IT-projektledning: En guide för chefer och deras lag

Sammanfattning

IT-projektledning är processen att hantera, planera och utveckla informationstekniska projekt. Projektledare kan använda IT Project Management-programvaran för att flytta genom de fem faserna i projektlednings livscykeln och åstadkomma komplexa uppgifter mer effektivt.

IT-projektledare är anpassningsbara och resursfulla ledare. Att bära komplexa projekt över mållinjen är inte en lätt uppgift, men rätt ledare gör det gång och gång igen.

Som IT-projektledare skapar du användarvänlig och flexibel teknik för konsumenter samtidigt som du spårar framstegen i dina lagmedlemmar. Hur gör du allt, undrar vi? Vi gissar din hemlighet ärIT-projekthanteringsprogramvara .

Att ha rätt IT-hanteringsprogram kan vara nyckeln till projektets framgång. Den här guiden skisserar vad IT-projektledning är och ger tips för hantering av IT-projekt.

Vad är det projektledning?

IT-projektledning är processen att hantera, planera och utveckla informationstekniska projekt. IT-projekt finns inom en rad olika branscher, inklusive programvara, informationssäkerhet, informationssystem, kommunikation, hårdvara, nätverk, databaser och mobilappar.

IT-projektutvecklare levererar en produkt eller tjänst, medan chefer hanterar IT-projektledning. Chefer har ansvaret för att kommunicera förväntningar och hålla projekt på spår och på budgeten, för att säkerställa att IT-projekten löper smidigt.

Faser av IT-projektledning

Som IT-projektledare kan du effektivisera komplexa uppgifter när du överväger de fem faserna av IT-projektledningen. Dessa faser representerar projektets livscykel i olika jobbfält.

Initiering

Underinitieringsfas, bestämma behovet av projektet och skapa ett projektförslag. Projektet måste också vara lönsamt för laget och företaget i stort. Under denna fas, se till att även bekräfta att projektet är värt den tilldelade tiden och resurserna innan de går framåt.

Planera

Planeringsfasen är en samarbetsinsats mellan dig som IT-projektledare och ditt lag. Planering för projektet innefattar att ställa budgetar, identifiera risker och skapa tydliga mål för vad du hoppas kunna uppnå. AfärdplanmallKan hjälpa dig att planera mål som du då kan referera till under hela projektets livscykel.

Avrättning

Exekveringsfasen är när laget ställer in leveranser för projektet. IT-projektledare spelar en avgörande roll genom att delegera uppgifter och hålla kommunikation öppen bland alla lagmedlemmar. Använda sig avTeam Collaboration SoftwareFör att alla är på samma sida om vem som gör vad som helst när. Du kan behöva återkomma projektplanen under genomförandet, eftersom projekt ofta upplever förändringar under utvecklingen.

Övervaka och kontrollera

Under exekveringsfasen, använd den Projekthanteringsprogramvara för att spåra ditt lags framsteg i realtid. Detta innebär att man övervakar tid, kostnad, omfattning, kvalitet och risk för projektet själv. Använda dinProjekt Roadmap, Du kan utvärdera om projektet är på spår med ditt projektförslag och mål, eller kurs korrekt om det behövs.

Stängning

När projektet är klart börjar stängningsfasen. I den här fasen, se till att allt arbete är klart, godkänt och har flyttat till det lämpliga laget. Det är också viktigt att ta lite tid att granska allalärdomarUnder projektet och bestämma vad som gick bra och vad som inte gjorde det. Förslutningsfasen är avgörande eftersom den ger dig ett lag att granska och förbättra framtida metodik.

Vad gör en IT-projektledare?

Som IT-projektledare måste du veta hur man kommunicerar med alla i din organisation. Du kommer att arbeta nära med medlemmarna i IT-avdelningen, men du kan också vara ansvarig för att diskutera ditt lags arbete med andra avdelningar.

Se till att produktfunktionerna fungerar

Målet med varje IT-projekt är att leverera en funktionell produkt som uppfyller kundens behov. IT-projektledare är den första kontaktpunkten om saker går fel med ett projekt, vilket är därför du måste prioritera funktionalitet framför allt annat.

Tilldela uppgifter till lagmedlemmar

En projektledare är ett lags go-to-person när de bestämmer vad deras roller och ansvar är för projektet. Som en IT-projektledare, ta lite tid att förstå varje lagmedlems styrkor så att du kan tilldela uppgifter i enlighet med detta.

Spåra framsteg och prestanda

När varje projekt börjar, måste projekthanteringspersonal spåra lagprestanda,Projekt tidslinje, budgeten och hur väl projektet uppfyller sina mål. IT-projektledare kan använda projekthanteringsprogramvara för att hålla reda på alla de rörliga delarna och hjälpa till med professionell utveckling.

Leda smidiga möten med intressenter

A intressentär någon som påverkas av projektets resultat. Detta kan vara ledande befattningshavare, en kund eller en produkttester. Som IT-projektledare måste du kommunicera med intressenter och ge dem frekventa statusrapporter på projektet. Du kan göra det med hjälp av IT-projekthanteringsprogram.

Utmaningar som den står inför projektledare

Du kommer att möta ett rättvist antal utmaningar i din roll som IT-projektledare, men med rätt hanteringsverktyg kan du snabbt känna dig säker på din förmåga att ta itu med problem.

Tid och budgetering

Tid och budgetering är några av de största utmaningar du kan möta i IT-projektledning. Utan realistiska tidsfrister för ett projekt riskerar du att leverera en produkt eller tjänst som är av lägre kvalitet än det kan vara.

Att inte ha resurserna för att slutföra projektet kan också göra team och kunder lider. Du kan minska tid och budgetera utmaningar genom att prioritera dessa objekt i planeringsfasen.

Scenario:Senior Management skulle vilja att ditt team utför en företagsövergripande mjukvaru migration inom en månad, men du behöver en ytterligare månad eftersom ditt lag är för litet och oerfaren för att slutföra migreringen i den tilldelade tidsramen.

Lösning:Använd den Projektledningsprogramvara för att hålla ledande befattningshavare informerad om ditt lags tillgänglighet och erfarenhet. På det sättet kan ledningen förbereda en mer realistisk tidslinje när de tilldelar IT-projekt.

Räckvidd kryp

Räckvidd krypinträffar när de ursprungliga målen för projektet blir överskuggat eftersom intressenterna fortsätter att lägga till nya krav och leveranser. Omfattning Creep kan vara en stressig del av IT-projektledning eftersom det spärrar projektet och kräver konstant manövrering.

För att minska frekvensen av räckviddskryp ställer du starka projektmål från början, har enÄndra kontrollprocessenpå plats, och gör ditt bästa för att kommunicera med intressenter varje steg på vägen.

Scenario:Ditt första projektmål var att förbättra utomhus Wi-Fi på ditt företags huvudkontor så att anställda och besökare kan arbeta från var som helst. Under projektets genomförande ber de intressenterna att expandera utomhus Wi-Fi till Operations Center tvärs över gatan och tillåter också nedladdningsfunktioner.

Lösning:IT-projektledning kan ge dig tydliga projektmål i början, så dina intressenter kommer att veta vad som kan uppnås under detta projekt. De skulle till exempel förstå att begäran om en förlängning av utomhusbedömningen är rimlig, medan begäran av nedladdningskapacitet är för omfattande.

Missförstånd

Eftersom IT-projektledare fungerar som go-twörge bland lagmedlemmar, avdelningar och intressenter, kan felkommunikation bli en utmaning om det inte finns en organiserad process för att hålla alla informerade. Du kan prioritera kommunikation med hjälp av IT-projekthanteringsverktyg och det kan leda till att ditt lag till framgång.

Scenario:Ditt företag är överens om att arbeta med en lokal skola och förbättra sina inlärningsutrymmen med ökad tillgång till teknik. Projektet innebär att man installerar Wi-Fi och donerar 100 datorer till skolan, men din ledare tyckte att du bara donerade 10 datorer.

Lösning:Prioritering av kommunikation I början av ett projekt är viktigt för att undvika konflikter. Dela frekventa projektstatusuppdateringar med IT-hanteringsverktyg kan säkerställa att alla är på samma sida genom projektets livscykel.

Riskhantering

Att hantera riskerna med ett informationsteknologiprojekt är ett nödvändigt steg i initieringsfasen. Under denna fas måste du komma med alternativa planer om dina första mål faller kort. Om du inte hanterar risken på framsidan, har du svårt att plocka upp slacken när sakerna går fel i realtid.

Scenario:Ditt lag skapar en online schemaläggningsportal för patienter på ett sjukhus. Du förutspår allt kommer att springa smidigt, så du är chockad när ett fel i programmet orsakar hjärtpatienter att se gynekologer och neuro-patienter för att se urologer.

Lösning:Med rätt riskhantering kan du ha tagit buggen i programmet som ledde till ett stort besvär för patienter och läkare. Riskanalys är en viktig del av IT-projektledning som du inte kan förbise. Försök använda aRiskregisteratt börja identifiera risker.

Ändra teknik

Komplex IT-projekt kan ta månader eller år att slutföra. En utmaning i IT-projektledning innebär att man håller med att omvandla teknik som ett projekt äger rum. Deprojektets omfattningAv ditt första IT-projekt måste vara flexibelt om dina kunders behov av din kund förändras medan ditt projekt är i utveckling.

Scenario:Ditt lag tar ett långsiktigt projekt för att förbättra GPS-systemen i bilar. När du arbetar på det här projektet kommer GPS-telefonprogram att låta förare se trafik i realtid. Ditt GPS-system innehåller inte trafik, och inklusive den här funktionen skulle avsevärt förlänga din projektlängd.

Lösning:Ändra teknik kan inte stoppas, så ditt IT-projekt måste vara flexibelt. I det här exemplet skulle ditt team behöva bestämma om det är en bra affärsstrategi att konkurrera med avancerad GPS-telefonteknik.

Typer av IT-projekthanteringsverktyg

IT-projekthanteringsverktyg kan hålla ditt projektteam organiserat och informerat från projektinitiering till stängning. Dessa verktyg hjälper till att visualisera varje lagmedlems roll i projektet och visa projektets framsteg i realtid.

Raci diagram

Raci står för ansvarsfull, ansvarig, konsulterad och informerad. AnvändaRaci diagram, Du kan klargöra rollerna och ansvaret för dina lagmedlemmar när du arbetar genom projekt.

För varje uppgift eller leveransbar, ange vilka lagmedlemmar eller intressenter som är ansvariga, ansvariga, rådfrågade eller informerade. Dessa diagram kan vara användbara i alla typer av IT-projekt, eftersom det alltid finns ett behov av förtydligande bland lagmedlemsansvar.

Ganttdiagram

A Ganttdiagram-Named efter Henry Gantt-är ett horisontellt diagram som används för att illustrera en projektimeline. Varje stapel på diagrammet representerar uppgifter i projektet, och längden på varje stapel representerar tid.

Gantt-diagram hjälper lag visualisera vilket arbete som behöver göras och hur uppgifter påverkar varandra, som ett vattenfall. Om ditt projekt innebär många uppgifter som är beroende av varandra, så är det här ett bra verktyg eftersom dina lagmedlemmar kan se hur uppgifter överlappar sig på deadlines.

Kanban Boards

Kanban Boards visarArbetsuppdelningsstrukturav vilket stadium varje uppgift är i. Använda Kanban-brädor i IT-projektledning kan hjälpa ditt lag att balansera sitt arbetsansvar och se andra lagmedlemmarnas tillgängliga kapacitet.

Kanban BoardsArbeta bra när ditt projekt kräver uppgifter med små, inkrementella förändringar. Dessa arbetsgrupper tillåter lag att bryta ner uppgifter i checklistor och framstegssteg.

Exempel på ett informationsteknologiprojekt

En informationsteknik team utvecklar en ny iPhone-applikation för att hjälpa medarbetarna att klocka på jobbet. När man sätter ihop projektförslaget för iPhone-appen, konsulterar IT-projektledaren med App Creator samtidigt som man överväger slutanvändarens behov.

I detta IT-projekt exempel använder vi de fem faserna av projektledning för att få iPhone-appen genom utveckling.

Det första steget i IT-projektledning är att ställa frågor om ämnet för denna app-idé iinitieringsfas. Dessa frågor är:

Är företag som har problem med att hålla koll på anställdas tid?

Är anställda att ha problem med att klocka i när de arbetar på distans?

Kan den här iPhone-appen ge en lösning för anställda och arbetsgivare?

Skapar den här appen livskraftig för mitt lag med tanke på den angivna tiden och budgeten?

Efter att ha flyttat framåt med projektet börjar duPlaneringsfasNär du utvecklar iPhone-appen.

Bestäm budgeten som den tar för att göra appen.

Bedöm vem på ditt lag kan hantera kodningen av appen.

Tänk på andra lagmedlemmar och de roller de kan spela i utveckling.

Den viktigaste delen av planeringen av din iPhone-app är att identifiera dina övergripande projektmål. Till exempel, i det här fallet är ditt projektmål:

"Målet med denna tidsspårningsansökan är att ge ett lättillgängligt sätt att anställda klocka sina arbetstimmar och hjälpa arbetsgivare att hålla reda på sitt lags produktivitet."

När iPhone-appen är iexekveringsfas, använd det projekthanteringsverktyg för att övervaka ditt lags framsteg, vilket leder tillprestationsfas. Med effektiv programhanteringsprogram kan du se tillbaka på data understängningsfas .

Effektivisera projekt med IT-projekthanteringsprogram

Projektportföljförvaltningsprogram(PPM) kan hjälpa dig att spåra det projekt från strategi till utförande. Letar du efter ett sätt att förbereda dig för din roll som en IT-chef?UDN Task ManagerHar du täckt. Få Gantt-diagramliknande vyer, verktyg för hantering av teamansvar, optionsoperationer för intressenter, och realtidsprojektuppdateringar som hjälper dig att slå dina projektleveranser i tid.