5 ميزات أداة عملية تناول العمل الخاص بك يجب أن يكون
كيف يتلقى فريقك المشروع طلبات من العملاء الداخليين والخارجيين؟ هل هي فوضى كاملة؟
هل تدفن الرسائل في سلاسل البريد الإلكتروني ورسائل الرسائل الفورية التي لا نهاية لها؟ هي المواعيد النهائية لا أكثر من لعبة التخمين؟ هل تجد نفسك في حالة من الذعر في محاولة لتتبع التفاصيل التي تحتاجها؟
إذا كنت إيمانا (في حين أن سباق قلبك)، فأنت لست وحدك. تبسيط عملية تناول العمل هو عقبة للعديد من الفرق. لا يوجد إنكار أن الطريقة الحالية التي تقبلها المشاريع تضيف الكثير من التوتر إلى لوحة الجميع - ناهيك عن إهدار أطنان من الوقت.
يمكن أن تساعد الأداة المناسبة في تحسين نظام لكيفية وقبول فريقك طلبات المشروع دون صداع إضافي ومكتبات.
يبدو جيدا؟ كنا نظن ذلك، وهذا هو السبب في أننا نشارك ما تبحث عنه عند بدء البحث عن أداة لعملية تناول العمل.
5 يجب أن تحتوي على ميزات لعملية عملية العمل الخاصة بك
1. الحقول الإلزامية
يطلب من المشروع أراضي على طبقك، وأنت وفريقك حريصا على لفة الأكمام الخاصة بك والبدء في إحراز تقدم.
هناك مشكلة واحدة فقط: لقد بدأت بالكاد وأدركت بالفعل أنك تفتقد الكثير من المكسرات ومعلومات البراغي. تحتاج الآن إلى استثمار الوقت في مطاردة عملائك أو أعضاء الفريق للحصول على التفاصيل التي تحتاج إليها.
إنها مشكلة شائعة. في الواقع، فيمسح 300 قادة وكالة، عثر 27٪ من المستطلعين على ملخصات إبداعية غير مكتملة وغير متناسقة.
هذا هو السبب في أن أفضل الخطوة الأولى في تدفق عملية عمل عملك هي ركلة الأشياء مع استبيان مدفوع عمل موجز أن الناس بحاجة إلى ملء من أجل طلب مشروع رسميا.
يجب أن تجعل أداة تناول العمل الخاص بك من السهل إنشاء هذا الاستبيان، وينبغي أن يسمح لك أيضا بتعيين الحقول الإلزامية لضمان الاتساق والحصول على المعلومات التي تحتاجها مقدما.
في الحد الأدنى العاري، يجب أن يخبرك كل استبيان أو موجز إبداعي:
هذه هي الأساسيات، ولكن يمكنك تحديد الحقول الأخرى التي ينبغي وضع علامة إلزامية بناء على فريقك والمشاريع التي طلبت عادة.
مع UDN مدير المهام ، وضع الحقول الإلزامية في الخاص بكنماذج طلب العملواضح واضح. فقط انقر فوق مربع الاختيار "مطلوب" أسفل أي سؤال نموذج يتطلب استجابة قبل إرسال الاستبيان.
2. أنواع أسئلة متعددة
أنت علىتخطيطلاستخدام هذه الأداة لإدارة طلبات العمل الواردة. لكنك تدرك أيضا أن الأداة لن تكون مفيدة إلا إذا استخدمها الأشخاص فعلا - وهي طريقة أكثر ميلا للقيام بذلك عندما تصنعها غير مؤلمة.
باستخدام أنواع الأسئلة متعددة يجعل ملء الخاص بكملخصات مدخول العملمباشرة وكفاءة قدر الإمكان. على سبيل المثال، ربما يكون الأمر أسهل لمجمودي تحديد نطاق ميزانيتها من القائمة المنسدلة، لكن ستحتاج إلى مربع إجابة قصيرة لوضع أهداف مشروعهم.
ابحث عن أداة عملية العمل التي تقدم أنواعا أسئلة مرنة حتى تتمكن من تنظيم أشكالك بطريقة تجعل الناس يريدون استخدامها بالفعل.
UDN مدير المهام تتيح لك نماذج طلب الطلب الحصول على المعلومات باستخدام مجموعة متنوعة من الحقول - بما في ذلك الإجابات القصيرة والفقرات وخانات الاختيار والتواريخ والخروجات المنسدلة والأرقام وحتى مرفقات الملفات.
3. وظيفة ديناميكية
نعلم جميعا مدى إحباطها في ملء نموذج يبدو أنه غير ذي صلة تماما.
يشعر الناس بنفس الطريقة إذا كانوا بحاجة إلى ملء نموذج عمل العمل أو موجز إبداعي لا يبدو مصمما لهم أو مشروعهم المحدد. الفرص هي، سوف تصبح بسرعة مثبطة وإرسالها بالبريد الإلكتروني لك فقط الطلب (وهذا هو بالضبط ما لا تريد أن يحدث، أليس كذلك؟).
تحتاج إلى تقديم تجربة شخصية إلى حد ما، لكن ليس لديك الوقت أو الموارد لإنشاء موجز مخصص لكل طلب. بدلا من ذلك، ابدأ باختصار قالب يمكن تخصيصها تلقائيا بناء على الردود على الأسئلة الأولية - نوعا من مثل "اختيار مغامرة الخاصة بك" من طفولتك.
هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى البحث عن أداة مدفوعة العمل التي تقدم وظيفة ديناميكية. تتيح لك هذه الميزة التقاط استجابة مبدئية باستخدام حقل منسدلة، ثم عرض صفحات وأسئلة إضافية مستهدفة لهذا الاستجابة المحددة.
إذا، على سبيل المثال، السؤال الأول الخاص بك هو، "ما نوع المشروع هذا؟" ويقوم طلب طلبك بتحديد "حملة وسائل التواصل الاجتماعي" من القائمة المنسدلة، وسوف تكون الأسئلة اللاحقة تلقائيا بشكل خاص تجاهقالب وسائل التواصل الاجتماعي، لذلك لا يحتاج الطالب إلى واد من خلال الأسئلة التي تتعلق فقط بمشاركات المدونة أو الندوات عبر الإنترنت.
UDN مدير المهام تجعل أشكال الطلب الديناميكي للتأكد من استهداف جهودك الإبداعية الإبداعية وليس فقط الحصول على ملخصات أكثر فائدة وذات صلة ولكن أيضا تجنب إضاعة وقت الجميع.
4. المهمة التلقائية وإنشاء المشروع
حتى عندما يكون لديك أفضل، موجز أكثر تفصيلا في متناول اليد، لا يزال من الممكن أن يكون هناك فجوة بين تلقي هذه المعلومات وإيقاف المشروع فعليا. لقد قمت بإدارة الوظائف الصلبة، لكنك تحتاج الآن إلى ترجمة هذا الطلب إلى العمل.
إن اتخاذ هذه القفزة من مجرد فكرة التعيين الفعلية غالبا ما تكون عنق الزجاجة، خاصة إذا كان لا أحد في فريقك يأخذ موقف الشخص ويتحرك هذا المشروع في الإنتاج.
يتحدث هذا إلى أهمية أداة عمل العمل تقوم بأتمتة إنشاء المهام والمشاريع. بدلا من مطالبة الجهود اليدوية لإعدادمهمةأو المشروع داخل منصة إدارة عملك، يجب أن تقوم أداة المدخول بأتمتة العملية بناء على مشغلات محددة قمت بإعدادها في الموجز الإبداعي الخاص بك.
وفقا لدراسة حديثة من قبل معهد ماكينزي، يمكن أن تكون أكثر من 70٪ من الوقت التي تقضيها جمع البيانات ومعالجتها تلقائيا مع التقنيات الحالية.
لذا الاستفادة من أداة تقوم بأتمتة عملية تصنيع الأوتوماتيكية بالنسيان والتأخير يعني أنك وفريقك يمكن أن يركز على ما هو الأكثر أهمية - بدأ بالفعل في هذا المشروع.
UDN مدير المهام نموذج طلب نماذج بدوره على الفور طلبات المشروع إلى المهام أو المشاريع المبنية بالكامل التي تم إنشاؤها منقوالب مسبقا، والتي يمكنك تخصيصها.
5. الواجبات التلقائية
الحصول على هذا المشروع أو المهمة التي تم إنشاؤها شيء واحد، ولكنك تحتاج أيضا إلى شخص ما للبدء في الواقع. فرص، أعضاء الفريق ليسوا مراقبة باستمرار أداة إدارة العمل للمهام الجديدة والقفز عليها دون أي مطالبة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون المساءلة صراعا للعديد من الفرق على الرغم من حقيقة أندراسة واحدةكشفت 91٪ من المجيبين الذين احتلوا المساءلة باعتبارها واحدة من أعلى احتياجات التنمية التي يرغبون في رؤيتها في منظمتهم. من الأسهل بكثير تمرير العمل حولك من ملكية ذلك.
تحتاج إلى فهم الأشخاص الذين يفهمون المسؤولين عن ما، ولكن يضيف تعيين مهمة جديدة يدويا أو التواصل شخصيا خطوة جديدة غير ضرورية عندما يكون هدفك النهائي هو تبسيط عمليةك بأكملها.
هذا هو السبب في أن أداة عمل عملك يجب تعيين المهام أو المشاريع تلقائيا إلى أصحاب المصلحة المناسبين أو أعضاء الفريق. ليس فقط القيام به هذه المهام التلقائية والإخطارات اللاحقة بمسح أي ارتباك حول المسؤوليات، لكنها تؤدي أيضا إلى المساءلة على فريقك.
استخدام UDN مدير المهام ، يمكنك تلقائيا تعيين أنواع مختلفة من العمل بناء على ردود مجال مخصصة مثل الموقع أو نوع المشروع أو متطلبات محددة أخرى.
المشاريع الناجحة تبدأ في البداية
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع الناجحة، يحصل البداية على الكثير من الاهتمام. ولكن هل تعرف ما يجب أن يحدث قبل ذلك؟ عملية تناولها.
إنه وقت هش للغاية ويحتاج إلى تبسيطه من أجل إعداد فريقك بأكمله لنجاح المشروع. لحسن الحظ، يمكن أن يساعدك استخدام الأداة المناسبة في إنشاء وصقل عملية مدخول رشيقة تعمل بكم في الحصول على المعلومات التي تحتاجها - دون أن يرفع عملائك أو أعضاء الفريق الآخرين.
لمعرفة المزيد عن عمليات تناول العمل، تحقق من:
جاهز لاستخدام أداة ستتخذ جميع الألم من إدارة طلبات العمل الواردة؟بدء نسخة تجريبية مجانية UDN مدير المهام وبعد
