Parkinsonin laki: miten voit voittaa tuottavuuden lisäämiseksi

Yhteenveto

Parkinsonin laki on ajatus siitä, että työ laajenee täyttääkseen sen loppuun saattamisen. Tämä voi tarkoittaa, että otat pidempään kuin tehtävän suorittaminen tai viivyttelet ja suoritat tehtävän juuri ennen eräpäivää. Tässä oppaassa selitämme, miten Parkinsonin lainsäädäntö toimii ja tarjoavat vinkkejä työhön vähemmän aikaa.

Oletko koskaan laittanut hankkeen viime hetkeen, vaikka tiesit, että vain kestää muutaman tunnin valmis? Se on viivyttely sen hienoimmista, mutta se on myös Parkinsonin toimintaa. Kun sinulla on aikaa, otat sen. Voit joko käyttää aikaa suorittaa tehtävän hitaammin tai sinäviivytelläja suorita tehtävä juuri ennen eräpäivää.

Valitettavasti määräajat eivät aina kasvatuottavuus, mutta Parkinsonin lainsäädännön ymmärtäminen ja tapoja voittaa se voi. Tässä oppaassa selitämme, miten Parkinsonin laki toimii ja tarjoamme vinkkejä työsi tekemiseen vähemmän aikaa.

Mikä on Parkinsonin laki?

Parkinsonin laki on ajatus siitä, että työsi laajenee täyttääkseen sen loppuun saattamisen. Tämä laki voi tulla pelaamaan, kun työn määräajat tai hankkeiden hallinta.

Sano esimerkiksi kahden viikon määräaika hankkeen ehdotuksen suorittamiseksi. Saatat lievittää tietäen, että sinulla on runsaasti aikaa. Kaukojen määräaika kuitenkin kestää kauemmin kuin tarvitaan tehtävän suorittamisen suorittamiseksi tai viivyttelet ja suoritat sen vain tuskin ennen eräpäivää. Toisin sanoen tehtävä laajenee täyttämään antamasi aika.

Kuka esitteli Parkinsonin lain?

Cyril Northcote Parkinson oli brittiläinen merivoimien historioitsija, joka ensin esitteli Parkinsonin lain asatiirinen esseekirjoitettu "The Economilly" vuonna 1955. Hän jatkoi kirjoittamaan kirjan nimeltään, . Hänen tarinansa essee sisältää naisen, jonka ainoa tehtävä päivä on lähettää postikortti.

Koska hänellä on koko päivä tämän tehtävän suorittamiseksi, hän viettää tunnin löytää kortin, puoli tuntia löytää lasit, 90 minuuttia kirjoittamalla kortin, ja niin edelleen, kunnes hän täyttää päivänsä. Hänen tarinansa on tarkoitus selittää, miten työ laajenee täyttämään määräaika. Vaikka Parkinsonin esimerkki voi kuulostaa äärimmäisen, olemme kaikki kokeneet tämän pienemmässä mittakaavassa.

Miksi työ laajenee täyttämään aikaa?

Tutkimukset viittaavatSe kun annettiin tehtävä, ajattelemme, kuinka paljon aikaa on käytettävissä tehtävän suorittamiseksi sen sijaan, kuinka paljon aikaa tarvitsemme. Tämä ajattelutapa johtaa hukkaan aikaan ja tehottomia työnkulkuja. Tämä johtuu usein siitä, että ihmiset, jotka ovat ihmisinä, tuntevat tarvetta ottaa koko ajan, kun annamme tehtävän suorittamiseen, vaikka se ei vaadi niin paljon aikaa.

Esimerkkejä Parkinsonin lakista

Parkinsonin laki koskee melko paljon kaikkea. Kukaan ei ole immuuni Parkinsonin lakiin, kunnes he tunnistavat sen ja löytää tapoja henkilökohtaisesti voittaa se. Voit tunnistaa esimerkkejä Parkinsonin laasta markkinoinnin tai suunnittelun joukkueiden yli, ja voit myös kasvattaa päätään suuremmassa mittakaavassa yritysorganisaatioissa.

Vaikka Parkinsonin laki voi voittaa tapoja, tiettyä työtä, jonka teet, ohjaa, miten taistelet Parkinsonin lakia. Katsokaa kolme esimerkkiä sekä ratkaisuja näihin tilanteisiin.

Markkinointipiste

Sano, että olet markkinointipäällikkö, joka työskentelee uudella asiakkaalla. Sinulla on yhden kuukauden määräaika kerätä kaikki esityksesi tarpeelliset materiaalit. Tämä määräaika antaa sinulle runsaasti aikaa valmistautua, mutta koska sinulla on muutamia muita kiireellisiä tehtäviä levylläsi, laitat kentät pois. Määräaika hiipii sitten ylös ja sinä sekoitat loppuun piki viime hetkellä.

Eri skenaariossa sinulla ei ole muita tehtäviä levylläsi, joten otat koko kuukauden työskentelemään kentällä. Vaikka kenttä tuntuu täydelliseltä kahden ensimmäisen viikon kuluttua, sinulla on ylimääräinen aika, joten lisää yksityiskohtien lisäämistä täältä ja siellä määräaika lähestymistapa. Työsi on nyt laajentunut täyttämään ajanjakson.

Mahdollinen ratkaisu:Markkinointiyhtiön jäsenet voivat työskennellä yhdessä realistisesti määrittelemään, kuinka kauan hankkeen pitäisi toteuttaa mielivaltaisen määräajan sijaan. Keskittyminen hankkeelle tarvittavan ajan kuluessa eräpäivän sijasta voi lisätä tuottavuutta ja estää tehottomuuden.

Design Lookbook

Jos olet suunnittelija, tämä esimerkki on sinulle. Kuvittele, että sinulla on ulkonäkö suorittamaan kahden viikon kuluessa. Luovana, ylpeitä työssäsi ja tavoitteena on tehdä jokainen projekti täydellinen. Et voi koskaan tuntea, että projektit ovat täysin valmiita, koska voit aina löytää jotain korjata tai parantaa.

Määräajat ovat kätevästi sinulle, koska ne auttavat sinua pysymään radalla; Voit kuitenkin aina antaa työn laajentamisen viimeiseen minuuttiin, koska kaikki projektit ovat tehneet.

Mahdollinen ratkaisu:Jos asiakkaat osallistuvat varhain suunnitteluprosessiin, voit estää itsesi käyttämästä tarpeettomia aikaa malleillasi. Asiakas- tai johtaja-sisäänkirjautumisen vertailuarvojen lisääminen voi antaa sinulle palautteen, jotta tiedät, kuinka paljon edistystä olet tehnyt ja milloin pysähtyy.

40 tunnin työviikon

Useimmat yritykset toimivat 40 tunnin-viikon mallin alla. Tämä malli olettaa, että suurin osa työpaikoista edellyttää samaa aikaa tehtävien suorittamiseen viikoittain.

Onko realistista ajatella, että työ markkinointikentällä ja lääketieteellisellä kentällä edellyttävät kahdeksan tuntia päivässä? Ovatko nämä työpaikat yhtä monimutkaisia? Lyhyt vastaus ei ole. Parkinsonin laki on aktiivinen ympäri meistä. Jotkut ihmiset ovat kiireisiä 40 tuntia viikossa, kun taas toiset käyttävät aikanjohtajaa heidän eduksi tehtävien suorittamiseen vähemmän aikaa.

Mahdollinen ratkaisu:Harkitse käyttämäänPareto-periaate, jossa todetaan, että noin 80 prosenttia tuloksista tulee 20 prosentista syistä. Keskittyminen törmäämään työhön liittyvää työtä voi johtaa tuottavuuden lisäämiseen.

Kuinka voittaa Parkinsonin laki

Voit käyttää erityisiä strategioita Parkinsonin lain voittamiseksi ja paremmin hyödyntää aikaa. Kun lopetat työn antamisen laajentamalla aikaa, voit lopettaa tehtäviesi nopeammin ja käyttää jäljellä olevaa aikaa rentoutua tai siirtyä muihin tehtäviin.

1. Suunnittele työsi strategisesti

Kun suunnittelet strategisesti työsi etukäteen, olet vähemmän todennäköisesti viivyttyä ja todennäköisesti työskennellä tehokkaasti. Suunnitelman luominen voi auttaa sinuaHallitse aikaa, arvioi, kuinka kauan tehtävät ottavat ja suunnittele ne vastaavasti.

Suunnitelmassa sinun pitäisi piirtää:

SinunÄlykkäät tavoitteet

Tehtävien ja toimien luettelo

Täydellinen valmistumisaika

TheTarvitset resurssit

Tarpeita päivämääriä, jotka kirjautuvat edistymisestä

Voit myös luoda laajemmanStrateginen suunnitelmaLyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteesi yrityksesi. Tämä voi motivoida sinuatuottavampitöissä.

2. Aseta itsenäiset määräajat

Ensimmäinen askel Parkinsonin lainsäädännön voittamiseksi on asettaa itsenäiset määräajat. Sen sijaan, että ajattelet ajattelutapaa "Kuinka paljon aikaa minulla on?" Aloita ajattelevat paljon aikaa, kun tarvitset realistisesti jokaiselle tehtävälle ja asettaa omat määräajat vastaavasti.

Jos haluat selvittää, kun tarvitset tehtävän, ensin:

Ymmärtää hankkeen vaatimukset:Tarvitset laajan tunnetta siitä, mitä tarvitset, kuinka kauan tarvitset projektin. Tämä vaihe liittyy luettelo kaikista subksiasista ja toiminnoista suuremmassa projektissa.

Priorisoida toiminta ja tehtävät vastaavasti:Kun sinulla on luettelo projektivaatimuksistasi, voit priorisoida tehtäväluettelosi ja määrittää, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä ja / tai monimutkaisia. Sinun pitäisi sijoittaa tehtävät, jotka vievät eniten aikaa luettelon yläosassa.

Päätä, kuka sinun on osallistuttava:Jos hankkeen osat edellyttävät työtovereiden apua, sinun on arvioitava kenen mukaan. Joukkueen tavoittaminen projektisi alussa voi säästää aikaa myöhemmin.

Tee aikaennusteesi:Sinulla pitäisi nyt olla vankka ymmärrys siitä, kuka, mitä ja miten mukana tulevassa projektissa. Nyt voit tehdä realistisia aikuisia arvioita valmistuksille työmäärän ja henkilökohtaisen tuottavuuden mukaan.

Ajattele tehtäviäsiLyhyen aikavälin tavoitteetVoit suorittaa - nopeammin suoritat ne, sitä enemmän käytettävissä oleva aika sinun on käytettävä muita asioita.

3. Kokeile Timeboxing

Timeboxingon tuottava työstrategia, joka voi auttaa sinua torjumaan viivyttelyä, palauttamaan tuottavuutta ja keskittymään työhön.

Timboxing edellyttää tavoitteen asettamista tehtävän suorittamiseksi tiettyyn aikakehykseen. Kun suunnittelet, kuinka kauan tehtävä tulee ottaa ennen sen käynnistämistä, sinusta tulee enemmän tarkoituksellisempi työstäsi. Voit käyttää aikavalaisinta aikatauluttamaan yksittäisiä tehtäviä, auttamaan tiimisi järjestämään tai hallitsemaan kokouksia tehokkaammin.

4. Kokeile Pomodoron tekniikkaa

Samanlainen kuin Timeboxing,Pomodoro-tekniikkasisältää keskittyneet työtilaisuudet, joissa on usein lyhyitä taukoja, joiden tavoitteena on lisätä tuottavuutta ja vähentää henkistä väsymystä. Tämä tekniikka käyttää 25 minuutin työtilaa ja viiden minuutin taukoja painopisteiden maksimoimiseksi.

Viisivaiheinen lähestymistapa aikasi hallinnassa Pomodoro-tekniikana sisältää:

Luo luettelo tärkeistä tehtävistä tehtävistä

Aseta ajastin 25 minuuttiin

Työskentele ajastimen keston ajan

Ota viiden minuutin tauko

Neljän Pomodorosin jälkeen vie 15-30 minuutin tauko

5. Käytä tehtävänhallintatyökaluja

Tehtävänhallintatyökalun avulla on erinomainen tapa järjestää työpäiväsi, aikataulua henkilökohtaisia ​​määräaikoja ja varmistaa, että sinulla on tarpeeksi aikaa hallita painopisteitäsi. Voit myöstehdä to-do-luetteloitaJa pysykää hankkeilla, joko tiimi yhteistyössä tai henkilökohtaisista projekteista.

Parkinsonin lainsäädännön voittaminen on välttämätöntä, jos haluat hallita aikaa ja lisätä työn määrää, jonka voit suorittaa. Jos lopetat tehtäviä ennen määräaikaa, voit käyttää ylimääräistä aikaa eteenpäin töissä tai taukoa. Tavoitteena on olla tehokkaampi, ei ylitöitä itseäsi.

Toteuttaa enemmän vähemmän aikaa Parkinsonin lain avulla

Kun ymmärrät, mitä Parkinsonin laki on ja miten se toimii, voit käyttää sitä etuosi. Oikeat strategiat, kuten ennakoiva aikataulu, henkilökohtaiset määräajat ja tehtävä priorisointi, voit tehdä enemmän työtä vähemmän aikaa ja saavuttaa parempaa työelämän tasapainoa.

Tehtävänhallintaohjelmiston avulla voit täydentää asetettuja strategioita ja auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.