Τι είναι η διαχείριση εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς να το εφαρμόσετε
Udn Webber
Διαχειριστής περιεχομένου
Περίεργος για Διαχείριση αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ?
Φανταστείτε αυτό:
Ψάχνουμε για ένα παλιό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έστειλε πριν από λίγους μήνες. 10 λεπτά περνούν, στη συνέχεια 20, τότε 30 ...
Τώρα απλώς αισθάνεται σαν μια αιωνιότητα, έτσι ώστε να απομακρυνθείτε στον ατελείωτο ωκεανό του Χαμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Την τελευταία φορά που ελέγχαμε, αυτό δεν είναι τρόπος να Λάβετε εργασίες !
Αλλά μην ανησυχείτε, βρήκαμε μια λύση σε αυτό το δίλημμα.
Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά σε ποια είναι η διαχείριση εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα βασικά χαρακτηριστικά, τα οφέλη και το το καλύτερο εργαλείο Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τις εργασίες από τα εισερχόμενά σας.
Έτοιμο να ξεφύγει από ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Μεγάλη, ας ξεκινήσουμε!
Τι είναι η διαχείριση εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Η διαχείριση εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει τη χρήση των εισερχομένων σας για ταξινόμηση, οργάνωση και δημιουργία εργασιών. Αυτό περιλαμβάνει την εκχώρηση εργασιών σε άτομα, θέτοντας προθεσμίες και τη διαχείριση έργων μέσω του email σας.
Αλλά φυσικά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συστηματικώς που οργανώνεται από τον αποστολέα, το θέμα και την ημερομηνία, και δεν από την εργασία, προτεραιότητα και προθεσμία. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γεμίζουν επίσης με συνομιλίες που δεν είναι σχετικά με την αντιπροσωπεία των εργασιών.
Γιατί λοιπόν να τα χρησιμοποιήσετε ακόμα;
Μην μας πάρετε λάθος, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι νεκρό, ειδικά επειδή οι υπάλληλοι πλήρους απασχόλησης ξοδεύουν 2,5 ώρες που εργάζονται μέσω μιας ημέρας αξίας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ξαφνικά αυτά τα 30 λεπτά που χάσατε δεν φαίνονται τόσο άσχημα, huh; 😉
Αλλά εκεί είναι έναν τρόπο για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να γίνουν Αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης εργασιών ; Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα λογισμικό διαχείρισης έργου που βασίζεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Με ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προγραμματίσετε και να σχεδιάσετε πολλά έργα, να αναθέσετε εργασίες και να παρακολουθείτε την πρόοδο.
Κάντε κλικ ΕΔΩ Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με τον προγραμματισμό εργασιών!
Χαρακτηριστικά Το εργαλείο διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχει
Γνωρίζουμε ότι θέλετε η ομάδα σας να είναι ισχυρότερη από τον Τιτανικό έτσι ώστε να μην υποχωρήσουν έτσι:
Για να σας βοηθήσει, εδώ είναι μια λίστα βασικών χαρακτηριστικών που το εργαλείο διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να έχει:
1. Ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα χαρακτηριστικό πρέπει να έχει, ειδικά επειδή είστε αρκετά Κυριολεκτικά Δεν μπορεί να έχει ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με την ενσωμάτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ομάδα σας μπορεί να διαχειριστεί τα έγγραφα μέσα και έξω από τα εισερχόμενά τους. Μπορούν επίσης να αποθηκεύουν και να μοιράζονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργήσουν εργασίες με αυτόματες ειδοποιήσεις.
Δεν τρέχει πλέον εμπρός και πίσω μεταξύ εφαρμογών όπως αυτό:
2. Δημιουργία και αντιπροσωπεία εργασιών
Η δημιουργία εργασιών είναι μια λειτουργία κλειδιού που σας επιτρέπει να σχεδιάσετε και να στείλετε εργασίες στην ομάδα του έργου σας χρησιμοποιώντας το email σας. Οι εργασίες αποστέλλονται με μια ημερομηνία λήξης, περιγραφή εργασίας και συνημμένα.
Η αποτελεσματική αντιπροσωπεία της εργασίας θα σας βοηθήσει επίσης πρόβλεψη χωρητικότητας . Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το τι είναι διαθέσιμο.
Μετά από όλα, όλοι γνωρίζουμε ο Jack και το Rose δεν χρησιμοποίησε αυτή την πλωτή πόρτα στη μέγιστη χωρητικότητα! 🙄
3. Προγραμματισμός εργασιών
Είναι ένα πράγμα να στείλετε εργασίες. Είναι άλλο να διαχειριστείτε μια ομάδα.
Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας θα πρέπει να διαθέτει χαρακτηριστικά διαχείρισης ομάδας που διασφαλίζουν ότι κάθε μέλος της ομάδας έχει καθημερινά καθήκοντα.
Εάν μια εργασία καθυστερήσει, τότε ο διαχειριστής εργασιών σας θα πρέπει να είναι σε θέση να επαναπρογραμματίσει αυτόματα τις εξαρτημένες εργασίες. Επιπλέον, θα πρέπει να υπάρχει ενσωματωμένος ημερολόγιο, εκτιμήσεις χρόνου και εργαλεία παρακολούθησης εργασιών.
4. Αναφορές εργασιών
Χρησιμοποιήστε το σύμβολο All-Powerful @ για να αναφέρετε έναν χρήστη, την ομάδα, την εργασία ή το έγγραφο για να επισημάνετε τα μέλη στο χώρο εργασίας σας. Οι αναφορές εργασιών είναι πάντα ορατές και αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτό σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας σας δεν θα χάσετε ποτέ μια εργασία, αλλά τι θα χάσετε είναι το "Δεν είδα το έργο "Εξαίρεση!
5. Βελτιωμένη επικοινωνία
Ο διαχειριστής εργασιών που επιλέγετε θα πρέπει να έχει μια κεντρική πλατφόρμα άμεσων μηνυμάτων όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικοινωνούν.
Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας μπορεί ακόμα να έχει όλα τα προνόμια που έρχονται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν χρειάζεται πλέον να το βασίζονται για (αργή) επικοινωνία.
Το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: UDN Task Manager
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο καταλαμβάνει 23% της μέσης εργάσιμης ημέρας του υπαλλήλου , και κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους 36 φορές την ημέρα. Θέλω να πω, όλοι είμαστε εκεί ... αναζωογονώντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας ... 36 φορές.⌚
Έτσι, δεν είναι έκπληξη ότι οι διαχειριστές έργων αναζητούν εργαλεία διαχείρισης εργασιών Ενισχύστε την παραγωγικότητα στη δουλειά. Και δεν είναι επίσης έκπληξη που η προσκόλληση των βέλτιστων πρακτικών μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οδηγεί πραγματικά αποτελέσματα.
Ευτυχώς, αυτό είναι που UDN Task Manager ήταν χτισμένο για.
Τι συμβαίνει UDN Task Manager ?
UDN Task Manager είναι το Το κορυφαίο εργαλείο διαχείρισης έργου στον κόσμο.
Για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε την απομακρυσμένη ομάδα σας για τη βελτίωση της συνεργασίας της ομάδας, UDN Task Manager Παρέχει ομάδες με όλα όσα χρειάζονται για να εργαστούν παραγωγικά.
Μιλώντας για τα οποία, εδώ είναι ένα άρθρο σχετικά με ορισμένες συμβουλές Μείνετε παραγωγικοί στην εργασία!
Τώρα, πίσω στη διαχείριση εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ...
Εδώ είναι πώς UDN Task Manager Η διαχείριση εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει:
UDN Task Manager Το σύστημα διαχείρισης εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενθαρρύνει τις ομάδες να λάβουν μια πιο ολιστική προσέγγιση στα καθήκοντά τους, ώστε να μπορούν να σχεδιάσουν ανάλογα.
Δεν θα θέλαμε μια κατάσταση όπως ο Τιτανικός, όπου δεν σχεδίαζαν να έχουν αρκετά σωσίβια!
Ταραγμένος?
Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς UDN Task Manager Μπορεί να εγγυηθεί την ομαλή ιστιοπλοΐα για την ομάδα σας:
Πόσο χρόνο θα εξοικονομήσετε εάν θα μπορούσατε να στείλετε άμεσα ή να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεξιά μαζί με τις σχετικές εργασίες - χωρίς να χρειάζεται να αλλάζετε καρτέλες; Με Email στο UDN Task Manager , μπορείτε να κάνετε ακριβώς αυτό!
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εκχωρήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μέλη της ομάδας, να συνεργαστείτε σε αποστολή και απαντήσεις και να ενεργοποιήσετε αυτοματοποιήσεις με βάση τα προσαρμοσμένα πεδία, τα γεγονότα των πελατών και ακόμη και την παρακολούθηση σφαλμάτων. Οι δυνατότητες είναι σχεδόν απεριόριστες!
Ενσωμάτωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με UDN Task Manager Σας βοηθάει:
Για αυτό το χαρακτηριστικό, UDN Task Manager Επί του παρόντος υποστηρίζει το Outlook, το IMAP, το Office 365 και το Gmail. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε από UDN Task Manager Θα αναζητήσει σαν να σταλεί απευθείας από το email σας - Δεν υπάρχουν παράξενες διευθύνσεις προώθησης!
UDN Task Manager Το εργαλείο διαχείρισης εργασίας εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ένα Αναθέστε την εργασία Χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει Δημιουργία εργασιών με την αποστολή ή τη διαβίβαση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου UDN Task Manager .
Εδώ είναι ποια λεπτομέρειες εργασιών μπορείτε να συμπεριλάβετε:
Μπορείς Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο UDN Task Manager καθήκοντα, και θα εμφανιστεί ως νέο Σχόλιο για το έργο αυτό, συμπεριλαμβανομένων όλων των συνημμένων.
Αναρωτιούνται για τη διάταξη;
Μην ανησυχείτε, UDN Task Manager Καταγράφει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο HTML στο σύνολό του, έτσι οι εικόνες και τα σχέδια σας θα φαίνονται ως θεαματικά καθώς το σχέδιο του τριαντάφυλλου του Jack.
Μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα ειδοποίησης από UDN Task Manager Αποστέλλοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα προστεθεί ως ένα νέο σχόλιο στην εργασία. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε μεταξύ εφαρμογών!
Χρήση UDN Task Manager Οι κανόνες προόδου αλληλογραφίας αλληλογραφίας για τη δημιουργία αυτόματης δημιουργίας εργασιών για εσάς. Και, αν αποθηκεύσετε την εργασία σας και Λίστα Διευθύνσεις στο βιβλίο επαφών σας, μπορείτε να προσθέσετε εργασίες στη λίστα εργασιών σας εν κινήσει!
Εναλλακτικά, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας UDN Task Manager 'μικρό Επαναλαμβανόμενη λειτουργία εργασιών . Μπορείτε να προσαρμόσετε τις υποτροπές εργασιών είτε χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα επανάληψης είτε να επαναλάβετε την ενεργοποίηση.
Χρήση UDN Task Manager Λεπτομέρειες εργασίας για να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης στη γραμμή θέματος που θα προγραμματίσει αυτόματα μια προθεσμία για το συγκεκριμένο συγκεκριμένο έργο.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μεταφορά και την πτώση Λειτουργία χρόνου προγραμματισμού Για να διαχειριστείτε το χρονοδιάγραμμα της ομάδας σας σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.
Εάν ένα μέλος της ομάδας καθυστερεί (όλοι γνωρίζουμε πώς μπορεί να πάρει μερικές φορές η ζωή), UDN Task Manager αλλάζει αυτόματα τις ημερομηνίες λήξης για όλες τις εξαρτημένες εργασίες.
UDN Task Manager σας επιτρέπει να συνδεθείτε Γκαμπά και Αποψη με το δικό σου UDN Task Manager καθήκοντα. Με αυτόν τον τρόπο, οποιαδήποτε εργασία που προσθέτετε UDN Task Manager θα συγχρονίσει στις εργασίες σας στο gmail ή τα καθήκοντα του Outlook.
Θέλετε να εξοικονομήσετε κάποιο χρόνο;
Μετατρέψτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα του Gmail σας UDN Task Manager καθήκοντα προσθέτοντας αστέρια σε αυτά. ⭐
Μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε UDN Task Manager καθήκοντα με Ημερολόγιο Google .
Τώρα, αν ενημερώσετε μια εργασία στο UDN Task Manager , θα δείτε την αλλαγή στην εφαρμογή Google.
Μιλήστε για την ευκολία!
Αλλά αυτά δεν είναι όλα αυτά UDN Task Manager Έχει στο κατάστημα για εσάς! 🎁
Αυτό το φοβερό λογισμικό διαχείρισης έργων προσφέρει επίσης άλλα χαρακτηριστικά όπως:
Γιατί χρειάζεστε εργαλεία διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βοηθούν τους διαχειριστές και τις ομάδες να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους στην εργασία.
Με μια εφαρμογή διαχειριστή εργασιών, η ομάδα σας μπορεί να φτάσει Εισερχόμενα μηδέν Με ευκολία και Έχετε περισσότερο χρόνο να επικεντρωθούν σε μεμονωμένα καθήκοντα.
Εδώ είναι πώς ένα λογισμικό διαχείρισης εργασιών το κάνει αυτό:
1. Ενεργοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε-dos
Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο που ενσωματώνεται με τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να μετατρέψετε τα εισερχόμενά σας σε ένα γίγαντα λίστα υποχρεώσεων .
Έτσι ξεχάστε να κατεβάσετε ένα ξεχωριστό εφαρμογή σημείωσης ή ένα για να κάνετε εφαρμογή!
Με τη διαχείριση εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες και να προσθέσετε λεπτομέρειες εργασιών κατευθείαν από το email σας.
Κύμα αντίο για αναπαράσταση εργασιών και εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών και σελίδων!
2. Για να στείλετε λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εξοικονομήστε χρόνο
Με ένα διαχειριστή εργασιών, τα μέλη της ομάδας σας, τα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο και οι συνομιλίες αποθηκεύονται όλοι σε μια κεντρική περιοχή.
Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μέλος της ομάδας μόνο για να λάβετε μια κρυπτική απάντηση που απαιτεί να στείλετε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κρατήστε αυτό αρκετά και ξαφνικά ...
Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή εργασιών, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιέχουν κάθε λεπτομέρεια σχετικά με την εργασία μαζί με την ημερομηνία λήξης. Και αν κάποιος έχει μια ερώτηση, μπορούν απλά να στείλουν ένα μήνυμα στο Ενσωματωμένο chatroom.
Voilà!
Απαντήσεις μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
3. Αυξάνει την αποτελεσματικότητα της ομάδας
Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχουν ομάδες έργων με λεπτομερείς περιγραφές εργασιών, ώστε οι ομάδες να μην συγχέονται για τις ευθύνες τους. Επιπλέον, μπορείτε απλά να μοιραστείτε μια εργασία με ένα μέλος της ομάδας από αναφέρω τους.
Οι εφαρμογές διαχείρισης έργων βοηθούν επίσης τις ομάδες να εργάζονται συνεργατικά. Με τη χρήση χαρακτηριστικών παρακολούθησης εργασιών και άμεσων μηνυμάτων, οι ομάδες και οι διαχειριστές έργων έχουν καλύτερη άποψη για την πρόοδο του έργου όλων.
4. Κεντρώ την ροή εργασίας σας
Τι είναι χειρότερο από τη διαχείριση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα;
Διαχείριση πολλαπλών εργασιών σε πολλές πλατφόρμες!
Ενώ όλοι θέλουμε να σκεφτούμε τους εαυτούς μας ως μεγάλους πολλαπλούς τεχνούς, η αλήθεια είναι ότι είμαστε πολύ καλύτερα προσαρμοσμένοι στην εργασία σε συγκεντρωτικές, ενοποιημένες πλατφόρμες.
Διατηρεί τα πράγματα που παραγγέλθηκαν, οργανωθούν και σας βοηθούν να κάνετε την αίσθηση των πραγμάτων με μια ματιά.
Και αυτό ακριβώς είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσει. Καθώς μπορείτε να χειριστείτε τις κατανομές φόρτου εργασίας, τις ομαδικές επικοινωνίες και τον προγραμματισμό εργασιών από την ίδια διεπαφή, δεν θα πηδήσετε από την πλατφόρμα στην πλατφόρμα, προσπαθώντας να κατανοήσετε τα πράγματα!
συμπέρασμα
Η διαχείριση εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπει στις ομάδες να χρησιμοποιούν τα εισερχόμενά τους ως την κύρια πλατφόρμα διαχείρισης έργων τους. Ενώ εσείς θα μπορούσε Stick με τα κανονικά εισερχόμενα, δεν σας παρέχει ένα χώρο εργασίας που διαθέτει συνεργατικές δυνατότητες, ενσωματωμένες αίθουσες συνομιλίας και αυτοματοποίηση εργασιών.
UDN Task Manager Προσφέρει ομάδες μια μεγάλη ποικιλία αποτελεσματικών διαχείρισης εργασιών και λειτουργιών ροής εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους βοηθήσει να είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί.
Με χαρακτηριστικά που κυμαίνονται από προγραμματισμό εργασιών σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Αντιπροσωπεία εργασίας , UDN Task Manager Έχει όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειριστείτε εργασίες από τα εισερχόμενά σας email.
Παίρνω UDN Task Manager σήμερα Και παρακολουθήστε το μετασχηματισμό εισερχομένων σε ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης εργασιών, επειδή θυμηθείτε, η ζωή είναι πολύ μικρή για να το χάσετε σε ατελείωτες, ενοχλητικές αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Απλά ρωτήστε τον Jack:
