Quản lý dự án CNTT: Hướng dẫn cho các nhà quản lý và các đội của họ

Tóm lược

Quản lý dự án CNTT là quá trình quản lý, lập kế hoạch và phát triển các dự án công nghệ thông tin. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án CNTT để chuyển qua năm giai đoạn của vòng đời quản lý dự án và hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp hiệu quả hơn.

Các nhà quản lý dự án CNTT là các nhà lãnh đạo thích ứng và tháo vát. Mang các dự án phức tạp trên vạch đích không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nhà lãnh đạo phù hợp thực hiện hết lần này đến lần khác.

Là người quản lý dự án CNTT, bạn tạo công nghệ thân thiện với người dùng và linh hoạt cho người tiêu dùng trong khi cũng theo dõi tiến trình của các thành viên trong nhóm của bạn. Làm thế nào để bạn làm tất cả, chúng ta tự hỏi? Chúng tôi đoán bí mật của bạn là Phần mềm quản lý dự án CNTT .

Có phần mềm quản lý CNTT đúng có thể là chìa khóa thành công của dự án. Hướng dẫn này phác thảo những gì nó quản lý dự án là và cung cấp các mẹo để quản lý các dự án CNTT.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án CNTT là quá trình quản lý, lập kế hoạch và phát triển các dự án công nghệ thông tin. Các dự án CNTT tồn tại trong một loạt các ngành công nghiệp, bao gồm phần mềm, bảo mật thông tin, hệ thống thông tin, truyền thông, phần cứng, mạng, cơ sở dữ liệu và ứng dụng di động.

Các nhà phát triển dự án CNTT cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ, trong khi các nhà quản lý xử lý quản lý dự án CNTT. Các nhà quản lý phụ trách truyền đạt kỳ vọng và giữ các dự án theo dõi và về ngân sách, để đảm bảo các dự án CNTT chạy trơn tru.

Giai đoạn quản lý dự án CNTT

Là người quản lý dự án CNTT, bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp hiệu quả hơn khi xem xét năm giai đoạn của quản lý dự án CNTT. Các giai đoạn này đại diện cho vòng đời dự án trong các lĩnh vực công việc khác nhau.

Bắt đầu

Trong thời gian này Giai đoạn khởi xướng. , xác định nhu cầu của dự án và tạo một đề xuất dự án. Dự án cũng phải khả thi cho nhóm và công ty lớn. Trong giai đoạn này, hãy chắc chắn rằng cũng xác nhận dự án có giá trị thời gian và tài nguyên quy định trước khi tiến về phía trước.

Lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch là một nỗ lực hợp tác giữa bạn là người quản lý dự án CNTT và nhóm của bạn. Lập kế hoạch cho dự án liên quan đến việc thiết lập ngân sách, xác định rủi ro và tạo ra các mục tiêu rõ ràng cho những gì bạn hy vọng sẽ thực hiện được. MỘT Mẫu đường lộ trình có thể giúp bạn lập kế hoạch mục tiêu mà sau đó bạn có thể tham khảo trong suốt vòng đời dự án.

Chấp hành

Giai đoạn thực hiện là khi nhóm giải quyết các giao hàng cho dự án. Các nhà quản lý dự án CNTT đóng một vai trò quan trọng bằng cách ủy thác các nhiệm vụ và giữ thông tin liên lạc giữa tất cả các thành viên trong nhóm. Sử dụng Phần mềm cộng tác nhóm Để đảm bảo mọi người ở cùng một trang về việc đang làm gì khi nào. Bạn có thể cần phải xem lại kế hoạch dự án trong quá trình thực hiện, vì các dự án thường gặp phải những thay đổi trong quá trình phát triển.

Theo dõi và kiểm soát

Trong giai đoạn thực thi, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án CNTT để theo dõi tiến trình của nhóm của bạn trong thời gian thực. Điều này liên quan đến việc theo dõi thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng và rủi ro của chính dự án. Sử dụng của bạn Lộ trình dự án , bạn có thể đánh giá liệu dự án có đang theo dõi với đề xuất và mục tiêu dự án của bạn hay không, hoặc khóa học chính xác nếu cần thiết.

Khép kín

Khi dự án hoàn tất, giai đoạn đóng bắt bắt đầu. Trong giai đoạn này, đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành, được phê duyệt và đã chuyển sang đội thích hợp. Điều quan trọng là phải mất một thời gian để xem xét bất kỳ Bài học rút ra Trong dự án và xác định những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì đã không. Giai đoạn đóng cửa rất quan trọng vì nó trao quyền cho nhóm của bạn để xem xét và cải thiện phương pháp trong tương lai.

Người quản lý dự án CNTT làm gì?

Là người quản lý dự án CNTT, bạn phải biết cách giao tiếp với mọi người trong tổ chức của bạn. Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với các thành viên của Bộ CNTT nhưng bạn cũng có thể chịu trách nhiệm thảo luận về công việc của nhóm với các bộ phận khác.

Đảm bảo các chức năng sản phẩm

Mục tiêu của mỗi dự án CNTT là cung cấp một sản phẩm chức năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các nhà quản lý dự án CNTT là điểm liên lạc đầu tiên nếu mọi thứ xảy ra với một dự án, đó là lý do tại sao bạn phải ưu tiên chức năng trên tất cả các cách khác.

Gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

Người quản lý dự án là người đi đến một đội khi xác định vai trò và trách nhiệm của họ đối với dự án là gì. Là người quản lý dự án CNTT, hãy dành chút thời gian để hiểu các điểm mạnh của mỗi thành viên trong nhóm để bạn có thể chỉ định các nhiệm vụ phù hợp.

Theo dõi tiến độ và hiệu suất

Khi mỗi dự án bắt đầu, các chuyên gia quản lý dự án phải theo dõi hiệu suất của đội, Dòng thời gian dự án , Ngân sách và dự án đáp ứng các mục tiêu của nó tốt như thế nào. Các nhà quản lý dự án CNTT có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động và hỗ trợ phát triển chuyên nghiệp.

Các cuộc họp nhanh nhẹn với các bên liên quan

MỘT cổ đông là một người bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án. Đây có thể là quản lý cấp cao, một khách hàng hoặc một người thử nghiệm sản phẩm. Vì trình quản lý dự án CNTT, bạn sẽ cần liên lạc với các bên liên quan và cung cấp cho họ các báo cáo trạng thái thường xuyên trong dự án. Bạn có thể làm điều này bằng phần mềm quản lý dự án CNTT.

Những thách thức phải đối mặt với các nhà quản lý dự án CNTT

Bạn sẽ phải đối mặt với một số lượng lớn những thách thức trong vai trò của mình với tư cách là người quản lý dự án CNTT, nhưng với các công cụ quản lý phù hợp, bạn có thể cảm thấy tự tin vào khả năng giải quyết các vấn đề nhanh chóng.

Thời gian và ngân sách

Thời gian và ngân sách là một số thách thức lớn nhất mà bạn có thể gặp phải trong quản lý dự án CNTT. Nếu không có thời hạn thực tế cho một dự án, bạn có nguy cơ cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng thấp hơn mức có thể.

Không có tài nguyên để hoàn thành dự án cũng có thể khiến các đội và khách hàng phải chịu đựng. Bạn có thể giảm bớt thời gian và các thách thức về ngân sách bằng cách ưu tiên các mặt hàng này trong giai đoạn lập kế hoạch.

Kịch bản: Quản lý cấp cao muốn nhóm của bạn thực hiện di chuyển phần mềm toàn công ty trong vòng một tháng, nhưng bạn sẽ cần thêm một tháng vì nhóm của bạn quá nhỏ và thiếu kinh nghiệm để hoàn thành việc di chuyển trong khung thời gian quy định.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý dự án CNTT để thông báo cho quản lý cấp cao về sự sẵn có và kinh nghiệm của nhóm bạn. Bằng cách đó, quản lý có thể chuẩn bị một dòng thời gian thực tế hơn khi chỉ định các dự án CNTT.

Phạm vi creep.

Phạm vi creep. Xảy ra khi các mục tiêu ban đầu của dự án trở nên lu mờ vì các bên liên quan tiếp tục thêm các yêu cầu và cung cấp mới. Phạm vi Creep có thể là một phần căng thẳng của quản lý dự án CNTT vì nó đã làm hỏng dự án và yêu cầu điều động liên tục.

Để giảm tần suất creep phạm vi, hãy đặt mục tiêu dự án mạnh ngay từ đầu, có một Thay đổi quy trình kiểm soát Tại chỗ, và cố gắng hết sức để giao tiếp với các bên liên quan mỗi bước trên đường đi.

Kịch bản: Mục tiêu dự án ban đầu của bạn là cải thiện Wi-Fi ngoài trời tại trụ sở của công ty bạn để nhân viên và khách truy cập có thể làm việc từ bất cứ đâu. Trong quá trình thực thi dự án, các bên liên quan yêu cầu bạn mở rộng Wi-Fi ngoài trời đến trung tâm hoạt động trên khắp đường phố và cũng cho phép khả năng tải xuống.

Giải pháp: Quản lý dự án CNTT có thể cung cấp cho bạn các mục tiêu dự án rõ ràng khi bắt đầu, do đó các bên liên quan của bạn sẽ biết những gì có thể được thực hiện trong dự án này. Ví dụ: họ sẽ hiểu rằng yêu cầu gia hạn Wi-Fi ngoài trời là hợp lý, trong khi yêu cầu khả năng tải xuống quá rộng.

Hiểu lầm

Bởi vì các nhà quản lý dự án CNTT có chức năng giữa các thành viên trong nhóm, các bộ phận và các bên liên quan, thông tin sai lệch có thể trở thành một thách thức nếu không có quy trình có tổ chức nào để thông báo cho mọi người. Bạn có thể ưu tiên liên lạc bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án CNTT và điều này có thể dẫn dắt nhóm của bạn thành công.

Kịch bản: Công ty của bạn đồng ý làm việc với một trường học địa phương và cải thiện không gian học tập của họ với sự tiếp cận với công nghệ tăng lên. Dự án liên quan đến việc cài đặt Wi-Fi và quyên góp 100 máy tính đến trường, nhưng người quản lý cao cấp của bạn nghĩ rằng bạn chỉ được tặng 10 máy tính.

Giải pháp: Ưu tiên giao tiếp khi bắt đầu một dự án là điều cần thiết để tránh xung đột. Chia sẻ Cập nhật trạng thái dự án thường xuyên với công cụ quản lý CNTT có thể đảm bảo mọi người đều nằm trên cùng một trang thông qua vòng đời dự án.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro của một dự án công nghệ thông tin là một bước cần thiết trong giai đoạn khởi đầu. Trong giai đoạn này, bạn phải đưa ra các kế hoạch thay thế nếu mục tiêu ban đầu của bạn sẽ giảm ngắn. Nếu bạn không quản lý rủi ro ở mặt trước, bạn sẽ gặp khó khăn khi nhặt được sự chậm chạp khi mọi thứ trở nên tồi tệ trong thời gian thực.

Kịch bản: Nhóm của bạn tạo ra một cổng thông tin lên lịch trực tuyến cho bệnh nhân tại bệnh viện. Bạn dự đoán mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ, vì vậy bạn bị sốc khi một lỗi trong chương trình khiến bệnh nhân tim thấy các bác sĩ phụ khoa và bệnh nhân thần kinh để xem các bác sĩ tiết niệu.

Giải pháp: Với quản lý rủi ro phù hợp, bạn có thể đã bắt gặp lỗi trong chương trình dẫn đến một sự bất tiện lớn cho bệnh nhân và bác sĩ. Phân tích rủi ro là một phần thiết yếu của quản lý dự án CNTT mà bạn không thể bỏ qua. Hãy thử sử dụng A. đăng ký rủi ro để bắt đầu xác định rủi ro.

Thay đổi công nghệ.

Các dự án CNTT phức tạp có thể mất nhiều tháng hoặc nhiều năm để hoàn thành. Một thách thức trong quản lý dự án CNTT liên quan đến việc theo kịp công nghệ biến đổi như một dự án diễn ra. Các phạm vi dự án Dự án CNTT ban đầu của bạn phải linh hoạt trong trường hợp nhu cầu thay đổi của khách hàng trong khi dự án của bạn đang được phát triển.

Kịch bản: Nhóm của bạn đảm nhận một dự án dài hạn để cải thiện các hệ thống GPS trong xe hơi. Trong khi làm việc trên dự án này, các ứng dụng điện thoại GPS sẽ cho phép người lái xe nhìn thấy lưu lượng trong thời gian thực. Hệ thống GPS của bạn không bao gồm lưu lượng truy cập và bao gồm tính năng này sẽ kéo dài đáng kể chiều dài dự án của bạn.

Giải pháp: Công nghệ thay đổi không thể dừng lại, vì vậy dự án CNTT của bạn phải linh hoạt. Trong ví dụ này, nhóm của bạn sẽ cần phải quyết định xem Pivotting Project là chiến lược kinh doanh tốt để cạnh tranh với công nghệ điện thoại GPS tiên tiến.

Các loại công cụ quản lý dự án CNTT

Công cụ quản lý dự án CNTT có thể giữ cho nhóm dự án của bạn được tổ chức và thông báo từ khởi xướng dự án để đóng cửa. Những công cụ này giúp hình dung vai trò của mỗi thành viên trong nhóm trong dự án và thể hiện sự tiến bộ của dự án trong thời gian thực.

Biểu đồ Raci

Raci là viết tắt của trách nhiệm, chịu trách nhiệm, tư vấn và thông báo. Sử dụng Biểu đồ Raci , Bạn có thể làm rõ các vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm khi làm việc thông qua các dự án.

Đối với mỗi nhiệm vụ hoặc có thể giao được, chỉ định các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan có trách nhiệm, có trách nhiệm, tư vấn hoặc thông báo. Các biểu đồ này có thể hữu ích trong tất cả các loại dự án CNTT, vì luôn có nhu cầu làm rõ giữa các trách nhiệm của thành viên trong nhóm.

biểu đồ Gantt

MỘT biểu đồ Gantt SAU SAU HENRY GANTT-là một biểu đồ ngang được sử dụng để minh họa một dòng thời gian dự án. Mỗi thanh trên biểu đồ đại diện cho các nhiệm vụ trong dự án và độ dài của mỗi thanh đại diện cho thời gian.

Các biểu đồ GANTT giúp các nhóm trực quan hóa những gì việc làm cần để hoàn thành và cách các nhiệm vụ ảnh hưởng đến nhau, như một thác nước. Nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều nhiệm vụ dựa trên nhau, thì đây là một công cụ tuyệt vời vì các thành viên trong nhóm của bạn có thể thấy các tác vụ trùng lặp dựa trên thời hạn.

Bảng Kanban

Bảng Kanban cho thấy Cấu trúc phân chia công việc Trong giai đoạn nào mỗi nhiệm vụ đang ở. Sử dụng bảng Kanban trong quản lý dự án CNTT có thể giúp nhóm của bạn cân bằng trách nhiệm công việc của họ và xem công suất có sẵn của các thành viên khác.

Bảng Kanban Làm việc tốt khi dự án của bạn yêu cầu các nhiệm vụ có những thay đổi nhỏ, gia tăng. Những bảng nhiệm vụ này cho phép các đội phá vỡ các nhiệm vụ thành danh sách kiểm tra và các giai đoạn tiến độ.

Ví dụ về một dự án công nghệ thông tin

Một nhóm công nghệ thông tin đang phát triển một ứng dụng iPhone mới để giúp nhân viên đồng hồ tại nơi làm việc. Khi kết hợp các đề xuất dự án cho ứng dụng iPhone, trình quản lý dự án CNTT tham khảo ý kiến với ứng dụng Creator trong khi cũng xem xét nhu cầu của người dùng cuối.

Trong ví dụ về dự án CNTT này, chúng tôi sẽ sử dụng năm giai đoạn của quản lý dự án để đưa ứng dụng iPhone thông qua phát triển.

Bước đầu tiên trong quản lý dự án CNTT là đặt câu hỏi về vấn đề của ý tưởng ứng dụng này trong Giai đoạn khởi xướng. . Những câu hỏi này bao gồm:

Ứng dụng iPhone này có thể cung cấp một giải pháp cho nhân viên và nhà tuyển dụng không?

Đang tạo ứng dụng này khả thi cho nhóm của tôi với thời gian và ngân sách được chỉ định?

Sau khi tiến về phía trước với dự án, bạn bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch Khi phát triển ứng dụng iPhone.

Đánh giá ai trên nhóm của bạn có thể xử lý mã hóa ứng dụng.

Xem xét các thành viên trong nhóm khác và các vai trò mà họ có thể phát triển.

Phần quan trọng nhất của việc lập kế hoạch ứng dụng iPhone của bạn là xác định các mục tiêu dự án tổng thể của bạn. Ví dụ, trong trường hợp này, mục tiêu dự án của bạn là:

"Mục tiêu của ứng dụng theo dõi thời gian này là cung cấp một cách dễ dàng truy cập để nhân viên đồng hồ giờ làm việc của họ và giúp các nhà tuyển dụng theo dõi năng suất của nhóm."

Khi ứng dụng iPhone ở trong Giai đoạn thực hiện , sử dụng các công cụ quản lý dự án CNTT để theo dõi tiến trình của nhóm, điều này mang lại cho bạn thông qua giai đoạn hiệu suất . Với phần mềm quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể nhìn lại dữ liệu trong Đóng giai đoạn .

Dự án hợp lý với phần mềm quản lý dự án CNTT

Phần mềm quản lý danh mục đầu tư dự án (PPM) có thể giúp bạn theo dõi các dự án CNTT từ chiến lược để thực hiện. Tìm kiếm một cách để chuẩn bị cho vai trò của bạn như một người quản lý CNTT? Quản lý tác vụ UDN Đã khiến bạn được bảo hiểm. Nhận quan điểm giống như biểu đồ của Gantt, các công cụ để quản lý trách nhiệm của nhóm, các tùy chọn chia sẻ các bên liên quan và cập nhật dự án thời gian thực để giúp bạn đạt được giao hàng dự án đúng hạn.