A lei de Parkinson: Como superá-lo para aumentar a produtividade

Resumo

A lei de Parkinson é a ideia de que o trabalho se expande para preencher o tempo previsto para sua conclusão. Isso pode significar que você demora mais do que o necessário para concluir uma tarefa ou procrastinar e concluir a tarefa antes da data de vencimento. Neste guia, explicaremos como a lei de Parkinson funciona e fornece dicas para fazer o trabalho em menos tempo.

Você já adiou um projeto até o último minuto, embora soubesse que só demoraria algumas horas para ser concluído? Essa é a procrastinação na sua melhor, mas também é a lei de Parkinson em ação. Quando você tiver tempo, você pega. Você usa o tempo para concluir a tarefa mais devagar ouprocrastinare complete a tarefa logo antes da data de vencimento.

Infelizmente, os prazos nem sempre aumentam nossaprodutividade, mas entendendo a lei de Parkinson e encontrando maneiras de superá-lo. Neste guia, explicaremos como a lei de Parkinson funciona e fornece dicas para fazer seu trabalho em menos tempo.

Qual é a lei de Parkinson?

A lei de Parkinson é a ideia de que seu trabalho se expandirá para preencher o tempo alocado para sua conclusão. Esta lei pode entrar em jogo quando malabarismo de prazos ou gerenciamento de projetos.

Diga, por exemplo, você recebe um prazo de duas semanas para concluir uma proposta de projeto. Você pode estar aliviado sabendo que você tem tempo suficiente. No entanto, o prazo distante faz com que você demore mais do que o necessário para concluir a tarefa em mãos, ou você procrastinar e concluir apenas antes da data de vencimento. Em outras palavras, a tarefa se expande para preencher o tempo que recebeu.

Quem introduziu a lei de Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson foi um historiador naval britânico que primeiro introduziu a lei de Parkinson em umensaio satíricoescrito para "The Economist" em 1955. Ele então passou a escrever um livro intitulado, . Sua história no ensaio envolve uma mulher cuja única tarefa para o dia é enviar um cartão postal.

Porque ela tem o dia inteiro para completar esta tarefa, ela passa uma hora encontrando o cartão, meia hora encontrando seus óculos, 90 minutos escrevendo o cartão, e assim por diante até que ela preenche o dia. Sua história é destinada a explicar como o trabalho se expande para preencher o tempo alocado. Enquanto o exemplo de Parkinson pode parecer extremo, todos nós experimentamos isso em menor escala.

Por que funciona expandir para preencher o tempo disponível?

Estudos sugeremQue quando dada uma tarefa, pensamos em quanto tempo está disponível para concluir a tarefa, em vez de quanto tempo realmente precisamos. Essa mentalidade resulta em tempo desperdiçado e fluxos de trabalho ineficientes. Muitas vezes, é por isso que, como humanos, sentimos a necessidade de levar o tempo todo nos dados para concluir uma tarefa, mesmo que não exija muito tempo.

Exemplos da Lei de Parkinson

A lei de Parkinson se aplica a praticamente tudo. Ninguém está imune à lei de Parkinson até reconhecê-lo e encontrar maneiras de superá-lo pessoalmente. Você pode reconhecer exemplos da lei de Parkinson em equipe em marketing ou design, e você também pode vê-lo, criando a cabeça em uma escala maior em organizações corporativas.

Embora existam maneiras de superar a lei de Parkinson, o trabalho específico que você fará dirigir como você combate à lei de Parkinson. Dê uma olhada em três exemplos, bem como as soluções para essas situações específicas.

Pitch de marketing

Digamos que você seja um gerente de marketing trabalhando em um novo campo do cliente. Você tem um prazo de um mês para reunir todos os materiais necessários para sua apresentação. Este prazo lhe dá bastante tempo para se preparar, mas porque você tem algumas outras tarefas urgentes no seu prato, você coloca o tom. O prazo então se arrepende e você se esforça para completar o campo no último minuto.

Em um cenário diferente, você não tem outras tarefas no seu prato, então você leva todo o mês para trabalhar em campo. Embora o campo se sinta completo após as duas primeiras semanas, você tem o tempo extra, então você continua adicionando detalhes aqui e ali até que o prazo se aproxima. Seu trabalho agora expandiu para preencher o tempo alocado.

Solução potencial:Os membros da equipe de marketing podem trabalhar juntos para determinar realisticamente quanto tempo um projeto deve tomar, em vez de definir um prazo arbitrário. Concentrar-se na quantidade de tempo necessário para um projeto em vez da data de vencimento pode aumentar a produtividade e evitar a ineficiência.

Lookbook de design

Se você é um designer, este exemplo é para você. Imagine que você tenha um lookbook para completar dentro de duas semanas. Como criativo, você se orgulha do seu trabalho e seu objetivo é tornar cada projeto perfeito. Você pode nunca sentir que seus projetos estão totalmente terminados porque sempre podem encontrar algo para corrigir ou melhorar.

Os prazos são úteis para você porque ajudam você a ficar no caminho certo; No entanto, você sempre permite que seu trabalho se expanda até o último minuto, porque você se torna encantado em todos os projetos.

Solução potencial:Se você envolver o cliente no início do processo de design, você pode evitar gastar o tempo desnecessário em seus projetos. Adicionando benchmarks para o Check-ins do cliente ou do gerente pode fornecer feedback para que você saiba quanto progresso você fez e quando parar.

A semana de trabalho de 40 horas

A maioria das empresas opera sob o modelo de 40 horas por semana. Este modelo assume que a maioria dos trabalhos exige a mesma quantidade de tempo para concluir tarefas a cada semana.

É realista pensar que o trabalho no campo de marketing e no campo médico exigem oito horas por dia? Esses trabalhos são igualmente complexos? A resposta curta é não. A lei de Parkinson é ativa ao nosso redor. Algumas pessoas estão ocupadas 40 horas por semana, enquanto outras usam o gerenciamento de tempo em vantagem para concluir tarefas em menos tempo.

Solução potencial:Considere usar o.Princípio de Pareto, que afirma que cerca de 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Concentrar-se em trabalhos impactantes vs. O tempo gasto no trabalho pode resultar em maior produtividade.

Como superar a lei de Parkinson

Você pode usar estratégias específicas para superar a lei de Parkinson e utilizar melhor seu tempo. Quando você parar de deixar seu trabalho se expandir para preencher seu tempo, você pode terminar suas tarefas mais rapidamente e usar seu tempo restante para relaxar ou passar para outras tarefas.

1. Planeje seu trabalho estrategicamente

Quando você planeja estrategicamente seu trabalho antes do tempo, é menos provável que você procreasse e seja mais provável de trabalhar de maneira eficiente. Criando um plano pode ajudá-loGerencie seu tempoavaliar quantas tarefas serão levadas e planejá-los em conformidade.

Em seu plano, você deve delinear:

SeuObjetivos inteligentes

Sua lista de tarefas e ações

A linha do tempo para conclusão

O Recursos que você precisa

Datas específicas que você fará o check-in em andamento

Você também pode criar umplano estratégicopara suas metas de curto e longo prazo dentro da sua empresa. Isso pode motivar você a sermais produtivono trabalho.

2. Definir prazos auto-impostos

O primeiro passo para superar a lei de Parkinson é definir prazos auto-impostos. Em vez de pensar na mentalidade de "quanto tempo eu tenho?" Comece a pensar em muito tempo você realisticamente precisa para cada tarefa e definir seus próprios prazos de acordo.

Para descobrir o tempo que você realmente precisa para uma tarefa, primeiro:

Entenda os requisitos do projeto:Você precisará de um sentido amplo do que é necessário para você determinar quanto tempo precisará para um projeto. Esta etapa envolve a criação de uma lista de todas as subtarefas e atividades dentro do projeto maior.

Priorize atividades e tarefas em conformidade:Depois de ter uma lista dos requisitos do seu projeto, você pode priorizar sua lista de tarefas e determinar quais tarefas são mais importantes e / ou complexas. Você deve colocar as tarefas que aproveitam mais tempo no topo da sua lista.

Decida quem você precisa envolver:Se partes do seu projeto exigirem ajuda de colegas de trabalho, você precisará avaliar quem envolver. Estendendo a mão para sua equipe no início do seu projeto pode economizar tempo mais tarde.

Faça suas estimativas de tempo:Agora você deve ter uma sólida compreensão da OMS, o que, e como envolvido em seu próximo projeto. Agora você pode fazer estimativas de tempo realistas para conclusão com base na sua carga de trabalho e no seu nível de produtividade pessoal.

Pense nas suas tarefas comometas de curto prazoPara completar - quanto mais rápido você os completar, mais tempo mais disponível você terá que usar para outras coisas.

3. Tente o Timeboxing.

TimeBoxing.É uma estratégia de trabalho produtiva que pode ajudá-lo a combater a procrastinação, recuperar a produtividade perdida e focar no trabalho que importa.

O intervalo de fuso horário envolve a definição de uma meta para concluir uma tarefa dentro de um determinado período de tempo. Quando você planeja, quanto tempo uma tarefa deve levar antes de iniciá-la, você se torna mais intencional com o seu trabalho. Você pode usar o TimeBoxing para agendar tarefas individuais, ajudar sua equipe a ser organizada ou gerenciar reuniões de forma mais eficaz.

4. Experimente a técnica Pomodoro

Semelhante ao timeboxing, oTécnica de Pomodoro.envolve sessões de trabalho focadas com pausas curtas frequentes, com o objetivo de aumentar sua produtividade, reduzindo a fadiga mental. Esta técnica usa sessões de trabalho de 25 minutos e intervalos de cinco minutos para maximizar o foco.

A abordagem de cinco etapas para gerenciar seu tempo com a técnica Pomodoro inclui:

Crie uma lista de tarefas ordenadas por importância

Definir um temporizador para 25 minutos

Trabalhar em uma tarefa para a duração do temporizador

Tirar uma pausa de cinco minutos

Depois de quatro Pomodoros, faça uma pausa de 15 a 30 minutos

5. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas

O uso de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é uma ótima maneira de organizar seu dia de trabalho, agendar prazos pessoais e garantir que você tenha tempo suficiente para gerenciar suas prioridades. Você também podefazer listas de tarefase permaneça no caminho certo com projetos, seja através da colaboração em equipe ou para projetos pessoais.

Superar a lei de Parkinson é essencial se você quiser assumir o controle do seu tempo e aumentar a quantidade de trabalho que você é capaz de completar. Se você terminar as tarefas antes do prazo, poderá usar seu tempo extra para avançar no trabalho ou fazer uma pausa. O objetivo é ser mais eficiente, não para sobrecarregar.

Realizar mais em menos tempo usando a lei de Parkinson

Depois de entender o que é a lei de Parkinson e como funciona, você pode usá-lo para sua vantagem. Com as estratégias certas em vigor, como programação proativa, prazos pessoais e priorização de tarefas, você pode realizar mais trabalho em menos tempo e alcançar melhor equilíbrio entre trabalho em vida útil.

O uso de software de gerenciamento de tarefas pode complementar as estratégias que você colocar em prática e ajudá-lo a realizar seus objetivos.