Zarządzanie projektami IT: przewodnik dla menedżerów i ich zespołów

Streszczenie

Zarządzanie projektami IT jest procesem zarządzania, planowania i rozwijania projektów informatycznych. Menedżerowie projektów mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami IT, aby przejść przez pięć faz cyklu życia zarządzania projektami i skuteczniej osiągnąć złożone zadania.

Menedżerowie projektów IT są adaptowani i zaradni przywódcy. Przenoszenie złożonych projektów nad linią mety nie jest łatwym zadaniem, ale właściwy przywódca znów robi to czas i czas.

Jako kierownik projektu IT tworzysz przyjazną dla użytkownika i elastyczną technologię dla konsumentów, a także śledzenie postępu członków zespołu. Jak to zrobić, zastanawiamy się? Zgadujemy, że twój sekret jestOprogramowanie do zarządzania projektami IT .

Posiadanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania IT może być kluczem do sukcesu projektu. Ten przewodnik przedstawia, jakie jest zarządzanie projektami IT i zapewnia wskazówki dotyczące zarządzania projektami informatycznymi.

Jakie jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami IT jest procesem zarządzania, planowania i rozwijania projektów informatycznych. Projekty informatyczne istnieją w różnych branżach, w tym oprogramowanie, bezpieczeństwo informacji, systemy informacyjne, komunikacyjne, sprzętowe, sieciowe, bazy danych i aplikacji mobilnych.

Deweloperzy IT dostarczają produkt lub usługę, podczas gdy menedżerowie obsługują zarządzanie projektami IT. Menedżerowie są odpowiedzialni za przekazywanie oczekiwań i utrzymywanie projektów na torze i budżet, aby zapewnić płynnie projekty IT.

Fazy ​​zarządzania projektami IT

Jako menedżer projektu IT można skuteczniej osiągnąć złożone zadania, rozważając pięć faz zarządzania projektami IT. Fazy ​​te reprezentują cykl życia projektu w różnych dziedzinach pracy.

Inicjacja

PodczasFaza inicjacji, określ potrzebę projektu i stworzyć propozycję projektu. Projekt musi również być opłacalny dla zespołu i firmy w dużej mierze. Podczas tej fazy upewnij się, że potwierdź również, że projekt jest wart wyznaczonego czasu i zasobów przed przejściem do przodu.

Planowanie

Faza planowania jest współpracującym wysiłkiem między tobą jako kierownikiem projektu IT a twoim zespołem. Planowanie projektu obejmuje ustawienie budżetów, identyfikacji zagrożeń i tworzenie jasnych celów za to, co masz nadzieję osiągnąć. ASzablon drogowyPomoże Ci zaplanować cele, które można znaleźć w całym cyklu życia projektu.

Wykonanie

Faza wykonania jest wtedy, gdy zespół ustawia usługi dla projektu. Menedżerowie projektów IT odgrywają kluczową rolę poprzez delegowanie zadań i utrzymywania komunikacji otwartej wśród wszystkich członków zespołu. StosowanieOprogramowanie do współpracy zespołowejAby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie o tym, kto robi to, kiedy. Być może będziesz musiał ponownego przeglądania planu projektu podczas egzekucji, ponieważ projekty często doświadczają zmian podczas rozwoju.

Monitorować i kontrolować.

Podczas fazy wykonania użyj oprogramowania do zarządzania projektami IT, aby śledzić postępy swojego zespołu w czasie rzeczywistym. Obejmuje to monitorowanie czasu, kosztu, zakresu, jakości i ryzyka samego projektu. Korzystanie zMapa drogowa projektu.Możesz ocenić, czy projekt jest na dobrej drodze z propozycją i celem projektu, lub oczywiście, jeśli to konieczne.

Zamknięcie

Po zakończeniu projektu rozpoczyna się faza zamknięcia. W tej fazie upewnij się, że wszystkie prace zostały zakończone, zatwierdzone i przeniesione do odpowiedniego zespołu. Ważne jest również, aby przejść trochę czasuzdobyta wiedzaPodczas projektu i określ, co poszło dobrze i co nie. Faza zamknięcia ma kluczowe znaczenie, ponieważ wzmacnia zespół do przeglądu i poprawy przyszłej metodologii.

Co robi menedżer projektu IT?

Jako kierownik projektu IT musisz wiedzieć, jak komunikować się ze wszystkimi w swojej organizacji. Będziesz ściśle współpracować z członkami Departamentu IT, ale może być również odpowiedzialny za omówienie pracy zespołu z innymi działami.

Upewnij się, że funkcje produktu

Celem każdego projektu IT jest dostarczenie funkcjonalnego produktu, który spełnia potrzeby klienta. Menedżerowie projektu IT są pierwszym punktem kontaktowym, jeśli rzeczy pójdzie nie tak z projektem, dlatego należy priorytetować funkcjonalność przede wszystkim.

Przypisz zadania do członków zespołu

Project Manager jest osobą drużyną przy ustalaniu swoich ról i obowiązków dla projektu. Jako menedżer projektu IT zajmuje trochę czasu na zrozumienie mocnych stron członków zespołu, dzięki czemu można odpowiednio przypisać zadania.

Śledzić postępy i wydajność

Po rozpoczęciu każdego projektu specjaliści do zarządzania projektami muszą śledzić wydajność zespołu,Oś czasu projektu, Budżet i jak dobrze projekt spełnia swoje cele. Zarządzający projektami IT mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić wszystkie ruchome części i pomagać w rozwoju zawodowym.

Owiduj zwinny spotkania z interesariuszami

A interesariusze.jest kimś, kto ma wpływ wynik projektu. Może to być kierownictwo wyższego szczebla, klient lub tester produktu. Jako Manager IT, musisz komunikować się z zainteresowanymi stronami i dać im częste raporty o projekcie. Możesz to zrobić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami IT.

Wyzwania, przed którymi menedżerowie tego projektu

Będziesz stawić czoła uczciwą liczbą wyzwań w swojej roli kierownik projektu, ale z odpowiednimi narzędziami do zarządzania można przekonać się w swojej zdolności do szybkiego rozwiązania problemów.

Czas i budżetowanie

Czas i budżetowanie to jedne z największych wyzwań, które możesz zmierzyć w zarządzaniu projektami IT. Bez realistycznych terminów projektowania projektu ryzykujesz dostarczanie produktu lub usługi, która jest niższa niż może być.

Nie posiadanie zasobów do ukończenia projektu może również sprawić, że zespoły i klienci cierpią. Możesz skrócić czas i budżetowanie wyzwań, priorytetywanie tych elementów w fazie planowania.

Scenariusz:Zarząd Senior chciałby, aby Twój zespół mógł wykonać migrację oprogramowania w całości w ciągu jednego miesiąca, ale będziesz potrzebował dodatkowego miesiąca, ponieważ twój zespół jest zbyt mały i niedoświadczony, aby zakończyć migrację w wyznaczonej ramce czasowej.

Rozwiązanie:Użyj oprogramowania do zarządzania projektami IT, aby zapewnić zarządzanie wyższym zarządzaniem o dostępności i doświadczeniu zespołu. W ten sposób kierownictwo może przygotować bardziej realistyczny oś czasu przy przypisaniu projektów informatycznych.

Zakres Creep.

Zakres Creep.Występuje, gdy pierwotne cele projektu zostają przyćmione, ponieważ interesariusze kontynuują dodawanie nowych wymagań i dostawców. Zakres Creep może być stresującą częścią zarządzania projektami IT, ponieważ wykoleje projekt i wymaga stałego manewrowania.

Aby zmniejszyć częstotliwość pełzania zasięgu, ustawić silne cele projektu od początku, mająZmień proces kontroliNa miejscu i jak najlepiej komunikować się z zainteresowanymi stronami na każdym kroku.

Scenariusz:Twoim początkowym celem projektu było poprawę zewnętrznego Wi-Fi w siedzibie Twojej firmy, więc pracownicy i goście mogą pracować z dowolnego miejsca. Podczas realizacji projektu interesariuszy poprosili Cię o rozszerzenie WI-Fi do centrum operacyjnego po drugiej stronie ulicy, a także umożliwiają możliwości pobierania.

Rozwiązanie:Zarządzanie projektami IT może dać Ci wyraźne cele projektu na początku, więc Twoje interesariusze będą wiedzieć, co można osiągnąć podczas tego projektu. Na przykład zrozumieli, że prośba o rozszerzenie Outdoor Wi-Fi REACH jest rozsądny, podczas gdy żądanie możliwości pobierania jest zbyt obszerny.

Niezrozumienie

Ponieważ menedżerowie projektu funkcjonują jako przejście między członkami zespołu, działów i interesariuszy, Miscommunication może stać się wyzwaniem, jeśli nie ma zorganizowanego procesu, aby wszyscy informowali wszystkich. Możesz priorytetować komunikację przy użyciu narzędzi do zarządzania projektami IT, a to może prowadzić zespół do sukcesu.

Scenariusz:Twoja firma zgadza się pracować z lokalną szkołą i poprawić swoje przestrzenie edukacyjne o zwiększonym dostępie do technologii. Projekt obejmuje instalację Wi-Fi i przekazywania 100 komputerów do szkoły, ale twój kierownik starszy myślał, że darowiłeś tylko 10 komputerów.

Rozwiązanie:Priorytetyczna komunikacja na początku projektu jest niezbędna do uniknięcia konfliktu. Udostępnianie częstego aktualizacji statusu projektu Dzięki narzędzi do zarządzania IT mogą zapewnić, że każdy znajduje się na tej samej stronie przez cykl życia projektu.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem projektu informacyjnego jest niezbędnym krokiem w fazie inicjacji. Podczas tej fazy należy wymyślić alternatywne plany, gdyby twoje początkowe cele spadają krótko. Jeśli nie radzisz sobie z ryzykiem na frontowym końcu, będziesz miał trudności z podniesieniem luzu, gdy rzeczy idą w czasie rzeczywistym.

Scenariusz:Twój zespół tworzy portal planowania online dla pacjentów w szpitalu. Przewidujesz wszystko będzie działać płynnie, więc jesteś zszokowany, gdy błąd w programie powoduje, że pacjenci serca widzieli ginekologów i pacjenci neuro, aby zobaczyć urologów.

Rozwiązanie:Dzięki odpowiednim zarządzaniem ryzykiem mógłbyś złapać błąd w programie, który doprowadził do ogromnej niedogodności dla pacjentów i lekarzy. Analiza ryzyka jest istotną częścią zarządzania projektami IT, których nie możesz przeoczyć. Spróbuj użyć A.rejestr ryzykarozpocząć identyfikację ryzyka.

Zmiana technologii.

Kompleksowe projekty IT mogą wypełnić miesiące lub lata. Jedno wyzwanie w zarządzaniu projektami IT obejmuje nadążanie z transformującą technologią jako projekt. tenZakres projektuTwojej początkowej projektu IT musi być elastyczne w przypadku zmiany potrzeb klienta, gdy projekt jest w rozwoju.

Scenariusz:Twój zespół przejmuje długoterminowy projekt, aby poprawić systemy GPS w samochodach. Podczas pracy w tym projekcie aplikacje telefoniczne GPS wychodzą pozwalając kierowcom, aby zobaczyć ruch w czasie rzeczywistym. Twój system GPS nie obejmuje ruchu, a w tym ta funkcja znacznie rozszerzyłaby długość projektu.

Rozwiązanie:Zmiana technologii nie może zostać zatrzymana, więc projekt IT musi być elastyczny. W tym przykładzie twój zespół musiałby zdecydować, czy obracanie projektu jest dobrą strategią biznesową konkurować z zaawansowaną technologią telefonu GPS.

Rodzaje narzędzi zarządzania projektami IT

Narzędzia do zarządzania projektami IT mogą utrzymać zespół projektowy zorganizowany i poinformowany o rozpoczęciu projektu do zamknięcia. Narzędzia te pomagają wizualizować rolę każdego członka zespołu w projekcie i pokazać postępy projektu w czasie rzeczywistym.

Wykres Raci.

RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. UżywającWykres Raci., Możesz wyjaśnić role i obowiązki członków zespołu podczas pracy poprzez projekty.

Dla każdego zadania lub dostarczania wyznaczają, które członkowie zespołu lub interesariuszy są odpowiedzialne, odpowiedzialne, konsultowane lub poinformowane. Wykresy te mogą być przydatne we wszystkich typach projektów informatycznych, ponieważ zawsze istnieje potrzeba wyjaśnienia wśród obowiązków członków zespołu.

Wykres Gantta

A Wykres GanttaEnternament po Henry Gantt-jest horyzontalny wykres używany do zilustrowania osi czasu projektu. Każdy pasek na wykresie reprezentuje zadania w projekcie, a długość każdego paska reprezentuje czas.

Gantt wykresy pomocy zespołom wizualizują, jakie prace muszą zostać wykonane i jak zadania wpływają na siebie, jak wodospad. Jeśli twój projekt obejmuje wiele zadań, które polegają na sobie nawzajem, to jest to świetne narzędzie, ponieważ członkowie zespołu widzą, w jaki sposób zadania nakładają się na podstawie terminów.

Płyty Kanban.

Deski Kanban pokazująStruktura podziału pracyW jakim etapie znajduje się każde zadanie

Płyty Kanban.Pracuj dobrze, gdy twój projekt wymaga zadań z małymi, przyrostowymi zmianami. Te tablice zadań pozwalają zespołom rozpisywać zadania na listy kontrolne i etapy postępu.

Przykład projektu technologii informacyjnej

Zespół technologii informatycznych rozwija nową aplikację na iPhone, aby pomóc pracownikom zegar w pracy. Po złożeniu propozycji projektu aplikacji iPhone'a Menedżer projektu IT konsultuje się z twórcą aplikacji, a także biorąc pod uwagę potrzeby użytkownika końcowego.

W tym przykładzie projektu IT użyjemy pięciu faz zarządzania projektami, aby przynieść aplikację iPhone poprzez rozwój.

Pierwszym krokiem w zarządzaniu projektami IT jest zadawanie pytań dotyczących przedmiotu tego pomysłu aplikacji wFaza inicjacji. Te pytania obejmują:

Czy firmy mają problemy z utrzymaniem czasu pracownika?

Czy pracownicy mają problemy zegarem podczas zdalnego działania?

Czy ta aplikacja na iPhone może zapewnić rozwiązanie dla pracowników i pracodawców?

Tworzy tę aplikację na mój zespół, biorąc pod uwagę wyznaczony czas i budżet?

Po przejściu do przodu za pomocą projektu rozpoczynaszfaza planowaniaPodczas opracowywania aplikacji na iPhone'a.

Określ budżet, zajmie to, aby aplikacja.

Oceń, kto w twoim zespole może obsługiwać kodowanie aplikacji.

Rozważ innych członków zespołu i role, które mogą grać w rozwoju.

Najważniejszą częścią planowania aplikacji iPhone'a jest zidentyfikowanie ogólnych celów projektu. Na przykład w tym przypadku cel projektu jest:

"Celem tej aplikacji do śledzenia czasu jest zapewnienie łatwo dostępnym sposobem dla pracowników do zegara godzin pracy i pomocy pracodawcom śledzić wydajność swojego zespołu".

Po aplikacji iPhone'a jest wFaza wykonania, użyj narzędzi do zarządzania projektami IT, aby monitorować postępy swojego zespołu, który przynosi Cię przezFaza wydajności. Dzięki efektywnym oprogramowaniu do zarządzania projektami można spojrzeć wstecz na dane podczasFaza zamknięcia .

Usprawnij projekty z oprogramowaniem do zarządzania projektami IT

Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektu(PPM) Pomoże Ci śledzić projekty IT ze strategii do wykonania. Szukasz sposobu na przygotowanie do swojej roli menedżera IT?Menedżer zadań UDN.Dostał cię zakryty. Uzyskaj widoki podobne do wykresu Gantt, narzędzia do zarządzania obowiązkami zespołowymi, opcjami udostępniania interesariuszy i aktualizacje projektu w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci na czas na wyświetlanie projektów projektowych.