Parkinsons lov: Hvordan overvinde det for at øge produktiviteten

Resumé

Parkinsons lov er tanken om, at arbejde udvider for at udfylde den tid, der er tildelt til færdiggørelsen. Dette kan betyde, at du tager længere tid end nødvendigt for at fuldføre en opgave, eller du udskyder og fuldfør opgaven lige inden forfaldsdatoen. I denne vejledning forklarer vi, hvordan Parkinsons lov arbejder og giver tips til at få arbejde udført på mindre tid.

Har du nogensinde afskrækket et projekt indtil sidste øjeblik, selvom du vidste, at det kun ville tage et par timer at fuldføre? Det er udsættelse på sit fineste, men det er også Parkinsons lov i aktion. Når du har tid, tager du det. Du bruger enten tid til at fuldføre opgaven langsommere eller digtrække tiden udog udfyld opgaven lige inden forfaldsdatoen.

Desværre øger deadlines ikke altid voresproduktivitet, men forståelse af Parkinsons lov og finde måder at overvinde det kan. I denne vejledning vil vi forklare, hvordan Parkinsons lov arbejder og giver tips til at få dit arbejde udført på mindre tid.

Hvad er Parkinsons lov?

Parkinsons lov er tanken om, at dit arbejde vil udvide for at udfylde den tid, der er tildelt til færdiggørelsen. Denne lov kan komme i spil, når du jonglering arbejdsfrister eller styring af projekter.

Sig for eksempel, du får en time-ugers deadline for at gennemføre et projektforslag. Du kan være lettet at vide, at du har rigelig tid. Den fjerne deadline får dig til at tage længere tid end nødvendigt for at fuldføre opgaven ved hånden, eller du udsætter og fuldfører den bare knap før forfaldsdatoen. Med andre ord udvider opgaven til at udfylde den tid, du har givet.

Hvem introducerede Parkinsons lov?

Cyril Northcote Parkinson var en britisk navalhistoriker, der først introducerede Parkinsons lov i ensatirisk essayskrevet til "The Economist" i 1955. Han fortsatte derefter med at skrive en bog med titlen, . Hans historie i essayet indebærer en kvinde, hvis eneste opgave for dagen er at sende et postkort.

Fordi hun har hele dagen for at fuldføre denne opgave, bruger hun en time at finde kortet, en halv time at finde sine briller, 90 minutter skriver kortet og så videre, indtil hun fylder sin dag. Hans historie er meningen at forklare, hvordan arbejdet udvider for at udfylde den tildelte tid. Mens Parkinsons eksempel kan lyde ekstremt, har vi alle oplevet dette i mindre omfang.

Hvorfor udvider arbejdet til at udfylde den tilgængelige tid?

Undersøgelser tyder påAt når vi får en opgave, tænker vi på, hvor meget tid der er tilgængelig for at fuldføre opgaven i stedet for, hvor meget tid vi faktisk har brug for. Denne tankegang resulterer i spildt tid og ineffektive arbejdsgange. Det er ofte derfor, vi, som mennesker, føler behovet for at tage hele tiden, vi får for at fuldføre en opgave, selvom det ikke kræver så meget tid.

Eksempler på Parkinsons lov

Parkinsons lov gælder for stort set alt. Ingen er immun for Parkinsons lov, indtil de genkender det og finder måder at personligt overvinde det på. Du kan genkende eksempler på Parkinsons lov på tværs af hold i markedsføring eller design, og du kan også se det opdrættet hovedet i større målestok i virksomhedsorganisationer.

Selv om der er måder at overvinde Parkinsons lov, vil det specifikke arbejde du gør, hvordan du bekæmper Parkinsons lov. Tag et kig på tre eksempler, såvel som løsningerne på de særlige situationer.

Marketing Pitch.

Sig du er en marketingchef, der arbejder på en ny klienthøjde. Du har en en-måneders deadline for at samle alle de materialer, der er nødvendige for din præsentation. Denne frist giver dig masser af tid til at forberede, men fordi du har et par andre presserende opgaver på din tallerken, sætter du tonehøjde. Fristen kryber derefter op, og du scramble for at fuldføre banen i sidste øjeblik.

I et andet scenario har du ingen andre opgaver på din tallerken, så du tager hele måneden til at arbejde på banen. Selvom banen føles komplet efter de første to uger, har du den ekstra tid, så du fortsætter med at tilføje detaljer her og der indtil deadline nærmer sig. Dit arbejde har nu udvidet til at udfylde den tildelte tid.

Potentiel løsning:Marketing Team medlemmer kan arbejde sammen for realistisk at bestemme, hvor længe et projekt skal tage, i stedet for at indstille en vilkårlig deadline. Fokus på den tid, der er nødvendig for et projekt i stedet for forfaldsdatoen, kan øge produktiviteten og forhindre ineffektivitet.

Design lookbook.

Hvis du er designer, er dette eksempel for dig. Forestil dig at du har en lookbook for at fuldføre inden for to uger. Som en kreativ, er du stolt af dit arbejde, og dit mål er at gøre hvert projekt perfekt. Du kan aldrig føle, at dine projekter er helt færdige, fordi du altid kan finde noget for at rette eller forbedre.

Deadlines kommer til nytte for dig, fordi de hjælper dig med at blive på rette spor; Du tillader dog altid dit arbejde at udvide indtil sidste øjeblik, fordi du bliver begejstret i hvert projekt.

Potentiel løsning:Hvis du involverer klienten tidligt i designprocessen, kan du forhindre dig selv i at bruge unødvendig tid på dine designs. Tilføjelse af benchmarks for klient eller manager check-ins kan give dig feedback, så du ved, hvor meget fremskridt du har lavet, og hvornår man skal stoppe.

Den 40-timers arbejdsuge

De fleste virksomheder opererer under 40-timers en uge model. Denne model forudsætter, at flertallet af job kræver samme tid til at fuldføre opgaver hver uge.

Er det realistisk at tro, at arbejdet på markedsføringsområdet og det medicinske område begge kræver otte timer om dagen? Er disse job lige komplekst? Det korte svar er nej. Parkinsons lov er aktiv rundt omkring os. Nogle mennesker er optaget af 40 timer om ugen, mens andre bruger tidsstyring til deres fordel for at fuldføre opgaver på mindre tid.

Potentiel løsning:Overveje at brugePareto-princippet., som hedder, at ca. 80% af resultaterne kommer fra 20% af årsagerne. Fokus på Effekt arbejde vs. Tid på arbejde kan resultere i øget produktivitet.

Sådan overvinder Parkinsons lov

Du kan bruge specifikke strategier til at overvinde Parkinsons lov og bedre udnytte din tid. Når du stopper med at lade dit arbejde udvides til at udfylde din tid, kan du afslutte dine opgaver hurtigere og bruge din resterende tid til at slappe af eller gå videre til andre opgaver.

1. Planlæg dit arbejde strategisk

Når du strategisk planlægger dit arbejde på forhånd, er du mindre tilbøjelige til at udsætte og mere sandsynligt at arbejde på en effektiv måde. Oprettelse af en plan kan hjælpe digAdministrer din tid, Vurdere, hvor længe opgaver vil tage, og planlægge dem ud i overensstemmelse hermed.

I din plan bør du skitsere:

DitSmart mål

Din liste over opgaver og handlinger

Tidslinjen for færdiggørelse

DetRessourcer du skal bruge

Specifikke datoer, du vil tjekke ind på fremskridt

Du kan også oprette en bredereStrategisk plan.For dine kort- og langsigtede mål i din virksomhed. Dette kan motivere dig til at væreMere produktivtpå arbejde.

2. Indstil selvpålagte deadlines

Det første skridt i at overvinde Parkinsons lov er at sætte selvpålagte deadlines. I stedet for at tænke i tankegangen om "hvor meget tid har jeg?" Begynd at tænke på meget tid, du realistisk har brug for for hver opgave og sæt dine egne deadlines i overensstemmelse hermed.

At finde ud af den tid, du rent faktisk har brug for til en opgave, først:

Forstå projektkravene:Du har brug for en bred følelse af, hvad der kræves af dig for at bestemme, hvor længe du skal bruge til et projekt. Dette trin indebærer at oprette en liste over alle undertekster og aktiviteter inden for det større projekt.

Prioritere aktiviteter og opgaver i overensstemmelse hermed:Når du har en liste over dine projektkrav, kan du prioritere din opgaveliste og afgøre, hvilke opgaver der er vigtigst og / eller komplekse. Du skal placere de opgaver, der tager mest tid øverst på din liste.

Bestem, hvem du skal involvere:Hvis dele af dit projekt kræver hjælp fra kolleger, skal du vurdere, hvem der skal involvere. At nå ud til dit team i begyndelsen af ​​dit projekt kan spare dig tid senere.

Gør din tid estimater:Du skal nu have en solid forståelse af WHO, hvad, og hvor involveret i dit kommende projekt. Du kan nu gøre realistiske tid estimater til færdiggørelse baseret på din arbejdsbyrde og dit personlige produktivitetsniveau.

Tænk på dine opgaver somKortfristede målFor at fuldføre - jo hurtigere du fuldfører dem, desto mere ledig tid skal du bruge til andre ting.

3. Prøv timeboxing.

Timeboxing.Er en produktiv arbejdsstrategi, der kan hjælpe dig med at bekæmpe udsættelse, genvinde tabt produktivitet og fokusere på det arbejde, der betyder noget.

Timeboxing indebærer at indstille et mål for at afslutte en opgave inden for en bestemt tidsramme. Når du planlægger, hvor lang tid en opgave skal tage, før du begynder det, bliver du mere forsætlig om dit arbejde. Du kan bruge Timeboxing til at planlægge individuelle opgaver, hjælpe dit hold med at blive organiseret eller styre møder mere effektivt.

4. Prøv Pomodoro teknikken

Svarende til timeboxing, denPomodoro teknikinvolverer fokuserede arbejdssessioner med hyppige korte pauser med det formål at øge din produktivitet, mens du reducerer mental træthed. Denne teknik bruger 25-minutters arbejdssessioner og fem minutters pauser for at maksimere fokus.

Den fem-trins tilgang til styring af din tid med Pomodoro-teknikken omfatter:

Opret en liste over opgaver, der bestilles af betydning

Indstil en timer til 25 minutter

Arbejde med en opgave for timers varighed

Tag en fem minutters pause

Efter fire pomodoros, tag en 15-30 minutters pause

5. Brug opgavehåndteringsværktøjer

Brug af et opgavehåndteringsværktøj er en fantastisk måde at organisere din arbejdsdag, planlægge personlige deadlines og sikre, at du har tid nok til at styre dine prioriteter. Du kan ogsågøre at-do listerOg hold dig på sporet med projekter, enten gennem holdsamarbejde eller til personlige projekter.

Overvinde Parkinsons lov er afgørende, hvis du vil tage kontrol over din tid og øge mængden af ​​arbejde, du kan fuldføre. Hvis du er færdig med opgaver før deadline, kan du bruge din ekstra tid til at komme videre på arbejde eller tage en pause. Målet er at være mere effektivt, ikke at overarbejde dig selv.

Udfør mere på mindre tid ved hjælp af Parkinsons lov

Når du har forstået, hvad Parkinsons lov er, og hvordan det virker, kan du bruge det til din fordel. Med de rigtige strategier på plads som proaktiv planlægning, personlige frister og opgave prioritering, kan du opnå mere arbejde på mindre tid og opnå bedre balance mellem arbejde og liv.

Brug af opgavehåndteringssoftware kan supplere de strategier, du har på plads, og hjælper dig med at nå dine mål.