5 Características Su herramienta de proceso de admisión de trabajo debe tener

¿Cómo recibe su equipo? proyecto ¿Solicitudes de clientes internos y externos? ¿Es un desastre total?

¿Los mensajes se entierran en cadenas de correo electrónico y en los hilos de mensajes instantáneos infinitos? ¿Son los plazos nada más que un juego de adivinanzas? ¿Te encuentras en un pánico tratando de rastrear los detalles que necesita?

Si está asintiendo con la cabeza (mientras que la carrera de su corazón), no está solo. La racionalización del proceso de admisión de trabajo es un obstáculo para muchos equipos. No se le está negando que la forma existente que está aceptando proyectos es agregar mucho estrés a la placa de todos, sin mencionar el desperdicio de toneladas de tiempo.

La herramienta adecuada puede ayudar a refinar un sistema de cómo usted y su equipo aceptan solicitudes del proyecto sin dolores de cabeza y problemas adicionales.

¿Suena bien? Pensamos, por eso, por eso estamos compartiendo qué buscar al iniciar su búsqueda de una herramienta de proceso de admisión de trabajo.

5 Se deben tener características para su herramienta de proceso de admisión de trabajo[dieciséis]

1. Campos obligatorios

Una solicitud de proyecto aterriza en su plato, y usted y su equipo están ansiosos por enrollar las mangas y comenzar a avanzar.

Solo hay un problema: apenas ha comenzado y ya se ha dado cuenta de que le faltan muchas nueces y pernos informes. Ahora necesita invertir tiempo persiguiendo a sus clientes o miembros del equipo para obtener los detalles que necesita.

Es un problema común. De hecho, en un Encuesta de 300 líderes de la agencia. , El 27% de los encuestados encontraron calificaciones creativas para ser incompletas e inconsistentes.

Esta es la razón por la que el mejor primer paso de su proceso de proceso de admisión de trabajo es para apagar las cosas con un breve cuestionario de admisión de trabajo que las personas deben completarse para solicitar formalmente un proyecto.

Su herramienta de admisión de trabajo debe facilitar la creación de este cuestionario, y también debe permitirle configurar campos obligatorios para garantizar la consistencia y obtener la información que necesita por adelantado.

Al mínimo, cada cuestionario o resumen creativo debe decirle:

Esos son los conceptos básicos, pero puede determinar qué otros campos deben estar marcados como obligatorios según su equipo y los proyectos que normalmente se solicitan.

Con Gestor de tareas UDN , estableciendo campos obligatorios en su Formularios de solicitud de trabajo es sencillo Simplemente haga clic en la casilla de verificación para "Requerido" debajo de cualquier pregunta que requiera una respuesta antes de que se envíe el cuestionario.

2. Tipos de preguntas múltiples

Estás planificación Para utilizar esta herramienta para administrar las solicitudes de trabajo entrantes. Pero también reconoce que la herramienta solo será útil si las personas realmente lo usan, y son mucho más inclinadas a hacerlo cuando lo hace indoloro.

El uso de múltiples tipos de preguntas facilita la llenado de su Reservos de admisión de trabajo Tan sencillo y eficiente como sea posible. Por ejemplo, quizás sea más fácil para que el solicitante seleccione su rango de presupuesto desde un menú desplegable, pero necesitarán una caja de respuestas corta para elaborar los objetivos de su proyecto.

Busque una herramienta de proceso de admisión de trabajo que ofrezca tipos de preguntas flexibles para que pueda estructurar sus formularios de una manera que haga que las personas realmente quieran usarlas.

Gestor de tareas UDN Los formularios de solicitud le permiten capturar información utilizando una variedad de campos, incluidas respuestas cortas, párrafos, casillas de verificación, fechas, desplegables, numéricas e incluso archivos adjuntos.

3. Funcionalidad dinámica.

Todos sabemos lo frustrante que es completar un formulario que parece que es completamente irrelevante.

Las personas sienten de la misma manera si necesitan completar un formulario de ingesta de trabajo o un resumen creativo que no les parezca a medida o su proyecto específico. Lo más probable es que se desanimen rápidamente y simplemente le enviarán un correo electrónico a la solicitud (que es exactamente lo que no quiere suceder, ¿verdad?).

Debe ofrecer una experiencia algo personalizada, pero no tiene tiempo o recursos para crear un breve personalizado para cada solicitud. En su lugar, comience con un breve plantificado que se pueda personalizar automáticamente en función de las respuestas a las preguntas iniciales, algo así como un libro de "Elija su propia aventura" de su infancia.

Esta es la razón por la que necesita buscar una herramienta de admisión de trabajo que ofrezca funcionalidad dinámica. Esta función le permite capturar una respuesta inicial utilizando un campo desplegable y luego mostrar páginas y preguntas adicionales dirigidas a esa respuesta específica.

Si, por ejemplo, la primera pregunta de su breve es: "¿Qué tipo de proyecto es este?" y su solicitante selecciona "Campaña de redes sociales" en el menú desplegable, las preguntas posteriores se orientarán automáticamente específicamente hacia su Plantilla de redes sociales Por lo tanto, los solicitantes no necesitan atravesar las preguntas que solo pertenecen a las publicaciones de blog o los seminarios web.

Gestor de tareas UDN Los formularios de solicitud dinámica hacen que sea fácil apuntar a sus breves esfuerzos creativos y no solo obtener informes más útiles y relevantes, sino que también evite perder el tiempo de todos los demás.

4. Tarea automática y creación de proyectos.

Incluso cuando tiene el mejor breve, más detallado en la mano, todavía puede haber una brecha entre recibir esa información y en realidad iniciar el proyecto. Has hecho una sólidaas solicitudes de trabajo administradoras de trabajo, pero ahora necesita traducir esa solicitud en acción.

Hacer que saltar de la mera idea hasta la tarea real suele ser un cuello de botella, especialmente si nadie en su equipo toma la posición de la persona y se mueve ese proyecto en la producción.

Esto habla a la importancia de una herramienta de admisión de trabajo que automatiza la creación de tareas y proyectos. En lugar de requerir esfuerzo manual para establecer un tarea O proyecto dentro de su plataforma de gestión de trabajo, su herramienta de admisión debe automatizar el proceso según los desencadenantes específicos que configuró dentro de su breve creativo.

De acuerdo a un Estudio reciente de McKinsey Global Institute , más del 70% del tiempo dedicado a la recolección y procesamiento de datos se pueden automatizar con las tecnologías actuales.

Por lo tanto, hacer uso de una herramienta que automatiza ese proceso clunky propenso al olvido y los retrasos significa que usted y su equipo pueden centrarse en lo que es más importante, en realidad comenzar a comenzar ese proyecto.

Gestor de tareas UDN Las formas de solicitud de solicitud instantáneamente convierten las solicitudes de proyecto en tareas o proyectos totalmente construidos creados a partir de Plantillas predefinidas , que puedes personalizar.

5. Asignaciones automáticas

Obtener ese proyecto o tarea creada es una cosa, pero también necesita que alguien realmente comience a comenzar. Lo más probable es que los miembros del equipo no supervisan constantemente su Herramienta de gestión de trabajo para nuevas tareas y saltando sobre ellos sin indicaciones.

Además, la rendición de cuentas puede ser una lucha por muchos equipos a pesar de que un estudio Reveló el 91% de los encuestados ocupó una responsabilidad como una de las mejores necesidades de desarrollo que les gustaría ver en su organización. Es mucho más fácil pasar el trabajo que tomar la propiedad de ello.

Necesita que las personas comprendan quién es responsable de qué, pero la asignación manual o la comunicación personalmente de la asignación de una nueva tarea agrega un paso adicional e innecesario cuando su objetivo final es simplificar todo su proceso.

Esta es la razón por la cual su herramienta de admisión de trabajo debe asignar automáticamente tareas o proyectos a las partes interesadas apropiadas o miembros del equipo. No solo estas asignaciones automáticas y notificaciones posteriores aclaran ninguna confusión sobre las responsabilidades, sino que también aumentan la responsabilidad en su equipo.

Utilizando Gestor de tareas UDN ¡Puede asignar automáticamente los diferentes tipos de trabajo basados ​​en las respuestas de campo personalizadas, como la ubicación, el tipo de proyecto u otros requisitos específicos.

Los proyectos exitosos comienzan al principio.[dieciséis]

Cuando se trata de administrar proyectos exitosos, el inicio recibe mucha atención. ¿Pero sabes lo que tiene que pasar antes de eso? El proceso de admisión.

Es un tiempo frágil pero importante y debe simplificarse para establecer todo su equipo para el éxito del proyecto. Afortunadamente, el uso de la herramienta adecuada puede ayudarlo a establecer y refinar un proceso de admisión de trabajo ágil que le brinda la información que necesita, sin cargar a sus clientes u otros miembros del equipo.

Para más información sobre los procesos de admisión de trabajo, echa un vistazo a:

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