5 Funktionen Ihr Arbeitseinlassprozess-Tool sollte haben

Wie erhält dein Team? Projekt Anfragen von internen und externen Clients? Ist es ein totales Durcheinander?

Lassen Sie sich Nachrichten in E-Mail-Ketten begraben und endlose Instant-Nachrichten-Threads? Sind Termine nichts anderes als ein Vermutungsspiel? Finden Sie sich in einer Panik, die versucht, die Angaben zu verfolgen, die Sie benötigen?

Wenn Sie nicken (während Sie Ihr Herzrennen) sind, sind Sie nicht allein. Das Streaming des Arbeitsanfangs ist eine Hürde für viele Teams. Es besteht nicht bestreitet, dass die bestehende Weise, die Sie annehmen, Projekte akzeptieren, viel Stress für jeden Teller hinzufügen - ganz zu schweigen von Tonnen der Zeit.

Das richtige Werkzeug kann helfen, ein System zu verfeinern, damit Sie und Ihr Team Projektanfragen ohne zusätzliche Kopfschmerzen und Ärger akzeptieren.

Klingt gut? Wir dachten das, weshalb wir das teilen, worauf Sie suchen können, wenn Sie Ihre Suche nach einem Arbeitsanfangsprozess-Tool starten möchten.

[fünfzehn]5 Muss-Have-Funktionen für Ihr Arbeitsanfangsprozess-Tool

1. Pflichtfelder

Eine Projektanforderung landet auf Ihrem Teller, und Sie und Ihr Team möchten Ihre Ärmel aufrüsten und beginnen, Fortschritte zu machen.

Es gibt nur ein Problem: Sie haben kaum angefangen und erkannt, dass Sie viele Nüsse und Bolzen-Informationen vermissen. Jetzt müssen Sie Zeit investieren, um Ihre Kunden oder Teammitglieder zu jagen, um die benötigten Details zu erhalten.

Es ist ein häufiges Problem. In der Tat in einem Umfrage von 300 Agenturführer , 27% der Befragten fanden kreative Slips, um unvollständig und inkonsistent zu sein.

Deshalb ist der beste erste Schritt Ihres Arbeitsansaug-Prozessablaufs, die Dinge mit einem kurzen Work-Ansaug-Fragebogen zu treten, dass die Menschen ausfüllen müssen, um ein Projekt formal fortzusetzen.

Ihr Arbeitseinlasswerkzeug sollte es einfach machen, diesen Fragebogen zu erstellen, und es sollte auch ermöglicht, Pflichtfelder festzulegen, um Konsistenz zu gewährleisten und die Informationen zu erhalten, die Sie im Voraus erfordern.

Auf dem nackten Minimum sollte jeder Fragebogen oder kreativer Brief Ihnen sagen:

Das sind die Grundlagen, aber Sie können feststellen, welche anderen Felder als obligatorisch markiert werden sollten, basierend auf Ihrem Team und den in der Regel angeforderten Projekte.

Mit UDN-Task-Manager Einstellen der Pflichtfelder in Ihrem Arbeitsanfragen-Formulare. ist geradeaus. Klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen für "Erforderlich" unter jeder Formfrage, die eine Antwort benötigt, bevor der Fragebogen eingereicht wird.

2. Mehrere Fragenarten

Du bist Planung Um dieses Tool zum Verwalten von ankommenden Arbeitsanforderungen zu verwenden. Sie erkennen jedoch auch, dass das Werkzeug nur hilfreich sein wird, wenn die Leute es tatsächlich verwenden - und sie neigen dazu, dies zu tun, wenn Sie es schmerzlos machen.

Die Verwendung mehrerer Fragenstypen macht das Ausfüllen Ihres Arbeitsanfangs-Slips arbeiten. so unkompliziert und effizient wie möglich. Vielleicht ist es für den Anforderer am einfachsten, ihren Budgetbereich von einer Dropdown-Liste auszuwählen, aber sie benötigen ein kurzes Antwortfeld, um die Ziele des Projekts auszuarbeiten.

Suchen Sie nach einem Arbeitsanfangsprozess-Tool, das flexible Fragestypen bietet, damit Sie Ihre Formulare auf eine Weise strukturieren können, die die Menschen tatsächlich verwenden möchten.

UDN-Task-Manager Erfordert die Anforderungsformulare ermöglichen es Ihnen, Informationen mit einer Vielzahl von Feldern aufzunehmen - einschließlich kurzer Antworten, Absätze, Kontrollkästchen, Datumsangaben, Dropdowns, Numerics und sogar Dateianbietungen.

3. Dynamische Funktionalität

Wir alle wissen, wie frustrierend es ist, ein Formular auszufüllen, das anscheinend ist, als wäre es völlig irrelevant.

Die Menschen fühlen sich genauso wie sie, wenn sie ein Arbeitsaufzugsformular oder einen kreativen Brief ausfüllen müssen, das nicht auf sie zugeschnitten ist, oder ihr bestimmtes Projekt. Die Chancen sind, dass sie schnell entmutigt werden und Ihnen einfach die Anforderung per E-Mail senden (genau das ist, was Sie nicht passieren möchten, richtig?).

Sie müssen ein etwas personalisiertes Erlebnis liefern, aber Sie haben keine Zeit oder Ressourcen, um für jede Anfrage einen kundenspezifischen Brief zu erstellen. Stattdessen beginnen Sie mit einem schablierten Brief, der auf der Grundlage von Antworten auf die ersten Fragen automatisch angepasst werden kann - sogar wie ein "Wählen Sie Ihr eigenes Abenteuerbuch aus Ihrer Kindheit.

Deshalb müssen Sie nach einem Arbeitsanfangswerkzeug suchen, das dynamische Funktionen bietet. Mit dieser Funktion können Sie mit einem Dropdown-Feld eine erste Antwort aufnehmen und dann zusätzliche Seiten und Fragen anzeigt, die auf diese spezifische Antwort abgestimmt sind.

Wenn zum Beispiel Ihre erste Frage Ihres Briefes ist, "welche Art von Projekt ist das?" Ihr Anforderer wählt "Social Media Campaign" aus der Dropdown aus, die nachfolgenden Fragen werden automatisch speziell auf Ihre ausgerichtet Social Media-Vorlage , also müssen Anfragen nicht durch Fragen waten, die nur auf Blog-Pfosten oder Webinare beziehen.

UDN-Task-Manager Dynamische Anforderungsformulare machen es einfach, auf Ihre kreativen kurzen Bemühungen gerecht zu werden, und erhalte nicht nur hilfreichere und relevantere Slips, sondern vermeiden auch, alle anderen Zeiten zu verschwenden.

4. Automatische Task- und Projekterstellung

Selbst wenn Sie die beste, am meisten detaillierte Brief in der Hand haben, kann es immer noch eine Lücke zwischen der Erhalt dieser Informationen geben und tatsächlich das Projekt absetzen. Sie haben einen soliden Job gemacht, der Arbeitsanfragen verwaltet, aber jetzt müssen Sie diese Anfrage in Aktion übersetzen.

Dieser Sprung aus der bloßen Idee bis hin zu der tatsächlichen Aufgabe ist oft ein Engpass, insbesondere wenn niemand in Ihrem Team die Position der Punktperson annimmt und das Projekt in die Produktion bewegt.

Dies spricht von der Bedeutung eines Arbeitseinlasswerkzeugs, das die Erstellung von Aufgaben und Projekten automatisiert. Anstatt manuelle Anstrengungen zu erfordern, um ein einzustellen Aufgabe ODER PROJEKT Innerhalb Ihrer Arbeitsmanagementplattform sollte Ihr Ansaugwerkzeug den Prozess basierend auf bestimmten Auslöser, den Sie in Ihrem kreativen Brief eingerichtet haben, automatisieren.

Nach A. Aktuelle Studie von McKinsey Global Institute , mehr als 70% der verbrauchten Zeitansammlungs- und Verarbeitungsdaten können mit aktuellen Technologien automatisiert werden.

So verwenden Sie ein Werkzeug, das automatisiert, dass der klumpige Prozess anfällig für Vergesslichkeit und Verzögerungen bedeutet, dass Sie und Ihr Team darauf konzentrieren können, was sich auf das Wichtigste konzentrieren kann - eigentlich mit diesem Projekt beginnen.

UDN-Task-Manager Die Anforderungsformulare deaktivieren sofort Projektanfragen in volltechnische Aufgaben oder Projekte, die aus erstellt wurden voreingestellte Vorlagen , was Sie anpassen können.

5. Automatische Aufgaben

Das Erzielen dieses Projekts oder der erstellten Aufgabe ist eine Sache, aber Sie brauchen auch jemanden, der tatsächlich davon angefangen wird. Die Chancen sind, dass Teammitglieder Ihre nicht ständig überwachen Arbeitsmanagement-Tool für neue Aufgaben und springen ohne Aufforderung.

Darüber hinaus kann die Rechenschaftspflicht trotz der Tatsache, dass die Rechenschaftspflicht ein Kampf für viele Teams sein kann eine Studie Es wurden 91% der Befragten aufgewertet, um die Rechenschaftspflicht als eine der besten Entwicklungsbedürfnisse aufzurufen, die sie in ihrer Organisation sehen würden. Es ist viel einfacher, die Arbeit umzusetzen, als das Eigentum anzunehmen.

Sie brauchen Menschen, um zu verstehen, wer für das verantwortlich ist, was die Aufgabe, die Aufgabe, die Aufgabe, eine neue Aufgabe manuell zu vergeben oder persönlich zu kommunizieren, einen zusätzlichen, unnötigen Schritt hinzu, wenn Ihr ultimatives Ziel ist, Ihren gesamten Prozess zu rationalisieren.

Deshalb sollte Ihr Arbeitseinlasswerkzeug automatisch Aufgaben oder Projekte an den entsprechenden Stakeholdern oder Teammitgliedern zuweisen. Diese automatischen Aufgaben und nachfolgenden Benachrichtigungen löschen nicht nur jede Verwirrung über die Verantwortlichkeiten, sondern erhöhen auch die Rechenschaftspflicht in Ihrem Team.

Verwendet UDN-Task-Manager , Sie können automatisch verschiedene Arten von Arbeiten zuordnen, basierend auf benutzerdefinierten Feldantworten wie Standort, Projekttyp oder anderen spezifischen Anforderungen.

Wenn es um erfolgreiche Projekte geht, bekommt der Kickoff viel Aufmerksamkeit. Aber weißt du, was vorher passieren muss? Der Ansaugprozess.

Es ist eine fragile noch wichtige Zeit und muss gestrafft werden, um Ihr gesamtes Team für den Projekterfolg einzurichten. Glücklicherweise kann die Verwendung des richtigen Werkzeugs dabei helfen, einen agilen Arbeitseinlassprozess festzulegen und zu verfeinern, der Ihnen die benötigten Informationen erhält - ohne Ihre Kunden oder andere Teammitglieder zu belästigen.

Bereit, ein Tool zu verwenden, das den gesamten Schmerz in der Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen ergreift? Beginnen Sie eine kostenlose Testversion von UDN-Task-Manager .