IT Project Management: een gids voor managers en hun teams

Overzicht

IT-projectmanagement is het proces van het beheren, plannen en ontwikkelen van informatie-technologieprojecten. Projectmanagers kunnen IT-projectmanagementsoftware gebruiken om door de vijf fasen van de levenscyclus van het projectmanagement te gaan en complexe taken effectiever te bereiken.

IT-projectmanagers zijn aanpasbare en vindingrijke leiders. Het dragen van complexe projecten over de finishlijn is geen gemakkelijke taak, maar de rechterleider doet het tijd en tijd weer.

Als IT-projectmanager maakt u gebruiksvriendelijke en flexibele technologie voor consumenten, terwijl u ook de voortgang van uw teamleden bijhoudt. Hoe doe je het allemaal, we ons afvragen? We raden dat je geheim isIT-projectbeheersoftware .

Het hebben van de juiste IT-managementsoftware kan de sleutel zijn om succes te projecteren. Deze handleiding schetst wat het projectbeheer is en biedt tips voor het beheren van IT-projecten.

Wat is het projectmanagement?

IT-projectmanagement is het proces van het beheren, plannen en ontwikkelen van informatie-technologieprojecten. IT-projecten bestaan ​​binnen een verscheidenheid aan industrieën, waaronder software, informatiebeveiliging, informatiesystemen, communicatie-, hardware-, netwerk-, databases- en mobiele apps.

IT-projectontwikkelaars leveren een product of dienst, terwijl managers het projectmanagement verwerken. Managers zijn verantwoordelijk voor het communiceren van verwachtingen en het houden van projecten op het goede spoor en budget, om ervoor te zorgen dat de IT-projecten soepel verlopen.

Fasen van het projectmanagement

Als IT-projectmanager kunt u complexe taken effectiever uitvoeren bij het overwegen van de vijf fasen van IT-projectbeheer. Deze fasen vertegenwoordigen de levenscyclus van het project in verschillende vacatures.

Initiatie

Tijdens deinitiatiefase, Bepaal de behoefte aan het project en maak een projectvoorstel. Het project moet ook levensvatbaar zijn voor het team en het bedrijf in het algemeen. Tijdens deze fase moet u ook bevestigen dat het project de toegewezen tijd en middelen waard is voordat u verder gaat.

Planning

De planningsfase is een samenwerkingsinspanning tussen u als IT-projectmanager en uw team. Planning voor het project omvat het instellen van budgetten, het identificeren van risico's en het creëren van duidelijke doelen voor wat u hoopt te bereiken. EENRoadmap-sjabloonkan u helpen bij het plannen van doelen die u kunt verwijzen naar de levenscyclus van het project.

Executie

De uitvoeringsfase is wanneer het team deliverables voor het project instelt. IT-projectmanagers spelen een cruciale rol door taken te delegeren en communicatie open te houden tussen alle teamleden. GebruikenTeam Collaboration SoftwareOm ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat over wie het doet waar bij wanneer. Mogelijk moet u het projectplan opnieuw bekijken tijdens de uitvoering, omdat projecten vaak veranderingen ervaren tijdens de ontwikkeling.

Monitor en controle

Gebruik de IT-projectmanagement-software tijdens de uitvoeringsfase om de voortgang van uw team in realtime te volgen. Dit omvat het toezicht op de tijd, kosten, reikwijdte, kwaliteit en het risico van het project zelf. Gebruik jeProject Roadmap, u kunt evalueren of het project op het goede spoor is met uw projectvoorstel en doelen of cursus correct, indien nodig.

Sluiting

Zodra het project is voltooid, begint de sluitfase. Zorg er in deze fase voor dat alle werkzaamheden zijn voltooid, goedgekeurd en is verhuisd naar het juiste team. Het is ook belangrijk om wat tijd te nemen om er een te beoordelenles geleerdTijdens het project en bepaal wat goed ging en wat is het niet gedaan. De sluitfase is cruciaal omdat het uw team in staat is om de toekomstige methodologie te herzien en te verbeteren.

Wat doet een IT-projectmanager?

Als IT-projectmanager moet u weten hoe u met iedereen in uw organisatie kunt communiceren. U zult nauw samenwerken met leden van de IT-afdeling, maar u kunt ook de leiding hebben over het bespreken van het werk van uw team met andere afdelingen.

Zorg voor de productfuncties

Het doel van elk IT-project is om een ​​functioneel product te leveren dat voldoet aan de behoeften van de klant. IT-projectmanagers zijn het eerste aanspreekpunt als er iets misgaat met een project, daarom moet u prioriteit geven aan functionaliteit boven alles.

Taak taken toe aan teamleden

Een projectmanager is een team van een team bij het bepalen van wat hun rollen en verantwoordelijkheden voor het project zijn. Als een IT-projectmanager, neem dan enige tijd om de sterke punten van elke teamlid te begrijpen, zodat u taken dienovereenkomstig kunt toewijzen.

Volg de voortgang en prestaties

Zodra elk project begint, moeten projectmanagementprofessionals teamprestaties volgen, deproject tijdlijn, het budget en hoe goed het project voldoet aan zijn doelen. IT-projectmanagers kunnen projectmanagementsoftware gebruiken om alle bewegende delen bij te houden en te helpen met professionele ontwikkeling.

Leid agile vergaderingen met belanghebbenden

EENbelanghebbendeis iemand die wordt beïnvloed door de uitkomst van het project. Dit kan senior management, een klant of een producttester zijn. Zoals het projectmanager moet communiceren met belanghebbenden en ze frequente statusrapporten over het project geven. U kunt dit doen met IT-projectmanagementsoftware.

Uitdagingen geconfronteerd door IT-projectmanagers

Je wordt geconfronteerd met een behoorlijk aantal uitdagingen in je rol als IT-projectmanager, maar met de juiste managementtools, kun je je zelfverzekerd voelen in je vermogen om problemen snel aan te pakken.

Tijd en budgettering

Tijd en budgettering zijn enkele van de grootste uitdagingen waarmee u in IT-projectmanagement kunt ondervinden. Zonder realistische deadlines voor een project, riskeert u een product of service die van lagere kwaliteit is dan het kan zijn.

Het hebben van de middelen om het project te voltooien, kunnen ook teams en klanten lijden. U kunt de tijd en de budgettaire uitdagingen verminderen door deze items in de planningsfase te prioriteiten.

Scenario:Senior Management wil graag binnen een maand een team om een ​​bedrijfsbrede software-migratie uit te voeren, maar je hebt een extra maand nodig omdat je team te klein en onervaren is om de migratie in het toegewezen tijdsbestek te voltooien.

Oplossing:Gebruik IT-projectmanagementsoftware om het senior management op de hoogte te houden van de beschikbaarheid en ervaring van uw team. Op die manier kan het management een realistische tijdlijn voorbereiden bij het toewijzen van IT-projecten.

Scope kruip

Scope kruipTreedt op wanneer de oorspronkelijke doelen van het project overschaduwd raken omdat stakeholders blijven toevoegen aan nieuwe vereisten en deliverables. Scope Creep kan een stressvol deel van het projectmanagement zijn omdat het het project ontspoort en constant manoeuvreren vereist.

Om de frequentie van scope-kruip te verminderen, stelt u sterke projectdoelstellingen in vanaf het begin, eenWijzig het controleprocesop zijn plaats, en doe je best om elke stap van de weg met belanghebbenden te communiceren.

Scenario:Uw eerste projectdoel was om de Wi-Fi op het hoofdkantoor van uw bedrijf te verbeteren, zodat werknemers en bezoekers overal kunnen werken. Tijdens de uitvoering van het project, vragen Stakeholders u om de buitenrei in de buurt van Wi-Fi uit te breiden naar het midden van de straat aan de overkant en ook downloadmogelijkheden toe te staan.

Oplossing:IT-projectmanagement kan u aan het begin wissen projectiedoelen, zodat uw belanghebbenden zullen weten wat tijdens dit project kan worden bereikt. Ze zouden bijvoorbeeld begrijpen dat het verzoeken van een uitbreiding van het Wi-Fi-reikwijk van de buitenlucht redelijk is, terwijl het aanvragen van downloadmogelijkheden te uitgebreid is.

Miscommunicatie

Omdat IT-projectmanagers functioneren als de tussenpersoon onder teamleden, afdelingen en belanghebbenden, kan miscommunicatie een uitdaging worden als er geen georganiseerd proces is om iedereen op de hoogte te houden. U kunt prioriteit geven aan communicatie met behulp van IT-projectmanagementtools en dit kan uw team naar succes leiden.

Scenario:Uw bedrijf is het ermee eens om met een lokale school te werken en hun leerplaatsen te verbeteren met verhoogde toegang tot technologie. Het project omvat het installeren van Wi-Fi en het doneren van 100 computers aan de school, maar je senior manager dacht dat je pas 10 computers duwde.

Oplossing:Prioritizing Communicatie aan het begin van een project is essentieel voor het vermijden van conflicten. Het delen van frequente projectstatusupdates met IT-managementhulpmiddelen kunnen ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat via de levenscyclus van het project.

Risicomanagement

Het beheren van de risico's van een project-technologieproject is een noodzakelijke stap in de initiatiefase. Tijdens deze fase moet je een alternatieve plannen bedenken, want je eerste doelen vallen kort. Als u geen risico op de voorkant behaalt, zult u het moeilijk hebben om de speling op te nemen wanneer dingen in realtime missen.

Scenario:Je team creëert een online planningsportaal voor patiënten in een ziekenhuis. Je voorspelt alles zal soepel verlopen, dus je bent geschokt wanneer een bug in het programma hartspatiënten veroorzaakt om gynaecologen en neuro-patiënten te zien om uologen te zien.

Oplossing:Met een goed risicobeheer, hebt u mogelijk de bug in het programma ingehaald die leidde tot een enorm ongemak voor patiënten en artsen. Risicoanalyse is een essentieel onderdeel van het projectmanagement dat u niet over het hoofd kunt zien. Probeer eenrisicoregisterom risico's te identificeren.

Veranderende technologie

Complex IT-projecten kunnen maanden of jaren duren om te voltooien. Eén uitdaging in IT-projectmanagement omvat het bijhouden van transformerende technologie als een project plaatsvindt. DeprojectbereikVan uw initiële IT-project moet flexibel zijn in het geval dat de behoeften van uw klant veranderen terwijl uw project in ontwikkeling is.

Scenario:Je team neemt een langetermijnproject op om de GPS-systemen in auto's te verbeteren. Tijdens het werken aan dit project komen GPS-telefoon-apps eruit, waardoor bestuurders in realtime verkeer kunnen zien. Uw GPS-systeem bevat geen verkeer en inclusief deze functie zou uw projectlengte aanzienlijk verlengen.

Oplossing:Veranderende technologie kan niet worden gestopt, dus uw IT-project moet flexibel zijn. In dit voorbeeld zou uw team moeten beslissen of het draaien van het project een goede bedrijfsstrategie is om te concurreren met geavanceerde GPS-telefoontechnologie.

Typen IT-projectbeheer Tools

IT Project Management Tools kunnen uw projectteam houden georganiseerd en op de hoogte van projectinitiatie om te sluiten. Deze hulpmiddelen helpen elke rol van het teamlid in het project te visualiseren en de voortgang van het project in realtime weer te geven.

Raci-kaart

RACI staat voor verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd. De ... gebruikenRaci-kaart, U kunt de rollen en verantwoordelijkheden van uw teamleden verduidelijken bij het werken door projecten.

Voor elke taak of leverbaar, aanwijzen welke teamleden of belanghebbenden verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd of geïnformeerd zijn. Deze grafieken kunnen handig zijn in alle soorten IT-projecten, omdat er altijd behoefte is aan verduidelijking tussen verantwoordelijkheden van teamleden.

Gantt-diagram

EENGantt-diagram-Noofd na Henry Gantt-is een horizontale diagram die wordt gebruikt om een ​​projecttijdlijn te illustreren. Elke balk op het diagram vertegenwoordigt taken in het project en de lengte van elke bar vertegenwoordigt de tijd.

Gantt-grafieken helpen teams visualiseren op welk werk moet worden gedaan en hoe taken elkaar beïnvloeden, zoals een waterval. Als uw project veel taken betreft die op elkaar vertrouwen, dan is dit een geweldige tool omdat uw teamleden kunnen zien hoe taken elkaar overlappen op basis van deadlines.

Kanban Boards

Kanban Boards tonen deWerkonderbrekingsstructuurVan welk fase is elke taak erin. Het gebruik van Kanban Boards in IT-projectmanagement kan uw team helpen hun werkverantwoordelijkheden te balanceren en de beschikbare capaciteit van andere teamleden te bekijken.

Kanban BoardsWerk goed wanneer uw project taken vereist met kleine, incrementele veranderingen. Met deze taakborden kunnen teams taken afbreken in checklists en voortgangsstadia.

Voorbeeld van een project voor informatietechnologie

Een informatieteam ontwikkelt een nieuwe iPhone-applicatie om werknemers op het werk te helpen. Bij het samenstellen van het projectvoorstel voor de iPhone-app, raadpleegt de IT-projectmanager met de app-maker en beschouwt ook de behoeften van de eindgebruiker.

In dit IT-project voorbeeld gebruiken we de vijf fasen van projectmanagement om de iPhone-app door ontwikkeling te brengen.

De eerste stap in het projectbeheer is om vragen te stellen over het onderwerp van dit app-idee in deinitiatiefase. Deze vragen omvatten:

Zijn bedrijven met problemen die werknemerstijd bijhouden?

Zijn medewerkers die problemen hebben met het klokken bij het werken op afstand?

Kan deze iPhone-app een oplossing bieden voor werknemers en werkgevers?

Maakt deze app haalbaar voor mijn team gezien de aangewezen tijd en het budget?

Na vooruitgang te gaan met het project, begin je met deplanningsfasebij het ontwikkelen van de iPhone-app.

Bepaal het budget dat het duurt om de app te maken.

Beoordeel wie in uw team kan de codering van de app aan.

Overweeg andere teamleden en de rollen die ze in ontwikkeling kunnen spelen.

Het belangrijkste onderdeel van het plannen van uw iPhone-app is om uw algemene projectdoelstellingen te identificeren. In dit geval is bijvoorbeeld uw projectdoel:

"Het doel van deze time-tracking-applicatie is om een ​​gemakkelijk toegankelijke manier te bieden voor werknemers om hun werkuren te kloken en om werkgevers te helpen bij het volgen van de productiviteit van hun team."

Zodra de iPhone-app in deUitvoeringsfase, gebruik IT Project Management Tools om de voortgang van uw team te bewaken, wat u door deuitvoeringsfase. Met effectieve projectbeheersoftware kunt u terugkijken op de gegevens tijdens desluitingsfase .

Stroomlijn projecten met IT-projectmanagementsoftware

Projectportfolio Management Software(PPM) kan u helpen bij het volgen van projecten van strategie tot uitvoering. Op zoek naar een manier om je voor te bereiden op je rol als IT-manager?Udn taakmanagerHeb je gedekt. Ontvang Gantt-diagram-achtige weergaven, Tools voor het beheren van teamverantwoordelijkheden, opties voor het delen van stakeholder en real-time projectupdates om u op tijd te helpen bij het raken van uw projectlevering.