Parkinsons lag: Hur man övervinna det att öka produktiviteten

Sammanfattning

Parkinsons lag är tanken att arbets expanderar för att fylla den tid som avsatts för dess slutförande. Detta kan betyda att du tar längre tid än nödvändigt för att utföra en uppgift eller om du förhala och slutföra uppgiften precis innan förfallodagen. I den här guiden kommer vi att förklara hur Parkinsons lag fungerar och ger tips för att få arbete på kortare tid.

Har du någonsin skjuta upp ett projekt till sista minuten även om du visste att det skulle bara ta ett par timmar att slutföra? Det är förhalning på allra högsta nivå, men det är också Parkinsons lag i aktion. När du har tid, ta dig det. Du använder antingen tid att slutföra uppgiften långsammare eller om duförhalaoch slutföra uppgiften precis innan förfallodagen.

Tyvärr har deadlines inte alltid öka vårproduktivitet, Men att förstå Parkinsons lag och hitta sätt att övervinna den kan. I den här guiden kommer vi att förklara hur Parkinsons lag fungerar och ger tips för att få jobbet gjort på kortare tid.

Vad är Parkinsons lag?

Parkinsons lag är tanken att ditt arbete kommer att expandera för att fylla den tid som avsatts för dess slutförande. Denna lag kan träda i funktion när Jonglering tidsfrister arbete eller leda projekt.

Säg till exempel, du får en två veckors tidsfrist för att slutföra ett projektförslag. Du kan lindras veta att du har gott om tid. Men gör det avlägsna deadline dig att ta längre tid än nödvändigt för att slutföra uppgiften, eller om du förhala och slutföra det bara knappt före förfallodagen. Med andra ord expanderar uppgift att fylla tiden du ges.

Som introducerade Parkinsons lag?

Cyril Northcote Parkinson var en brittisk sjö- historiker som först introducerade Parkinsons lag i ensatirical uppsatsskriven för ”The Economist” 1955. Han gick därefter på att skriva en bok med titeln, . Hans berättelse i uppsatsen innebär en kvinna vars enda uppgift för dagen är att skicka ett vykort.

Eftersom hon har hela dagen för att slutföra denna uppgift, tillbringar hon en timme att hitta kortet, en halvtimme att hitta sina glasögon, 90 minuter skriver kortet, och så vidare tills hon fyller sin dag. Hans berättelse är tänkt att förklara hur arbetet expanderar för att fylla den tid som avsatts. Medan Parkinsons exempel kan låta extremt, vi har alla upplevt detta i mindre skala.

Varför arbete expanderar för att fylla den tillgängliga tiden?

Studier föreslåratt när det ges en uppgift, vi tänker på hur mycket tid är tillgänglig för att slutföra uppgiften i stället för hur mycket tid vi faktiskt behöver. Detta tänkesätt resulterar i slöseri med tid och ineffektiva arbetsflöden. Detta är ofta anledningen till att vi, som människor, känner behov av att ta all tid vi har gett för att slutföra en uppgift, även om det inte kräver så mycket tid.

Exempel på Parkinsons lag

Parkinsons lag gäller för det mesta. Ingen är immun mot Parkinsons lag tills de känner igen det och hitta sätt att personligen övervinna det. Du kan känna igen exempel på Parkinsons lag över lag inom marknadsföring eller design, och du kan även se det uppfödning huvudet i större skala i företag organisationer.

Även om det finns sätt att övervinna Parkinsons lag, kommer den specifika arbete du gör direkt hur du bekämpa Parkinsons lag. Ta en titt på tre exempel, liksom lösningar på dessa speciella situationer.

Marketing planen

Säg att du är marknadschef arbetar på en ny klient tonhöjd. Du har en tidsfrist på en månad för att samla alla de material som behövs för din presentation. Denna tidsfrist ger dig gott om tid att förbereda, men eftersom du har några andra angelägna uppgifter på din tallrik, sätta dig planen off. Tidsfristen kryper sedan upp och du klättra för att slutföra planen i sista minuten.

I ett annat scenario har du inga andra uppgifter på din tallrik, så du tar hela månaden att arbeta på planen. Även om tonhöjden känns komplett efter de första två veckorna, har du extra tid, så du fortsätter att lägga till detaljer här och där tills deadline tillvägagångssätt. Ditt arbete har nu utökats för att fylla den tilldelade tiden.

Potentiell lösning:Marknadsföringsteammedlemmar kan arbeta tillsammans för att realistiskt bestämma hur länge ett projekt ska ta, istället för att ställa en godtycklig tidsfrist. Att fokusera på den tid som är nödvändig för ett projekt istället för förfallodagen kan öka produktiviteten och förhindra ineffektivitet.

Design Lookbook

Om du är en designer är det här exemplet för dig. Tänk dig att du har en lookbook att slutföra inom två veckor. Som en kreativ är du stolt över ditt arbete och ditt mål är att göra varje projekt perfekt. Du kanske aldrig känner att dina projekt är helt färdiga eftersom du alltid kan hitta något att korrigera eller förbättra.

Deadlines är till nytta för dig eftersom de hjälper dig att hålla dig på spår; Men du tillåter alltid ditt arbete att expandera till sista minuten eftersom du blir enthralled i varje projekt.

Potentiell lösning:Om du involverar klienten tidigt i designprocessen kan du förhindra att du spenderar onödig tid på dina mönster. Lägga till riktmärken för klient- eller chefs incheckningar kan ge dig feedback så att du vet hur mycket framsteg du har gjort och när du ska sluta.

40-timmars arbetsvecka

De flesta företag är verksamma under den 40-timmars-veckovisa modellen. Denna modell förutsätter att majoriteten av jobb kräver samma tid för att slutföra uppgifter varje vecka.

Är det realistiskt att tänka på att arbetet i marknadsföringsfältet och det medicinska området behöver åtta timmar om dagen? Är dessa jobb lika komplexa? Det korta svaret är nej. Parkinsons lag är aktiv runt omkring oss. Vissa människor är upptagna 40 timmar i veckan, medan andra använder tidshantering till deras fördel för att slutföra uppgifter på kortare tid.

Potentiell lösning:Överväga att användaPareto princip, Det konstaterar att cirka 80% av resultaten kommer från 20% av orsakerna. Att fokusera på stötande arbete vs. Tid på jobbet kan leda till ökad produktivitet.

Hur man övervinna Parkinsons lag

Du kan använda specifika strategier för att övervinna Parkinsons lag och bättre utnyttja din tid. När du slutar låta ditt arbete expandera för att fylla din tid, kan du avsluta dina uppgifter snabbare och använda din restertid för att slappna av eller gå vidare till andra uppgifter.

1. Planera ditt arbete strategiskt

När du strategiskt planerar ditt arbete i förväg, är du mindre benägna att procrastinera och mer benägna att arbeta på ett effektivt sätt. Skapa en plan kan hjälpa dighantera din tid, bedöma hur långsiktiga uppgifter kommer att ta och planera dem i enlighet med detta.

I din plan bör du skissera:

DinSmarta mål

Din lista över uppgifter och handlingar

Tidslinjen för slutförande

De Resurser du behöver

Specifika datum Du kommer att checka in på framsteg

Du kan också skapa en bredarestrategisk planför dina kort- och långsiktiga mål inom ditt företag. Detta kan motivera dig att varamer produktivpå jobbet.

2. Ställ in självpålagda tidsfrister

Det första steget i övervinna Parkinsons lag är att ställa in självpålagda tidsfrister. Istället för att tänka i tanken på "hur mycket tid har jag?" Börja tänka på mycket tid du realistiskt behöver för varje uppgift och ställer in egna tidsfrister i enlighet med detta.

För att räkna ut den tid du faktiskt behöver för en uppgift, först:

Förstå projektkraven:Du behöver en bred mening av vad som krävs av dig för att bestämma hur länge du behöver för ett projekt. Detta steg innebär att skapa en lista över alla subtasker och aktiviteter inom det större projektet.

Prioritera aktiviteter och uppgifter i enlighet med följande:När du har en lista över dina projektkrav kan du prioritera din att göra-lista och bestämma vilka uppgifter som är viktigast och / eller komplexa. Du bör placera de uppgifter som tar mest tid på toppen av din lista.

Bestäm vem du behöver involvera:Om delar av ditt projekt kräver hjälp från medarbetare, måste du bedöma vem som ska involvera. Att nå ut till ditt lag i början av ditt projekt kan du spara tid senare.

Gör din tidsuppskattningar:Du borde nu ha en solid förståelse för WHO, vad och hur engagerade i ditt kommande projekt. Du kan nu göra realistiska tidsberäkningar för slutförandet baserat på din arbetsbelastning och din personliga produktivitetsnivå.

Tänk på dina uppgifter somkortsiktiga målFör att slutföra - ju snabbare du slutför dem, desto mer tillgänglig tid måste du använda för andra saker.

3. Försök timboxing

TidsboxningDet är en produktiv arbetsstrategi som kan hjälpa dig att bekämpa förhalning, återkalla förlorad produktivitet och fokusera på det arbete som är viktigt.

Timeboxing innebär att man ställer in ett mål för att avsluta en uppgift inom en viss tidsram. När du planerar hur länge en uppgift ska ta innan du börjar, blir du mer avsiktlig om ditt arbete. Du kan använda timeboxing för att schemalägga enskilda uppgifter, hjälpa ditt lag att anordna eller hantera möten mer effektivt.

4. Prova Pomodoro-tekniken

Liknande timboxing,Pomodoro teknikInblandar fokuserade arbetssessioner med frekventa korta raster, med målet att öka produktiviteten samtidigt som man minskar mental trötthet. Denna teknik använder 25-minuters arbetssessioner och fem minuters pauser för att maximera fokus.

Femstegs-tillvägagångssättet för att hantera din tid med Pomodoro-tekniken innefattar:

Skapa en lista över uppgifter som beställts av betydelse

Ange en timer till 25 minuter

Arbeta med en uppgift under timerns varaktighet

Ta en fem minuters paus

Efter fyra Pomodoros, ta en 15-30 minuters paus

5. Använd verktyg för uppgiftshantering

Att använda ett Task Management Tool är ett bra sätt att organisera din arbetsdag, schemalägga personliga tidsfrister och se till att du har tillräckligt med tid för att hantera dina prioriteringar. Du kan ocksågöra att göra listoroch håll dig på spår med projekt, oavsett om det är genom lagsamarbete eller för personliga projekt.

Att övervinna Parkinsons lag är viktigt om du vill ta kontroll över din tid och öka hur mycket arbete du kan slutföra. Om du avslutar uppgifter före tidsfristen kan du använda din extra tid för att komma vidare på jobbet eller ta en paus. Målet är att vara effektivare, inte att överarbeta dig själv.

Uppnå mer på kortare tid med Parkinsons lag

När du förstår vad Parkinsons lag är och hur det fungerar kan du använda den till din fördel. Med de rätta strategierna på plats som proaktiv schemaläggning, personliga tidsfrister och uppgiftsprioritering, kan du uppnå mer arbete på kortare tid och uppnå bättre balans mellan arbete och liv.

Att använda Task Management-programvaran kan komplettera de strategier du på plats och hjälper dig att uppnå dina mål.