आईटी परियोजना प्रबंधन: प्रबंधकों और उनकी टीमों के लिए एक गाइड
आईटी परियोजना प्रबंधन सूचना प्रौद्योगिकी परियोजनाओं के प्रबंधन, योजना और विकास की प्रक्रिया है। परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के पांच चरणों के माध्यम से आगे बढ़ने और जटिल कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।
आईटी परियोजना प्रबंधन: प्रबंधकों और उनकी टीमों के लिए एक गाइड
आईटी परियोजना प्रबंधन सूचना प्रौद्योगिकी परियोजनाओं के प्रबंधन, योजना और विकास की प्रक्रिया है। परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के पांच चरणों के माध्यम से आगे बढ़ने और जटिल कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।
यह प्रोजेक्ट प्रबंधक अनुकूलनीय और संसाधन नेता हैं। फिनिश लाइन पर जटिल परियोजनाओं को लेना एक आसान काम नहीं है, लेकिन सही नेता यह समय और समय फिर से करता है।
एक आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आप उपभोक्ताओं के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल और लचीली तकनीक बनाते हैं जबकि आपके टीम के सदस्यों की प्रगति को ट्रैक करते हैं। आप यह सब कैसे करते हैं, हम आश्चर्य करते हैं? हम आपका रहस्य अनुमान लगा रहे हैं
आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर
।
सही आईटी प्रबंधन सॉफ्टवेयर होने से परियोजना की सफलता की कुंजी हो सकती है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि आईटी परियोजना प्रबंधन क्या है और आईटी परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए सुझाव प्रदान करता है।
आईटी परियोजना प्रबंधन सूचना प्रौद्योगिकी परियोजनाओं के प्रबंधन, योजना और विकास की प्रक्रिया है। यह परियोजनाएं सॉफ्टवेयर, सूचना सुरक्षा, सूचना प्रणाली, संचार, हार्डवेयर, नेटवर्क, डेटाबेस और मोबाइल ऐप सहित विभिन्न उद्योगों के भीतर मौजूद हैं।
यह प्रोजेक्ट डेवलपर्स एक उत्पाद या सेवा प्रदान करते हैं, जबकि प्रबंधकों ने आईटी परियोजना प्रबंधन को संभाला। प्रबंधकों को अपेक्षाओं को संचारित करने और परियोजनाओं को ट्रैक और बजट पर रखने के प्रभारी हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आईटी परियोजनाएं आसानी से चलती हैं।
एक आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आईटी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के पांच चरणों पर विचार करते समय आप जटिल कार्यों को अधिक प्रभावी ढंग से पूरा कर सकते हैं। ये चरण विभिन्न नौकरी क्षेत्रों में परियोजना जीवन चक्र का प्रतिनिधित्व करते हैं।
दौरान
दीक्षा चरण
, परियोजना की आवश्यकता निर्धारित करें और एक परियोजना प्रस्ताव बनाएं। परियोजना को टीम और कंपनी के लिए बड़े पैमाने पर भी व्यवहार्य होना चाहिए। इस चरण के दौरान, यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि परियोजना आगे बढ़ने से पहले आवंटित समय और संसाधनों के लायक है।
योजना चरण आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर और आपकी टीम के रूप में आपके बीच एक सहयोगी प्रयास है। परियोजना के लिए योजना में बजट निर्धारित करना, जोखिमों की पहचान करना, और जो आप पूरा करने की आशा करते हैं उसके लिए स्पष्ट लक्ष्यों को बनाना शामिल है। ए
रोडमैप टेम्पलेट
उन लक्ष्यों की योजना बनाने में आपकी सहायता कर सकते हैं जिन्हें आप पूरे परियोजना जीवन चक्र में संदर्भित कर सकते हैं।
निष्पादन चरण तब होता है जब टीम परियोजना के लिए डिलिवरेबल्स सेट करती है। यह परियोजना प्रबंधक सभी टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को सौंपने और संचार को खोलकर एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। उपयोग
टीम सहयोग सॉफ्टवेयर
यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई उसी पृष्ठ पर है कि कब से क्या कर रहा है। आपको निष्पादन के दौरान परियोजना योजना को फिर से समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है, क्योंकि परियोजनाओं के विकास के दौरान अक्सर परिवर्तन का अनुभव होता है।
निष्पादन चरण के दौरान, वास्तविक समय में अपनी टीम की प्रगति को ट्रैक करने के लिए आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। इसमें परियोजना के समय, लागत, दायरा, गुणवत्ता और जोखिम की निगरानी शामिल है। आपका उपयोग करना
प्रोजेक्ट रोडमैप
, आप मूल्यांकन कर सकते हैं कि क्या परियोजना आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव और लक्ष्यों के साथ ट्रैक पर है, या यदि आवश्यक हो तो पाठ्यक्रम सही है या नहीं।
एक बार परियोजना पूरी हो जाने के बाद, क्लोजर चरण शुरू होता है। इस चरण में, सुनिश्चित करें कि सभी काम पूरा हो गए हैं, अनुमोदित हैं, और उपयुक्त टीम में चले गए हैं। किसी भी समीक्षा के लिए कुछ समय लेना भी महत्वपूर्ण है
सीख सीखी
परियोजना के दौरान और यह निर्धारित करें कि क्या अच्छा हुआ और क्या नहीं हुआ। क्लोजर चरण महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपकी टीम को भविष्य की पद्धति की समीक्षा और सुधार करने की शक्ति प्रदान करता है।
एक आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको पता होना चाहिए कि अपने संगठन में हर किसी के साथ संवाद कैसे करें। आप आईटी विभाग के सदस्यों के साथ मिलकर काम करेंगे लेकिन आप अन्य विभागों के साथ आपकी टीम के काम पर चर्चा करने का भी प्रभारी हो सकते हैं।
प्रत्येक आईटी प्रोजेक्ट का लक्ष्य एक कार्यात्मक उत्पाद प्रदान करना है जो ग्राहक की जरूरतों को पूरा करता है। यह परियोजना प्रबंधक संपर्क का पहला बिंदु हैं यदि कोई परियोजना के साथ गलत हो जाती है, यही कारण है कि आपको अन्य सभी के ऊपर कार्यक्षमता को प्राथमिकता देना चाहिए।
एक परियोजना प्रबंधक एक टीम की जाने वाली व्यक्ति है जब यह निर्धारित करते हैं कि परियोजना के लिए उनकी भूमिका और जिम्मेदारियां क्या हैं। एक आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, प्रत्येक टीम के सदस्य की ताकत को समझने के लिए कुछ समय लें ताकि आप तदनुसार कार्यों को असाइन कर सकें।
एक बार प्रत्येक परियोजना शुरू होने के बाद, परियोजना प्रबंधन पेशेवरों को टीम के प्रदर्शन को ट्रैक करना होगा,
परियोजना घटनाक्रम
, बजट, और परियोजना कितनी अच्छी तरह से अपने लक्ष्यों को पूरा कर रही है। यह परियोजना प्रबंधक सभी चलती भागों का ट्रैक रखने और व्यावसायिक विकास के साथ सहायता करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।
ए
हितधारक
वह है जो परियोजना के परिणाम से प्रभावित है। यह वरिष्ठ प्रबंधन, एक ग्राहक, या एक उत्पाद परीक्षक हो सकता है। आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको हितधारकों के साथ संवाद करने की आवश्यकता होगी और उन्हें परियोजना पर लगातार स्थिति रिपोर्ट दें। आप इसे प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
आईटी परियोजना प्रबंधकों द्वारा सामना की जाने वाली चुनौतियां
आप आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में अपनी भूमिका में चुनौतियों की एक बड़ी संख्या का सामना करेंगे, लेकिन सही प्रबंधन उपकरण के साथ, आप तुरंत मुद्दों को हल करने की अपनी क्षमता में आत्मविश्वास महसूस कर सकते हैं।
समय और बजट में कुछ सबसे बड़ी चुनौतियां हैं जिनका आप आईटी परियोजना प्रबंधन में सामना कर सकते हैं। एक परियोजना के लिए यथार्थवादी समय सीमा के बिना, आप एक उत्पाद या सेवा प्रदान करने का जोखिम उठाते हैं जो निम्न गुणवत्ता की हो सकती है।
परियोजना को पूरा करने के लिए संसाधन नहीं होने से टीमों और ग्राहकों को भी पीड़ित कर सकते हैं। आप योजना चरण में इन वस्तुओं को प्राथमिकता देकर समय और बजट चुनौतियों को कम कर सकते हैं।
परिदृश्य:
वरिष्ठ प्रबंधन आपकी टीम को एक महीने के भीतर एक कंपनी-व्यापी सॉफ्टवेयर माइग्रेशन करने के लिए पसंद आएगा, लेकिन आपको एक अतिरिक्त महीने की आवश्यकता होगी क्योंकि आपकी टीम आवंटित समय सीमा में माइग्रेशन को पूरा करने के लिए बहुत छोटी और अनुभवहीन है।
समाधान:
वरिष्ठ प्रबंधन को अपनी टीम की उपलब्धता और अनुभव के बारे में सूचित करने के लिए आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। इस तरह, प्रबंधन परियोजनाओं को निर्दिष्ट करते समय प्रबंधन एक और यथार्थवादी समयरेखा तैयार कर सकता है।
लक्ष्य में बदलाव
तब होता है जब परियोजना के मूल लक्ष्यों को ढंक दिया जाता है क्योंकि हितधारकों ने नई आवश्यकताओं और डिलिवरेबल्स को जोड़ना जारी रखा। स्कोप रेंगना आईटी परियोजना प्रबंधन का एक तनावपूर्ण हिस्सा हो सकता है क्योंकि यह परियोजना को हटा देता है और निरंतर हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।
स्कोप रेंगने की आवृत्ति को कम करने के लिए, शुरुआत से मजबूत परियोजना उद्देश्यों को सेट करें, ए
नियंत्रण प्रक्रिया बदलें
जगह में, और हर कदम के हितधारकों के साथ संवाद करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें।
परिदृश्य:
आपका प्रारंभिक परियोजना लक्ष्य आपकी कंपनी के मुख्यालय में बाहरी वाई-फाई में सुधार करना था ताकि कर्मचारियों और आगंतुक कहीं से भी काम कर सकें। परियोजना निष्पादन के दौरान, हितधारकों से आपको सड़क पर संचालन केंद्र तक बाहरी वाई-फाई पहुंच का विस्तार करने और डाउनलोड क्षमताओं की अनुमति देने के लिए कहा जाता है।
समाधान:
आईटी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट आपको शुरुआत में स्पष्ट परियोजना उद्देश्यों को दे सकता है, इसलिए आपके हितधारकों को पता चलेगा कि इस परियोजना के दौरान क्या हासिल किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, वे समझेंगे कि आउटडोर वाई-फाई पहुंच के विस्तार का अनुरोध करना उचित है, जबकि डाउनलोड क्षमताओं का अनुरोध करने के लिए बहुत व्यापक है।
चूंकि यह परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों, विभागों और हितधारकों के बीच में जाते हैं, क्योंकि सभी को सूचित करने के लिए एक संगठित प्रक्रिया नहीं होती है तो गलत संचार एक चुनौती बन सकता है। आप आईटी परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करके संचार को प्राथमिकता दे सकते हैं और इससे आपकी टीम को सफलता मिल सकती है।
परिदृश्य:
आपकी कंपनी स्थानीय स्कूल के साथ काम करने और प्रौद्योगिकी के लिए बढ़ी हुई पहुंच के साथ अपनी सीखने की जगहों में सुधार करने के लिए सहमत है। इस परियोजना में वाई-फाई स्थापित करना और स्कूल में 100 कंप्यूटर दान करना शामिल है, लेकिन आपके वरिष्ठ प्रबंधक ने सोचा कि आप केवल 10 कंप्यूटर दान कर रहे थे।
समाधान:
संघर्ष से बचने के लिए एक परियोजना की शुरुआत में संचार को प्राथमिकता देना आवश्यक है। आईटी प्रबंधन उपकरण के साथ लगातार प्रोजेक्ट स्टेटस अपडेट साझा करना यह सुनिश्चित कर सकता है कि हर कोई परियोजना जीवन चक्र के माध्यम से एक ही पृष्ठ पर है।
एक सूचना प्रौद्योगिकी परियोजना के जोखिमों का प्रबंधन शुरूआत चरण में एक आवश्यक कदम है। इस चरण के दौरान, आपको वैकल्पिक योजनाओं के साथ आना चाहिए, क्या आपके शुरुआती लक्ष्य कम हो जाएं। यदि आप सामने के अंत में जोखिम का प्रबंधन नहीं करते हैं, तो वास्तविक समय में चीजें जागने पर आपको ढीला उठाने में कठिनाई होगी।
परिदृश्य:
आपकी टीम अस्पताल में मरीजों के लिए एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग पोर्टल बनाती है। आप भविष्यवाणी करते हैं कि सबकुछ सुचारू रूप से चलाएगा, इसलिए जब आप कार्यक्रम में एक बग कार्डियक रोगियों को मूत्रविज्ञानी और न्यूरो रोगियों को यूरोलॉजिस्ट देखने के लिए प्रकट करने का कारण बनता है।
समाधान:
उचित जोखिम प्रबंधन के साथ, आपने उस कार्यक्रम में बग पकड़ा होगा जिससे रोगियों और डॉक्टरों के लिए बड़ी असुविधा हुई। जोखिम विश्लेषण आईटी परियोजना प्रबंधन का एक अनिवार्य हिस्सा है जिसे आप अनदेखा नहीं कर सकते हैं। एक का उपयोग करने का प्रयास करें
जोखिम रजिस्टर
जोखिमों की पहचान शुरू करने के लिए।
बदलती तकनीक
जटिल आईटी परियोजनाओं को पूरा होने में महीनों या वर्षों लग सकते हैं। आईटी परियोजना प्रबंधन में एक चुनौती में एक परियोजना के रूप में ट्रांसफॉर्मिंग तकनीक के साथ रहना शामिल है।
परियोजना गुंजाइश
आपकी परियोजना के विकास में होने पर आपके ग्राहक परिवर्तन की आवश्यकताओं के मामले में आपकी प्रारंभिक आईटी परियोजना को लचीला होना चाहिए।
परिदृश्य:
आपकी टीम कारों में जीपीएस सिस्टम को बेहतर बनाने के लिए दीर्घकालिक परियोजना पर ले जाती है। इस परियोजना पर काम करते समय, जीपीएस फोन ऐप्स ड्राइवरों को वास्तविक समय में यातायात देखने की अनुमति देते हैं। आपके जीपीएस सिस्टम में यातायात शामिल नहीं है, और इस सुविधा सहित आपकी परियोजना की लंबाई काफी बढ़ाएगी।
समाधान:
बदलती तकनीक को रोका नहीं जा सकता है, इसलिए आपकी आईटी परियोजना लचीली होनी चाहिए। इस उदाहरण में, आपकी टीम को यह तय करने की आवश्यकता होगी कि परियोजना को पिवोटिंग उन्नत जीपीएस फोन प्रौद्योगिकी के साथ प्रतिस्पर्धा करने के लिए एक अच्छी व्यावसायिक रणनीति है या नहीं।
आईटी परियोजना प्रबंधन उपकरण के प्रकार
यह प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल आपकी परियोजना टीम को व्यवस्थित और परियोजना की शुरुआत से बंद करने के लिए सूचित कर सकते हैं। ये उपकरण परियोजना में प्रत्येक टीम के सदस्य की भूमिका को देखने में मदद करते हैं और वास्तविक समय में परियोजना की प्रगति दिखाते हैं।
रैसी चार्ट
रैसी जिम्मेदार, उत्तरदायी, परामर्श, और सूचित के लिए खड़ा है। का उपयोग
रैसी चार्ट
, परियोजनाओं के माध्यम से काम करते समय आप अपने टीम के सदस्यों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट कर सकते हैं।
प्रत्येक कार्य या वितरण योग्य के लिए, नामित करें कि कौन सी टीम के सदस्य या हितधारक जिम्मेदार, उत्तरदायी, परामर्श, या सूचित हैं। ये चार्ट सभी प्रकार की परियोजनाओं में उपयोगी हो सकते हैं, क्योंकि टीम सदस्य जिम्मेदारियों के बीच हमेशा स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है।
गैंट चार्ट
ए
गैंट चार्ट
- हेनरी गैंट के बाद - एक क्षैतिज चार्ट है जो एक परियोजना टाइमलाइन को चित्रित करने के लिए उपयोग किया जाता है। चार्ट पर प्रत्येक बार परियोजना में कार्यों का प्रतिनिधित्व करता है, और प्रत्येक बार की लंबाई समय का प्रतिनिधित्व करती है।
गैंट चार्ट सहायता टीमों को यह देखने के लिए कि क्या काम करने की आवश्यकता है और एक झरने की तरह कार्य एक दूसरे को कैसे प्रभावित करते हैं। यदि आपकी परियोजना में कई कार्य शामिल हैं जो एक दूसरे पर भरोसा करते हैं, तो यह एक महान उपकरण है क्योंकि आपकी टीम के सदस्य देख सकते हैं कि समय सीमा के आधार पर कार्य कैसे ओवरलैप होते हैं।
कानबान बोर्ड
कानबान बोर्ड दिखाते हैं
कार्य विश्लेषण संरचना
प्रत्येक कार्य किस चरण में है। आईटी परियोजना प्रबंधन में कानबान बोर्डों का उपयोग करके आपकी टीम को अपनी कार्य जिम्मेदारियों को संतुलित करने और अन्य टीम के सदस्यों की उपलब्ध क्षमता को देखने में मदद मिल सकती है।
कानबान बोर्ड
अच्छी तरह से काम करें जब आपकी परियोजना को छोटे, वृद्धिशील परिवर्तनों के साथ कार्यों की आवश्यकता हो। ये कार्य बोर्ड टीमों को चेकलिस्ट और प्रगति चरणों में कार्यों को तोड़ने की अनुमति देते हैं।
एक सूचना प्रौद्योगिकी परियोजना का उदाहरण
एक सूचना प्रौद्योगिकी टीम कर्मचारियों को काम पर घड़ी में मदद करने के लिए एक नया आईफोन एप्लिकेशन विकसित कर रही है। आईफोन ऐप के लिए प्रोजेक्ट प्रस्ताव को एक साथ डालते समय, आईटी प्रोजेक्ट मैनेजर एपीपी निर्माता के साथ परामर्श करता है जबकि अंत उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं पर विचार करता है।
इस आईटी परियोजना उदाहरण में, हम विकास के माध्यम से आईफोन ऐप लाने के लिए परियोजना प्रबंधन के पांच चरणों का उपयोग करेंगे।
आईटी परियोजना प्रबंधन में पहला कदम इस ऐप के विचार के विषय के बारे में प्रश्न पूछना है
दीक्षा चरण
। इन सवालों में शामिल हैं:
क्या कंपनियां कर्मचारी समय का ट्रैक रखने में समस्याएं हैं?
क्या कर्मचारियों को दूरस्थ रूप से काम करते समय घोषित समस्याएं हैं?
क्या यह आईफोन ऐप कर्मचारियों और नियोक्ताओं के लिए एक समाधान प्रदान कर सकता है?
क्या नामित समय और बजट दी गई मेरी टीम के लिए इस ऐप को व्यवहार्य बना रहा है?
परियोजना के साथ आगे बढ़ने के बाद, आप शुरू करते हैं
योजना चरण
आईफोन ऐप विकसित करते समय।
ऐप बनाने के लिए बजट निर्धारित करें।
आकलन करें कि आपकी टीम पर कौन ऐप के कोडिंग को संभाल सकता है।
विकास में वे अन्य टीम के सदस्यों और भूमिकाओं पर विचार करें।
अपने आईफोन ऐप की योजना बनाने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा अपने समग्र परियोजना उद्देश्यों की पहचान करना है। उदाहरण के लिए, इस मामले में, आपका प्रोजेक्ट उद्देश्य है:
"इस समय-ट्रैकिंग आवेदन का लक्ष्य कर्मचारियों के लिए अपने काम के घंटों को घड़ी करने और नियोक्ताओं को उनकी टीम की उत्पादकता का ट्रैक रखने में मदद करने के लिए आसानी से सुलभ तरीका प्रदान करना है।"
एक बार आईफोन ऐप में है
निष्पादन चरण
, अपनी टीम की प्रगति की निगरानी के लिए आईटी परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करें, जो आपको लाता है
प्रदर्शन चरण
। प्रभावी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ, आप डेटा पर वापस देख सकते हैं
क्लोजर चरण
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आईटी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ परियोजनाओं को व्यवस्थित करें
परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन सॉफ्टवेयर
(पीपीएम) आपको रणनीति से निष्पादन तक परियोजनाओं को ट्रैक करने में मदद कर सकता है। एक आईटी मैनेजर के रूप में अपनी भूमिका के लिए तैयार करने के लिए एक रास्ता खोज रहे हैं?
यूडीएन कार्य प्रबंधक
आपको कवर किया गया है। समय पर अपने प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को हिट करने में सहायता के लिए टीम जिम्मेदारियों, हितधारक साझाकरण विकल्प, और रीयल-टाइम प्रोजेक्ट अपडेट के प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट-जैसे दृश्य, टूल्स प्राप्त करें।
