Enterprise Project Management: Co to je a jak ji aplikovat

Projekty jsou jako stavební bloky pro úspěch společnosti. Abychom jim pomohli probíhat hladce a efektivně, společnost se spoléhají na projektové řízení.

Pro velké organizace, které mají více projektů najednou,projektový managementlze zmenšit až na úroveň podnikového projektového řízení (EPM).

Podnikový projektový manažer dohlíží na různé projekty, které se vyskytují současně napříč různými odděleními, aby se zajistilo, že se setkávají očekávání společnosti a cíle.

Ze strategického hlediska může uplatnění této praxe přinést výnos z hlediska zisku, produktivity a zlepšených postupů pro řízení projektů.

Přechod do EPM může být významným podnikem, takže vám pomůže lépe pochopit proces, tato příručka vysvětluje, jak EPM funguje, jeho výhody, jak to ovlivňuje jinéFáze řízení projektů,a způsoby, jak implementovat EPM ke zlepšení spolupráce týmu.

Co je to podnikové projektové řízení?

Enterprise Project Management je praxeSpráva více projektůna měřítku společnosti. Vyžaduje vývoj standardních procesů pro zefektivnění projektového řízení ve společnosti.

Účelem EPM je propojit cíle a cíle společnosti s probíhajícími projekty, které zajistí, že společnost řídí své zdroje na správná místa ve správný čas.

To také znamená správu vzájemně závislých prvků mezi projekty a ujistit se, že projekty dosáhnou cílové čáry včas a na rozpočet.

Firemní hierarchie a.Týmová strukturaVary, ale Enterprise Project Management Office (EPMO) by měl sedět nastrategické plánováníúroveň. EPM může být dohlížet podnikovými projektovými manažery nebo správci dodávek. Zprávy EPMO vůdcům C-Suite, jako je hlavní provozní ředitel nebo ředitel projektu.

NavícSpráva portfolia projektuEPMO může také:

Poskytovat mentorstvíProjektové manažeři

Zajistěte, aby se projekty sladěny s vysokým podnikovým cílem

Dohlížet a koordinovat úsilíProjektové kanceláře (PMOS)

Vyřešit nebo zmírnit problémy v projektech

Provádět pravidelné recenze projektu

Zřídit pokyny a osvědčené postupy pro projektové týmy

Zlepšit správu zdrojů

Účelem EPM je v podstatě zlepšovat kvalitu a účinnost projektového řízení ve velkém měřítku a ujistěte se, že projekty poskytují hodnotu společnosti.

Prvky podnikového projektového řízení

Existuje sedm prvků, které tvoří model EPM, podlePmi.. Některé procesy jsou odvozeny od tradičního projektového řízení, ale aplikovány ve větším měřítku, a jiné jsou jedinečné pro EPMO.

1. Analýza rizik

Analýza rizik se týká identifikace a posuzování kvalitativního a kvantitativního dopadu rizik pro projekt, aby mohla být přijata vhodná opatření k jejich zmírnění.

Analýza rizik může být složitá, protože vyžaduje zkušenosti a důkladné znalosti projektového portfolia a společnosti. Aby byla analýza rizika zvládnutelnější, můžete použít EPM standardy, například:

Získání podnikového produktu Product Manager pro pořádání projektových manažerů odpovědných za jejich zmírňující plány.

Stanovení metriky pro měření projektovaných rizik, současných rizik a pohotovostních rezerv.

Použití techniky odhadování projektu, která umožňuje zmírnění rizikapohotovostní plány .

Integrace analýzy rizik s EPM procesy může dát manažerský tým větší kontrolu při rozhodování o tom, kolik rizika přijímá při vážení proti výnosům projektu.

2. Strukturované odhad

Odhad projektuje klíčovou součástí projektového řízení, který zahrnuje odhad nákladů na projekt, zdroje nebo trvání. EPM stanoví normy pro strukturované odhad pro projektové manažery. Například EPMO by definoval standardní životní cyklus pro doručení projektu a poskytovat příklady předchozích projektů pro projektové manažery k odkazu.

EPMO by také poskytovala školení PMOS na odhad strategií, jako je napříkladTříbodový odhad a. Delphi technika .

3. Recenze projektu

Periodické hodnocení projektu Podívejte se na průběh současných projektů, jakož i potenciálních rizik. EPMO může provádět čtyři typy recenzí: projektový závazek, spuštění, pokrok a close-out. Účelem těchto recenzí je zkontrolovat standardy projektu, postavení a otázky a zda jsou aktualizace pro plán rizika zmírnění.

Jeden přístup k řízení projektu je přiřadit barvy označující úroveň důležitosti (červená / žlutá / zelená) na různé aspekty projektu, jako je dodávka,Správa klientů, týmu a rozpočtu. Tímto způsobem lze nejvíce naléhavější problémy vychovávat a řešit na schůzích řízení.

4. Koučování projektového řízení

Projektový management může být stresující práce bez odpovídajícího školení a zdrojů. EPMOS investovat do PMOS tím, že poskytuje školení, které pomáhají projektovým manažerům rozvíjet technické a manažerské dovednosti potřebné pro tuto práci. Školení může poskytnout in-house nebo externě pocházející odborníky projektu.

EPMO poskytují navíc mentory projektovým manažerům, aby je podpořili během plánování projektu, realizaci projektu,rozhodování, ařešení problému .

5. Eskalovaný management problémů

Eskalace v projektovém řízení přesune otázku na vyšší úroveň priority. Tyto otázky mohou vyžadovat zásah od výkonného týmu. Pro zlepšení systému řízení problému je EPMO odpovědná za rozvoj společných pravidel a procesů pro eskalaci, které jsou uplatňovány přes oddělení.

EPMO přezkoumá seznam otevřených eskalovaných otázek na správních schůzkách k identifikaci společných příčin těchto otázek a navrhnout jakékoli nezbytné oddělení, systémové nebo organizační změny.

6. Časový účetnictví

Čas může být v podstatě v životním cyklu projektu. S systémem sledování zvuku umožňuje přesné měření, kde je čas vynaložen na projektu. EPMO může používat data z časového rozvrhu každého týmu k rozvoji pokynů pro budoucí projektové plánování a odhad.

7. Informační systém

Informační systém je páteř EPM. Pomocí robustního podnikuSoftware pro správu projektůMůže to být obrovský časový spořič, pokud jde o plánování, podávání zpráv a sledování projektů.

Například,Správce úloh UDN"S.Nástroj pro hlášeníJe vhodné pro sledování průběhu projektů v reálném čase a poskytuje flexibilitu v tom, že vám umožní shromažďovat a sdílet pohled na projektové týmy a oddělení.

Shromážděné údaje projektu mohou být použity v těchto čtyřech typech zpráv:

Využití zdrojů

Využití zdroje

Projekt projektu

Projektová činnost

S pozemními z těchto zpráv, jste lépe vybaveni, abyste váš tým umožnil lépe pracovat po cestě.

Jak implementovat Enterprise Project Management

Pokud vaše týmy mají potíže s udržováním současných projektů a efektivně monitorování pokroku a výsledků, EPM je potenciálním řešením.

Za prvé, struktura společnosti by měla být nastavena na podporu systému EPM, který by mohl přinést změny ve společnosti. Před přechodem do EPM musí manažerský tým analyzovat současnou strukturu společnosti, identifikovat potenciální překážky z provozního hlediska a rozhodnout, zda je to dobrá strategie dlouhodobě.

Poté, co vaše firma je připravena realizovat EPM, postupujte podle následujících kroků, abyste mohli začít:

1. Určete, jak budou použity EPM

První krok spočívá v určování toho, jak budou použity EPM prostřednictvím revize stávajících procesů a identifikaci problémů. Zvážit otázky jako:

Jaké jsou odpovědnosti EPMO?

Jaké zdroje jsou nutné, aby se tento krok?

Jak bude EPM přispět ke strategickým cílům společnosti?

Kdo bude mít v nové roli (y)?

Každá z těchto otázek vám pomůže realizovat úspěšný proces EPM.

2. Zapojení zúčastněných stran

V další fázi zahrnuje dopravu svůj plán, aby zúčastněné strany nebo členy představenstva. Vysvětlí výhody přechodu na EPM a jak to bude provedeno.

3. Výsuvné EPM procesy

Chcete-li získat EPM nahoru a běží, je nutné vytvořit seznam požadavků a fází pro vašeplán implementace. Tento seznam by detail změny současných týmů, technologií a školení, aby zúčastněné strany dohodnuté. Zavádění může být postupně v průběhu času, nebo mají datum nastavené.

4. Příjezd na implementaci EPM

Provádět pravidelné hodnocení o pokroku EPM zavádění. Příjezd na tom, jak je nový EPMO tom, jak dobře zapadají jinými PMOS, a identifikovat potenciální problémy, jako je přechod pokračuje. To je také čas, aby se nějaké problémy s managementem a provést úpravy v plánu zavádění podle potřeby.

Jako týmy posun kolem, oddělení lidských zdrojů může také potřeba upravit procesy podpořit nový model EPM. Členové týmu EPMO může také vyžadovat další zdroje, jako je zařízení, EPM softwaru a příslušné školení.

metodiky řízení podnikových projektů

Neexistuje žádná one-size-fits-all přístup k EPM, protože to závisí na zdrojích, procesů a cílů vaší společnosti. Zde jsou některé způsoby, které EPM lze integrovat se stávajícími procesy projektového řízení.

výběr projektů

Jedná se o proces posuzování projektových záměrů a priorit myšlenky, které podporují celkovou organizační cíle. Projekty musí být schváleny a přispívají k organizační úspěch, jinak mohou plýtvat prostředky společnosti.

Plánování projektu

Před skokem do projektu, je důležité začít s jasnýmplán projektus etapy zmapována. To je zvláště důležité pro komplexní projekty, které mají delší časové osy nebo komunikovat s více odděleními. Při plánování, může být užitečné pro použitíGantt grafyneboKanbanské deskyrozebrat a harmonogram úkolů. EPMO by měl stanovit standardy pro tvorbu plánů projektu a rozpočtové výhledy.

ukončení projektu

Ne všechny vybrané projekty budou úspěšné, nebo přinést očekávané výsledky. Manažeři Enterprise projektu by měl být schopen rozpoznat projekty, které mají potenciál přinést slibované výnosy a nevýkonný projekty, které by mělo být ukončeno předčasně. EPMO by měl rovněž navrhnout ukončení pracovního plány obou úspěšných a neúspěšných projektů.

kontroly projektů

kontroly projektůjsou procesy pro sběr dat projektu a sledování pokroku. Aktivity mohou zahrnovat sledování nákladů, vytvářeníStruktura poruch prácevizualizovat výstupy, a přijít s strategií pro zlepšení výkonnosti projektu.

Standardizaci procesů projektového řízení pomocí EPM zjednoduší budoucí projektové životní cykly, což je ku prospěchu jak PMOS a společnosti samotné.

EPMO vs PMO

Řízení podnikových projektů a tradičníprojektový management mají překrývající se povinnosti, ale liší se účelem a rozsahem. Níže je podrobnější srovnání dvou systémů.

Tradiční řízení projektu

Centra pro správu projektů kolem otázky, jak získat projekt "efektivně a účinně," podlePaul Dinsmore.z institutu pro správu projektů (PMI).

Jak funguje:Pro plánování, správu a provádění projektů je zodpovědný za plánování projektového řízení (PMO), aby splňovaly požadavky, aniž by se nutně zaměřili na vysoké cíle společnosti. PMOS fungují na taktické a provozní úrovni a zprávu EPMOS.

Jaká tato role vyžaduje:Projektoví manažeři by měli být zdatní na vedení, komunikaci a řešení problémů. Projektoví manažeři by měli být dobře orientovániProjekt RoadMapping., plánování a řízení úkolů. Kromě toho by měli být obeznámeni s různými styly řízení, jako jsou agilní,Skrumáža vodopád.

Enterprise Project Management (EPM)

EPM je zaměřen na otázku, jak učinit podnikání "více adaptivní, citlivé, a tak výhodnější v rychle se měnícím, multi-projektu," podle dinsmore.

Jak funguje:EPMO mají podobné povinnosti jako PMOS, s dodaným úkolem vyrovnáníProjektová portfolias cíli společnosti. EPMO působí také na strategické úrovni.

Jaká tato role vyžaduje:Podnikové projektové manažeři musí být pozorní k detailu, být schopni vyvážit závislosti různých projektů a mají hluboké pochopení společnosti a průmyslu. Práce může vyžadovat specializované školení pro další technické dovednosti.

Bez ohledu na jejich rozdíly, PMOS a EPMO mohou pracovat v tandemu, aby navázali viditelnost projektů, které provozují celou společnost.

Výhody podnikového projektového řízení

Největší zásluhou přináší EPM do společnosti je, že může výrazně zlepšit současné postupy pro řízení projektů, aby se lépe sladily se strategickými cíli společnosti.

Zde je rozpad, jak vám může EPM pomoci a váš tým pomoci.

Vybavuje vás zdroje, které potřebujete

EPMO se zavazujepřidělení zdrojůChcete-li se ujistit, že získáte zdroje, které potřebujete pro vaše projekty. EPMO může také rozpoznat a uvést pozornost na nedostatečné projekty, které mají potenciál. Naopak mohou identifikovat nedostatečné projekty a doporučit nezbytné změny snížení ztrát.

Poskytuje další podporu pro váš tým

Pokud jste někdy setkali s problémy, které přesahují rozsah vaší role, můžete požádat o pomoc z EPMO. Budou moci poskytnout pokyny, jak vyřešit otázky nebo požádat vedoucího týmu, aby vstoupil v případě potřeby. EPMO může také poskytovat mentorství a školení na podporu vašeho profesního růstu.

Zlepšuje míru úspěšnosti projektu

Týmy se utratí30% více času na duplicitní prácikaždý týden. EPM pomáhá řešit tento problém a zlepšit efektivitu analyzováním časových dat vašeho týmu a identifikaci způsobů, jak zefektivnitProjektový pracovní postupaby se ujistil, že váš čas je dobře strávený.

Zlepšuje celkové normy pro řízení projektů

EPM zahrnuje stanovení konzistentního rámce pro podávání zpráv, procesůŘízení rizika centralizace projektu a řízení úkolů. Následovat tyto pokyny vám pomohou zůstat organizován jako koordinaci projektů a hlášení EPMO.

Přineste svůj projektový management do podniku

Stěhování do EPM je velký krok pro firmu, protože by to mohlo zahrnovat určitou restrukturalizaci, ale z dlouhodobého běhu to bude zlepšit projektový management přes palubu.

Při definování nových procesů projektového řízení využijte nástrojů EPMSoftware pro správu projektůPro pohodlnější projektové plánování a hlášení.

.