентифікації та оцінки якісного та кількісного впливу ризиків до проекту таким чином, щоб відповідні заходи можуть бути прийняті для пом'якшення їх.

Аналіз ризику може бути складним, оскільки він вимагає досвіду та глибокого знання портфеля проекту та компанії. Щоб зробити аналіз ризиків більш керованим, ви можете застосувати стандарти EPM, такі як:

Отримання керівника продукту підприємства зберігати менеджерів проектів, відповідальних за їх плани пом'якшення.

Встановлення метрики для вимірювання прогнозованих ризиків, поточних ризиків та резервів на випадок непередбачених.

Використовуючи техніку оцінки проекту, яка дозволяє пом'якшити ризикПлани постійності .

Інтеграція аналізу ризиків з процесами EPM може надати команді керівництва більшою кількістю контролю при прийнятті рішення про те, наскільки ризик прийняти при зваженні від повернення проекту.

2. Структурована оцінка

Оцінка проектує ключовим компонентом управління проектами, який включає в себе оцінку витрат на проект, ресурси або тривалість. EPM встановлює стандарти для структурованого оцінки керівників проектів. Наприклад, EPMO визначить стандартний життєвий цикл для доставки проекту та наведено приклади попередніх проектів для керівників проектів до посилання.

Епмо також забезпечить підготовку до PMOS за оцінкою стратегій, таких якТристатна оцінка і Техніка Delphi .

3. Огляди проекту

Періодичні огляди проекту розглядають прогрес поточних проектів, а також потенційних ризиків. Епмо може провести чотири типи відгуків: зобов'язання, запуск, запуск, прогрес та випуск. Метою цих оглядів є перевірка стандартів, статусу та питань, та чи необхідні оновлення для плану пом'якшення ризику.

Один підхід до проведення оглядів проекту полягає у призначенні кольорів, що вказують на рівень важливості (червоний / жовтий / зелений) до різних аспектів проекту, наприклад, доставка,Управління клієнтами, команда та бюджет. Таким чином, найбільш актуальні питання можуть бути виховані та розглянуті на засіданнях управління.

4. Коучинг управління проектами

Управління проектами може бути стресовою роботою без адекватного навчання та ресурсів. Епмос інвестує в PMOS, надаючи навчання, щоб допомогти керівникам проекту розробляти технічні та управлінські навички, необхідні для роботи. Тренінг може бути наданий експертами з управління проектами.

Крім того, Epmos надають наставці керівникам проекту підтримувати їх під час планування проекту, виконання проекту,прийняття рішень і вирішення проблеми .

5. Ескалантне управління питанням

Ескалація в управлінні проектами переміщує проблему на більш високий рівень пріоритету. Ці проблеми можуть вимагати втручання від виконавчої команди. Щоб покращити систему управління питанням, EPMO несе відповідальність за розробку загальних правил та процесів ескалації, що застосовуються через департаменти.

Епмо оглядає список відкритих ескалаційних питань на засіданнях управлінні для виявлення загальних причин для цих питань та пропонувати будь-які необхідні відомчі, системні чи організаційні зміни.

6. Час обліку

Час може бути сутності в життєвому циклі проекту. Маючи систему відстеження звуку дозволяє точні вимірювання того, де час витрачається на проект. EPMO може використовувати дані з розкладу кожної команди для розробки керівних принципів для майбутнього планування проекту та оцінки.

7. Інформаційна система

Інформаційна система є основою EPM. Використання надійного підприємстваПрограмне забезпечення управління проектамиможе бути величезним заощаджувачем часу, коли мова йде про планування, звітність та відстеження проектів.

Наприклад,Менеджер завдань UDN У Інструмент звітностізручно для відстеження прогресу проектів в режимі реального часу та забезпечує гнучкість у дозволі, щоб ви збираєте та ділитися ідеями з команд та відділів проекту.

Зібрані дані проекту можуть використовуватися в цих чотирьох типах звітів:

Утилізація ресурсів

Використання ресурсів

Прогрес проекту

Проектна діяльність

Зі розуміння цих звітів, ви краще оснащені, щоб розширити вашу команду, щоб зробити кращу роботу по дорозі.

Як реалізувати управління проектами підприємства

Якщо ваші команди мають труднощі з відстеженням поточних проектів та ефективно контролювати прогрес та результати, EPM є потенційним рішенням.

По-перше, структура компанії повинна бути створена для підтримки системи EPM, яка може призвести до змін до компанії. Перш ніж перейти до EPM, команда керівництва повинна проаналізувати поточну структуру компанії, визначити потенційні бар'єри з операційної точки зору, і вирішити, чи є це хороша стратегія довгострокова.

Після того, як ваша компанія готова до реалізації EPM, виконайте наступні дії, щоб почати роботу:

1. Визначте, як буде використовуватися EPM

Початковий крок включає в себе визначення того, як ЕПМ буде використовуватися через огляд поточних процесів і виявлення проблем. Розглянемо такі питання, як:

Які обов'язки EPMO?

Які ресурси необхідні, щоб зробити цей крок?

Як EPM сприятиме досягненню її стратегічних цілей компанії?

Хто візьме на себе нову роль (и)?

Кожен з цих питань допоможе вам реалізувати успішний процес EPM.

2. Участь зацікавлених сторін

Наступний етап передбачає передати свій план зацікавлених сторін або членам правління. Поясніть переваги переходу до EPM і як вона буде виконана.

3. Процеси EPM свитка

Щоб отримати EPM і працює, вам потрібно створити список вимог і етапів для вашогоПлан реалізації. Цей список буде конкретизовано зміни в поточні команди, технології та навчання, що зацікавлені сторони погодили. Відкачування може бути припинено протягом довгого часу або мати встановлену дату.

4. Перевірте в реалізації на EPM