Hvad er e-mail-task management og hvordan man implementerer det
Greg Swan.
Content Manager.
Nysgerrig omkring Email Task Management. ?
Forestil dig dette:
Du søger efter en gammel email, din kollega sendte dig for et par måneder siden. 10 minutter gå forbi, derefter 20, derefter 30 ...
Nu føles det bare som en evighed, så du glider væk i det endeløse hav afMistede e-mails. .
Sidste gang vi kontrollerede, det er ingen måde atFå opgaver udført !
Men rolig, vi har fundet en løsning på dette dilemma.
I denne artikel tager vi et kig på, hvilken e-mail-task management er, dens nøglefunktioner, fordele ogBedste værktøjDu kan bruge til at administrere opgaver fra din indbakke.
Klar til at sejle væk fra endeløse e-mail-kæder?
Great, lad os starte!
Hvad er Email Task Management?
Email Task Management indebærer at bruge din indbakke for at sortere, organisere og oprette opgaver. Dette omfatter tildeling af opgaver til mennesker, der fastsætter deadlines og styrer projekter gennem din email.
Men selvfølgelig er e-mailssystematisk.organiseret af afsenderen, emnet og datoen ogikkeved opgave, prioritet og deadline. E-mails er også fyldt med samtaler, somer ikkerelevant for opgave-delegationen.
Så hvorfor bruge dem selv?
Ikke få os forkert, e-mail er ikke død, især fordi fuldtidsansatte bruger op til2,5 timerarbejder gennem en dags værd af e-mails.
Pludselig synes de 30 minutter, du tabte, ikke så slemt, huh? 😉
Men der er en måde for e-mails at bliveEffektive opgavehåndteringsværktøjer; Alt du behøver er en e-mail-baseret projektstyringssoftware.
Med et e-mail-task management værktøj, kan du planlægge og planlægge flere projekter, tildele opgaver og spore fremskridt.
Klik her For flere tips om opgaveplanlægning!
Funktioner Dit e-mail-opgavehåndteringsværktøj skal have
Vi ved, at du vil have dit hold til at være stærkere end Titanic, så de ikke falder fra hinanden som dette:
For at hjælpe dig ud, her er en liste over vigtige funktioner Dit e-mail-task management værktøj skal have:
1. Email integration.
Email integration er en must-have funktion, især fordi du heltbogstaveligt taltKan ikke have et e-mail-task management værktøj uden e-mails.
Med e-mail-integration kan dit hold håndtere dokumenter ind og ud af deres indbakke. De kan også gemme og dele e-mails og oprette opgaver med automatiske meddelelser.
Ikke mere løber frem og tilbage mellem apps som denne:
2. Oprettelse og delegation
Opgaveoprettelse er en nøglefunktion, der giver dig mulighed for at planlægge og sende opgaver til dit projektteam ved hjælp af din email. Opgaver sendes ud med en forfaldsdato, opgavebeskrivelse og vedhæftede filer.
Effektiv opgave delegation vil også hjælpe dig medKapacitetsplanlægning. På denne måde kan du få mest muligt ud af hvad der er tilgængeligt.
Vi ved jo alle jack og rose brugte trods alt ikke den flydende dør til sin maksimale kapacitet! 🙄
3. Opgave planlægning
Det er en ting at sende ud opgaver; Det er en anden at styre et hold.
Dit projektstyringsværktøj skal have teamstyringsfunktioner, der sikrer, at hvert holdmedlem har daglige opgaver.
Hvis en opgave er forsinket, skal din Task Manager automatisk kunne omlægge afhængige opgaver. Derudover bør der være en indbygget kalender, tidsoverslag og opgavesporingsværktøjer.
4. Opgave nævner
Brug det all-kraftfulde @ -symbol for at nævne en bruger, hold, opgave eller et dokument til tag medlemmer i dit arbejdsområde. Opgave nævner er altid synlige og sendt via e-mail også.
Det betyder, at dine holdmedlemmer aldrig vil savne en opgave, men hvad de vil savne, er det "Jeg så ikke opgave "Undskyld!
5. Strømlinet kommunikation
Den opgaveadministrator, du vælger, skal have en central instant messaging platform, hvor holdmedlemmer kan kommunikere.
På denne måde kan dit hold stadig have alle de frynsegoder, der følger med e-mails, men behøver ikke længere at stole på det for (langsomt) kommunikation.
Den bedste email task management værktøj:UDN Task Manager
Email indtager23% af den gennemsnitlige medarbejders arbejdsdag, og i gennemsnit tjekker medarbejderne deres e-mails 36 gange om dagen. Jeg mener, vi har alle været der ... forfriskende vores e-mails ... 36 gange.⌚
Så det er ikke overraskende, at projektledere søger opgavehåndteringsværktøjer tilboost produktivitetpå arbejde. Og det er heller ikke nogen overraskelse, at overholder e-mail-markedsføringens bedste praksis drev reelle resultater.
Heldigvis er det hvadUDN Task Managerblev bygget til.
Hvad er derUDN Task Manager ?
UDN Task Manager er Verdens førende projektstyringsværktøj.
Fra at hjælpe dig med at styre dit fjernbetjening til at forbedre holdsamarbejde,UDN Task ManagerGiver hold med alt, hvad de behøver for at arbejde produktivt.
Taler om, hvem, her er en artikel om nogle tips til Bliv produktiv på arbejdspladsen!
Nu, tilbage til e-mail task management ...
Her er hvordanUDN Task ManagerS e-mail-task management kan hjælpe:
UDN Task Manager'S Email Task Management System opfordrer teams til at tage en mere holistisk tilgang til deres opgaver, så de kan planlægge i overensstemmelse hermed.
Vi ville ikke have en situation som Titanic, hvor de ikke planlagde at have nok redningsbåde!
Forvirret?
Lad os se på, hvordanUDN Task Managerkan garantere glat sejlads til dit hold:
Hvor meget tid vil du gemme, hvis du straks kunne sende eller svare på e-mails lige sammen med relevant arbejde - uden at skulle ændre faner? MedEmail in.UDN Task Manager , kan du gøre præcis det!
For eksempel kan du tildele e-mails til holdmedlemmer, samarbejde om sender og svar og udløse automationer baseret på brugerdefinerede felter, kundebegivenheder og endda bugsporing. Mulighederne er næsten ubegrænsede!
Integrering af dine e-mails medUDN Task ManagerHjælper dig:
For denne funktion,UDN Task ManagerUnderstøtter i øjeblikket Outlook, IMAP, Office 365 og Gmail. Alle e-mails, du sender fraUDN Task ManagerVil se ud som om det blev sendt direkte fra din email - ingen mærkelige videresendelsesadresser!
UDN Task ManagerS Email Task Management Tool har enTildel opgavenfunktion, der lader digOpret opgaverved at sende eller videresende e-mails tilUDN Task Manager .
Her er hvilke opgavedetaljer du kan inkludere:
Du kanSend e-mails tilUDN Task Manageropgaver,og det vil fremstå som en nyKommentarfor den opgave, herunder alle vedhæftede filer.
Spekulerer på layoutet?
Bare rolig,UDN Task ManagerFanger HTML-emailen i sin helhed, så dine billeder og designs vil se ud som spektakulære som Jacks tegning af ROSE.
Du kan svare på meddelelsesemails fraUDN Task ManagerVed at sende en e-mail tilbage, som vil blive tilføjet som en ny kommentar til opgaven. Du behøver ikke at skifte mellem apps!
BrugUDN Task Manager'S mail videresender regler for automatisk at oprette opgaver for dig. Og hvis du gemmer din opgave ogListeAdresser til din kontaktbog, du kan tilføje opgaver til din opgaveliste på farten!
Alternativt kan du automatisere dine opgaver ved hjælp afUDN Task ManagerS. S.Tilbagevendende opgave funktion. Du kan tilpasse opgavetænkninger ved enten at bruge en gentagelsesplan eller gentag trigger.
BrugUDN Task Manager'S opgave detaljer for at tilføje en forfaldsdato i emnelinjen, der automatisk vil planlægge en deadline for den pågældende opgave.
Du kan også bruge træk og slipPlanlægningstidsfunktionat styre dit holds tidsplan på en daglig, ugentlig eller månedlig basis.
Hvis et holdmedlem er forsinket (vi ved alle, hvordan livet kan få nogle gange),UDN Task Managerændrer automatisk de forfaldne datoer for alle afhængige opgaver.
UDN Task Managerlader dig forbindeGmail. og Outlook.med dinUDN Task Manageropgaver. På denne måde, hvilken opgave du tilføjer iUDN Task Managervil synkronisere i dine Gmail-opgaver eller Outlook-opgaver.
Vil du spare lidt tid?
Konverter vigtige e-mails i din gmail-indbakke iUDN Task Manageropgaver ved at tilføje stjerner til dem. ⭐
Du kan også synkronisere dinUDN Task Manageropgaver medGoogle Kalender. .
Nu, hvis du opdaterer en opgave iUDN Task Manager, Du vil se ændringen i Google-appen.
Tal om bekvemmelighed!
Men det er ikke alt detUDN Task Managerhar i butikken for dig! 🎁
Denne Awesome Project Management Software tilbyder også andre funktioner som:
Hvorfor har du brug for e-mail task management værktøjer
Email Task Management Tools Hjælp Projektledere og hold øger deres produktivitet på arbejdspladsen.
Med en Task Manager app kan dit hold nåIndbakke Zero.med lethed og har mere tid til at fokusere på individuelle opgaver.
Sådan fungerer en task management software:
1. Drejer e-mails til til-dos
Ved at bruge et værktøj, der integrerer med din e-mail-klient, kan du gøre din indbakke til en kæmpeopgaveliste .
Så glem at downloade en separatnote-tager appeller A.til-do app!
Med e-mail-task management kan du oprette opgaver og tilføje opgaver detaljer lige fra din email.
Wave farvel til duplikere opgaver og skifte mellem apps og sider!
2. At sende færre e-mails og spare tid
Med en task manager er dine holdmedlemmer, projektrelaterede dokumenter og samtaler alle gemt i et centralt område.
Det betyder, at du ikke længere skal e-maile et spørgsmål til et holdmedlem kun for at modtage et kryptisk svar, der kræver, at du sender en anden e-mail.
Hold det op længe nok og pludselig ...
Men når du bruger en opgaver app, indeholder dine e-mails hver detalje om opgaven sammen med forfaldsdatoen. Og hvis nogen har et spørgsmål, kan de bare sende en besked iIndbygget chatrum.
Voilà!
Svar inden for få sekunder.
3. Øger holdets effektivitet
Email Task Management Tools giver projektteams detaljerede opgavebeskrivelser, så hold vil ikke blive forvirret over deres ansvar. Derudover kan du simpelthen dele en opgave med et holdmedlem vednævntdem.
Projektledelse apps hjælper også teams arbejde sammen. Ved at bruge opgavesponeringsfunktioner og instant messaging, har teams og projektledere et bedre billede af alles projektfremskridt.
4. centraliserer din workflow
Hvad er værre end at administrere flere opgaver på én gang?
Håndtering af flere opgaver på flere platforme!
Mens vi alle kan lide at tænke på os selv som store multi-taskere, er sandheden, at vi er langt bedre velegnede til at arbejde på centraliserede, samlet platforme.
Det holder tingene beordret, organiseret og hjælper dig med at gøre mening af ting med blot et blik.
Og det er præcis, hvad en e-mail-task management platform vil hjælpe dig med. Som du kan håndtere arbejdsbyrdeallokeringer, holdkommunikation og opgaveplanlægning fra samme grænseflade, vil du ikke hoppe fra platform til platform, forsøger at give mening om ting!
Konklusion.
Email task management lader teams bruge deres indbakke som deres vigtigste projektstyringsplatform. Mens dukunneStick med din almindelige indbakke, det giver dig ikke et arbejdsområde, der har samarbejdsfunktioner, indbyggede chatrum og opgavemutomatisering.
UDN Task ManagerTilbyder teams en bred vifte af effektive task management og e-mail-workflow-funktioner til at hjælpe dem med at være så produktive som muligt.
Med funktioner spænder fra opgaveplanlægning til e-mailOpgave Delegation Vi UDN Task ManagerHar alt hvad du behøver for at administrere opgaver fra din e-mail-indbakke.
Få UDN Task Manageri dagOg se din indbakke omdannelse til et effektivt task management værktøj, fordi huske, livet er for kort til at spilde det på endeløse, irriterende e-mail-kæder.
Bare spørg jack:
