IT Project Management: En guide til ledere og deres hold

Resumé

IT-projektledelsen er processen med at styre, planlægning og udvikling af informationsteknologiprojekter. Projektledere kan bruge IT-projektstyringssoftware til at bevæge sig gennem de fem faser af projektstyringslivets livscyklus og udføre komplekse opgaver mere effektivt.

IT-projektledere er tilpasningsfulde og ressourcefulde ledere. At bære komplekse projekter over målstregen er ikke en nem opgave, men den rigtige leder gør det igen og igen.

Som IT-projektleder skaber du brugervenlig og fleksibel teknologi til forbrugerne, samtidig med at du sporer dine holdmedlemmers fremskridt. Hvordan gør du det hele, vi spekulerer på? Vi gætter på din hemmelighed erIT Project Management Software .

At have den rigtige it-styringssoftware kan være nøglen til at projicere succes. Denne vejledning beskriver, hvad IT-projektledelsen er og giver tips til styring af it-projekter.

Hvad er IT Project Management?

IT-projektledelsen er processen med at styre, planlægning og udvikling af informationsteknologiprojekter. IT-projekter findes inden for en række industrier, herunder software, informationssikkerhed, informationssystemer, kommunikation, hardware, netværk, databaser og mobilapps.

IT-projektudviklere leverer et produkt eller en tjeneste, mens ledere håndterer IT-projektstyring. Ledere har ansvaret for at kommunikere forventninger og holde projekter på sporet og på budgettet for at sikre, at IT-projekterne løber glat.

Faser af IT Project Management

Som IT-projektleder kan du udføre komplekse opgaver mere effektivt, når du overvejer de fem faser af IT-projektledelsen. Disse faser repræsenterer projektets livscyklus i forskellige jobfelter.

Indvielse

Underinitieringsfase, Bestem behovet for projektet og opret et projektforslag. Projektet skal også være levedygtigt for holdet og virksomheden som helhed. I løbet af denne fase skal du sørge for også at bekræfte, at projektet er den tildelte tid og ressourcer, før de går videre.

Planlægning

Planlægningsfasen er en samarbejdsindsats mellem dig som IT-projektleder og dit team. Planlægning af projektet indebærer at indføre budgetter, identificere risici og skabe klare mål for det, du håber at opnå. ENRoadmap Template.Kan hjælpe dig med at planlægge mål, som du så kan henvise til hele projektets livscyklus.

Udførelse

Gennemførelsesfasen er, når holdet sætter leverancer til projektet. IT-projektledere spiller en afgørende rolle ved at delegere opgaver og holde kommunikationen åben blandt alle holdmedlemmer. BrugTeam Collaboration SoftwareFor at sikre, at alle er på samme side om, hvem der laver, hvad hvornår. Det kan være nødvendigt at revidere projektplanen under udførelsen, da projekter ofte oplever ændringer under udvikling.

Monitor og Control.

Under udførelsesfasen skal du bruge IT-projektstyringssoftware til at spore dit holds fremskridt i realtid. Dette indebærer at overvåge tiden, omkostningerne, omfanget, kvaliteten og risikoen for selve projektet. Bruger dinProjekt Roadmap., Du kan vurdere, om projektet er på sporet med dit projektforslag og mål, eller kurs korrekt, hvis det er nødvendigt.

Lukning

Når projektet er færdigt, begynder lukningsfasen. I denne fase skal du sikre, at alt arbejde er afsluttet, godkendt og har flyttet videre til det relevante hold. Det er også vigtigt at tage lidt tid til at gennemgå nogenerfaringerUnder projektet og afgøre, hvad der gik godt og hvad det ikke gjorde. Lukningsfasen er afgørende, fordi den giver dit team til at gennemgå og forbedre fremtidig metode.

Hvad gør en it-projektleder?

Som IT-projektleder skal du vide, hvordan du kommunikerer med alle i din organisation. Du arbejder tæt sammen med medlemmer af it-afdelingen, men du kan også være ansvarlig for at diskutere dit holds arbejde med andre afdelinger.

Sørg for, at produktfunktionerne

Målet med hvert IT-projekt er at levere et funktionelt produkt, der opfylder kundens behov. IT-projektledere er det første kontaktpunkt, hvis tingene går galt med et projekt, hvorfor du skal prioritere funktionaliteten over alt andet.

Tildel opgaver til holdmedlemmer

En projektleder er et holds go-to-person, når de bestemmer, hvad deres roller og ansvar er for projektet. Som IT-projektleder skal du tage lidt tid til at forstå hvert holdmedlems styrker, så du kan tildele opgaver i overensstemmelse hermed.

Spor fremskridt og ydeevne

Når hvert projekt begynder, skal projektledelsesfolk spore holdets ydeevne,Projekt Tidslinje., budgettet, og hvor godt projektet opfylder sine mål. IT-projektledere kan bruge projektstyringssoftware til at holde styr på alle de bevægelige dele og hjælpe med professionel udvikling.

Bly Agile Meetings med interessenter

EN Stakeholder.er en person, der påvirkes af resultatet af projektet. Dette kunne være senior management, en kunde eller en produkt tester. Som IT-projektleder skal du kommunikere med interessenter og give dem hyppige statusrapporter om projektet. Du kan gøre dette ved hjælp af IT-projektstyringssoftware.

Udfordringer står over for IT-projektledere

Du står over for et rimeligt antal udfordringer i din rolle som IT-projektleder, men med de rigtige styringsværktøjer kan du føle dig sikker på at løse problemer hurtigt.

Tid og budgettering.

Tid og budgettering er nogle af de største udfordringer, du kan møde i IT-projektstyring. Uden realistiske frister for et projekt risikerer du at levere et produkt eller en tjeneste, der er af lavere kvalitet, end det kunne være.

Ikke at få ressourcerne til at fuldføre projektet kan også gøre hold og kunder lider. Du kan reducere tid og budgettere udfordringer ved at prioritere disse varer i planlægningsfasen.

Scenarie:Senior Management vil gerne have dit team til at udføre en virksomhedsdækkende software-migration inden for en måned, men du har brug for en ekstra måned, fordi dit hold er for lille og uerfarne for at fuldføre migrationen i den tildelte tidsramme.

Opløsning:Brug IT-projektstyringssoftware til at holde ledelsen informeret om dit holds tilgængelighed og erfaring. På den måde kan ledelsen udarbejde en mere realistisk tidslinje, når de tildeler it-projekter.

Omfanget krybe

Omfanget krybeOpstår, når projektets oprindelige mål bliver overskygget, fordi interessenterne fortsætter med at tilføje nye krav og leverancer. Scope Creep kan være en stressende del af IT-projektledelsen, fordi det springer projektet og kræver konstant manøvrering.

For at reducere hyppigheden af ​​omfanget kryb, sæt stærke projektmål fra begyndelsen, have enSkift kontrolprocesPå plads, og gør dit bedste for at kommunikere med interessenter hvert trin af vejen.

Scenarie:Dit første projektmål var at forbedre udendørs Wi-Fi på din virksomheds hovedkvarter, så medarbejdere og besøgende kan arbejde fra hvor som helst. Under projektgennemførelsen beder interessenterne dig om at udvide udendørs Wi-Fi til operationscentret på tværs af gaden og også tillade downloadfunktioner.

Opløsning:IT-projektledelsen kan give dig klare projektmål i starten, så dine interessenter vil vide, hvad der kan opnås under dette projekt. For eksempel ville de forstå, at anmodning om en udvidelse af udendørs Wi-Fi-rækkevidde er rimelig, mens de anmoder om downloadfunktioner er for omfattende.

Miscommunication.

Fordi IT-projektledere fungerer som mellemrum blandt holdmedlemmer, afdelinger og interessenter, kan miscommunication blive en udfordring, hvis der ikke er en organiseret proces på plads for at holde alle informeret. Du kan prioritere kommunikation ved hjælp af IT-projektstyringsværktøjer, og dette kan føre dit hold til succes.

Scenarie:Dit firma er enig i at arbejde med en lokal skole og forbedre deres læringsrum med øget adgang til teknologi. Projektet indebærer at installere Wi-Fi og donere 100 computere til skolen, men din senior manager troede, at du kun donerede 10 computere.

Opløsning:Prioritering af kommunikation i begyndelsen af ​​et projekt er afgørende for at undgå konflikt. Deling af hyppige projektstatusopdateringer med it-styringsværktøjer kan sikre, at alle er på samme side gennem projektets livscyklus.

Risikostyring

Forvaltning af risikoen for et informationsteknologiprojekt er et nødvendigt trin i indledningsfasen. I løbet af denne fase skal du komme med alternative planer, hvis dine indledende mål falder kort. Hvis du ikke styrer risiko på forsiden, har du svært ved at hente slakken, når tingene går galt i realtid.

Scenarie:Dit team skaber en online planlægningsportal for patienter på et hospital. Du forudsiger, at alt vil løbe glat, så du er chokeret, når en fejl i programmet forårsager hjertepatienter at se gynækologer og neuro-patienter for at se urologer.

Opløsning:Med korrekt risikostyring kan du have fanget fejlen i programmet, der førte til en stor ulejlighed for patienter og læger. Risikoanalyse er en væsentlig del af IT-projektledelsen, som du ikke kan overse. Prøv at bruge A.Riskregisteretat begynde at identificere risici.

Ændring af teknologi.

Komplekse IT-projekter kan tage måneder eller år at fuldføre. En udfordring i IT-projektledelsen indebærer at holde op med at transformere teknologi, som et projekt finder sted. Detprojektets omfangAf dit første it-projekt skal være fleksibelt, hvis dine kunders behov ændres, mens dit projekt er i udvikling.

Scenarie:Dit hold tager et langsigtet projekt for at forbedre GPS-systemer i biler. Mens du arbejder på dette projekt, kommer GPS-telefon apps ud, så drivere kan se trafik i realtid. Dit GPS-system omfatter ikke trafik, og med denne funktion vil betydeligt udvide din projektlængde betydeligt.

Opløsning:Ændring af teknologi kan ikke stoppes, så dit it-projekt skal være fleksibelt. I dette eksempel skal dit hold beslutte, om drejning af projektet er en god forretningsstrategi for at konkurrere med Avanceret GPS-telefonteknologi.

Typer af IT-projektstyringsværktøjer

IT-projektstyringsværktøjer kan holde dit projektgruppe organiseret og informeret fra projektinitiering til lukning. Disse værktøjer hjælper med at visualisere hvert holdmedlems rolle i projektet og vise projektets fremskridt i realtid.

Raci diagrammer.

Raci står for ansvarlig, ansvarlig, konsulteret og informeret. BrugerRaci diagrammer., Du kan præcisere dine holdmedlemmers roller og ansvar, når du arbejder gennem projekter.

For hver opgave eller leverbar, udpege hvilke teammedlemmer eller interessenter der er ansvarlige, ansvarlige, hørt eller informeret. Disse diagrammer kan være nyttige i alle typer it-projekter, da der altid er behov for præcisering blandt teammedlemsansvar.

Gantt kort

EN Gantt kort-Det efter Henry Gantt-er et vandret diagram, der bruges til at illustrere en projekttidslinje. Hver stang på diagrammet repræsenterer opgaver i projektet, og længden af ​​hver bar repræsenterer tid.

Gantt Charts Hjælp Teams Visualize, hvad arbejde har brug for at få gjort, og hvordan opgaver påvirker hinanden, som et vandfald. Hvis dit projekt indebærer mange opgaver, der stoler på hinanden, så er dette et godt værktøj, fordi dine holdmedlemmer kan se, hvordan opgaver overlapper hinanden på deadlines.

Kanban boards.

Kanban boards viserArbejdsopdelingsstrukturAf hvilken fase er hver opgave i. Brug af Kanban Boards i IT Project Management kan hjælpe dit hold med at balancere deres arbejdsansvar og se andre holdmedlemmers tilgængelige kapacitet.

Kanban boards.Arbejd godt, når dit projekt kræver opgaver med små, inkrementelle ændringer. Disse opgaver giver teams mulighed for at nedbryde opgaver i checklister og statusfaser.

Eksempel på et informationsteknologi projekt

Et informationsteknologi team udvikler en ny iPhone applikation for at hjælpe medarbejderne med at arbejde på arbejde. Når du samler projektforslaget til iPhone-appen, konsulterer IT-projektlederen med App Creator, samtidig med at slutbrugerens behov i betragtning af slutbrugerens behov.

I dette it-projekteksempel bruger vi de fem faser af projektledelsen til at bringe iPhone-appen gennem udvikling.

Det første skridt i IT-projektledelsen er at stille spørgsmål om emnet for denne app ide iinitieringsfase. Disse spørgsmål omfatter:

Er virksomheder, der har problemer med at holde styr på medarbejdertid?

Er medarbejderne problemer med at klokke i, når de arbejder eksternt?

Kan denne iPhone app give en løsning til medarbejdere og arbejdsgivere?

Er der skabt denne app levedygtig for mit hold givet den udpegede tid og budget?

Efter at have gået videre med projektet, begynder duPlanlægningsfasenår du udvikler iPhone-appen.

Bestem det budget, det vil tage for at lave appen.

Vurdere, hvem på dit hold kan håndtere kodningen af ​​appen.

Overvej andre holdmedlemmer og de roller, de kan spille i udvikling.

Den vigtigste del af planlægningen din iPhone-app er at identificere dine overordnede projektmål. For eksempel, i dette tilfælde er dit projektmål:

"Målet med denne tidssporingsapplikation er at give en let tilgængelig måde for medarbejderne til ur deres arbejdstid og for at hjælpe arbejdsgiverne med at holde styr på deres holds produktivitet."

Når iPhone-appen er iudførelsesfase, brug IT-projektstyringsværktøjer til at overvåge dit holds fremskridt, hvilket bringer dig gennemPerformance Phase.. Med effektiv projektstyringssoftware kan du se tilbage på dataene underLukningsfase .

Streamline projekter med IT Project Management Software

Project Portfolio Management Software(PPM) kan hjælpe dig med at spore det projekter fra strategi til udførelse. Leder du efter en måde at forberede din rolle som it-manager?UDN Task ManagerEr blevet dækket. Få Gantt Chart-Like Views, værktøjer til styring af teamansvar, interessentdelingsindstillinger og projektopdateringer i realtid for at hjælpe dig med at ramme dine projektleverancer til tiden.